Für die Übernahme Ihrer Daten stellt ZEP Excel-Vorlagen bereit, je eine für Artikel, Belege, Fehlzeiten, Kunden, Mitarbeiter, Projekte, Projektzeiten und Tickets. Sie tragen Ihre Daten in diese Vorlagen ein, den Import übernimmt anschließend das Team von ZEP.
Hinweis: Den Import führt ZEP für Sie aus. Sie bereiten die Mappen vor und senden sie an Ihre Ansprechperson bei ZEP. In der Oberfläche von ZEP gibt es für diesen Import keinen eigenen Menüpunkt.
Produktlinienverfügbarkeit
Die Datenübernahme steht unabhängig von der Produktlinie zur Verfügung.
Hinweis: Die Import-Vorlagen sind in ZEP Clock, ZEP Compact und ZEP Professional nutzbar. Einzelne Blätter und Felder setzen allerdings Zusatzmodule voraus, etwa Standorte & Abteilungen für die Abteilungszuordnung, Freie Mitarbeiter für Tagessätze, Export für Buchhaltung für Kostenträger und das Ticketsystem für die Ticket-Vorlage. Ohne das jeweilige Modul lassen Sie die betreffenden Felder leer.
Ablauf der Datenübernahme
Der Ablauf ist in allen Projekten gleich und besteht aus vier Schritten.
Sie erhalten von ZEP die Vorlagen, die Sie für Ihren Umfang brauchen.
Sie tragen Ihre Daten ein und halten sich dabei an die Regeln in diesem Artikel.
Sie senden die ausgefüllten Mappen an Ihre Ansprechperson bei ZEP.
ZEP prüft die Daten, importiert sie und meldet sich bei Rückfragen.
Die Vorlagen lassen sich später erneut verwenden, um Daten zu ergänzen oder zu korrigieren. In den meisten Projekten bleibt es aber bei der einmaligen Erstbefüllung zum Start.
Aufbau der Vorlagen
Jede Vorlage ist eine Excel-Mappe mit einem oder mehreren Tabellenblättern. Das erste Blatt trägt die Stammdaten, die weiteren Blätter ergänzen Details wie Adressen, Preise oder Zusatzattribute.
Pflichtfelder erkennen Sie daran, dass die Spaltenüberschrift fett dargestellt ist.
Erklärungen stecken in Kommentaren an einzelnen Spaltenüberschriften. Eine rote Ecke oben rechts in der Kopfzelle weist darauf hin.
Nicht benötigte Blätter dürfen vollständig leer bleiben.
Teilweise befüllte Blätter brauchen dagegen in jeder ausgefüllten Zeile alle Pflichtfelder dieses Blattes.
Unveränderte Struktur
Der Importer erwartet die Mappe genau so, wie Sie sie bekommen haben. Er erkennt die Blätter und Spalten an ihrer Bezeichnung und an ihrer Position.
Löschen Sie keine Zeilen, Spalten oder Tabellenblätter, auch dann nicht, wenn Sie sie inhaltlich nicht brauchen. Lassen Sie sie stattdessen leer.
Benennen Sie Blattnamen und Spaltenüberschriften nicht um.
Fügen Sie keine eigenen Spalten oder Blätter hinzu.
Ändern Sie keine Zellformate, insbesondere nicht das Datums- oder Zahlenformat.
Hinweis: Geänderte Zellformate sind der häufigste Grund für Rückfragen. Ein Datum, das Excel als Text speichert, liest der Importer anders als ein echtes Datum. Tragen Sie Werte deshalb einfach in die vorhandenen Zellen ein, ohne deren Formatierung anzupassen.
Systemfelder
Einige Spalten gehören dem System und nicht Ihnen. Sie bleiben beim Anlegen neuer Datensätze leer.
ID füllt ZEP beim Import selbst. Eine vorhandene ID tragen Sie nur dann ein, wenn Sie einen bestehenden Datensatz ändern oder löschen möchten.
Aktion bleibt leer. Nur zum Löschen eines bestehenden Eintrags tragen Sie dort delete ein.
created und modified erscheinen nur im Export. Beim Import bleiben sie leer.
Vollständigkeit der Stammdatenblätter
Bei den Vorlagen für Projekte, Kunden und Mitarbeiter muss das erste Tabellenblatt mit den Stammdaten bei jedem Import vollständig ausgefüllt sein. Der Importer betrachtet dieses Blatt als den vollständigen aktuellen Stand und nicht als Liste von Änderungen.
Vorsicht: Fehlt bei einem erneuten Import eine Angabe, die beim letzten Import vorhanden war, wird sie überschrieben oder gelöscht. Tragen Sie deshalb immer den kompletten Datensatz ein, nicht nur die geänderten Felder. Das gilt auch für Felder, die nicht als Pflichtfeld markiert sind, etwa Name, E-Mail oder Adresse eines Mitarbeitenden.
Reihenfolge beim Import
Nutzen Sie mehrere Vorlagen gleichzeitig, kommt es auf die Reihenfolge an. Die späteren Vorlagen verweisen auf Daten aus den früheren, etwa eine Projektzeit auf ein Projekt und einen Mitarbeitenden. ZEP importiert deshalb in dieser Folge.
Mitarbeiter
Kunden
Projekte
Projektzeiten
Fehlzeiten
Artikel
Belege
Tickets
Angaben je Vorlage
Die folgenden Abschnitte nennen je Vorlage die Pflichtfelder und die Felder, die erfahrungsgemäß Rückfragen auslösen. Spalten- und Blattnamen stehen so, wie sie in der Vorlage vorkommen.
Artikel
Pflichtfelder sind Nummer, Bezeichnung, Beschreibung, Einheit und Einzelpreis.
Inaktiv füllen Sie nur aus, wenn der Artikel nicht mehr genutzt werden soll. Bleibt das Feld leer, gilt der Artikel als aktiv.
Neue Nummer dient ausschließlich dem Ändern einer bestehenden Artikelnummer, nicht der Neuanlage.
Belege
Die Vorlage hat zwei Blätter. Im Blatt Belege sind Nr, Userid, ProjektNr, Belegart, Zahlart, Datum und Waehrung Pflicht.
Netto gibt an, ob der eingetragene Betrag netto oder brutto ist.
fakt. Netto gibt dasselbe für den Betrag an, der dem Kunden in Rechnung gestellt wird. Beide Angaben dürfen voneinander abweichen.
Anhang und Dateiname brauchen Sie nur, wenn Sie ein Belegdokument mitliefern. Tragen Sie dort Name und Speicherpfad der Datei ein.
Im Blatt Belegbetraege sind Nr, Steuersatz, Menge, Betrag, privater Anteil und fakt. Betrag Pflicht. Id und Aktion brauchen Sie nur für Änderungen und Löschungen bestehender Positionen.
Fehlzeiten
Pflichtfelder sind Userid, Startdatum, Endedatum, Fehlgrund und von.
halber Tag tragen Sie mit j oder n ein. Bleibt das Feld leer, nimmt ZEP einen ganzen Tag an.
genehmigt tragen Sie ebenfalls mit j oder n ein. Bleibt es leer, gilt die Fehlzeit als genehmigt.
von und bis erwarten Uhrzeiten im Format hh:mm, also etwa 08:00.
Kunden
Das Stammdatenblatt Kunden verlangt nur die KundenNr als Pflichtfeld, muss aber bei jedem Import vollständig sein. Landkennung erwartet eine von drei Angaben: Inland, EU oder Drittland.
Die weiteren Blätter ergänzen den Kunden.
Adressen mit KundenNr und Standard als Pflichtfeldern. Elektronische Rechnung erwartet eine Zahl: 0 für keine elektronische Rechnung, 1 für ZUGFeRD1, 2 für ZUGFeRD2, 50 für XRechnung und 100 für den Swiss QR Code. Sobald Sie eine elektronische Rechnung nutzen, ist der zweistellige Ländercode zwingend, also etwa DE, AT oder CH.
Ansprechpartner mit KundenNr und Name. Sobald Sie eine Adresse angeben, wird auch die Namenzeile zur Pflicht. Mehrere Kategorien trennen Sie durch Komma.
Preisetabellen und Preise mit KundenNr und Gueltig Ab, PreisFaktoren und Zusatzfelder mit der KundenNr.
KundenVerantwortliche mit KundenNr und Kundenverantwortlicher. Die Angaben primär, darf ändern und Budgetverantwortung tragen Sie als Ja-Nein-Werte ein.
Zusatzattribute ohne Pflichtfelder.
Mitarbeiter
Im Stammdatenblatt Mitarbeiter sind Userid und Preisgruppe Pflicht. Auch hier gilt die Vollständigkeitsregel für jeden erneuten Import.
Rechte erwartet eine Zahl: 0 für einen normalen Benutzer, 1 für einen Administrator, 2 für einen Controller, 3 für einen Benutzer mit Zusatzrechten und 4 für einen Projektcontroller.
Freelancer erwartet 0 für fest angestellt, 1 für Freelancer und 2 für Freelancer mit Gutschrift.
Abteilung ist nur mit dem Modul Standorte & Abteilungen relevant. Die Abteilungen müssen vorher in ZEP angelegt sein. Kostentraeger braucht das Modul Export für Buchhaltung.
Sprache bleibt entweder leer oder enthält de, en oder fr.
Die weiteren Blätter bilden die Historie ab.
Beschaeftigungszeitraeume mit Userid als Pflichtfeld. Ein leeres Startdatum setzt ZEP auf das Importdatum, ein leeres Endedatum bedeutet ein unbefristetes Verhältnis.
Regelarbeitszeiten mit Userid und Startdatum. In den Spalten Montag bis Sonntag stehen die Arbeitsstunden je Tag, wobei -1 oder ein leeres Feld für keinen Arbeitstag steht. Dyn. Verteilung setzen Sie auf true, wenn ZEP die monatliche Sollstundenzahl selbst verteilen soll.
Interne Stundensätze mit Userid, Gültig ab, Satz und Typ. Der Typ 1 steht für einen Stundensatz, 2 für einen Tagessatz. Tagessätze setzen das Zusatzmodul Freie Mitarbeiter voraus.
Abgeglichene Zeiten mit Userid, Monat und Jahr. Der Monat ist eine Zahl von 1 bis 12.
Projekte
Im Stammdatenblatt Projekte sind ProjektNr, Start, Status und Abrechnungsart Pflicht. Die Vollständigkeitsregel gilt auch hier.
KundenNr füllen Sie nur bei einem Kundenprojekt aus. Bei internen Projekten bleibt das Feld leer. Ende darf leer bleiben, wenn das Projekt noch kein Enddatum hat.
Abrechnungsart erwartet 1 für Aufwand nach Stunden, 2 für Aufwand nach Tagen und 3 für Pauschal.
DefaultFakt erwartet 1 für fakturierbar und änderbar, 2 für fakturierbar und nicht änderbar, 3 für nicht fakturierbar und änderbar sowie 4 für nicht fakturierbar und nicht änderbar.
Ueberbuchung erwartet 0 für nicht verhindern, 1 für nur bei fakturierbaren Zeiten und 2 für alle Zeiten.
Belege - Fakturierung erwartet 0, wenn der Betrag bei der Erfassung eingegeben wird, 1 für das Übernehmen der Vorbelegung und 2 für das Nicht-Übernehmen. Anreisepauschale erwartet 0 je Mitarbeiter und Tag sowie 1 je Mitarbeiter und Reise. Kilometergeld und Verpflegungsmehraufwendungen erwarten 0 für nicht abrechnen, 1 für nur fakturierbare Zeiten und 2 für alle Zeiten.
Die weiteren Blätter beschreiben die Struktur des Projekts.
Projekt-Mitarbeiter mit ProjektNr und Userid. PL erwartet 0 für keine Projektleitung, 1 für eine Projektleitung mit Budgetverantwortung und 2 für eine ohne. von und bis dürfen leer bleiben, dann gelten Projektstart und Projektende. Verfügbarkeit ist ein Wert zwischen 0 und 100 Prozent.
Vorgaenge mit ProjektNr, VorgangNr, Status und Abrechnungsart. Die Codes entsprechen denen des Projektblatts, zusätzlich steht 0 für wie Projekt. Parent füllen Sie nur bei einem untergeordneten Vorgang aus. Belegerfassung erwartet 0 für nicht möglich und 1 für möglich.
Projekt-Taetigkeiten, Projekt-Orte und Vorgangs-Taetigkeiten mit der jeweiligen Nummer und der Bezeichnung.
Preisetabellen, Preise, PreisFaktoren, Zusatzfelder und Projekt-Tagessatzanteile mit der ProjektNr.
Projekt-Schlagworte mit ProjektNr und dem deutschen Schlagwort. Englisch und Französisch sind optional.
Projektzeiten
Pflichtfelder sind Userid, Datum, von, bis, ProjektNr, VorgangNr und Taetigkeit.
Dauer müssen Sie nicht ausfüllen, solange von und bis gesetzt sind. ZEP berechnet sie daraus.
fakturierbar und privat tragen Sie mit j oder n ein.
Reisetyp füllen Sie nur bei Reisezeiten aus, mit hin, weiter oder rueck.
Tickets
Im Blatt Tickets sind Ticket, Betreff, Status, ProjektNr, VorgangNr und Ersteller Pflicht. Die Ticketnummer ist dabei zwingend anzugeben.
Status erwartet 1 für neu, 2 für in Bearbeitung, 3 für fertig, 4 für abgelehnt und 5 für abgenommen.
Priorität ist eine Zahl von 1 bis 5.
Externe Ticketnummer füllen Sie nur aus, wenn das Ticket zusätzlich in einem anderen System geführt wird.
Die weiteren Blätter bilden den Verlauf ab: Historie, TicketÄnderungen, TicketAnhänge und Teilaufgaben. Sie alle verlangen die Ticket-Nummer, dazu jeweils die für das Blatt sinnvollen Angaben wie Bearbeiter, Datum oder Betreff. Der Status einer Teilaufgabe nutzt dieselben Codes wie das Ticket.
Rückfragen zur Datenübernahme
Wenn Sie unsicher sind, ob ein Feld für Ihren Fall relevant ist, lassen Sie es leer und weisen Ihre Ansprechperson bei ZEP darauf hin. Ein leeres Feld lässt sich nachtragen, eine falsch verstandene Angabe fällt dagegen oft erst nach dem Import auf.
Tipp: Prüfen Sie nach dem Import eine Stichprobe in ZEP, insbesondere bei Projekten mit vielen Vorgängen und bei Mitarbeitenden mit mehreren Beschäftigungszeiträumen. So fallen Abweichungen auf, solange der Zusammenhang zur Vorlage noch frisch ist.