Hier sehen Sie Ihre Termine und Fehlzeiten (mit dem Modul Abwesenheiten & Überstunden). Voreingestellt ist der aktuelle Monat. Sie können zwischen den Ansichten Monat, Woche und Tag wechseln. Zum Wechsel des Monats, der Woche bzw. des Tags klicken Sie auf die Pfeiltasten oder wählen das gewünschte Datum mit dem Kalender-Symbol aus.
Wichtige Funktionen im Überblick:
Monats-, Wochen- und Tagesansicht
Mitarbeiterspezifische Feiertagskalender
Anlage und Bearbeitung von Fehlzeiten per Mausklick
Voreingestellte Zeitzone je nach Ihrem Standort wählbar
Wenn Sie die Zeitzone ändern, wird die neu eingestellte Zeitzone erst nach ab- und erneutem anmelden in ZEP aktiv.
Bei eingetragenen Fehlzeiten werden Ihnen im Kalender die verwendeten Fehlgründe in den Farben angezeigt, die in den Stammdaten dafür hinterlegt sind. Klicken Sie hier auf einen solchen Fehlgrund, können Sie damit steuern, ob dieser Fehlgrund ein- oder ausgeblendet wird (farbiger Kreis: Fehlgrund wird im Kalender angezeigt, leerer Kreis: Fehlgrund wird im Kalender ausgeblendet). Feiertage können Sie genauso optional ein-/ausblenden.
Informationen zu Jahresurlaub bzw. geplanten Fehlzeiten erhalten Sie auch im Kalender auf einen Blick:
Jahresurlaub für das aktuelle Geschäftsjahr und ggf. die geplanten Fehlzeiten
Jahresurlaub für das Folgejahr
Überstundensaldo (zum aktuellem Datum), je nach Einstellung
Geplante (genehmigungspflichtige) Fehlzeiten und der Fehlzeitenantrag (Antrag auf Genehmigung stellen)
Fehlzeitenanträge mit Status (beantragt, genehmigt, abgewiesen, zurückgezogen).
Ein Administrator (oder Abteilungsleiter bei Nutzung des Moduls Standorte & Abteilungen) hat hier die Möglichkeit die angezeigten Fehlzeiten zu genehmigen oder zu löschen. Bei Genehmigung einer Fehlzeit wird der entsprechende Mitarbeiter über die Genehmigung seiner Fehlzeit per Mail informiert.
Unter geplante Fehlzeiten sehen Sie die geplanten (nicht genehmigten) Fehlzeiten des aktuellen Jahres für die noch kein Antrag auf Genehmigung gestellt wurde. Berücksichtigt werden aber nur geplante Fehlzeiten aus nicht abgeschlossenen Monaten. Wenn in einem abgeschlossenen Monat noch geplante (nicht genehmigte) Fehlzeiten existieren, werden diese ignoriert. Am besten löschen Sie solche geplanten Fehlzeiten aus abgeschlossenen Monaten aus ihrem Fehlzeitenkalender.
Fehlzeiten einsehen & erfassen
Im Kalender sehen Sie Ihre Fehlzeitenanträge seit dem jeweiligen Vormonat. Wenn Sie einen größeren Zeitraum betrachten möchten, gehen Sie zu Auswertungen > Meine Auswertungen > Fehlzeitenanträge.
Angezeigt werden jeweils die Anzahl Tage (mit Datum) und der aktuelle Status des Antrags (ebenfalls mit Datum):
Ein beantragter Antrag ist weiß
Ein genehmigter Antrag ist grün
Ein abgelehnter Antrag ist rot
Ein zurückgezogener Antrag ist weiß mit ausgegrauter Schrift
Ein Fehlzeitenantrag kann nur im Ganzen genehmigt, abgelehnt bzw. zurückgezogen werden. Sollen nur bestimmte Fehlzeiten genehmigt werden und andere nicht, muss der Antrag zurückgezogen (Mitarbeiter) bzw. abgelehnt (Administrator) werden und ein neuer Antrag mit nur den zu genehmigenden Fehlzeiten muss gestellt werden.
Für die Beantragung einer Fehlzeit gehen Sie direkt im Kalender auf "+ Fehlzeit" oder klicken auf das entsprechende Datum im Kalender, "Neue Fehlzeit" und vervollständigen den Antrag:
Wählen Sie den passenden Zeitpunkt oder Zeitraum
Wählen Sie den passenden Fehlgrund
Bei der Dauer entscheiden Sie zwischen "Ganzer Tag", "50% der Regelarbeitszeit" (abhängig vom User) und "Uhrzeit" (je nach Minutenraster und Zeitzone)
Bemerkungen können für die eigene Dokumentation oder für den Vorgesetzten optional beigefügt werden
Zur Planung der Fehlzeit (z.B. Urlaubsplanung) oder für einen nicht genehmigungspflichtigen Fehlgrund klicken Sie nur "Speichern". Für die Beantragung klicken Sie stattdessen "Speichern und beantragen"
Im nächsten Fenster können Sie dem Antrag noch weitere (geplante) Fehlzeiten, eine allgemeine Bemerkung oder Dateianhänge (für die Antrags-Mail) hinzufügen und anschließend Absenden
Es kann zusätzlich ein zweiter Fehlgrund pro Tag eingegeben werden, z.B. halber Tag Urlaub und halber Tag Gleitzeit. An Sams-/Sonn-/Feiertagen können keine Fehlzeiten eingetragen werden.
Ein genehmigungspflichtiger Fehlgrund ist bei der Eingabe durch einen farbigen Rand gekennzeichnet. Wenn für eine Fehlzeit ein Antrag auf Genehmigung gestellt wurde, wird der Eintrag "schraffiert" dargestellt. Erst wenn ein Vorgesetzter diesen Eintrag genehmigt hat, wird der Eintrag komplett in der entsprechenden Farbe des Fehlgrunds angezeigt.
Mit "Löschen" können Sie die Fehlzeiten bis einschließlich dem angegebenen Bis-Datum löschen. Rufen Sie die Fehlzeit zum Ändern auf, können Sie mit dem Scheren-Symbol den Zeitraum in einzelne Tage aufteilen. Dies kann sinnvoll sein, wenn z.B. ein einzelner Tag aus dem Fehlzeitenzeitraum gelöscht werden soll oder ein anderer Fehlgrund für einen einzelnen Tag eingetragen werden soll.
Je nach Ihren Berechtigungen können Sie die eigenen Fehlzeiten auch selbst genehmigen.
