Mit der Lexware-Office-Schnittstelle übergeben Sie Kunden, Lieferanten, Rechnungen, Mitarbeitende und Belege aus ZEP an Lexware Office. Lexware Office ist die Web-Buchhaltung von Haufe-Lexware. ZEP bleibt das führende System: Die Daten fließen ausschließlich von ZEP nach Lexware Office, ein Rückkanal besteht nicht.
Richtung Daten: ZEP → Lexware Office
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die Lexware-Office-Schnittstelle ist ab ZEP Operations enthalten, weil sie auf dem Bereich Abrechnung aufsetzt. Eine Zubuchung ist nicht erforderlich.
Die Schnittstelle setzt den Bereich Rechnungsstellung voraus, denn sie überträgt Rechnungen und Belege. Ohne Rechnungsstellung entstehen in ZEP keine Daten, die nach Lexware Office übertragen werden könnten.
Die Einrichtung und Konfiguration ist Administratoren vorbehalten.
Abgrenzung zum Exportformat Lexware
In ZEP gibt es einen zweiten Weg mit dem Namen Lexware, und die beiden haben nichts miteinander zu tun. Wer sie verwechselt, sucht Daten an der falschen Stelle.
Lexware-Office-Schnittstelle: Sie richten sie unter Administration > Schnittstellen > Schnittstellen Marktplatz ein. ZEP überträgt die Daten stündlich und von selbst direkt in die Web-Anwendung Lexware Office.
Exportformat Lexware im Export für Buchhaltung: Sie wählen es unter Administration > Export für Buchhaltung. ZEP erzeugt eine Datei mit Buchungssätzen, die Sie herunterladen und in einem Lexware-Desktop-Programm einlesen. Beschrieben ist dieser Weg im Artikel Exportformate – DATEV, Lexware und Allgemein.
Beide Wege lassen sich nebeneinander betreiben. Sie wissen nichts voneinander, und Daten, die über den einen Weg gehen, gehen deshalb nicht über den anderen.
Voraussetzungen
Für die Einrichtung benötigen Sie:
Zugriff auf den Schnittstellen Marktplatz in ZEP
Der Bereich Rechnungsstellung, damit Rechnungen und Belege vorliegen
Einen Zugang zu Lexware Office mit Zugriff auf die Public API
Den dort erzeugten API-Schlüssel
Tipp: Den API-Schlüssel erzeugen Sie in Lexware Office unter Erweiterungen > Public API, nicht in ZEP. Er gilt je Mandant. Führen Sie mehrere Mandanten in Lexware Office, brauchen Sie je Mandant einen eigenen Schlüssel.
Schnittstelle einrichten
Öffnen Sie in ZEP Administration > Schnittstellen > Schnittstellen Marktplatz. Wählen Sie die Karte Lexware Office in der Kategorie Finanzen & Steuern und klicken Sie auf Konfigurieren. Ist die Schnittstelle später eingerichtet, heißt die Schaltfläche Verwalten. Die Maske hat vier Bereiche.
Authentifizierungseinstellungen
Tragen Sie hier den API-Schlüssel aus Lexware Office ein. Das ist das einzige Pflichtfeld der gesamten Maske. Über Verbindung testen prüfen Sie, ob ZEP Lexware Office mit diesem Schlüssel erreicht. Gelingt der Test, schaltet ZEP die Schnittstelle unmittelbar aktiv. Schlägt er fehl, merkt ZEP die Zugangsdaten als ungültig vor und überträgt nichts.
Daten exportieren
Hier legen Sie fest, welche Datenarten übertragen werden. Vier Häkchen sind ab Werk gesetzt, eines nicht:
Kunden als Debitoren exportieren — gesetzt. ZEP-Kunden werden in Lexware Office zu Debitor-Kontakten.
Lieferanten als Kreditoren exportieren — gesetzt. Übertragen werden Lieferanten mit einer Lieferantennummer. Ist ein Lieferant zugleich Kunde, ergänzt ZEP die Kreditorenrolle am bestehenden Kontakt, statt einen zweiten anzulegen.
Rechnungen exportieren — gesetzt. Übertragen werden abgerechnete Rechnungen, in Lexware Office entstehen daraus finalisierte Rechnungen.
Mitarbeiter als Kreditoren exportieren — gesetzt. Voraussetzung für den Export von Belegen.
Belege (Kostenabrechnungen) exportieren — nicht gesetzt. Schalten Sie dieses Häkchen nur ein, wenn Sie die Buchungskategorien zugeordnet haben, siehe unten.
Mitarbeiter-Kreditoren
Im Feld Kreditorennummer-Quelle bestimmen Sie, welche Nummer aus ZEP als Kreditorennummer in Lexware Office verwendet wird:
Personalnummer — die Vorgabe. ZEP überträgt alle Mitarbeitenden, die eine Personalnummer haben.
Kreditorennummer — ZEP überträgt nur Mitarbeitende, bei denen eine Kreditorennummer ausdrücklich gesetzt ist. Das ist der engere Weg, wenn nur ein Teil der Belegschaft Belege abrechnet.
Belege und Buchungskategorien
Dieser Bereich ist nur nötig, wenn Sie Belege übertragen. Lexware Office verlangt zu jedem Eingangsbeleg eine Buchungskategorie, und die Kategorien stammen aus Ihrem Lexware-Mandanten, nicht aus ZEP. Sie hinterlegen deshalb zwei Angaben:
Belegart → Buchungskategorie — ein Textfeld, in dem Sie je ZEP-Belegart die Kennung der Lexware-Kategorie eintragen, etwa Reisekosten und Bewirtung.
Standard-Buchungskategorie (Fallback) — eine Kennung für alle Belegarten ohne eigene Zuordnung.
Vorsicht: Findet ZEP zu einer Belegart weder eine Zuordnung noch eine Standard-Kategorie, überträgt es den Beleg nicht und hält den Grund fest. Dasselbe geschieht, wenn die eingetragene Kennung in Lexware Office nicht existiert. Ordnen Sie die Kategorien deshalb zu, bevor Sie das Häkchen für Belege setzen.
Was übertragen wird
Nach der Einrichtung läuft der Abgleich stündlich und von selbst. ZEP überträgt in jedem Lauf zuerst die Kontakte und danach Rechnungen und Belege, damit die Empfänger in Lexware Office bereits vorhanden sind.
Kunden, Lieferanten und Mitarbeitende
Kunden werden zu Debitor-Kontakten, Lieferanten und Mitarbeitende zu Kreditor-Kontakten. Mitarbeitende legt ZEP als Person mit Vor- und Nachnamen an, nicht als Firma. Wurde ein Kontakt in Lexware Office gelöscht, legt ZEP ihn beim nächsten Lauf neu an.
Rechnungen
Übertragen werden Rechnungen im Status abgerechnet. In Lexware Office entsteht daraus eine finalisierte Rechnung. Geplante und freigegebene Rechnungspositionen bleiben in ZEP, bis die Rechnung abgerechnet ist.
Stornieren Sie eine bereits übertragene Rechnung in ZEP, erzeugt ZEP in Lexware Office eine Gutschrift über den Ursprungsbetrag mit dem Einleitungstext „Gutschrift zur Rechnung" und der Rechnungsnummer. Die ursprüngliche Rechnung in Lexware Office bleibt unverändert stehen, und eine Rechnung erhält nie zwei Gutschriften.
Vorsicht: Eine einmal übertragene Rechnung wird nicht noch einmal aktualisiert. Finalisierte Belege sind in Lexware Office unveränderlich. Spätere Änderungen in ZEP erreichen Lexware Office nur über den Weg Storno und neue Rechnung.
Belege
Übertragen werden freigegebene und abgerechnete Belege. In Lexware Office entstehen daraus Eingangsbelege, deren Belegnummer das Kürzel ZEP trägt. Die Beträge gehen brutto und nach Steuersatz gruppiert hinüber. Ein Beleg mit negativer Summe wird zur Gutschrift statt zur Eingangsrechnung.
Hinweis: Ein Beleg setzt voraus, dass die zugehörige Person bereits als Kreditor-Kontakt in Lexware Office steht. Im ersten Lauf nach dem Einschalten bleiben Belege deshalb oft noch liegen und gehen erst im nächsten Lauf hinüber. Dasselbe gilt für eine Rechnung, deren Kunde noch nicht übertragen ist.
Übertragung kontrollieren
Auf der Detailseite der Schnittstelle sehen Sie im Dashboard, wann der letzte Abgleich gelaufen ist, wie viele Datensätze er umfasst hat und wie viele übersprungen wurden. Unter Letzte Fehler stehen die Meldungen fehlgeschlagener Läufe.
Ein fehlgeschlagener Lauf wird nicht sofort wiederholt. Der nächste stündliche Lauf nimmt die offenen Datensätze mit, sodass sich ein einzelner Fehlschlag von selbst einholt.
Grenzen der Übertragung
Vier Punkte sind für die Arbeit mit der Schnittstelle wichtig:
Kein Rückkanal. Lexware Office schreibt nichts nach ZEP zurück. Markieren Sie dort eine Rechnung als bezahlt, bleibt der Stand in ZEP unverändert.
Eine Rechnung geht einmal hinüber. Änderungen nach der Übertragung folgen nicht nach.
Keine Dokumente. Übertragen werden die Buchungsdaten, nicht das Rechnungs-PDF, die E-Rechnung oder das Bild eines Belegs.
Das Tempo gibt Lexware vor. Lexware Office nimmt zwei Anfragen je Sekunde an. Ein großer Erstbestand verteilt sich deshalb über mehrere stündliche Läufe.