Plan-Stunden werden auf mehreren Ebenen hinterlegt: pro Gesamtprojekt, pro Vorgang innerhalb eines Projekts und bei aktivem Ticketmodul zusätzlich pro Ticket bzw. Teilaufgabe. Welche Ebene Sie nutzen, hängt von der Granularität Ihrer Projektsteuerung ab und davon, wie eng Sie das Budget kontrollieren möchten.
Plan-Stunden pro Projekt
Unter Projekte > [Projekt] > Daten erscheint mit aktivem Modul der Block Plan. Hier hinterlegen Sie das Gesamtbudget, schützen optional vor Überbuchung und steuern die Eskalations-Mails an die Projektleitenden für dieses Projekt.
Plan-Stunden eintragen
Tragen Sie im Feld Plan Stunden die Gesamtstunden ein, die für das Projekt veranschlagt sind. Direkt darunter zeigt ZEP die aktuell erfassten Ist-Stunden, getrennt in Gesamt-Ist und fakturierbare Ist-Stunden. So sehen Sie auf einen Blick, wie viel des Budgets bereits aufgebraucht ist.
Feste und dynamische Plan-Stunden
Im Eingabefeld Plan Stunden (fix) tragen Sie einen festen Stundenwert für das Projekt oder den Vorgang manuell ein. Daneben zeigt ZEP kursiv den Wert (dyn) an — die automatisch gebildete Summe der Plan-Stunden aller untergeordneten Ebenen (etwa der einzelnen Vorgänge eines Projekts oder der Tickets eines Vorgangs). Dieser dynamische Wert ist eine reine Anzeige und lässt sich nicht bearbeiten.
Solange Sie kein festes Feld ausfüllen, rechnet ZEP mit dem dynamischen Summenwert. Sobald Sie einen festen Wert eintragen, gilt ausschließlich dieser — er ersetzt den dynamischen Wert für alle Berechnungen, etwa für die Ist-Anzeige und die Überbuchungsprüfung. Ist der feste Wert kleiner als die Summe der untergeordneten Planungen, weist ein rotes Warnsymbol darauf hin.
Überbuchung verhindern
Optional wählen Sie im Feld Überbuchung verhindern eine Sperr-Option: nur fakturierbare Zeiten oder fakturierbare und nicht fakturierbare Zeiten, jeweils mit oder ohne Reisezeiten. Buchungen, die die Plan-Stunden überschreiten würden, werden dann vom System abgelehnt, sodass das Plan-Budget nicht durch versehentliche Mehrbuchungen überzogen werden kann. Mit Nein ist der Schutz deaktiviert.
Im Feld Überbuchungsstopp pro Tag definieren Sie zusätzlich eine tägliche Obergrenze, ab der für den jeweiligen Tag keine weiteren Buchungen mehr möglich sind. Damit lässt sich verhindern, dass eine Person an einem einzelnen Tag den gesamten Restbestand des Plan-Budgets verbucht.
Beispiel: Bei einem Festpreis-Projekt über 100 Stunden tragen Sie 100 in Plan Stunden ein und aktivieren Überbuchung verhindern. Bei 100 erreichten Stunden lässt ZEP keine weitere Buchung mehr zu, ohne dass der Plan erhöht oder der Schutz aufgehoben wird.
Eskalations-Mail beim Erreichen von Schwellwerten
Sind in den Grundeinstellungen Schwellwerte konfiguriert, sendet ZEP automatisch eine Mail an die Projektleitenden des Projekts, sobald die Ist-Stunden einen Schwellwert erreichen. Die typische Dreistufung sieht so aus:
Erste Schwelle, zum Beispiel 50 Prozent: frühe Information, noch keine Handlung nötig
Zweite Schwelle, zum Beispiel 80 Prozent: Vorwarnung mit Zeit, um mit dem Kunden über mögliche Anpassungen zu sprechen
Dritte Schwelle, zum Beispiel 95 Prozent: akute Eskalation kurz vor Plan-Ende
Mit der Einstellung nur fakturierbare in den Grundeinstellungen entscheiden Sie, ob ausschließlich fakturierbar markierte Buchungen in die Schwellenberechnung einfließen oder alle erfassten Stunden.
Plan-Stunden pro Vorgang
Pro Vorgang innerhalb eines Projekts können separate Plan-Stunden hinterlegt werden. Sinnvoll, wenn ein Projekt in mehrere Arbeitspakete unterteilt ist, die einzeln budgetiert werden sollen.
Plan-Stunden eintragen
Die Eingabe erfolgt unter Projekte > [Projekt] > Vorgänge > [Vorgang] > Daten im Block Plan analog zur Projekt-Ebene: Plan Stunden als Eingabefeld, daneben die Anzeige der aufgelaufenen Ist-Stunden für diesen Vorgang.
Die Vorgangs-Plan-Stunden sind unabhängig von den Projekt-Plan-Stunden konfigurierbar; ihre Summe kann von den Projekt-Plan-Stunden abweichen. Diese Flexibilität erlaubt es, einzelne Arbeitspakete individuell zu budgetieren, ohne den Projekt-Gesamtplan vorab einschränken zu müssen.
Überbuchung verhindern und Schwellen-Eskalation
Die Optionen Überbuchung verhindern und Überbuchungsstopp pro Tag stehen auch auf Vorgangs-Ebene zur Verfügung und wirken analog zur Projekt-Ebene. Ebenso lösen die in den Grundeinstellungen konfigurierten Schwellwerte eine Eskalations-Mail aus, sobald der Vorgang den jeweiligen Prozentwert erreicht.
Beispiel: Ein Projekt „Website-Relaunch“ ist auf 200 Plan-Stunden veranschlagt und intern in vier Vorgänge unterteilt: Konzept (40), Design (60), Entwicklung (80), Test (20). Erreicht der Vorgang Design die zweite Schwelle (zum Beispiel 80 Prozent von 60, also 48 Stunden), erhalten die Projektleitenden die Vorwarnung speziell für diesen Vorgang.
Plan-Stunden in Tickets und Teilaufgaben
Hinweis: Plan-Stunden in Tickets stehen nur bei aktivem Ticketmodul zur Verfügung.
In Tickets und Teilaufgaben tragen Sie Plan-Stunden direkt im Datenformular des Tickets ein. So entsteht eine feingranulare Plan-Struktur unterhalb der Vorgänge, die sich vor allem bei agilen Projekten anbietet, in denen ein Vorgang aus vielen einzelnen Tickets besteht und der Aufwand pro Ticket separat geschätzt werden soll.
Im Gegensatz zu Projekt- und Vorgangs-Plan-Stunden lösen Ticket-Plan-Stunden keine Eskalations-Mails aus. Sie dienen ausschließlich der internen Aufwandsschätzung und der späteren Auswertung.
Übernahme von Plan-Stunden aus Angeboten
Hinweis: Die Übernahme aus Angeboten setzt das Modul Angebote voraus.
Wird ein Angebot in ein Projekt oder einen Vorgang überführt, übernimmt ZEP die im Angebot kalkulierten Plan-Tage automatisch als Plan-Stunden in das neue Projekt bzw. den Vorgang. Der Umrechnungsfaktor (zum Beispiel 8 Stunden pro Tag) wird in den Grundeinstellungen des Angebotsmoduls festgelegt.
Beispiel: Ein Angebot mit einer Aufwandsposition von 5 Tagen wird mit Faktor 8 in 40 Plan-Stunden umgerechnet und automatisch im neuen Projekt eingetragen. Auf Ihrer Seite entfällt das manuelle Übertragen, und das im Angebot kalkulierte Budget bleibt konsistent zum späteren Projektplan.