Der Kalender in ZEP Clock zeigt Ihre Termine und Fehlzeiten. Voreingestellt ist der aktuelle Monat. Sie können zwischen den Ansichten Monat, Woche und Tag wechseln. Zum Wechsel klicken Sie auf die Pfeiltasten oder wählen das gewünschte Datum über das Kalender-Symbol.
Wichtige Funktionen im Überblick:
Monats-, Wochen- und Tagesansicht
Mitarbeiterspezifische Feiertagskalender
Anlage und Bearbeitung von Fehlzeiten per Mausklick
Voreingestellte Zeitzone je nach Standort wählbar
Hinweis: Wenn Sie die Zeitzone ändern, wird die neue Einstellung erst nach Ab- und erneutem Anmelden in ZEP Clock aktiv.
Bei eingetragenen Fehlzeiten werden die verwendeten Fehlgründe in den hinterlegten Farben angezeigt. Über einen Klick auf einen Fehlgrund können Sie ihn ein- oder ausblenden (farbiger Kreis = eingeblendet, leerer Kreis = ausgeblendet). Feiertage können ebenso optional ein- und ausgeblendet werden.
Jahresurlaub und Fehlzeiten im Überblick
Im Kalender sehen Sie auf einen Blick den Jahresurlaub für das aktuelle Geschäftsjahr und das Folgejahr, geplante Fehlzeiten sowie Fehlzeitenanträge mit ihrem aktuellen Status. Der Überstundensaldo zum aktuellen Datum wird je nach Einstellung ebenfalls angezeigt.
Die Konfiguration dazu finden Sie in den Grundeinstellungen Abwesenheiten & Überstunden.
Administratoren und Abteilungsleiter (mit Modul Standorte & Abteilungen) können angezeigte Fehlzeiten direkt im Kalender genehmigen oder löschen. Bei Genehmigung wird der Mitarbeiter per E-Mail informiert.
Detaillierte Informationen zu Urlaubskonten und Fehlzeitensalden finden Sie unter Auswertungen Abwesenheiten & Überstunden.
Hinweis: Geplante, nicht genehmigte Fehlzeiten aus bereits abgeschlossenen Monaten werden im Kalender ignoriert. Löschen Sie solche Einträge aus Ihrem Fehlzeitenkalender.
Fehlzeiten einsehen und erfassen
Im Kalender sehen Sie Ihre Fehlzeitenanträge seit dem jeweiligen Vormonat. Für einen größeren Zeitraum gehen Sie zu Auswertungen > Meine Auswertungen > Fehlzeitenanträge.
Statusanzeige der Fehlzeitenanträge
Fehlzeitenanträge werden mit Anzahl Tage, Datum und aktuellem Status angezeigt:
Weiß: Beantragt
Grün: Genehmigt
Rot: Abgelehnt
Weiß mit ausgegrauter Schrift: Zurückgezogen
Ein Fehlzeitenantrag kann nur im Ganzen genehmigt, abgelehnt oder zurückgezogen werden. Sollen nur bestimmte Fehlzeiten genehmigt werden, muss der Antrag zurückgezogen bzw. abgelehnt und ein neuer Antrag mit den zu genehmigenden Fehlzeiten gestellt werden.
Fehlzeit erfassen
Klicken Sie im Kalender auf + Fehlzeit oder auf das gewünschte Datum und wählen Sie Neue Fehlzeit:
Wählen Sie Zeitpunkt oder Zeitraum.
Wählen Sie den passenden Fehlgrund. Genehmigungspflichtige Fehlgründe sind durch einen farbigen Rand gekennzeichnet. Weitere Informationen zu Fehlgrundkategorien finden Sie unter Stammdaten Abwesenheiten & Überstunden.
Wählen Sie die Dauer: „Ganzer Tag", „50 % der Regelarbeitszeit" oder „Uhrzeit".
Fügen Sie optional eine Bemerkung hinzu.
Klicken Sie auf Speichern für eine Planung ohne Antrag oder auf Speichern und beantragen für einen Genehmigungsantrag.
Im nächsten Fenster können Sie dem Antrag weitere geplante Fehlzeiten, eine allgemeine Bemerkung oder Dateianhänge hinzufügen und anschließend absenden.
Hinweis: Es kann ein zweiter Fehlgrund pro Tag eingegeben werden (z. B. halber Tag Urlaub und halber Tag Gleitzeit). An Samstagen, Sonntagen und Feiertagen können keine Fehlzeiten eingetragen werden.
Wenn für eine Fehlzeit ein Antrag gestellt wurde, wird der Eintrag im Kalender schraffiert dargestellt. Erst nach Genehmigung durch einen Vorgesetzten erscheint er vollständig in der Fehlgrundfarbe.
Fehlzeiten bearbeiten und löschen
Mit Löschen können Sie Fehlzeiten bis einschließlich dem angegebenen Bis-Datum löschen. Über das Scheren-Symbol beim Bearbeiten einer Fehlzeit können Sie den Zeitraum in einzelne Tage aufteilen – sinnvoll, wenn ein einzelner Tag gelöscht oder mit einem anderen Fehlgrund versehen werden soll.
Je nach Ihren Berechtigungen können Sie eigene Fehlzeiten auch selbst genehmigen.