Die Grundeinstellungen für den Bereich Standorte & Abteilungen finden Sie unter Administration > Abteilungen > Einstellungen. Hier legen Sie globale Vorgaben fest, die das Sichtbarkeitsverhalten und den Standardfilter in ZEP bestimmen.
Vorlage-Projekte aus anderen Abteilungen
Mit der Option Ein Abteilungsleiter mit der Berechtigungsstufe User darf in der Projektverwaltung Projekte fremder Abteilungen als Vorlage-Projekt verwenden wählen Abteilungsleiter beim Anlegen eines Projekts aus einer Vorlage auch Projekte anderer Abteilungen als Vorlage. Ohne Haken stehen ihnen die Projekte der Abteilungen zur Auswahl, die sie leiten.
Lassen Sie die Option aus, wenn Abteilungsleiter nur mit den Projekten ihrer eigenen Abteilungen arbeiten sollen.
Standardfiltereinstellungen
Die folgenden zwei Einstellungen steuern, welche Abteilung in Auswertungen und Listen beim ersten Öffnen vorausgewählt ist. Sie legen damit fest, mit welchem Blickwinkel Benutzer standardmäßig auf abteilungsbezogene Daten schauen.
Voreinstellung inkl. Unterabteilungen
Wenn aktiviert, werden beim Filtern nach einer Abteilung automatisch alle ihr untergeordneten Abteilungen einbezogen. Die Option „inkl. Unterabteilungen" ist dann in Auswertungen und Listen standardmäßig gesetzt, ohne dass Benutzer dies manuell aktivieren müssen. Empfehlenswert bei tiefer Abteilungshierarchie, wenn Auswertungen übergeordneter Abteilungen regelmäßig die gesamte Unterhierarchie umfassen sollen.
Die Einstellung wirkt sich auch auf die automatisierte Rechnungsstellung aus: Beim Erstellen automatisierter Rechnungen werden Unterabteilungen der gewählten Abteilung ebenfalls einbezogen.
Voreinstellung Abteilungen 'beliebig'
Wenn aktiviert, ist in Abteilungsfiltern standardmäßig die Option „- Beliebig -" vorausgewählt. Benutzer sehen ohne eigene Eingabe den unternehmensweiten Überblick. Ist die Einstellung deaktiviert, startet der Filter ohne Vorauswahl – Benutzer müssen aktiv eine Abteilung oder „- Beliebig -" auswählen.
Abteilungsauswahl bei der Projektauswahl
Zusätzlich richtet sich die Abteilungsauswahl bei der Projektauswahl nach Ihrer Rolle:
Als Administrator, Controller oder Projektcontroller erhalten Sie die Option "- Beliebig -", mit der Projekte aus allen Abteilungen angezeigt werden.
Als Abteilungsleiter sehen Sie zunächst nur Ihre eigene(n) Abteilung(en) zur Auswahl. Sind Sie zugleich Projektleiter oder Kundenverantwortlicher für Projekte anderer Abteilungen, erhalten Sie zusätzlich die Option "- Sonstige Abteilungen -", über die Sie auch diese Projekte finden.
Inaktive Abteilungen werden in der Auswahlliste standardmäßig nicht angeboten, lassen sich aber über die Checkbox "auch inaktive Abteilungen anzeigen" einblenden.
Über die Checkbox "inkl. Unterabteilungen" legen Sie fest, ob neben der gewählten Abteilung auch deren Unterabteilungen bei der Projektauswahl berücksichtigt werden.
Rechte des Abteilungsleiters
Was Abteilungsleiter in ihren Abteilungen dürfen, legen Sie unter Administration > Meine Firma > Rollen & Rechte im Reiter Abteilungsleiter fest. Dort steuern zum Beispiel die Zeilen Mitarbeiter anlegen, Kunden anlegen und Projekte anlegen, ob Abteilungsleiter neue Mitarbeitende, Kunden und Projekte anlegen, und die Zeile Preise und Kosten im Bereich Mitarbeiter, ob sie interne Stundensätze bearbeiten. Details beschreibt Meine Firma – Administration.
Auswahllisten auf geleitete Abteilungen beschränken
Hinweis: Diese Einstellung steht in ZEP Clock zur Verfügung.
Ist die Option aktiv, zeigen Auswahllisten einer Abteilungsleitung nur noch Mitarbeitende und Abteilungen aus dem eigenen Verantwortungsbereich. Das betrifft die Abteilungsübersicht, die Filter über Abteilungen und die Mitarbeiterauswahl in den Auswertungen.
Für Rollen, die ohnehin abteilungsübergreifend sehen dürfen, greift die Einschränkung nicht. Eine Administration behält ihre vollständige Auswahl, auch wenn die Option aktiv ist.