Mit der BambooHR-Schnittstelle übernehmen Sie Mitarbeiterstammdaten und Abwesenheiten aus BambooHR nach ZEP. BambooHR ist ein Human-Resources-System für mittelständische und international aufgestellte Unternehmen mit Schwerpunkt auf Personalakten, Onboarding und Abwesenheitsverwaltung. BambooHR bleibt das führende System für Mitarbeitendendaten und Abwesenheiten.
Richtung Daten:
• Mitarbeiterstammdaten: BambooHR → ZEP
• Abwesenheiten: BambooHR → ZEP
• Zeitbuchungen: ZEP → BambooHR, optional
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die BambooHR-Schnittstelle ist in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar. In ZEP Clock ist die Schnittstelle nicht enthalten. Die Buchung erfolgt kostenpflichtig über das Self-Service-Tool.
Die Synchronisation von Abwesenheiten setzt zusätzlich das Modul Abwesenheiten & Überstunden voraus. Die Zuweisung einer Standard-Preisgruppe setzt das Modul Umsätze & Kosten (in ZEP Compact) beziehungsweise ZEP Professional voraus.
Die Einrichtung und Konfiguration ist Administratoren vorbehalten.
Voraussetzungen
Für die Einrichtung benötigen Sie:
Zugriff auf den Schnittstellen Marktplatz in ZEP
Einen BambooHR-Account mit aktivem API-Zugang
Ihre BambooHR-Subdomäne (zum Beispiel ihrunternehmen aus ihrunternehmen.bamboohr.com)
Einen BambooHR-API-Key aus den BambooHR-Benutzereinstellungen
Schnittstelle einrichten
Öffnen Sie in ZEP Administration > Schnittstellen > Schnittstellen Marktplatz. Wählen Sie BambooHR aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie werden durch den Buchungsprozess im Self-Service-Tool geführt.
Nach der Buchung konfigurieren Sie in der Detailseite der Schnittstelle:
Unternehmens-Subdomain: Tragen Sie den Bestandteil Ihrer BambooHR-URL vor .bamboohr.com ein, für ihrunternehmen.bamboohr.com also ihrunternehmen. Er legt fest, welche BambooHR-Instanz angesprochen wird.
API-Key: Hinterlegen Sie den in BambooHR generierten API-Key. Er authentifiziert ZEP gegenüber Ihrer BambooHR-Instanz.
Benutzername Generierung: Legt fest, wie ZEP Benutzernamen für neu importierte Mitarbeitende bildet. Zur Auswahl stehen die externe Mitarbeiter-ID, das E-Mail-Präfix mit ID, Vorname.Nachname, erster Buchstabe des Vornamens mit Nachname, das E-Mail-Präfix allein und die vollständige E-Mail-Adresse. Voreingestellt ist das E-Mail-Präfix mit ID.
Standard Preisgruppe: Gilt für alle neu aus BambooHR importierten Mitarbeitenden in ZEP. Voreingestellt ist 01, und der Code muss in ZEP existieren.
Kostenrechnung anzeigen: Steuert, ob importierte Mitarbeitende in der ZEP-Kostenrechnung berücksichtigt werden.
Tipp: Den API-Schlüssel erstellen Sie in BambooHR unter Konto > API-Schlüssel. Der Schlüssel ist nur einmal sichtbar und sollte unmittelbar in ZEP eingetragen werden.
Datenübertragung
Die Schnittstelle überträgt die folgenden Daten zwischen BambooHR und ZEP:
Mitarbeitende
Datenrichtung: BambooHR > ZEP. ZEP übernimmt aus BambooHR die folgenden Mitarbeitendendaten:
BambooHR-Mitarbeiter-ID
E-Mail-Adresse
Vorname und Nachname
Personalnummer (BambooHR Employee Number)
Eintrittsdatum und Austrittsdatum, sofern vorhanden
Abteilung und Position
Eintritts- und Austrittsdaten werden als Anstellungszeiträume in ZEP gespeichert. Bei der Zuordnung nutzt ZEP vorrangig die BambooHR-Mitarbeiter-ID. Hilfsweise dient die E-Mail-Adresse als Zuordnungsmerkmal. Bestehende Mitarbeitende werden automatisch erkannt und aktualisiert.
Hinweis: Mitarbeitende, die in BambooHR inaktiv sind und kein Austrittsdatum haben, überspringt ZEP beim Import. Inaktive mit Austrittsdatum werden übernommen, damit der Beschäftigungszeitraum in ZEP beendet werden kann. Fehlt jemand nach dem Abgleich, prüfen Sie in BambooHR zuerst das Austrittsdatum.
Abwesenheiten
Datenrichtung: BambooHR > ZEP. In BambooHR genehmigte Abwesenheiten werden nach ZEP übernommen und dem jeweiligen Mitarbeitenden als Fehlzeit zugeordnet. In ZEP erfasste Fehlzeiten gehen nicht nach BambooHR zurück.
Übertragen werden je Abwesenheit:
Zuordnung zum Mitarbeitenden
Abwesenheitsart beziehungsweise -grund
Start- und Enddatum
Angabe, ob die Abwesenheit ganztägig, halbtägig oder stundenweise ist
Notiz oder Kommentar
Nur genehmigte Abwesenheiten werden übertragen. ZEP berücksichtigt einen Drei-Jahres-Zeitraum (letztes, aktuelles, nächstes Jahr) und erkennt automatisch, welche Einträge neu, geändert oder gelöscht wurden.
Fehlgründe zuordnen
Damit eine Abwesenheit aus BambooHR in ZEP ankommt, muss der BambooHR-Time-Off-Typ einem ZEP-Fehlgrund zugeordnet sein. Diese Zuordnung nehmen Sie am Fehlgrund selbst vor, unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Fehlgründe. Dort steht direkt neben der Kurzform das Feld Externe Schnittstellen-ID. Tragen Sie dort die Bezeichnung des BambooHR-Time-Off-Typs ein.
Beispiel: Heißt der Time-Off-Typ in BambooHR Vacation, tragen Sie am ZEP-Fehlgrund Urlaub die externe Schnittstellen-ID Vacation ein. Die ZEP-Kurzform bleibt davon unberührt, beide Systeme dürfen ihre eigenen Bezeichnungen behalten.
Für einen Time-Off-Typ ohne Zuordnung überträgt ZEP nichts. Der Abgleich bricht dabei nicht ab, die betroffenen Typen stehen aber im Protokoll der Schnittstelle. Prüfen Sie das Protokoll nach dem ersten Abgleich und ergänzen Sie fehlende Zuordnungen.
Zeitbuchungen
Datenrichtung ZEP > BambooHR. Diese Übertragung ist voreingestellt inaktiv und wird über Zeitbuchungen exportieren eingeschaltet. Übertragen werden je Buchung der Mitarbeitende, das Datum, die Dauer in Stunden und die Bemerkung. Damit stehen die in ZEP erfassten Zeiten auch in BambooHR zur Verfügung, ohne sie dort ein zweites Mal einzutragen. Projektbezug und Tätigkeiten bleiben in ZEP.
Hinweis: BambooHR erwartet die Dauer als Stundenwert, nicht als Beginn und Ende. Übertragen wird deshalb die gebuchte Dauer des Tages, nicht der Zeitpunkt der Buchung.
Synchronisation und Protokoll
Die Schnittstelle synchronisiert die Daten nach der Einrichtung stündlich automatisch. Über die Detailseite der Schnittstelle im Schnittstellen Marktplatz sehen Sie den aktuellen Status sowie ein detailliertes Protokoll der letzten Sync-Läufe — inklusive Fehlermeldungen, wenn einzelne Datensätze nicht übernommen werden konnten.
Über die Detailseite der Schnittstelle lässt sich die Synchronisation außerdem manuell anstoßen, ohne den nächsten automatischen Lauf abwarten zu müssen.
Für Mitarbeitendendaten und Abwesenheiten gilt BambooHR als führendes System. Änderungen an Stammdaten und genehmigten Abwesenheiten nehmen Sie in BambooHR vor — ZEP übernimmt diese beim nächsten Sync automatisch.
Neu importierte Mitarbeitende werden in ZEP mit den konfigurierten Standardwerten (Preisgruppe, Kostenrechnung) angelegt. Diese Einstellungen können in ZEP nachträglich pro Mitarbeitenden angepasst werden.