Die Personio-Schnittstelle verbindet ZEP mit dem HR-System Personio und synchronisiert Zeitbuchungen, Fehlzeiten sowie Mitarbeitendenstammdaten bidirektional zwischen beiden Systemen.
Richtung Daten: ZEP ↔ Personio
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die Personio-Schnittstelle ist in ZEP Clock, ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar.
Der Import von Zeitbuchungen aus Personio nach ZEP ist ausschließlich in ZEP Clock möglich.
Die Synchronisation von Fehlzeiten setzt das Modul Abwesenheiten & Überstunden voraus.
In ZEP Compact mit Modul Umsätze & Kosten und in ZEP Professional ist bei der automatischen Benutzeranlage die Angabe einer Standard-Preisgruppe Pflicht.
Voraussetzungen
Für die Einrichtung benötigen Sie:
Zugriff auf den Schnittstellenmarktplatz in ZEP um das Modul zu lizenzieren
Einen Personio-Zugang mit Administrator-Rechten, um API-Zugangsdaten anzulegen.
Schnittstelle einrichten
Die Konfiguration der Personio-Schnittstelle erfolgt in ZEP unter Administration > Schnittstellen > Personio.
Zugangsdaten in Personio anlegen
Damit ZEP auf die Personio API zugreifen kann, müssen zunächst API-Zugangsdaten in Personio angelegt werden. Gehen Sie dazu in Personio unter Einstellungen > API-Zugangsdaten – Neue Zugangsdaten anlegen:
Name: „ZEP“
Integration: „ZEP“
Lesbare Mitarbeiterattribute: alle Attribute wählen
Speichern
Kopieren Sie anschließend die Client-ID und das Client-Secret aus Personio in die entsprechenden Felder in ZEP unter Administration > Schnittstellen > Personio.
Einführungsdatum
Das Einführungsdatum gibt an, wann das Modul in ZEP eingeführt wurde. Es begrenzt den Synchronisationszeitraum: Es werden keine Zeitbuchungen und Fehlzeiten synchronisiert, die vor diesem Datum liegen. Dadurch wird verhindert, dass historische Daten eines Systems die Daten des anderen Systems überschreiben oder löschen.
Hinweis: Die Synchronisation erfolgt maximal 3 Jahre in die Vergangenheit, auch wenn das Einführungsdatum weiter zurückliegt.
Personio-IDs zuordnen
In Personio wird jeder Mitarbeitende über eine eindeutige Employee-ID (auch: Personio-ID) identifiziert. Damit Zeitbuchungen bei der Synchronisation korrekt zugeordnet werden, muss bei jedem ZEP-Benutzer die Personio-ID hinterlegt sein. Dies kann manuell in den Mitarbeiterdaten unter Mitarbeiter > [Name] > Einstellungen erfolgen oder automatisch über den E-Mail-Abgleich (siehe nächsten Abschnitt).
Hinweis: Zeitbuchungen werden in ZEP erst für die Synchronisation vorgemerkt, nachdem die Personio-ID des Mitarbeitenden gesetzt wurde. Änderungen an Zeitbuchungen, die vor dem Setzen der ID vorgenommen wurden, werden nicht rückwirkend synchronisiert.
Stammdaten synchronisieren
Personio kann als führendes System für HR-Stammdaten konfiguriert werden. ZEP übernimmt dann Änderungen automatisch aus Personio und legt neue Mitarbeitende optional direkt in ZEP an.
Personio-IDs mittels E-Mail-Adresse abgleichen
Sind bereits Mitarbeitende sowohl in ZEP als auch in Personio vorhanden, ermittelt die Personio-Task die zugehörigen Employee-IDs automatisch anhand identischer E-Mail-Adressen und ordnet sie den ZEP-Benutzern zu. Aktivieren Sie dazu die Option Personio-IDs mittels E-Mail-Adresse abgleichen in den Einstellungen.
Empfehlung: Starten Sie die Task nach dem Aktivieren dieser Option einmalig manuell. Dadurch werden alle vorhandenen Personio-IDs sofort zugeordnet und die Zeitbuchungs-Synchronisation beginnt unmittelbar.
Hinweis: Damit der E-Mail-Abgleich funktioniert, muss das Feld E-Mail in Personio unter Einstellungen > API > Zugriff in der Liste der zu übertragenden Attribute enthalten sein.
Benutzerdaten aus Personio übernehmen
Ist die Option Benutzerdaten aus Personio übernehmen aktiv, übernimmt ZEP bei jeder Synchronisation die in Personio freigegebenen Attribute und aktualisiert damit die Mitarbeiterdaten in ZEP. Die zu übertragenden Attribute werden in Personio unter Einstellungen > API > Zugriff freigeschaltet.
Vorsicht: Ist diese Option aktiv, muss in Personio zwingend auch das Feld Zuletzt geändert in den zu übertragenden Attributen freigeschaltet sein. Ohne dieses Feld liefert Personio kein Änderungsdatum und es erfolgt keine Übernahme. ZEP vergleicht das Änderungsdatum beider Systeme und übernimmt Änderungen nur, wenn der Datensatz in Personio neuer ist als in ZEP.
Folgende Attribute werden von ZEP unterstützt:
Personio-ID, E-Mail, Vorname, Nachname
Geschlecht – wird in ZEP als Anrede übernommen
Geburtstag, Personalnummer
Kostenstelle – die erste zugeordnete Kostenstelle wird übernommen (erfordert Modul Export für Buchhaltung)
Profilbild – wird nach ZEP übernommen, sofern in Personio hinterlegt
Handynummer (geschäftlich), Durchwahl, Private Festnetznummer
Straße und Hausnummer, Postleitzahl, Stadt
IBAN, BIC, Name der Bank
Termination Date – Ende des Beschäftigungsverhältnisses; entspricht nicht dem Vertragsende
Beschäftigungsart (z. B. Festanstellung, Werkstudent) – zugehörige Mitarbeiterkategorie wird in ZEP angelegt, falls nicht vorhanden
Work Schedule – Arbeitszeiten aus Personio werden als Regelarbeitszeiten in ZEP übernommen
Employment Type – intern oder extern (erfordert aktivierte Einstellung Freie Mitarbeiter in ZEP)
Preisgruppe – über das benutzerdefinierte Attribut ZEP-Preisgruppe in Personio steuerbar (ZEP Compact mit Modul Umsätze & Kosten, ZEP Professional)
Benutzername – über das benutzerdefinierte Attribut ZEP-Benutzername in Personio steuerbar
Bei der Neuanlage eines Benutzers werden zusätzlich übernommen:
Hire Date – Beginn des Beschäftigungsverhältnisses; fehlt das Datum, setzt ZEP das heutige Datum
Team, Abteilung (Department) und Standort (Office) – ZEP sucht eine Abteilung mit identischer Kurzbezeichnung (Reihenfolge: Team, Abteilung, Standort) und ordnet sie zu (nur mit Modul Standorte & Abteilungen)
Feiertagskalender – sofern in ZEP ein Kalender mit identischem Namen vorhanden ist
Urlaubsanspruch pro Jahr – wird in den Beschäftigungszeitraum übernommen
Hinweis: Team, Abteilung und Standort werden nicht nur bei der Neuanlage übertragen – bei aktiver Option Benutzerdaten aus Personio übernehmen gleicht ZEP diese Felder auch bei bestehenden Mitarbeitenden ab, sofern das Modul Standorte & Abteilungen lizenziert ist.
Neue Mitarbeitende in ZEP anlegen
Ist die Option Neue Personio-Benutzer ermitteln und in ZEP anlegen aktiv, prüft die Personio-Task bei jeder Ausführung, ob es in Personio Mitarbeitende gibt, die noch nicht in ZEP vorhanden sind. Neu gefundene Mitarbeitende werden automatisch mit einem eindeutigen Benutzernamen in ZEP angelegt und alle freigegebenen Attribute übernommen.
Unter Administration > Schnittstellen > Personio können Sie in den Einstellungen festlegen, nach welchem Schema der Benutzername gebildet wird. Beispiel für Max Muster (E-Mail: [email protected], Personio-ID: 123456):
email_personioid – max.muster_123456 (Standard)
user_personioid – user_123456
vorname.nachname – max.muster
vnachname – mmuster
Name aus E-Mail-Adresse – max.muster
Ist ein so gebildeter Benutzername bereits in ZEP vergeben, wird eine Ziffer angehängt bis zur Eindeutigkeit. Alternativ kann der Benutzername individuell über das benutzerdefinierte Personio-Attribut ZEP-Benutzername vorgegeben werden: Legen Sie dieses Attribut in Personio unter Einstellungen > Mitarbeiterinformationen vom Typ Standard an, schalten Sie es unter Einstellungen > API > Zugriff frei und tragen Sie den gewünschten Benutzernamen bei den einzelnen Mitarbeitenden ein.
Zusätzlich kann ZEP beim Anlegen neuer Benutzer automatisch einen Link zur Kennwortänderung per E-Mail versenden – aktivierbar über die Option Link zur Kennwortänderung per E-Mail senden.
Vorsicht: E-Mail-Adresse, Vorname und Nachname sind Pflichtfelder in ZEP. Mindestens diese Attribute müssen in Personio unter Einstellungen > API > Zugriff freigeschaltet sein, sonst scheitert die Benutzeranlage. In ZEP Compact mit Modul Umsätze & Kosten und in ZEP Professional ist außerdem die Angabe einer Standard-Preisgruppe Pflicht – ohne diese Einstellung scheitert die Übernahme mit einer Fehlermeldung.
Tipp: Die Option empfiehlt sich besonders beim initialen Setup, um den manuellen Anlageaufwand in ZEP zu minimieren. Da die ZEP-Mietgebühr von der Anzahl aktiver Mitarbeitender abhängt, prüfen Sie, ob die Option dauerhaft aktiviert bleiben soll.
Mitarbeitende von der Übernahme ausschließen
Standardmäßig werden alle in Personio vorhandenen Mitarbeitenden nach ZEP übernommen. Um einzelne Mitarbeitende auszuschließen, legen Sie in Personio ein benutzerdefiniertes Attribut namens Übernahme nach ZEP vom Typ Auswahlliste mit den Optionen Ja und Nein an (Sektion beliebig wählbar). Schalten Sie das Attribut unter Einstellungen > API > Zugriff frei und setzen Sie es bei auszuschließenden Mitarbeitenden auf Nein.
Hinweis: Das Attribut Übernahme nach ZEP muss vor der ersten Mitarbeitendenübernahme gesetzt werden – es steuert ausschließlich die Neuanlage. Ein nachträgliches Ändern auf Nein löscht bereits in ZEP angelegte Mitarbeitende nicht.
Preisgruppen zuordnen
In ZEP Compact mit Modul Umsätze & Kosten und in ZEP Professional ist bei der Benutzeranlage die Angabe einer Preisgruppe Pflicht. Um Preisgruppen direkt in Personio zu verwalten, legen Sie dort ein benutzerdefiniertes Attribut ZEP-Preisgruppe vom Typ Auswahlliste an:
Unter Einstellungen > Mitarbeiterinformationen (z. B. im Bereich Öffentliches Profil) ein Attribut „ZEP-Preisgruppe“ vom Typ Auswahlliste anlegen.
Als Optionen/Werte die Kurzformen der in ZEP unter Administration > Preise & Belege > Preisgruppen definierten Preisgruppen angeben.
Das Attribut unter Einstellungen > API > Zugriff in die Liste der zu übertragenden Attribute aufnehmen.
Bei allen Mitarbeitenden die passende ZEP-Preisgruppe setzen.
Die Preisgruppe wird bei der nächsten Synchronisation übernommen und bei der Neuanlage von Mitarbeitenden entsprechend gesetzt. Alternativ kann in den ZEP-Einstellungen unter Administration > Schnittstellen > Personio eine globale Standard-Preisgruppe für alle neu angelegten Benutzer hinterlegt werden.
Zeitbuchungen synchronisieren
Aktivieren Sie unter Administration > Schnittstellen > Personio die Option Zeitbuchungen synchronisieren, damit in ZEP erfasste Zeitbuchungen als Attendances an Personio übermittelt werden.
Zeitbuchungen aggregiert übermitteln
Ist diese Option aktiv, fasst ZEP alle Zeitbuchungen eines Tages je Mitarbeiter zusammen und überträgt sie als eine einzige Attendance – von Arbeitsbeginn bis Arbeitsende, mit summierten Pausen. Ist die Option deaktiviert, wird jede einzelne ZEP-Zeitbuchung als separate Attendance an Personio übermittelt.
Zeitbuchungen zusammenführen
Standardmäßig erkennt ZEP, wenn an einem Tag bereits manuell angelegte Attendances in Personio vorhanden sind, und lässt diesen Tag bei der Synchronisation aus. Sind diese Attendances noch nicht genehmigt, stellt ZEP die Synchronisation für bis zu 7 Tage zurück.
Ist die Option Zeitbuchungen zusammenführen aktiv, versucht ZEP stattdessen, die ZEP-Zeitbuchungen in die vorhandenen Personio-Attendances einzumischen – sofern keine zeitlichen Überschneidungen entstehen. Noch nicht genehmigte Personio-Attendances erhalten dabei ebenfalls die Kennung „zu genehmigen“.
Zeitbuchungen aus Personio importieren
Diese Option ist ausschließlich in ZEP Clock verfügbar. Erfassen Mitarbeitende Arbeitszeiten direkt in Personio, können diese Attendances in ZEP importiert werden – dadurch haben beide Systeme identische Summen.
Vorsicht: Der Import erfolgt nur, wenn sich die Personio-Attendance und eine bereits in ZEP vorhandene Zeitbuchung nicht zeitlich überlappen. Bei Überschneidungen scheitert die Übernahme der betroffenen Buchung. Eine aktive ZEP-Pausenregelung berücksichtigt importierte Zeitbuchungen und kann die berechneten Pausen beeinflussen.
In Personio geänderte Zeiten erhalten
Alle von ZEP an Personio übermittelten Zeitbuchungen erhalten automatisch eine Bemerkung, die mit „ZEP“ beginnt. Die Synchronisation verändert ausschließlich diese mit „ZEP“ markierten Attendances – manuell in Personio angelegte Zeitbuchungen bleiben unberührt.
Tipp: Wurde eine ursprünglich von ZEP angelegte Attendance manuell in Personio geändert und soll diese Änderung erhalten bleiben, entfernen Sie das „ZEP“ aus dem Kommentar. Die Synchronisation erkennt sie dann nicht mehr als ZEP-Buchung und überschreibt sie nicht.
Offene Genehmigungen
In Personio kann konfiguriert werden, dass erfasste Zeiten erst beantragt und von einem Vorgesetzten genehmigt werden müssen. Die Synchronisation erkennt Tage mit noch zu genehmigenden Attendances und setzt die Synchronisation für diese Tage für maximal 7 Tage aus. Wurden die Attendances innerhalb dieser Frist weder genehmigt noch abgelehnt, erfolgt am 8. Tag eine normale Synchronisation mit den aktuellen ZEP-Zeitbuchungen.
Über die Option Personio-Genehmigungsprozess einhalten kann zusätzlich gesteuert werden, ob ZEP beim Schreiben von Attendances den Personio-Genehmigungsstatus respektiert und entsprechend den skip_approval-Parameter setzt.
0-Buchungen für Tage ohne Zeitbuchungen
Aufgrund des Stundenabzug-Mechanismus in Personio muss an Arbeitstagen ohne ZEP-Buchungen sowie an Tagen genehmigter Abwesenheit vom Typ Freizeitausgleich eine 0-Buchung (0:00 bis 0:00, 0 Minuten Pause) übermittelt werden, um den Abzug der Minusstunden vom Zeitkonto in Personio auszulösen. ZEP erzeugt diese 0-Buchungen automatisch für alle betroffenen Tage bis einschließlich gestern. Erkennt ZEP nachträglich in Personio erfasste Arbeitszeiten, entfernt es die zuvor gesendete 0-Buchung wieder.
Das Erzeugen von 0-Buchungen kann über die Option 0-Buchungen an Arbeitstagen ohne Zeitbuchung erzeugen in den Einstellungen deaktiviert werden.
Automatischer Pausenabzug
ZEP unterstützt frei definierbare Pausenregelungen zur Vorgabe von Mindestpausen, festen Pausen und Maximalarbeitszeiten (Administration > Arbeitszeiten > Pausenregelung). Eine Pausenregelung wird einem Mitarbeitenden in dessen Regelarbeitszeit-Definition zugewiesen (Mitarbeiter > [Name] > Allgemein > Regelarbeitszeit).
Die Pausenregelung beschneidet die gebuchten Zeiten nicht direkt. Sie zeigt dem Mitarbeitenden eine Warnung bei Verstößen. Wird in der Pausenregelung jedoch ein automatischer Abzug nicht eingehaltener Pausenzeiten konfiguriert, spiegeln die Auswertungen Pausenübersicht und Monatsendeauswertung (Modul Abwesenheiten & Überstunden) die entsprechenden Abzüge wider – diese werden dann ebenso an Personio übermittelt.
Schicht- und Nachtarbeit
Arbeitszeiten werden in ZEP und Personio mit Beginn- und Enduhrzeit im Bereich 0:00–24:00 erfasst. Bei Arbeit über Mitternacht müssen daher zwei separate Zeitbuchungen angelegt werden – eine vor und eine nach Mitternacht.
Bei der Übermittlung fasst ZEP die Tagesbuchungen normalerweise zu einer Attendance zusammen. Im Fall von Nacht- oder Schichtarbeit über Mitternacht würde das zu unvollziehbaren Attendances (0:00–24:00 mit mehrstündiger Pause) in Personio führen. ZEP erkennt daher Lücken von mehr als 2 Stunden zwischen Zeitbuchungen und übermittelt die Zeitblöcke vor und nach solchen Lücken als separate Attendances an Personio.
Zeitbuchungen eines Monats erneut übertragen
Über den Button Jetzt synchronisieren unter Administration > Schnittstellen > Personio kann ein Monat ausgewählt und die Zeitbuchungen aller Mitarbeitenden für diesen Monat neu an Personio übermittelt werden. Voraussetzung ist, dass den ZEP-Benutzern ihre Personio-IDs zugeordnet sind.
Vor dem erneuten Abgleich kann optional aktiviert werden, dass alle vorhandenen ZEP-Buchungen dieses Zeitraums in Personio vorab gelöscht werden (Personio-Buchungen löschen). Das stellt sicher, dass keine veralteten Einträge in Personio verbleiben.
Fehlzeiten synchronisieren
Sowohl ZEP als auch Personio unterstützen die Verwaltung von Fehlzeiten und Urlauben mit Genehmigungsprozess. Die Fehlzeiten/Fehlgründe in ZEP entsprechen den Abwesenheiten/Abwesenheitsarten in Personio.
Aktivieren Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden in ZEP, um die Fehlzeiten-Synchronisation nutzen zu können. Steuern Sie anschließend unter Administration > Schnittstellen > Personio, welches System das führende System für Fehlzeiten sein soll:
Fehlzeiten nicht synchronisieren: Es erfolgt kein Austausch von Fehlzeiten.
Personio-Fehlzeiten in ZEP übernehmen: Personio ist das führende System. In Personio genehmigte Fehlzeiten werden nach ZEP übernommen, im ZEP-Kalender angezeigt und überschreiben dort manuell erfasste Fehlzeiten.
ZEP-Fehlzeiten an Personio übertragen: ZEP ist das führende System. In ZEP genehmigte Fehlzeiten werden nach Personio übertragen und als Absences abgebildet.
Vorsicht: Im Modus Personio-Fehlzeiten in ZEP übernehmen sollten die aus Personio übernommenen Fehlzeiten in ZEP nicht manuell bearbeitet werden, da sie bei der nächsten Synchronisation automatisch überschrieben werden.
Hinweis: Nach dem Aktivieren eines Synchronisationsmodus empfiehlt es sich, die Personio-Task einmalig manuell zu starten und anhand der Task-Logs zu prüfen, welche ZEP-Fehlgründe noch nicht auf Personio-Abwesenheitsarten abgebildet sind, um das Mapping anschließend zu vervollständigen.
Fehlgründe zuordnen
Um Fehlzeiten synchronisieren zu können, müssen ZEP-Fehlgründe und Personio-Abwesenheitsarten einander zugeordnet werden. In ZEP ist ein Fehlgrund durch Kurzbezeichnung und Bezeichnung definiert (z. B. UB für „Urlaub bezahlt“). In Personio haben Abwesenheitsarten einen Namen sowie eine interne ID (Personio: Einstellungen > Abwesenheit).
Vorsicht: Synchronisiert werden nur Fehlzeiten, bei denen die Bezeichnung des ZEP-Fehlgrunds exakt mit dem Namen der Personio-Abwesenheitsart übereinstimmt. Groß-/Kleinschreibung und Sonderzeichen sind dabei relevant. Fehlzeiten ohne eindeutiges Mapping werden bei der Synchronisation ignoriert.
Beispiel: Ist der Fehlgrund in ZEP „Urlaub bezahlt“ und die Abwesenheitsart in Personio „Bezahlter Urlaub“, findet keine Synchronisation statt – die Bezeichnungen müssen identisch sein.
Synchronisation einrichten
Die Personio-Synchronisation läuft über einen Scheduler-Task in ZEP. Richten Sie den Task unter Administration > System > Tasks ein:
Klicken Sie auf + Neue Task anlegen.
Wählen Sie den Task Personio-Synchronisation.
Legen Sie fest, in welchen Zeitintervallen die Task ausgeführt werden soll (stündlich empfohlen).
Durch Anklicken des Task-Namens unter Administration > System > Tasks sehen Sie die Protokolle aller bisherigen Ausführungen. Diese enthalten Informationen über den Ablauf sowie Hinweise auf aufgetretene Fehler.
Tipp: Haben Sie die Option Personio-IDs mittels E-Mail-Adresse abgleichen aktiviert, starten Sie die Task nach der Konfiguration einmalig manuell. Dadurch werden die Personio-IDs sofort ermittelt und zugeordnet – ab diesem Zeitpunkt werden Zeitbuchungen für die Synchronisation vorgemerkt.