Das Modul ermöglicht es Administratoren und berechtigten Vorgesetzten, Fehlzeiten direkt für Mitarbeitende zu erfassen und zu verwalten, Überstunden- und Urlaubskonten manuell anzupassen sowie individuelle Monatsauswertungen einzusehen – unabhängig davon, ob die Mitarbeitenden selbst Abwesenheiten eintragen können.
Fehlzeiten zentral erfassen
Administratoren und Vorgesetzte können unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Administration > Kalender Fehlzeiten für Mitarbeitende direkt erfassen, bearbeiten und löschen. Im Unterschied zur Eigenerfassung durch Mitarbeitende stehen dabei alle konfigurierten Fehlgründe zur Auswahl – unabhängig davon, welche Fehlgründe für die Selbsteingabe freigegeben sind.
Klicken Sie auf einen freien Tag im Kalender, um eine neue Fehlzeit anzulegen. Das Formular enthält folgende Felder:
Zeitraum: Von- und Bis-Datum der Abwesenheit.
Fehlgrund: Wählen Sie aus allen konfigurierten Fehlgründen. Die Auswahl bestimmt, ob eine Genehmigung erforderlich ist und welche Optionen bei der Fehldauer zur Verfügung stehen.
Fehldauer: Je nach Fehlgrund wählbar als ganzer Tag, halber Tag oder stundenweise Erfassung mit konkreten Uhrzeiten.
Bemerkung: Optionales Freitextfeld für interne Anmerkungen zur Fehlzeit.
Genehmigt: Diese Checkbox erscheint, wenn der gewählte Fehlgrund eine Genehmigung erfordert. Administratoren können die Fehlzeit beim Anlegen direkt als genehmigt markieren.
Hinweis: Abgeschlossene Monate sind gesperrt – Fehlzeiten können dort nur nach dem Aufheben des Monatsabschlusses geändert oder gelöscht werden. Klicken Sie zum Bearbeiten oder Löschen auf den jeweiligen Kalendereintrag.
Überstunden und Urlaubstage ausgleichen
Unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Überstunden & Fehlzeiten > Ausgleich Überstd., Urlaub können Administratoren und Vorgesetzte das Überstunden- und Urlaubskonto eines Mitarbeiters manuell anpassen. Typische Anwendungsfälle sind die Auszahlung von Überstunden, der Abbau durch Freizeitausgleich, Korrekturen bei der Einführung des Moduls oder die Übernahme von Salden aus Vorsystemen.
Die Übersicht zeigt alle bisherigen Anpassungen chronologisch nach Monat. Klicken Sie auf Bearbeiten in einer Monatszeile, um das Anpassungsformular zu öffnen:
Überstunden: Wählen Sie zwischen abgeglichene Überstunden – der eingetragene Betrag wird vom Überstundenkonto abgezogen – und gutgeschriebene Überstunden – der Betrag wird dem Konto hinzugefügt. Geben Sie den Wert in Stunden und Minuten ein.
Urlaubstage: Wählen Sie analog zwischen abgeglichene Urlaubstage (Tage werden abgezogen) und gutgeschriebene Urlaubstage (Tage werden gutgeschrieben) und geben Sie die Anzahl der Tage ein.
Bemerkung: Freitextfeld für die Begründung der Anpassung. Wenn in den Grundeinstellungen die Option Bemerkungen zu abgeglichenen Urlauben + Fehlzeiten in der Monatsendeauswertung anzeigen aktiviert ist, erscheint dieser Text in der Monatsendeauswertung des Mitarbeiters.
Auswertungen im Mitarbeiterprofil
Die Navigationsgruppe Überstunden & Fehlzeiten enthält weitere Auswertungen, die für den jeweils geöffneten Mitarbeiter gelten und für Administratoren zugänglich sind.
Pausenübersicht
Hinweis: Diese Auswertung ist nur sichtbar, wenn für die Mitarbeitenden eine Pausenregelung konfiguriert ist.
Die Pausenübersicht unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Überstunden & Fehlzeiten > Pausenübersicht zeigt tagesweise die Einhaltung der Pausenzeiten für den Mitarbeiter. Dargestellt werden Beginn und Ende der Arbeitszeit, Mindestpause, eingehaltene Pause, fehlende Pause sowie die um den Pausenabzug bereinigte Netto-Arbeitszeit.
Monatsendeauswertung
Unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Überstunden & Fehlzeiten > Monatsendeauswertung erhalten Administratoren eine Zusammenfassung der Soll- und Ist-Zeiten, Fehlzeiten und des Überstundensaldos für den betreffenden Mitarbeiter. Der voreingestellte Zeitraum zeigt bis zum 15. des Monats den Vormonat, ab dem 16. den laufenden Monat bis zum aktuellen Tag. Der Zeitraum lässt sich jederzeit anpassen.