Mit der Tidely-Schnittstelle übertragen Sie Rechnungs- und Projektdaten aus ZEP als Cashflow-Werte nach Tidely. Tidely ist ein Werkzeug für die digitale Liquiditätsplanung: aus den übertragenen Werten entsteht dort eine Vorschau auf erwartete Zahlungseingänge. ZEP ist das führende System, Daten fließen ausschließlich von ZEP nach Tidely.
Richtung Daten: ZEP → Tidely
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die Tidely-Schnittstelle ist in ZEP Professional verfügbar. Die Buchung erfolgt kostenpflichtig über das Self-Service-Tool.
Die Schnittstelle setzt das Zusatzmodul Rechnungsstellung voraus, denn sie überträgt Rechnungsdaten. Ohne Rechnungsstellung entstehen in ZEP keine Rechnungen, die nach Tidely übertragen werden könnten.
Die Einrichtung und Konfiguration ist Administratoren vorbehalten.
Voraussetzungen
Für die Einrichtung benötigen Sie:
Zugriff auf den Schnittstellen Marktplatz in ZEP
Das Zusatzmodul Rechnungsstellung, damit Rechnungsdaten vorliegen
Einen Tidely-Account in einem Tarif mit Schnittstelle, bei Tidely sind das Professional, Business und Enterprise
Das in Tidely erzeugte API-Token
Tipp: Die Zugangsdaten erzeugen Sie in Tidely, nicht in ZEP. Die Schnittstelle ist dort nicht in jedem Tarif enthalten. Prüfen Sie das vor der Buchung, damit die Schnittstelle nach der Einrichtung auch genutzt werden kann.
Schnittstelle einrichten
Öffnen Sie in ZEP Administration > Schnittstellen > Schnittstellen Marktplatz. Wählen Sie unter Verfügbare Schnittstellen die Karte Tidely und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie werden durch den Buchungsprozess im Self-Service-Tool geführt.
Nach der Buchung öffnen Sie die Schnittstelle über Verwalten und hinterlegen die Konfiguration. Die Maske hat zwei Bereiche:
Authentifizierungseinstellungen mit dem API-Token aus Tidely und dem optionalen Feld API-Basis-URL. Die Basis-URL überschreiben Sie nur für eine Sandbox, im Normalfall bleibt sie leer.
Daten synchronisieren mit der Option Rechnungspositionen nach Tidely übertragen und der Täglichen Sync-Startzeit im Format HH:MM. Voreingestellt sind die Übertragung und die Startzeit 02:00.
Über Verbindung testen prüfen Sie, ob ZEP Tidely mit dem Token erreicht, bevor die erste Übertragung läuft. Schlägt der Test fehl, kontrollieren Sie zuerst das Token und danach, ob der Tidely-Tarif die Schnittstelle enthält.
Datenübertragung
Die Schnittstelle überträgt abgerechnete Rechnungen aus ZEP nach Tidely. Sie läuft ausschließlich in diese Richtung, Änderungen in Tidely wirken nicht auf ZEP zurück.
Rechnungen
Tidely rechnet mit einem Betrag je Rechnung, nicht mit einzelnen Positionen. ZEP fasst deshalb die abgerechneten Positionen einer Rechnung zusammen und legt in Tidely einen Eintrag je ZEP-Rechnung an. Übermittelt werden:
Rechnungsnummer als Kennzeichen des Eintrags in Tidely
Kundenname
Bruttobetrag als Summe der abgerechneten Positionen der Rechnung
Rechnungsdatum und Zahlungsziel, sofern in ZEP gesetzt
Kategorie des zugehörigen Projekts
Aus Rechnungsdatum und Zahlungsziel ermittelt Tidely, wann ein Betrag voraussichtlich zahlungswirksam wird. Der Eintrag entsteht in Tidely als offene Forderung. Den weiteren Zahlungsstand bestimmt Tidely selbst aus dem noch offenen Betrag.
Stornieren Sie eine Rechnung in ZEP, wird der zugehörige Eintrag in Tidely als storniert gekennzeichnet und fällt damit aus der Liquiditätsplanung heraus.
Beispiel: Eine ZEP-Rechnung mit drei abgerechneten Positionen über 400, 350 und 250 Euro erscheint in Tidely als ein Eintrag über 1.000 Euro unter der Rechnungsnummer dieser Rechnung.
Einordnung in Tidely
Damit sich die Beträge in Tidely auswerten lassen, legt ZEP beim ersten Abgleich die passende Kategoriestruktur automatisch an. Sie ist dreistufig:
Oberste Ebene ist der feste Eintrag ZEP-Projekte
Darunter entsteht je Kunde eine Ebene. Projekte ohne Kunden sammelt ZEP unter Interne Projekte
Auf der untersten Ebene steht je Projekt ein Eintrag
Jede Rechnung wird der Kategorie ihres Projekts zugeordnet.
Tipp: Benennen Sie Kunden und Projekte in ZEP eindeutig. Die Kategoriestruktur in Tidely übernimmt diese Bezeichnungen, und Ihre Auswertungen dort sind nur so klar wie die Namen in ZEP.
Grenzen der Übertragung
Drei Punkte sind für die Arbeit mit der Schnittstelle wichtig:
Geplante und freigegebene Rechnungspositionen werden nicht übertragen. In Tidely erscheint eine Rechnung, sobald sie in ZEP abgerechnet ist.
Zahlungsstände aus Tidely werden nicht nach ZEP zurückgeschrieben. Markieren Sie eine Rechnung in Tidely als bezahlt, bleibt der Stand in ZEP unverändert.
Rechnungen ohne Kundennamen werden übersprungen, weil Tidely den Empfänger als Pflichtangabe führt.
Synchronisation und Protokoll
Die Übertragung läuft nach der Einrichtung einmal täglich zur eingestellten Startzeit. Nach dem ersten Abgleich überträgt ZEP nur noch geänderte Rechnungen, sodass laufende Abgleiche klein bleiben.
Über Synchronisierung starten unter Schnellaktionen lösen Sie auf der Detailseite der Schnittstelle zusätzlich einen Abgleich aus, etwa nachdem Sie die Konfiguration geändert haben. Auf derselben Seite sehen Sie den Verlauf der Übertragungen, also wann der letzte Abgleich gelaufen ist und ob er erfolgreich war. Bei einem Fehler prüfen Sie dort zuerst, ob die Verbindung noch besteht.
Konfiguration und Abgleich laufen vollständig über den Schnittstellen Marktplatz. Unter Administration > System > Tasks ist dafür keine Aufgabe einzurichten.
Rechnungen und Projekte pflegen Sie weiterhin in ZEP. Tidely verwendet die übertragenen Werte ausschließlich für die Liquiditätsplanung, eine Rückübertragung nach ZEP findet nicht statt.