Abteilungen bilden die hierarchische Organisationsstruktur Ihres Unternehmens in ZEP ab. Sie können Standorte als übergeordnete Einheiten und Abteilungen als Untereinheiten anlegen, Mitarbeitende zuordnen und Abteilungsleiter definieren.
Rollen & Zugriffsrechte
Administratoren
Abteilungen anlegen, bearbeiten und löschen
Mitarbeitende zu Abteilungen zuordnen und Abteilungsleiter eintragen
Zugriff auf alle Abteilungsansichten
Controller
Lesezugriff auf die Auswertungen aller Abteilungen (unter Auswertungen > Abteilungen)
Abteilungsleiter
Sehen und verwalten die eigenen Abteilungen und deren Unterabteilungen
Je nach Grundeinstellungen: Mitarbeitende, Kunden und Projekte anlegen sowie interne Stundensätze ändern
Abteilungsübersicht
Über den Menüpunkt Abteilungen öffnet sich die Abteilungsübersicht mit allen angelegten Abteilungen und Standorten. Die Ansicht kann als Liste oder Baumstruktur dargestellt werden. Über die Suche finden Sie einzelne Abteilungen schnell. Ein Klick auf eine Abteilung öffnet die Detailansicht.
Abteilung anlegen
Administratoren können über Neue Abteilung anlegen eine neue Organisationseinheit erstellen. Im Dialog stehen folgende Felder zur Verfügung:
Kurzform (Pflicht): Internes Kürzel der Abteilung
Bezeichnung (Pflicht): Vollständiger Name der Abteilung
Währung: Abteilungsspezifische Währung für interne Kostenauswertungen – steht nur mit dem Modul Umsätze & Kosten zur Verfügung
Übergeordnete Abteilung: Elternabteilung oder Standort in der Hierarchie
Bemerkung: Interne Notiz zur Abteilung
Tipp: Legen Sie Standorte als übergeordnete Einheiten ohne Elternabteilung an. Abteilungen erhalten dann den jeweiligen Standort als übergeordnete Einheit und bilden so die vollständige Unternehmenshierarchie ab.
Abteilungsdaten
In der Detailansicht einer Abteilung – Reiter Daten – sehen und bearbeiten Sie die Stammdaten der Abteilung. Folgende Felder stehen zur Verfügung:
Kurzform: Internes Kürzel der Abteilung
Bezeichnung: Vollständiger Name der Abteilung
Inaktiv: Inaktive Abteilungen sind nicht mehr auswählbar, bleiben aber für historische Auswertungen erhalten
Übergeordnete Abteilung: Elternabteilung oder Standort in der Hierarchie
Untergeordnete Abteilungen: Automatisch generierte Übersicht aller direkten Unterabteilungen
Bemerkung: Interne Notizen zur Abteilung
Im Reiter Einstellungen der Abteilungsdetailansicht können Sie abteilungsspezifische E-Mail-Kopf- und -Fußzeileneinstellungen mit einem einfachen HTML-Editor hinterlegen.
Abteilungswährung
Hinweis: Das Währungsfeld einer Abteilung ist in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar. Mit dem Modul Rechnungsstellung finden Sie es in den Abrechnungs-Einstellungen der Abteilung, ansonsten in den allgemeinen Abteilungsdaten. Die interne Kostenauswertung nach Abteilungswährung setzt zusätzlich das Modul Umsätze & Kosten voraus.
Standardmäßig gilt die Basiswährung Ihres Unternehmens für alle Abteilungen. Für Abteilungen in anderen Ländern können Sie je Abteilung eine abweichende Währung festlegen. Die Abteilungswährung wirkt sich auf folgende Bereiche aus:
Interne Stundensätze der Mitarbeitenden werden in der Abteilungswährung angegeben
Die Kostenauswertung auf Abteilungsebene wird in der Abteilungswährung erstellt
Spesenauswertungen und Auszahlungsnachweise werden bevorzugt in der Abteilungswährung des Mitarbeitenden ausgegeben
Wenn Sie die Währung einer Abteilung ändern oder einen Mitarbeitenden einer anderen Abteilung zuordnen, werden die internen Stundensätze nicht automatisch in die neue Währung umgerechnet.
Währungs- und Umrechnungskurse verwalten Sie unter Administration > Preise & Belege > Wechselkurse. Dort legen Sie auch die Basiswährung Ihres Unternehmens fest.
Die Projekt- und Kundenwährungen sind unabhängig von der Abteilungswährung. Projektbezogene Auswertungen werden in der jeweiligen Projektwährung erstellt.
Rechnungsversand per E-Mail
Hinweis: Die Abrechnungs-Einstellungen einer Abteilung stehen nur mit dem Modul Rechnungsstellung zur Verfügung und sind in ZEP Clock nicht verfügbar.
Im Reiter Einstellungen einer Abteilung bündelt das Sub-Item Abrechnung die abteilungsspezifischen Faktura-Einstellungen. Versenden Sie Ihre Rechnungen per E-Mail an Kunden, hinterlegen Sie hier eine eigene Absendeadresse, die von den globalen E-Mail-Einstellungen abweicht.
Folgende Felder stehen zur Verfügung:
Absendeadresse: abteilungseigene Absenderadresse für den Rechnungsversand.
Absendername: angezeigter Name der Absenderin oder des Absenders.
Antwortadresse (Reply-To): an diese Adresse geht eine Antwort des Kunden auf die per E-Mail versendete Rechnung.
Antwortname (Reply-To): unter diesem Namen wird die Antwort des Kunden adressiert.
Hinweis: Tragen Sie keine Absendeadresse ein, gelten die globalen E-Mail-Einstellungen. Sobald Sie eine eigene Absendeadresse hinterlegen, gelten auch die übrigen abteilungsspezifischen Felder für diese Abteilung.
Tipp: Verwenden Sie eine eigene Absendeadresse, richten Sie zusätzlich einen eigenen Postausgangsserver (SMTP) ein, der zu dieser Adresse passt.
Abteilungsleiter zuweisen
Im Reiter Abteilungsleiter der Abteilungsansicht können Administratoren Mitarbeitende als Abteilungsleiter eintragen. Eine Abteilung kann mehrere Abteilungsleiter haben. Abteilungsleiter erhalten entsprechend der Grundeinstellungen erweiterte Rechte in ZEP.
ZEP unterscheidet zwei Arten der Abteilungsleiter-Zuordnung:
Direkte Zuordnung: Mitarbeitende, die dieser Abteilung explizit als Abteilungsleiter zugeordnet wurden. Diese Zuordnung kann entfernt werden.
Implizite Zuordnung: Mitarbeitende, die Abteilungsleiterrechte für diese Abteilung haben, weil sie einer übergeordneten Abteilung als Abteilungsleiter zugeordnet sind. Diese Zuordnung kann nicht gelöscht werden.
Im Mitarbeiterprofil unter Zuordnungen > Abteilungsleiter können Sie einsehen, für welche Abteilungen ein Mitarbeitender als Abteilungsleiter eingetragen ist.
Mitarbeitende verwalten
Im Reiter Mitarbeiter sehen Sie alle Mitarbeitenden, die dieser Abteilung zugeordnet sind. Über die Schaltfläche Mitarbeiter hinzufügen können Administratoren und – je nach Grundeinstellungen – auch Abteilungsleiter neue Mitarbeitende eintragen oder bestehende zuordnen. Die Zuordnung zu mehreren Abteilungen ist möglich.
Tipp: Die Abteilungszuordnung kann alternativ auch direkt in der Mitarbeiterakte festgelegt werden – im Bearbeitungsformular unter Mitarbeiter > [Name] > Daten.
Projekte und Kunden
Hinweis: Die Reiter Projekte und Kunden stehen in ZEP Clock nicht zur Verfügung. Sie sind in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar.
Im Reiter Projekte sehen Sie alle Projekte, die dieser Abteilung zugeordnet sind. Im Reiter Kunden sind die zugehörigen Kunden aufgeführt. Diese Verknüpfungen ermöglichen abteilungsbezogene Auswertungen auf Projekt- und Kundenbasis. In der Kostenauswertung unter Auswertungen > Abteilungen fließen die Projekt- und Kundenzuordnungen unmittelbar in die Aufgliederung nach internen und kundenbezogenen Projekten ein.
Die Abteilungszuordnung kann auch direkt in den Projekt- oder Kundenstammdaten hinterlegt werden – nicht nur über diese Reiter in der Abteilungsansicht.
Mitarbeitersperren
Hinweis: Die Arbeitszeitenübersicht steht nur in Verbindung mit dem Modul Abwesenheiten & Überstunden zur Verfügung.
Abteilungsleiter können über den Reiter Mitarbeitersperren in der Abteilungsdetailansicht alle Mitarbeitenden der Abteilung inkl. Unterabteilungen mit ihren gebuchten Stunden pro Tag für einen ausgewählten Monat einsehen. Die Ansicht ermöglicht eine schnelle Kontrolle, ob alle Mitarbeitenden ihre Zeiten vollständig erfasst haben.
Farbliche Markierungen erleichtern die Übersicht:
Gelb: Tage mit mehr als 10 Stunden gebuchter Arbeitszeit
Roter Hintergrund: Tage, an denen die Regelarbeitszeit um mehr als 50 % unterschritten ist und kein definierter Fehlgrund (Urlaub, Freizeitausgleich) vorliegt
Grau: Samstage, Sonn- und Feiertage
Über die Schaltfläche Mitarbeiter sperren kann ein Abteilungsleiter einzelne Mitarbeitende oder alle Mitarbeitenden der Abteilung für den ausgewählten Monat sperren. Die Auswirkungen einer Mitarbeitersperre sind analog zum Monatsabschluss: Es können für den Monat keine Projektzeiten, Belege oder Fehlzeiten mehr erfasst, geändert oder gelöscht werden – auch nicht durch Administratoren.
Deckblatt
Im Reiter Deckblatt der Abteilungsdetailansicht erhalten Sie eine strukturierte Übersicht aller wichtigen Stammdaten der Abteilung.
Abteilung löschen
Administratoren können eine Abteilung über Aktionen > Abteilung löschen entfernen. Das Löschen ist nur möglich, wenn der Abteilung weder aktive Mitarbeitende noch Projekte oder Kunden zugeordnet sind. Alternativ können Sie die Abteilung über das Feld Inaktiv deaktivieren. Inaktive Abteilungen werden in Auswertungen nicht mehr angezeigt, bleiben aber für historische Auswertungen erhalten.