Der Buchhaltungsexport unterstützt drei Formate, zwischen denen Sie in den Grundeinstellungen wählen: DATEV, Lexware und ein universelles allgemeines CSV-Format. Dieser Artikel beschreibt den Aufbau jeder Exportdatei sowie das übergreifende Konzept, wie ZEP Belege, Verpflegungsmehraufwand (VMA) und Kilometer-Geld in Buchungssätze überführt.
Format DATEV
Der DATEV-Export folgt der DATEV-Spezifikation für den ASCII-Import/Export von Buchungsstapeln und ist auf die direkte Übernahme in DATEV Unternehmen online sowie in DATEV-Buchhaltungs-Software bei Ihrem Steuerberater ausgelegt. Die Datei nutzt das Encoding ISO-8859-1 (ANSI), Semikolon als Spaltentrenner und Linefeed (LF) als Zeilenumbruch.
Mit aktivem EXTF-Header liefert ZEP zusätzlich Beraternummer, Mandant, Kontenrahmen (SKR) und Wirtschaftsjahr-Beginn als Header-Zeile mit. Details zur Konfiguration finden Sie im Artikel DATEV-Konfiguration.
ZEP belegt die folgenden Felder; Felder, die in der Spezifikation existieren, aber nicht durch ZEP gefüllt werden, bleiben leer.
Nr. | Bezeichnung | Inhalt |
1 | Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz) | Absoluter Betrag des Belegs (ggf. in Fremdwährung) |
2 | Soll/Haben-Kennzeichen | „S“ oder „H“ |
3 | WKZ Umsatz | Währung des Umsatzes, 3-stelliges Währungskennzeichen (z. B. „EUR“) |
4 | Kurs | Leer, wenn der Umsatz in Basiswährung läuft. Sonst der Wechselkurs für die Umrechnung in die Basiswährung. |
5 | Basis-Umsatz | Leer, wenn der Umsatz in Basiswährung läuft. Sonst der in die Basiswährung umgerechnete Umsatz. |
6 | WKZ Basis-Umsatz | Leer, wenn der Umsatz in Basiswährung läuft. Sonst das Währungskennzeichen der Basiswährung. |
7 | Konto | Aufwandskonto (Belegart / VMA / km-Geld) bzw. Personalnummer oder Kreditorennummer |
8 | Gegenkonto | Konto der Zahlungsart bzw. Personalnummer oder Kreditorennummer des Mitarbeitenden |
9 | Steuerschlüssel | BU-Schlüssel |
10 | Belegdatum | Rechnungsdatum im Format „TTMM“ gemäß DATEV-Spezifikation |
11 | Belegfeld 1 | Belegnummer bei Belegen, sonst leer |
12 | Belegfeld 2 | leer |
13 | Skonto | leer |
14 | Buchungstext | Belegtext bzw. Verpflegungsmehraufwand oder km-Geld inklusive Bemerkung aus ZEP |
15–19 | — | alle leer |
20 | Beleglink | Belegnummer (nur bei DATEV-Export mit Beleglink) |
21–36 | — | alle leer |
37 | KOST1 | Wert gemäß KOST1-Konfiguration in den Grundeinstellungen |
38 | KOST2 | Wert gemäß KOST2-Konfiguration in den Grundeinstellungen |
39 | — | leer |
40 | EU-Land und USt-ID | USt-ID-Nummer des Kunden |
41 ff. | — | alle leer |
Hinweis: Der EXTF-Header für DATEV Unternehmen online sowie die zugehörigen Stammdaten wie Beraternummer, Mandant, Kontenrahmen (SKR) und Wirtschaftsjahr-Beginn werden über die DATEV-Einstellungen aktiviert. Details finden Sie im Artikel DATEV-Konfiguration.
Format Lexware
Das Lexware-Format ist auf den Import in den Lexware Buchhalter ausgelegt und deutlich kompakter als DATEV – die Datei besteht aus zehn Spalten. Sie nutzt das Encoding ISO-8859-1 (ANSI), Semikolon als Spaltentrenner und CRLF als Zeilenumbruch. CSV-Werte werden in doppelten Anführungszeichen ausgegeben.
In der KOST-Konfiguration steht bei Lexware nur Kostenstelle zur Verfügung (kein Kostenträger wie bei DATEV).
Nr. | Bezeichnung | Inhalt |
1 | Belegdatum | Buchungsdatum des Belegs im Format „TT.MM.YYYY“ |
2 | Belegnummer | Belegnummer bei Belegen, sonst leer |
3 | Buchungstext | Belegtext bzw. Verpflegungsmehraufwand oder km-Geld inklusive Bemerkung aus ZEP |
4 | Buchungsbetrag | Betrag |
5 | Sollkonto | Aufwandskonto der Belegart |
6 | Habenkonto | Konto der Zahlungsart bzw. Personalnummer oder Kreditorennummer des Mitarbeitenden |
7 | Steuerschlüssel | BU-Schlüssel der Belegart |
8 | Kostenstelle | Kostenstelle gemäß KOST1-Konfiguration |
9 | Kostenträger | Kostenträger gemäß KOST2-Konfiguration |
10 | Währung | Basiswährung (i. d. R. „EUR“) |
Format Allgemein
Das allgemeine Format gibt jede Buchung in elf Spalten aus und ist als universelles CSV-Format gedacht. Es ist geeignet, wenn Ihre Buchhaltungssoftware weder DATEV- noch Lexware-Import unterstützt – das Mapping in das Zielsystem erfolgt auf Kundenseite. Die Datei nutzt das Encoding ISO-8859-1 (ANSI), Semikolon als Spaltentrenner und Linefeed (LF) als Zeilenumbruch.
Im Unterschied zu DATEV und Lexware enthält das allgemeine Format zusätzliche Spalten für Wechselkurs, Basiswährungs-Umsatz und Basiswährungs-Kennzeichen – nützlich, wenn Sie viele Belege in Fremdwährung exportieren.
Nr. | Bezeichnung | Inhalt |
1 | Datum | Buchungsdatum des Belegs im Format „TT.MM.YYYY“ |
2 | Belegnummer | Belegnummer bei Belegen, sonst leer |
3 | Betrag | Betrag |
4 | Währung | Währung des Umsatzes, 3-stelliges Währungskennzeichen (z. B. „EUR“) |
5 | MwSt | MwSt-Satz des Belegs |
6 | Sollkonto | Aufwandskonto der Belegart |
7 | Habenkonto | Konto der Zahlungsart bzw. Personalnummer oder Kreditorennummer des Mitarbeitenden |
8 | Buchungsschlüssel | BU-Schlüssel der Belegart |
9 | Buchungstext | Belegtext bzw. Verpflegungsmehraufwand oder km-Geld inklusive Bemerkung aus ZEP |
10 | Kostenstelle | Kostenstelle gemäß KOST1-Konfiguration |
11 | Kostenträger | Kostenträger gemäß KOST2-Konfiguration |
Inhalt der Export-Datei
Unabhängig vom Format gilt für alle Buchungen, die der Buchhaltungsexport erzeugt: ZEP bildet jede Buchung aus interner Sicht ab – also Aufwand bzw. Kosten im Unternehmen, nicht weiterverrechnete Beträge an Kunden.
Split-Buchungen und Belege
Wird ein Beleg auf unterschiedliche Konten oder Kostenstellen aufgeteilt (z. B. ein Hotelbeleg auf zwei Projekte), erzeugt ZEP eine Split-Buchung. Das Format der Aufteilung unterscheidet sich:
DATEV und Allgemein: Jede Teilbuchung wird als eigene Zeile exportiert. Die Summen pro Konto stimmen, die Belegnummer wiederholt sich.
Lexware: Der Beleg wird als Lexware-typische Split-Buchung mit einer Kopfzeile und mehreren Detailzeilen exportiert.
VMA und km-Geld
Verpflegungsmehraufwand und Kilometer-Geld werden analog zur Kostenabrechnung pro Tag und Mitarbeitendem als eigene Buchungszeilen ausgegeben. Zeilen mit Betrag 0,00 (z. B. ein erstattungsfreier Tag) erscheinen nicht im Export. Welches Aufwandskonto und welcher BU-Schlüssel verwendet werden (steuerfrei vs. steuerpflichtig), entscheidet ZEP automatisch anhand der Konfiguration und der Steuerregeln am Buchungsdatum.
Wiederholter Export und nachträgliche Änderungen
Bereits exportierte Belege und Kostenabrechnungen lassen sich erneut exportieren – ZEP hindert nicht daran. In der Übersicht der geprüften Kostenabrechnungen sehen Sie pro Eintrag das Datum des letzten Exports und können bei Bedarf bereits exportierte Einträge ausschließen, um nur die neuen zu erhalten.
Hinweis: Bei DATEV-Export mit aktiver Festschreibung gehen die exportierten Buchungen unmittelbar in die DATEV-Festschreibung – ein nachträgliches Ändern in DATEV ist dann nicht mehr möglich.