Mit der HiBob-Schnittstelle übernehmen Sie Mitarbeiterstammdaten und Abwesenheiten aus HiBob nach ZEP. HiBob ist ein Personalmanagement-System mit Schwerpunkt auf Personalakten, Onboarding und Abwesenheitsverwaltung. HiBob bleibt das führende System für diese Daten, ZEP übernimmt sie und nutzt sie für Zeiterfassung und Auswertungen.
Richtung Daten:
• Mitarbeiterstammdaten: HiBob → ZEP
• Abwesenheiten: HiBob → ZEP
• Zeitbuchungen: ZEP → HiBob, optional
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die HiBob-Schnittstelle ist in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar. In ZEP Clock ist die Schnittstelle nicht enthalten. Die Buchung erfolgt kostenpflichtig über das Self-Service-Tool.
Der Import von Abwesenheiten setzt zusätzlich das Modul Abwesenheiten & Überstunden voraus. Die Zuweisung einer Standard-Preisgruppe setzt das Modul Umsätze & Kosten (in ZEP Compact) beziehungsweise ZEP Professional voraus.
Die Einrichtung und Konfiguration ist Administratoren vorbehalten.
Voraussetzungen
Für die Einrichtung benötigen Sie:
Zugriff auf den Schnittstellen Marktplatz in ZEP
Einen HiBob-Account, in dem Sie einen Service User anlegen dürfen
Die Service User ID und den Service User Token aus HiBob
In ZEP angelegte Fehlgründe für die Abwesenheitsarten, die aus HiBob kommen sollen
Tipp: Den Service User erstellen Sie in HiBob unter Einstellungen > Integrationen > Service Users. Notieren Sie ID und Token direkt, der Token ist nur bei der Erstellung sichtbar.
Schnittstelle einrichten
Öffnen Sie in ZEP Administration > Schnittstellen > Schnittstellen Marktplatz. Wählen Sie HiBob aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie werden durch den Buchungsprozess im Self-Service-Tool geführt.
Nach der Buchung konfigurieren Sie die Schnittstelle auf ihrer Detailseite. Die Maske ist in fünf Bereiche geteilt.
Unter Authentifizierungseinstellungen hinterlegen Sie die Zugangsdaten:
Service User ID: die ID des in HiBob angelegten Service Users
Service User Token: der zugehörige Token
Unter Stammdaten synchronisieren steuern Sie den Mitarbeiter-Import:
Mitarbeiter importieren: übernimmt Mitarbeiterdaten aus HiBob. Voreingestellt aktiv.
Benutzername Generierung: legt fest, wie ZEP den Benutzernamen für neu importierte Mitarbeitende bildet. Zur Auswahl stehen Vorname.Nachname und Erster Buchstabe + Nachname. Voreingestellt ist der Teil der E-Mail-Adresse vor dem At-Zeichen, ergänzt um die HiBob-ID.
Die beiden folgenden Bereiche enthalten je einen Schalter. Unter Abwesenheiten synchronisieren steht Abwesenheiten importieren, voreingestellt aktiv. Unter Zeitbuchungen exportieren steht der gleichnamige Schalter, voreingestellt inaktiv.
Unter Mitarbeiter-Standardwerte stehen die Vorgaben für neu importierte Mitarbeitende:
Standard Preisgruppe: der Preisgruppen-Code, den neue Mitarbeitende erhalten. Voreingestellt ist 01. Der Code muss in ZEP existieren.
Kostenrechnung anzeigen: steuert, ob neue Mitarbeitende in der ZEP-Kostenrechnung berücksichtigt werden.
Über Verbindung testen prüfen Sie, ob ZEP HiBob mit den Zugangsdaten erreicht, bevor die erste Übertragung läuft.
Datenübertragung
Die Schnittstelle überträgt Mitarbeiterstammdaten und Abwesenheiten aus HiBob nach ZEP. Zeitbuchungen können zusätzlich in die Gegenrichtung gehen.
Mitarbeitende
Datenrichtung HiBob → ZEP. Übernommen werden:
HiBob-Mitarbeiter-ID als dauerhaftes Zuordnungsmerkmal
E-Mail-Adresse
Vorname und Nachname
Abteilung
Position
Eintritts- und Austrittsdatum, sofern in HiBob hinterlegt
Eintritts- und Austrittsdatum speichert ZEP als Beschäftigungszeitraum. Die Abteilung wird gegen die in ZEP vorhandenen Abteilungen aufgelöst. Bestehende Mitarbeitende erkennt ZEP an der HiBob-Mitarbeiter-ID und aktualisiert sie, statt Dubletten anzulegen.
Tipp: Legen Sie die Abteilungen aus HiBob vorab in ZEP an. Findet ZEP keine passende Abteilung, bleibt das Feld beim importierten Mitarbeitenden leer.
Abwesenheiten
Datenrichtung HiBob → ZEP. Je Abwesenheit werden übertragen:
Zuordnung zum Mitarbeitenden
Abwesenheitsart aus HiBob, die den ZEP-Fehlgrund bestimmt
Startdatum und Enddatum
Umfang, also ganztägig, halbtägig oder stundenweise
Beschreibung als Notiz zur Fehlzeit
ZEP berücksichtigt einen Zeitraum vom Vorjahr bis zum Folgejahr und erkennt bei jedem Abgleich, welche Einträge neu sind, geändert wurden oder in HiBob entfernt wurden. Lange Zeiträume ruft ZEP in Abschnitten von maximal 179 Tagen ab, weil die HiBob-Schnittstelle größere Fenster nicht beantwortet.
Halbtägige und stundenweise Abwesenheiten übernimmt ZEP mit ihrem Umfang. Erstreckt sich eine Abwesenheit über mehrere Tage und ist nur der erste oder letzte Tag ein halber Tag, teilt ZEP den Eintrag entsprechend auf.
Fehlgründe zuordnen
Damit eine Abwesenheit in ZEP ankommt, muss die HiBob-Abwesenheitsart einem ZEP-Fehlgrund zugeordnet sein. Diese Zuordnung nehmen Sie am Fehlgrund selbst vor, unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Fehlgründe. Dort steht direkt neben der Kurzform das Feld Externe Schnittstellen-ID. Tragen Sie dort die Bezeichnung der HiBob-Abwesenheitsart ein.
Für eine Abwesenheitsart ohne Zuordnung überträgt ZEP nichts. Der Abgleich bricht dabei nicht ab, die betroffenen Abwesenheitsarten stehen aber im Protokoll der Schnittstelle. Prüfen Sie das Protokoll nach dem ersten Abgleich und ergänzen Sie fehlende Zuordnungen.
Beispiel: Heißt die Abwesenheitsart in HiBob Vacation, tragen Sie am ZEP-Fehlgrund Urlaub die externe Schnittstellen-ID Vacation ein. Die ZEP-Kurzform bleibt davon unberührt, beide Systeme dürfen ihre eigenen Bezeichnungen behalten.
Zeitbuchungen
Datenrichtung ZEP → HiBob. Diese Übertragung ist voreingestellt inaktiv und wird über Zeitbuchungen exportieren eingeschaltet. Übertragen werden je Buchung das Datum sowie Beginn und Ende der Arbeitszeit. Damit sehen Ihre Mitarbeitenden ihre in ZEP erfassten Arbeitszeiten auch in HiBob, ohne sie dort ein zweites Mal eintragen zu müssen. HiBob erhält dabei nur die reine Arbeitszeit, keine weiteren Details Ihrer ZEP-Buchungen.
Hinweis: Der Zeitbuchungs-Export setzt voraus, dass Ihr HiBob-Account die Zeiterfassung enthält. Ist sie dort nicht aktiv, nimmt HiBob die Buchungen nicht an.
Synchronisation und Protokoll
Die Schnittstelle gleicht die Daten nach der Einrichtung stündlich automatisch ab. Ein Task in Administration > System > Tasks ist dafür nicht nötig, die Steuerung liegt vollständig beim Schnittstellen Marktplatz.
Auf der Detailseite der Schnittstelle sehen Sie den aktuellen Status und das Protokoll der letzten Abgleiche, samt Meldungen zu Datensätzen, die nicht übernommen werden konnten. Dort lässt sich ein Abgleich auch manuell anstoßen, etwa nachdem Sie die Konfiguration geändert haben.
Für Stammdaten und Abwesenheiten ist HiBob das führende System. Änderungen nehmen Sie dort vor, ZEP übernimmt sie beim nächsten Abgleich. Die Vorgabewerte für Preisgruppe und Kostenrechnung gelten nur bei der Anlage und lassen sich in ZEP anschließend je Mitarbeitenden anpassen.