Mit der Taxmaro-Schnittstelle übernehmen Sie Mitarbeitendendaten und Abwesenheiten aus Taxmaro nach ZEP. Taxmaro ist ein HR-System mit Anbindung an die Lohnabrechnung. Taxmaro bleibt das führende System für die importierten Daten.
Richtung Daten:
• Mitarbeiterdaten: Taxmaro → ZEP
• Abwesenheiten: Taxmaro → ZEP
• Zeitbuchungen: ZEP → Taxmaro, optional
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die Taxmaro-Schnittstelle ist in allen Produktlinien enthalten.
Für die Einrichtung und Konfiguration benötigen Sie unter Rollen & Rechte das Recht Administrationsbereich mit Bearbeiten. Administratoren haben dieses Recht immer.
Voraussetzungen
Für die Einrichtung benötigen Sie:
Zugriff auf den Schnittstellen Marktplatz in ZEP
Einen API Token aus Taxmaro. Sie erzeugen ihn im Taxmaro HR-Online Dashboard unter Einstellungen > API.
Die API URL Ihrer Taxmaro-Umgebung
In ZEP angelegte Fehlgründe für die Abwesenheitsarten, die aus Taxmaro kommen sollen
Schnittstelle einrichten
Öffnen Sie in ZEP Administration > Schnittstellen > Schnittstellen Marktplatz. Wählen Sie Taxmaro aus und klicken Sie auf Konfigurieren.
Anschließend konfigurieren Sie die Schnittstelle auf ihrer Detailseite:
API URL: die Adresse der Taxmaro-Schnittstelle. Vorbelegt ist https://app.taxmaro.com/api/v1.
API Token: der Token aus Ihrem Taxmaro HR-Online Dashboard.
Mitarbeiter importieren: übernimmt Mitarbeiterdaten aus Taxmaro. Voreingestellt aktiv.
Benutzername Generierung: legt fest, wie ZEP den Benutzernamen für neu importierte Mitarbeitende bildet. Zur Auswahl stehen die externe Mitarbeiter-ID, das E-Mail-Präfix mit ID, Vorname.Nachname, erster Buchstabe des Vornamens mit Nachname, das E-Mail-Präfix allein und die vollständige E-Mail-Adresse. Voreingestellt ist das E-Mail-Präfix mit ID.
Zeitbuchungen exportieren: überträgt Zeitbuchungen aus ZEP nach Taxmaro. Voreingestellt inaktiv.
Abwesenheiten importieren: übernimmt Abwesenheiten aus Taxmaro. Voreingestellt aktiv.
Unter Mitarbeiter-Standardwerte stehen die Vorgaben für neu importierte Mitarbeitende:
Standard Preisgruppe: der Preisgruppen-Code, den neue Mitarbeitende erhalten. Voreingestellt ist 01. Der Code muss in ZEP existieren.
Kostenrechnung anzeigen: legt fest, ob importierte Mitarbeitende ihre eigene Kostenabrechnung unter Meine Auswertungen sehen dürfen. Voreingestellt ist aus.
Über Verbindung testen prüfen Sie, ob ZEP Taxmaro mit dem Token erreicht, bevor die erste Übertragung läuft.
Datenübertragung
Die Schnittstelle überträgt die folgenden Daten aus Taxmaro in ZEP:
Mitarbeitende
ZEP übernimmt aus Taxmaro folgende Mitarbeitendendaten:
Taxmaro-Mitarbeiter-ID
Private E-Mail-Adresse
Vorname und Nachname
Private Telefonnummer
Personalnummer
Vollständige Adresse (Straße, Postleitzahl, Ort)
Geburtsdatum
Eintrittsdatum
Austrittsdatum, sofern vorhanden
Taxmaro überträgt unter anderem Privatadresse und Geburtsdatum – Daten, die typischerweise für die Lohnabrechnung benötigt werden.
Hinweis: Die Regelarbeitszeit legt die Schnittstelle selbst an: 8 Stunden an jedem Tag von Montag bis Freitag, mit dem Feiertagskalender Standard, gültig ab dem Eintrittsdatum. Taxmaro liefert keine Sollstunden, deshalb gilt dieser Wert für alle importierten Mitarbeitenden. Jeder Abgleich setzt die jüngste Regelarbeitszeit in ZEP auf diese Werte zurück. Weichen dort die Stunden am Montag ab, beginnt die zurückgesetzte Regelarbeitszeit am Tag des Abgleichs. Andere Abweichungen, etwa an weiteren Wochentagen oder am Feiertagskalender, überschreibt der Abgleich im bestehenden Eintrag. Neue Beschäftigungszeiträume erhalten einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen, weil Taxmaro keinen Urlaubsanspruch liefert. Diesen Wert können Sie in ZEP je Mitarbeitenden anpassen.
Abwesenheiten
ZEP übernimmt außerdem Abwesenheiten aus Taxmaro:
Zuordnung zum Mitarbeitenden
Abwesenheitsart
Start- und Enddatum
Kommentar
Angabe, ob die Abwesenheit ganztägig, halbtägig oder stundenweise ist
Übertragen werden genehmigte Abwesenheiten, auch wenn sie nach der Genehmigung in Taxmaro angepasst wurden. ZEP erkennt bei jedem Abgleich, welche Einträge neu sind, geändert wurden oder in Taxmaro entfernt wurden.
Fehlgründe zuordnen
Damit eine Abwesenheit in ZEP ankommt, muss die Taxmaro-Abwesenheitsart einem ZEP-Fehlgrund zugeordnet sein. Diese Zuordnung nehmen Sie am Fehlgrund selbst vor, unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Fehlgründe. Dort steht unterhalb der Kurzform das Feld Externe Schnittstellen-ID. Tragen Sie dort die ID der Taxmaro-Abwesenheitsart ein.
Für eine Abwesenheitsart ohne Zuordnung überträgt ZEP nichts, die übrigen Abwesenheiten überträgt der Abgleich weiterhin. Prüfen Sie nach dem ersten Abgleich, ob die Abwesenheiten aller genutzten Abwesenheitsarten in ZEP angekommen sind, und ergänzen Sie fehlende Zuordnungen.
Beispiel: Taxmaro liefert nicht die Bezeichnung, sondern die ID der Abwesenheitsart. Hat die Abwesenheitsart für Urlaub in Taxmaro die ID 12, tragen Sie am ZEP-Fehlgrund Urlaub die externe Schnittstellen-ID 12 ein. Die ZEP-Kurzform bleibt davon unberührt.
Zeitbuchungen
Datenrichtung ZEP → Taxmaro. Diese Übertragung ist voreingestellt inaktiv und wird über Zeitbuchungen exportieren eingeschaltet. Übertragen werden das Datum, Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie die Bemerkung. Mehrere Buchungen eines Mitarbeitenden am selben Tag fasst ZEP zu einem Taxmaro-Eintrag mit mehreren Zeiträumen zusammen, als Beschreibung dient dann die erste vorhandene Bemerkung. Berücksichtigt werden Buchungen des Vormonats und des laufenden Monats von Mitarbeitenden, die aus Taxmaro übernommen wurden.
Damit stehen die in ZEP erfassten Arbeitszeiten auch in Taxmaro und für die Lohnabrechnung zur Verfügung, ohne sie dort ein zweites Mal einzutragen.
Synchronisation und Protokoll
ZEP gleicht die Daten stündlich im Hintergrund ab. Mitarbeitende und Abwesenheiten aus Taxmaro stehen dadurch automatisch in ZEP zur Verfügung.
Taxmaro bleibt das führende System für die importierten Daten. Änderungen nehmen Sie in Taxmaro vor – ZEP übernimmt diese beim nächsten stündlichen Sync.