Unter Administration > Projekte > Einstellungen konfigurieren Sie das Verhalten der Projektplanung unternehmensweit. ZEP ergänzt an mehreren Stellen des Formulars die plan-bezogenen Felder, die im Folgenden je nach Funktionsbereich beschrieben sind.

Erreicht ein Projekt oder Vorgang bestimmte prozentuale Anteile der hinterlegten Plan-Stunden, sendet ZEP automatisch eine Eskalations-Mail an die Projektleiter. Über die folgenden Felder steuern Sie, ob und in welchen Stufen diese Mails versendet werden.

Im Feld Benachrichtigung bei prozentualem Erreichen der Planstunden wählen Sie zwischen zwei Optionen. Keine E-Mail deaktiviert die Eskalations-Mechanik vollständig. E-Mail versenden bei: macht die drei Eingabefelder für die Schwellwerte und die Checkbox nur fakturierbare sichtbar und aktiviert den Versand.

Bei aktivierter Plan-Warnung tragen Sie bis zu drei prozentuale Stufen ein, ab denen ZEP eine Mail an die Projektleiter auslöst. Drei Stufen ermöglichen einen abgestuften Eskalationsweg, zum Beispiel 50, 80 und 95 Prozent.

Bei 50 Prozent bekommen Projektleiter einen frühen Hinweis und können die Lage einschätzen. Bei 80 Prozent erfolgt die typische Vorwarnung mit ausreichend Puffer, um gegenzusteuern. Bei 95 Prozent steht die akute Eskalation kurz vor Plan-Ende.

Direkt unter den Schwellwerten erscheint die Checkbox nur fakturierbare. Ist sie aktiv, fließen ausschließlich Buchungen in die Schwellenberechnung ein, die als fakturierbar markiert sind. Sinnvoll, wenn interne Aufwände wie Onboarding, Schulungen oder Status-Meetings nicht in das Plan-Budget hineinzählen sollen.

Im Abschnitt Im i-Punkt der Vorgangsliste bei der Zeiterfassung anzeigen aktivieren Sie über die Checkbox Plan und Ist Stunden die zusätzliche Inline-Anzeige bei der Zeiterfassung. Sobald sie aktiv ist, sehen Mitarbeitende beim Erfassen einer Projektzeit im i-Punkt der Vorgangsliste je Vorgang die Plan-Stunden, die Ist-Stunden und die Differenz (Plan - Ist), jeweils auch für fakturierbare Stunden. Eine eigene Zeile zeigt dieselben Werte für das Gesamtprojekt.

Daneben enthält die Sektion weitere, allgemeine Anzeige-Optionen für die Vorgangs-Auswahl wie die Sichtbarkeit der Vorgangsbemerkung, des Vorgangsdatums, der zugeordneten Mitarbeitenden oder die Beschränkung auf eigene oder im Erfassungszeitraum buchbare Vorgänge. Diese sind nicht plan-spezifisch und gelten unabhängig vom Modul.

Was Mitarbeitende dabei konkret zu sehen bekommen und wie sich das Verhalten bei aktivem Überbuchungs-Schutz unterscheidet, beschreibt der Artikel Planstunden in der Zeiterfassung.

Wer den Projektplan mit Plan-Stunden und Planbeträgen sieht, legen Sie unter Administration > Meine Firma > Rollen & Rechte mit dem Recht Plandaten im Bereich Projekte fest. Mit der Ressourcenplanung heißt das Recht Plandaten & Ressourcenplanung. So öffnen Sie den Projektplan gezielt für die Rollen, die ihn brauchen.