Die HubSpot-Schnittstelle überträgt Kunden (Companies), Ansprechpartner (Contacts) und Deals aus HubSpot nach ZEP. HubSpot ist dabei das führende System für die synchronisierten Daten.
Richtung Daten: HubSpot → ZEP
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die HubSpot-Schnittstelle ist in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar. In ZEP Clock ist die Schnittstelle nicht enthalten.
Voraussetzungen
Für die Einrichtung benötigen Sie:
Einen HubSpot-Account mit Administrator-Rechten
Administrator-Zugang in ZEP
Zugang zu Administration > Schnittstellen > HubSpot
Schnittstelle einrichten
Private App in HubSpot anlegen
Legen Sie in HubSpot eine Private App an: Settings > Integrations > Private Apps → Create a private app
Vergeben Sie als Namen „ZEP“ und aktivieren Sie folgende Berechtigungen (Scopes):
crm.lists – Read & Write
crm.objects.companies – Read & Write
crm.objects.contacts – Read & Write
crm.objects.deals – Read & Write
Kopieren Sie nach dem Erstellen den Access Token der Private App.
Authentifizierungsmethode
ZEP unterstützt zwei Authentifizierungsmethoden für die HubSpot-Verbindung:
Access Token: Fügen Sie den Access Token aus Ihrer HubSpot Private App direkt in ZEP ein. Diese Methode eignet sich für die meisten Setups.
OAuth 2.0: Tragen Sie Client ID und Client Secret einer HubSpot OAuth-App in ZEP ein. ZEP leitet Sie anschließend zur Autorisierungsseite von HubSpot weiter, um die Verbindung zu bestätigen.
Import-Einstellungen
Legen Sie fest, welcher Zeitraum für den Datenimport berücksichtigt werden soll:
Vollständiger Import: Alle Datensätze aus HubSpot werden importiert.
Seit letztem erfolgreichen Import: Nur Änderungen seit dem letzten Import werden übernommen.
Importieren ab [Datum]: Der Import beginnt ab einem von Ihnen festgelegten Datum.
Deals als Projekte konfigurieren
Wenn Deals aus HubSpot automatisch als Projekte in ZEP angelegt werden sollen, tragen Sie die gewünschten HubSpot Deal-Phasen IDs in den Einstellungen ein:
Leer: Es werden keine Deals als Projekte synchronisiert.
all: Alle Deals werden als Projekte in ZEP angelegt.
Bestimmte Phasen-IDs: Nur Deals in den angegebenen Phasen werden als Projekte angelegt und synchronisiert, solange sie sich in diesen Phasen befinden.
Tipp: Die Deal-Phasen-IDs finden Sie in HubSpot unter Sales > Deals > Board Actions > Edit stages → ‹/›-Symbol bei der jeweiligen Phase.
Legen Sie außerdem fest, welches Datum aus dem HubSpot-Deal als Projektstart-Datum in ZEP übernommen werden soll:
Erstellungsdatum des Deals: Das Datum, an dem der Deal in HubSpot angelegt wurde.
Abschlussdatum des Deals: Das geplante oder tatsächliche Abschlussdatum des Deals.
Datenübertragung
Companies als Kunden
Nach der Einrichtung synchronisiert HubSpot folgende Kundenstammdaten nach ZEP:
Unternehmensname
Kundennummer (HubSpot ID)
Telefonnummer
Adresse
Webseite
Bemerkung
Ansprechpartner (Contacts)
Als Kundennummer wird die HubSpot Kunden-ID verwendet, die in HubSpot unveränderbar ist. Die Kundennummer kann in ZEP jedoch angepasst werden – die Synchronisation funktioniert dann weiterhin.
Wenn nicht alle Kunden übertragen werden sollen, legen Sie in HubSpot ein Custom Field „ZEP“ an. Steht in diesem Feld „No“ oder „Nein“, wird der Kunde nicht übertragen.
Contacts als Ansprechpartner
Contacts sind in HubSpot ein eigenständiges Objekt – sie können unabhängig von Companies angelegt und verwaltet werden, sind aber typischerweise mit einer Company verknüpft. ZEP importiert HubSpot-Contacts als Kunden-Ansprechpartner und ordnet sie anhand der zugeordneten Company dem passenden Kunden zu.
Folgende Felder werden übertragen:
Vorname und Nachname
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Deals als Projekte
Wenn Sie Deal-Phasen konfiguriert haben, legt ZEP aus HubSpot-Deals Projekte an. Folgende Felder werden übertragen:
Kurzform (HubSpot Deal ID)
Bezeichnung (Deal Name)
Kunde (zugeordnete Company)
Projektstart-Datum (Erstellungs- oder Abschlussdatum je nach Konfiguration)
Als Kurzform wird die HubSpot Deal-ID verwendet. Diese lässt sich in ZEP anpassen – die Synchronisation bleibt davon unberührt.
Synchronisation
Die Synchronisation richtet sich in ZEP über Administration > System > Tasks ein. Legen Sie dort eine neue Task vom Typ HubSpot an, um den Import automatisch in regelmäßigen Abständen auszuführen.
HubSpot ist das führende System für alle importierten Daten. Kundenstammdaten können in ZEP nicht geändert werden, solange die Verbindung zu HubSpot besteht.
Um die Verbindung für einzelne Kunden zu beenden, klicken Sie in den Kundenstammdaten auf „Kennzeichnung als HubSpot Kunde entfernen“. Die Verbindung lässt sich über „Aus HubSpot-Kunden importieren“ wiederherstellen.
Entsprechendes gilt für Projekte: „Kennzeichnung als HubSpot Projekt entfernen“ beendet die Synchronisation; „Aus HubSpot-Projekte importieren“ stellt sie wieder her.
Damit Projekte aus HubSpot in ZEP bebuchbar sind, müssen dort noch Vorgänge und Projektmitarbeiter zugeordnet werden.