Unter Administration > Projekte > Einstellungen konfigurieren Sie das Verhalten der Projektplanung unternehmensweit. Mit aktivem Modul ergänzt ZEP an mehreren Stellen des Formulars die plan-bezogenen Felder, die im Folgenden je nach Funktionsbereich beschrieben sind.
Plan-Warnung und Eskalations-Mails
Erreicht ein Projekt oder Vorgang bestimmte prozentuale Anteile der hinterlegten Plan-Stunden, sendet ZEP automatisch eine Eskalations-Mail an die Projektleitenden. Über die folgenden Felder steuern Sie, ob und in welchen Stufen diese Mails versendet werden.
Eskalations-Mails aktivieren
Im Feld Plan-Warnung wählen Sie zwischen zwei Optionen. Keine Mail versenden deaktiviert die Eskalations-Mechanik vollständig. Schwellwerte angeben macht die drei Eingabefelder für die Schwellwerte und die Checkbox nur fakturierbare sichtbar und aktiviert den Versand.
Drei prozentuale Schwellwerte
Bei aktivierter Plan-Warnung tragen Sie bis zu drei prozentuale Stufen ein, ab denen ZEP eine Mail an die Projektleitenden auslöst. Drei Stufen ermöglichen einen abgestuften Eskalationsweg, zum Beispiel 50, 80 und 95 Prozent.
Bei 50 Prozent bekommen Projektleitende einen frühen Hinweis und können die Lage einschätzen. Bei 80 Prozent erfolgt die typische Vorwarnung mit ausreichend Puffer, um gegenzusteuern. Bei 95 Prozent steht die akute Eskalation kurz vor Plan-Ende.
Nur fakturierbare Buchungen einbeziehen
Direkt unter den Schwellwerten erscheint die Checkbox nur fakturierbare. Ist sie aktiv, fließen ausschließlich Buchungen in die Schwellenberechnung ein, die als fakturierbar markiert sind. Sinnvoll, wenn interne Aufwände wie Onboarding, Schulungen oder Status-Meetings nicht in das Plan-Budget hineinzählen sollen.
Hinweis: Die Checkbox nur fakturierbare ist nur sichtbar, solange in Plan-Warnung die Option Schwellwerte angeben ausgewählt ist. Bei Keine Mail versenden entfällt sie.
Anzeige der Plan-Stunden bei der Zeiterfassung
Im Abschnitt Im i-Punkt der Vorgänge anzeigen aktivieren Sie über die Checkbox Plan und Ist Stunden die zusätzliche Inline-Anzeige bei der Zeiterfassung. Sobald sie aktiv ist, sehen Mitarbeitende beim Erfassen einer Projektzeit direkt im Formular, wie viele Plan-Stunden hinterlegt sind und wie viele bereits verbucht wurden.
Daneben enthält die Sektion weitere, allgemeine Anzeige-Optionen für die Vorgangs-Auswahl wie die Sichtbarkeit der Vorgangsbemerkung, des Vorgangsdatums, der zugeordneten Mitarbeitenden oder die Beschränkung auf eigene oder im Erfassungszeitraum buchbare Vorgänge. Diese sind nicht plan-spezifisch und gelten unabhängig vom Modul.
Was Mitarbeitende dabei konkret zu sehen bekommen und wie sich das Verhalten bei aktivem Überbuchungs-Schutz unterscheidet, beschreibt der Artikel Planstunden in der Zeiterfassung.
Sichtbarkeit des Projektplans für Projektmitarbeitende
Im unteren Teil der Einstellungen steuern Sie, welche Plan-Informationen Mitarbeitende ohne Projektleitungs-Rolle einsehen dürfen. Dafür sind eine generelle Freigabe und drei feingranulare Folge-Checkboxen kombiniert.
Generelle Freigabe des Projektplans
Die Checkbox Alle Projektmitarbeitenden dürfen den Menüpunkt Projektplan sehen entscheidet, ob auch Mitarbeitende ohne Projektleitungs-Rolle den Menüpunkt Projektplan auf der Projekt-Detailseite aufrufen können. Ist die Checkbox deaktiviert, ist der Projektplan nur für Projektleitende, Controller und Administratoren sichtbar.
Feingranulare Werte freigeben
Sobald die generelle Freigabe aktiv ist, erscheinen drei Folge-Checkboxen für die einzelnen Wertegruppen im Projektplan:
Plan-Stunden anzeigen: gibt die eingetragenen Plan-Werte frei
Planbeträge anzeigen: gibt die Plan-Kosten frei. Nur in ZEP Professional in Verbindung mit dem Modul Umsätze und Kosten sinnvoll
Ist-Stunden anzeigen: gibt den aktuellen Buchungsstand frei
So lässt sich der Projektplan nach Bedarf für Mitarbeitende öffnen, ohne sensible Kosteninformationen preiszugeben.