Den Monatsabschluss finden Sie unter Administration > System > Monatsabschluss.
Erstmalige Einrichtung
Wenn Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden neu eingeführt haben und noch keinen Monatsabschluss durchgeführt haben, gehen Sie wie folgt vor:
Geben Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen das Einführungsdatum des Moduls an.
Tragen Sie für jeden Mitarbeiter in den Beschäftigungszeiträumen den Urlaubsanspruch ab dem Einführungsmonat ein – legen Sie ggf. einen neuen Beschäftigungszeitraum an.
Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden ab dem Einführungsmonat ihre Arbeitszeiten vollständig erfassen, da sonst Fehlzeiten berechnet werden.
Beispiel: Wenn Sie im Januar nur wenige Testzeiten erfasst haben und erst ab Februar produktiv arbeiten, geben Sie Februar als Einführungsmonat an.
Arbeitszeitenübersicht
Die Arbeitszeitenübersicht zeigt für den gewählten Monat alle Mitarbeitenden mit ihren gebuchten Stunden pro Tag. Sie können so prüfen, ob alle Zeiten vollständig erfasst wurden, bevor Sie den Monat abschließen.
Mit dem Modul Standorte & Abteilungen können Sie die Anzeige nach Abteilung und Mitarbeiterkategorie filtern.
Farbliche Markierungen
Die Tabelle nutzt folgende Farbkodierung:
Rot markierte Felder: Weniger als der eingestellte Prozentsatz der Regelarbeitszeit wurde gearbeitet. Dies ist ein Hinweis, dass der Monat möglicherweise noch nicht vollständig erfasst ist.
Grau markierte Felder: Samstage, Sonn- und Feiertage sowie Tage mit Regelarbeitszeit 0. Erfasste Zeiten an solchen Tagen werden in roter Schrift angezeigt.
Gelb markierte Felder: Die Pausenregelung wurde an diesem Tag nicht eingehalten. Bei automatischem Pausenabzug wird die Nettozeit fett dargestellt.
Farbig markierte Felder: Tage mit eingetragenem Fehlgrund werden in der jeweiligen Fehlgrundfarbe angezeigt. Die Legende erscheint über der Tabelle. An Tagen mit bezahlter Abwesenheit oder Urlaub wird die Regelarbeitszeit des Mitarbeiters angezeigt.
Spalten Soll, Ist, Urlaub
Soll: Tägliche Soll-Stunden gemäß Regelarbeitszeit, summiert über den Monat.
Ist: Arbeitszeiten + bezahlte Fehlstunden (Bezahlte Abwesenheit und Urlaub) + effektive Zuschlagsstunden (falls aktiviert) – Pausenregelungsabzüge.
Urlaub: Summe der Stunden der Fehlgrundkategorie „Jahresurlaub“.
Tagesdetails aufrufen
Klicken Sie auf einen einzelnen Tag in der Tabelle, um alle Projektzeiten des Mitarbeiters an diesem Tag in einem Popup anzusehen.
Über den Mitarbeiternamen im Popup gelangen Sie direkt in die Projektzeiterfassung und können dort Korrekturen vornehmen.
Fakturierbare und nicht fakturierbare Zeiten
Über Anzeige Details fakt./nicht fakt. Verteilung werden fakturierbar gebuchte Zeiten grün und nicht fakturierbare Zeiten blau dargestellt.
Die Arbeitszeitenübersicht zeigt Netto-Zeiten – automatische Pausenabzüge sind bereits eingerechnet, Zeitzuschläge werden nicht berücksichtigt. Ein rotes Ausrufezeichen neben dem Mitarbeiternamen zeigt an, dass eine Stunden-Obergrenze für den Monat oder die Woche überschritten wurde.
Monat abschließen
Wenn alle Zeiten geprüft sind, klicken Sie am Ende der Arbeitszeitenübersicht auf Monat abschließen. ZEP berechnet und speichert dabei die Salden für Überstunden, Stundenzuschläge, Urlaubsanspruch und Resturlaub zum Monatsende. Ist ein Urlaubsverfallsmonat konfiguriert, werden verfallene Resturlaubstage automatisch abgezogen.
Hinweis: Ist eine Pausenregelung konfiguriert, muss diese vollständig eingerichtet sein – andernfalls wird statt der Schaltfläche eine Fehlermeldung angezeigt und der Monatsabschluss kann nicht durchgeführt werden.
Der Monatsabschluss gilt immer für alle Mitarbeitenden – auch für jene, die aufgrund der Filterauswahl nicht angezeigt werden. Wird der letzte Monat des Geschäftsjahres abgeschlossen, erhalten die Mitarbeitenden automatisch ihren neuen Jahresurlaubsanspruch, wenn unter Grundeinstellungen Abwesenheiten & Überstunden die Option „Jahresurlaubsanspruch immer zu Beginn eines Geschäftsjahres“ eingestellt ist.
Vorsicht: Nach dem Monatsabschluss können für den betreffenden Monat keine Projektzeiten, Fehlzeiten, Belege, Regelarbeitszeiten und Beschäftigungszeiträume mehr erfasst, geändert oder gelöscht werden – auch nicht durch Administratoren. Schließen Sie den Monat erst ab, wenn Sie sicher sind, dass keine weiteren Änderungen folgen.
Mitarbeiter sperren
Sperre beim Monatsabschluss
Mit dem Monatsabschluss werden automatisch alle Mitarbeitenden für den abgeschlossenen Monat gesperrt. Alternativ können Sie einzelne Mitarbeitende bereits vor dem Monatsabschluss sperren, indem Sie auf das Schloss-Symbol hinter dem jeweiligen Namen klicken und den Dialog bestätigen.
Ob Mitarbeitende per E-Mail über Sperr- und Entsperr-Aktionen informiert werden, steuern Sie unter Administration > Einstellungen > Mitarbeiter. Die entsprechenden Mailvorlagen finden Sie unter Administration > Mitarbeiter > Mailvorlagen.
Monatsabschluss aufheben
Wenn Sie in einem abgeschlossenen Monat nachträglich Änderungen vornehmen müssen, heben Sie den Monatsabschluss auf:
Klicken Sie auf Monatsabschluss aufheben. Der Abschluss ist aufgehoben, alle Mitarbeitenden bleiben jedoch gesperrt.
Entsperren Sie gezielt den betreffenden Mitarbeiter, indem Sie auf das farbig hinterlegte Schloss-Symbol in seiner Zeile klicken und den Dialog bestätigen.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
Sperren Sie den Mitarbeiter anschließend wieder.
Schließen Sie den Monat erneut ab.
Um alle Mitarbeitenden auf einmal zu entsperren, klicken Sie auf Alle Mitarbeiter für Monat Jahr entsperren.
Vorsicht: Monatsabschlüsse können nur in chronologischer Reihenfolge aufgehoben werden. Wenn September, Oktober und November abgeschlossen sind und Sie Oktober aufheben möchten, muss zuerst November aufgehoben werden, dann Oktober. Abgeschlossen wird anschließend erst Oktober, dann November.