Mit der BambooHR-Schnittstelle synchronisieren Sie Mitarbeiterstammdaten und Abwesenheiten zwischen BambooHR und ZEP. BambooHR ist ein Human-Resources-System für mittelständische und international aufgestellte Unternehmen mit Schwerpunkt auf Personalakten, Onboarding und Abwesenheitsverwaltung. BambooHR bleibt das führende System für Mitarbeitendendaten und Abwesenheiten.
Richtung Daten:
• Mitarbeiterstammdaten: BambooHR → ZEP
• Abwesenheiten: BambooHR ↔ ZEP
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die BambooHR-Schnittstelle ist in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar. In ZEP Clock ist die Schnittstelle nicht enthalten. Die Buchung erfolgt kostenpflichtig über das Self-Service-Tool.
Die Synchronisation von Abwesenheiten setzt zusätzlich das Modul Abwesenheiten & Überstunden voraus. Die Zuweisung einer Standard-Preisgruppe setzt das Modul Umsätze & Kosten (in ZEP Compact) beziehungsweise ZEP Professional voraus.
Die Einrichtung und Konfiguration ist Administratoren vorbehalten.
Voraussetzungen
Für die Einrichtung benötigen Sie:
Zugriff auf den Schnittstellen Marktplatz in ZEP
Einen BambooHR-Account mit aktivem API-Zugang
Ihre BambooHR-Subdomäne (zum Beispiel ihrunternehmen aus ihrunternehmen.bamboohr.com)
Einen BambooHR-API-Key aus den BambooHR-Benutzereinstellungen
Schnittstelle einrichten
Öffnen Sie in ZEP Administration > Schnittstellen > Schnittstellen Marktplatz. Wählen Sie BambooHR aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie werden durch den Buchungsprozess im Self-Service-Tool geführt.
Nach der Buchung konfigurieren Sie in der Detailseite der Schnittstelle:
Subdomäne: Tragen Sie den Bestandteil Ihrer BambooHR-URL vor .bamboohr.com ein. Dieser legt fest, welche BambooHR-Instanz angesprochen wird.
API-Key: Hinterlegen Sie den in BambooHR generierten API-Key. Er authentifiziert ZEP gegenüber Ihrer BambooHR-Instanz.
Benutzernamen-Modus: Legt fest, wie ZEP Benutzernamen für neu importierte Mitarbeitende bildet. Die verfügbaren Optionen werden im Konfigurationsdialog der Schnittstelle angeboten.
Standard-Preisgruppe: Gilt für alle neu aus BambooHR importierten Mitarbeitenden in ZEP.
Anzeige in der Kostenrechnung: Steuert, ob importierte Mitarbeitende in der ZEP-Kostenrechnung berücksichtigt werden.
Tipp: Den API-Key generieren Sie in BambooHR unter Account Menu > API Keys > Add a New Key. Der Key ist nur einmal sichtbar und sollte unmittelbar in ZEP eingetragen werden.
Hinweis: Damit Zeitbuchungen aus ZEP in BambooHR ankommen, muss die BambooHR-Mitarbeiter-ID bei den entsprechenden ZEP-Mitarbeitenden hinterlegt oder über den Mitarbeiterimport übernommen sein. Ohne Zuordnung werden Buchungen von der Schnittstelle nicht weitergegeben.
Datenübertragung
Die Schnittstelle überträgt die folgenden Daten zwischen BambooHR und ZEP:
Mitarbeitende
Datenrichtung: BambooHR > ZEP. ZEP übernimmt aus BambooHR die folgenden Mitarbeitendendaten:
BambooHR-Mitarbeiter-ID
E-Mail-Adresse
Vorname und Nachname
Mobilnummer
Personalnummer (BambooHR Employee Number)
Vollständige Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land)
Eintrittsdatum und Austrittsdatum, sofern vorhanden
Abteilung und Position
Eintritts- und Austrittsdaten werden als Anstellungszeiträume in ZEP gespeichert. Bei der Zuordnung nutzt ZEP vorrangig die BambooHR-Mitarbeiter-ID; hilfsweise dient die E-Mail-Adresse als Zuordnungsmerkmal. Bestehende Mitarbeitende werden automatisch erkannt und aktualisiert.
Abwesenheiten
Datenrichtung: BambooHR <> ZEP. Die Abwesenheits-Synchronisation funktioniert in beide Richtungen:
BambooHR > ZEP: In BambooHR genehmigte Abwesenheiten werden nach ZEP übernommen und dem jeweiligen Mitarbeitenden als Fehlzeit zugeordnet.
ZEP > BambooHR: In ZEP erfasste und genehmigte Fehlzeiten werden nach BambooHR gespiegelt, sodass dort der Abwesenheitskalender stets aktuell ist.
Übertragen werden je Abwesenheit:
Zuordnung zum Mitarbeitenden
Abwesenheitsart beziehungsweise -grund
Start- und Enddatum
Angabe, ob die Abwesenheit ganztägig, halbtägig oder stundenweise ist
Notiz oder Kommentar
Nur genehmigte Abwesenheiten werden übertragen. ZEP berücksichtigt einen Drei-Jahres-Zeitraum (letztes, aktuelles, nächstes Jahr) und erkennt automatisch, welche Einträge neu, geändert oder gelöscht wurden.
Fehlgründe zuordnen
Damit die Synchronisation Abwesenheiten zwischen BambooHR und ZEP eindeutig übersetzen kann, müssen die Bezeichnungen der Abwesenheits-Kategorien in beiden Systemen übereinstimmen. Synchronisiert werden nur Abwesenheiten, deren BambooHR-Time-Off-Typ-Bezeichnung exakt einem ZEP-Fehlgrund entspricht — Groß- und Kleinschreibung sowie Sonderzeichen sind dabei relevant.
Beispiel: Der BambooHR-Time-Off-Typ Vacation entspricht in ZEP der Kurzbezeichnung Vacation, nicht vacation oder Urlaub. Nicht gemappte Kategorien werden von der Synchronisation ignoriert. Pflegen Sie das Mapping zentral in BambooHR und in den ZEP-Fehlgründen.
Synchronisation und Protokoll
Die Schnittstelle synchronisiert die Daten automatisch im Hintergrund. Über die Detailseite der Schnittstelle im Schnittstellen Marktplatz sehen Sie den aktuellen Status sowie ein detailliertes Protokoll der letzten Sync-Läufe — inklusive Fehlermeldungen, wenn einzelne Datensätze nicht übernommen werden konnten.
Über die Detailseite der Schnittstelle lässt sich die Synchronisation außerdem manuell anstoßen, ohne den nächsten automatischen Lauf abwarten zu müssen.
Für Mitarbeitendendaten und Abwesenheiten gilt BambooHR als führendes System. Änderungen an Stammdaten und genehmigten Abwesenheiten nehmen Sie in BambooHR vor — ZEP übernimmt diese beim nächsten Sync automatisch.
Neu importierte Mitarbeitende werden in ZEP mit den konfigurierten Standardwerten (Preisgruppe, Kostenrechnung) angelegt. Diese Einstellungen können in ZEP nachträglich pro Mitarbeitenden angepasst werden.