Mit der HRlab-Schnittstelle übernehmen Sie Mitarbeiterdaten und Abwesenheiten aus HRlab nach ZEP. HRlab ist eine Personalmanagement-Software für den Mittelstand mit Schwerpunkt auf digitaler Personalakte, Abwesenheitsverwaltung und Vertragsdaten. HRlab bleibt das führende System für diese Daten, ZEP übernimmt sie und nutzt sie für Zeiterfassung und Auswertungen.
Richtung Daten:
• Mitarbeiterdaten: HRlab → ZEP
• Abwesenheiten: HRlab → ZEP
• Zeitbuchungen: ZEP → HRlab, optional
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die HRlab-Schnittstelle ist in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar. In ZEP Clock ist die Schnittstelle nicht enthalten. Die Buchung erfolgt kostenpflichtig über das Self-Service-Tool.
Der Import von Abwesenheiten setzt zusätzlich das Modul Abwesenheiten & Überstunden voraus. Die Zuweisung einer Standard-Preisgruppe setzt das Modul Umsätze & Kosten (in ZEP Compact) beziehungsweise ZEP Professional voraus.
Die Einrichtung und Konfiguration ist Administratoren vorbehalten.
Voraussetzungen
Für die Einrichtung benötigen Sie:
Zugriff auf den Schnittstellen Marktplatz in ZEP
Einen HRlab-Account mit dem Recht, eine API-Anwendung anzulegen
Den API-Token aus HRlab
In ZEP angelegte Fehlgründe für die Abwesenheitsarten, die aus HRlab kommen sollen
Tipp: Den API-Token generieren Sie in HRlab unter Einstellungen > API Application. Tragen Sie ihn direkt in ZEP ein, damit er nicht verloren geht.
Schnittstelle einrichten
Öffnen Sie in ZEP Administration > Schnittstellen > Schnittstellen Marktplatz. Wählen Sie HRlab aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie werden durch den Buchungsprozess im Self-Service-Tool geführt.
Nach der Buchung konfigurieren Sie die Schnittstelle auf ihrer Detailseite. Die Maske ist in vier Bereiche geteilt. Unter Authentifizierungseinstellungen hinterlegen Sie den API-Token aus HRlab.
Unter Stammdaten synchronisieren legen Sie fest, was übertragen wird:
Mitarbeiter importieren: übernimmt Mitarbeiterdaten aus HRlab. Voreingestellt aktiv.
Abwesenheiten importieren: übernimmt Urlaub, Krankmeldungen, Homeoffice und Dienstreisen aus HRlab. Voreingestellt aktiv.
Benutzername Generierung: legt fest, wie ZEP den Benutzernamen für neu importierte Mitarbeitende bildet. Zur Auswahl stehen Vorname.Nachname und Erster Buchstabe + Nachname. Voreingestellt ist der Teil der E-Mail-Adresse vor dem At-Zeichen, ergänzt um die HRlab-ID.
Der Bereich Zeitbuchungen exportieren enthält den gleichnamigen Schalter, voreingestellt inaktiv.
Unter Mitarbeiter-Standardwerte stehen die Vorgaben für neu importierte Mitarbeitende:
Standard Preisgruppe: der Preisgruppen-Code, den neue Mitarbeitende erhalten. Voreingestellt ist 01. Der Code muss in ZEP existieren.
Kostenrechnung anzeigen: steuert, ob neue Mitarbeitende in der ZEP-Kostenrechnung berücksichtigt werden.
Über Verbindung testen prüfen Sie, ob ZEP HRlab mit dem Token erreicht, bevor die erste Übertragung läuft.
Datenübertragung
Die Schnittstelle überträgt Mitarbeiterdaten und Abwesenheiten aus HRlab nach ZEP. Zeitbuchungen können zusätzlich in die Gegenrichtung gehen.
Mitarbeitende
Datenrichtung HRlab → ZEP. Übernommen werden:
HRlab-Mitarbeiter-ID als dauerhaftes Zuordnungsmerkmal
E-Mail-Adresse
Vorname und Nachname
Personalnummer
Geburtsdatum
Telefon, Mobil und Privattelefon
Adresse mit Straße, Postleitzahl, Ort und Land
Eintrittsdatum
Das Eintrittsdatum speichert ZEP als Beginn des Beschäftigungszeitraums. ZEP nimmt dabei den ersten Firmeneintritt aus den Vertragsdaten, falls dieser hinterlegt ist, sonst das Startdatum des Vertrags und andernfalls das Startdatum am Mitarbeitenden.
Scheidet ein Mitarbeitender in HRlab aus, setzt ZEP das Ende des Beschäftigungszeitraums. Bestehende Mitarbeitende erkennt ZEP an der HRlab-Mitarbeiter-ID, hilfsweise an der E-Mail-Adresse, und aktualisiert sie statt Dubletten anzulegen.
Hinweis: HRlab-Benutzende ohne E-Mail-Adresse überspringt ZEP beim Import, weil die Adresse für die Zuordnung und für den Benutzernamen gebraucht wird. Fehlt jemand nach dem Abgleich, prüfen Sie in HRlab zuerst die E-Mail-Adresse.
Hinweis: Der beendete Beschäftigungszeitraum ist der Punkt, an dem ein Mitarbeitender für ZEP nicht mehr lizenzrelevant ist. Prüfen Sie nach einem Austritt, ob in ZEP noch Buchungen in der Zukunft liegen.
Abwesenheiten
Datenrichtung HRlab → ZEP. Übernommen werden Urlaub, Krankmeldungen, Homeoffice und Dienstreisen. Je Abwesenheit werden übertragen:
Zuordnung zum Mitarbeitenden
Abwesenheitsart aus HRlab, die den ZEP-Fehlgrund bestimmt
Startdatum und Enddatum
Umfang, also ganztägig oder halbtägig
Kommentar als Notiz zur Fehlzeit
ZEP erkennt bei jedem Abgleich, welche Einträge neu sind, geändert wurden oder in HRlab entfernt wurden.
Fehlgründe zuordnen
Damit eine Abwesenheit in ZEP ankommt, muss die HRlab-Abwesenheitsart einem ZEP-Fehlgrund zugeordnet sein. Diese Zuordnung nehmen Sie am Fehlgrund selbst vor, unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Fehlgründe. Dort steht direkt neben der Kurzform das Feld Externe Schnittstellen-ID. Tragen Sie dort die ID der HRlab-Abwesenheitsart ein.
Für eine Abwesenheitsart ohne Zuordnung überträgt ZEP nichts. Der Abgleich bricht dabei nicht ab, die betroffenen Abwesenheitsarten stehen aber im Protokoll der Schnittstelle. Prüfen Sie das Protokoll nach dem ersten Abgleich und ergänzen Sie fehlende Zuordnungen.
Beispiel: HRlab liefert nicht die Bezeichnung, sondern die ID der Abwesenheitsart. Hat der Urlaubstyp in HRlab die ID 4, tragen Sie am ZEP-Fehlgrund Urlaub die externe Schnittstellen-ID 4 ein. Die ZEP-Kurzform bleibt davon unberührt, beide Systeme dürfen ihre eigenen Bezeichnungen behalten.
Zeitbuchungen
Datenrichtung ZEP → HRlab. Diese Übertragung ist voreingestellt inaktiv und wird über Zeitbuchungen exportieren eingeschaltet. Übertragen werden je Buchung Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie der Kommentar. Damit stehen die in ZEP erfassten Arbeitszeiten auch in HRlab zur Verfügung, ohne sie dort ein zweites Mal eintragen zu müssen. HRlab erhält dabei nur die Arbeitszeit selbst, keine weiteren Details Ihrer ZEP-Buchungen.
Hinweis: HRlab berechnet Pausen selbst. Übertragen wird deshalb nur die Bruttozeit von Beginn bis Ende, nicht die in ZEP abgezogene Pausenzeit.
Synchronisation und Protokoll
Die Schnittstelle gleicht die Daten nach der Einrichtung stündlich automatisch ab. Ein Task in Administration > System > Tasks ist dafür nicht nötig, die Steuerung liegt vollständig beim Schnittstellen Marktplatz.
Auf der Detailseite der Schnittstelle sehen Sie den aktuellen Status und das Protokoll der letzten Abgleiche, samt Meldungen zu Datensätzen, die nicht übernommen werden konnten. Dort lässt sich ein Abgleich auch manuell anstoßen, etwa nachdem Sie die Konfiguration geändert haben.
Für Mitarbeiterdaten und Abwesenheiten ist HRlab das führende System. Änderungen nehmen Sie dort vor, ZEP übernimmt sie beim nächsten Abgleich. Die Vorgabewerte für Preisgruppe und Kostenrechnung gelten nur bei der Anlage und lassen sich in ZEP anschließend je Mitarbeitenden anpassen.