Unter Kunde > [Kundenname] > Allgemein > Daten pflegen Sie abrechnungsrelevante Informationen, die als Vorbelegung für alle Rechnungen dieses Kunden gelten. Zusätzlich können Sie je Kundenadresse den E-Mail-Versand und maschinenlesbare Rechnungsformate konfigurieren.
Reiter Abrechnung
Im Reiter Abrechnung unter Kunde > [Kundenname] > Allgemein > Daten hinterlegen Sie folgende Einstellungen:
Abrechnungsverfahren: Wählen Sie zwischen Rechnung (Standard) und Eingangsgutschrift. Beim Eingangsgutschriftverfahren erstellt der Kunde die Abrechnung und sendet sie als Gutschrift an Sie.
Automatisierte Rechnungsstellung: Aktiviert den automatisierten Rechnungsversand für diesen Kunden. Nur verfügbar, wenn Abrechnungsverfahren auf „Rechnung“ gestellt ist.
Zahlung per Lastschrift: Aktiviert den automatischen Einzug per Lastschrift. Nur verfügbar, wenn automatisierte Rechnungsstellung aktiv ist.
Lieferantennummer: Ihre Lieferantennummer beim Kunden, die auf der Rechnung ausgegeben werden kann.
Leitweg-ID (BT-10): Pflichtfeld für XRechnung an öffentliche Auftraggeber. Die Leitweg-ID identifiziert die Rechnungsempfängerstelle eindeutig. Erscheint nur, wenn beim Kunden ein maschinenlesbares Format konfiguriert ist.
USt-ID: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden.
GLN: Globale Lokationsnummer (13-stellig) aus dem GS1-System. Identifiziert den Standort des Kunden für maschinenlesbare Rechnungen. Erscheint nur, wenn beim Kunden ein maschinenlesbares Format konfiguriert ist.
Währung: Vorbelegung der Rechnungswährung für diesen Kunden.
MwSt.: Standard-Mehrwertsteuerrate für Rechnungen an diesen Kunden.
Skonto (%): Skontosatz, der dem Kunden bei frühzeitiger Zahlung gewährt wird.
Skontofrist (Tage): Anzahl der Tage, innerhalb derer der Kunde bei frühzeitiger Zahlung den Skonto in Anspruch nehmen kann.
Zahlungsziel (Tage): Fälligkeitsfrist der Rechnung in Tagen. Wird als Vorbelegung bei der Rechnungserstellung verwendet, kann dort aber überschrieben werden.
IBAN: Bankverbindung des Kunden für den Zahlungseingang (z. B. für das Lastschriftverfahren).
BIC: Bank Identifier Code der Kundenbank.
Hinweis: Der Reiter Abrechnung ist in allen ZEP-Versionen verfügbar. Die Felder Lieferantennummer, USt-ID, Währung, MwSt., IBAN und BIC sind produktlinienunabhängig. Die Felder Abrechnungsverfahren, Automatisierte Rechnungsstellung, Zahlung per Lastschrift, Skonto, Skontofrist, Zahlungsziel erscheinen nur mit aktivem Modul Rechnungsstellung. Die Felder Leitweg-ID und GLN erscheinen nur, wenn beim Kunden ein maschinenlesbares Rechnungsformat (XRechnung oder ZUGFeRD) konfiguriert ist, und setzen ebenfalls das Modul Rechnungsstellung voraus.
E-Mail-Adresse für Rechnungsversand
Um Rechnungen per E-Mail an einen Kunden zu versenden, aktivieren Sie die entsprechende Adresse unter Kunde > [Kundenname] > Allgemein > Adressen. Wählen Sie die gewünschte Adresse aus und aktivieren Sie die Option „Rechnungsadresse für den Rechnungsversand über E-Mail freigeben“. Sie können zusätzlich eine CC- und BCC-Adresse hinterlegen.
Hinweis: Die Option ist nur verfügbar, wenn das Modul Rechnungsstellung aktiv ist. Pro Kunde können mehrere Adressen für den Rechnungsversand freigegeben werden.
Maschinenlesbares Rechnungsformat
Für Kunden, die strukturierte elektronische Rechnungen benötigen, wählen Sie unter Kunde > [Kundenname] > Allgemein > Adressen das gewünschte Format aus dem Feld Maschinenlesbares Rechnungsformat. Folgende Formate stehen zur Verfügung:
ZUGFeRD: Versionen 2.0.1, 2.1.1, 2.2 und 2.3.2. Die Rechnung wird als PDF/A ausgegeben, in das die XML-Datei eingebettet ist.
XRechnung: Aktuelle Version sowie Versionen 2.1, 2.2, 2.3.1 und 3.0.1. Bei der Rechnungserzeugung wird zusätzlich eine separate XML-Datei erstellt.
Swiss QR Code und Swiss QR+Swico: Für Rechnungen an Schweizer Kunden.
Hinweis: Sobald ein maschinenlesbares Format gewählt wurde, kann die Rechnungsadresse bei der Rechnungserstellung nicht mehr frei editiert werden. Die vollständige Einrichtung (Unternehmensdaten, Pflichtfelder, XRechnung-Felder je Projekt) ist im Artikel Maschinenlesbare Rechnungsformate beschrieben.
Kundenzusatzfelder
Unter Kunde > [Kundenname] > Abrechnung > Kundenzusatzfelder definieren Sie frei konfigurierbare Felder, die auf den Rechnungen dieses Kunden erscheinen. Die verfügbaren Felder werden unter Administration > Rechnungsstellung > Kundenzusatzfelder angelegt.
