Mit der Zoho People-Schnittstelle übernehmen Sie Mitarbeitendenstammdaten und Abwesenheiten aus Zoho People automatisch nach ZEP. Zoho People ist ein HR-System für international aufgestellte Teams. Zoho People bleibt das führende System.
Richtung Daten:
• Mitarbeiterdaten: Zoho People → ZEP
• Abwesenheiten: Zoho People → ZEP
• Zeitbuchungen: ZEP → Zoho People, optional
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die Zoho People-Schnittstelle ist in allen Produktlinien enthalten.
Für die Einrichtung und Konfiguration benötigen Sie unter Rollen & Rechte das Recht Administrationsbereich mit Bearbeiten. Administratoren haben dieses Recht immer.
Voraussetzungen
Für die Einrichtung benötigen Sie:
Zugriff auf den Schnittstellen Marktplatz in ZEP
Einen Zoho People-Account mit ausreichenden Berechtigungen
Eine in Zoho angelegte OAuth2-App mit Client-ID und Client-Secret sowie die Möglichkeit, im Browser eine OAuth2-Verbindung zu autorisieren
Die passende Zoho-Datenregion: Europa, Vereinigte Staaten oder Indien
Ihre Zoho-Organisations-ID
In ZEP angelegte Fehlgründe für die Abwesenheitstypen, die aus Zoho People kommen sollen
Schnittstelle einrichten
Öffnen Sie in ZEP Administration > Schnittstellen > Schnittstellen Marktplatz. Wählen Sie Zoho People aus und klicken Sie auf Konfigurieren.
Anschließend konfigurieren Sie die Schnittstelle auf ihrer Detailseite. Unter OAuth2-Einrichtungsanleitung zeigt ZEP die Callback-URL (Redirect URI). Tragen Sie diese URL in Ihrer Zoho-OAuth-App als Redirect URI ein.
Unter Authentifizierungseinstellungen hinterlegen Sie:
Client-ID und Client-Secret: aus Ihrer Zoho-OAuth-App.
Region: die Region, in der Ihre Zoho People-Daten gespeichert sind, also Europa, Vereinigte Staaten oder Indien. Voreingestellt ist Europa. Diese Angabe ist wichtig für die korrekte Verbindung und für die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen (z. B. DSGVO).
Organisations-ID: Ihre numerische Zoho-Organisations-ID.
Anschließend klicken Sie auf Mit OAuth2 verbinden. Sie werden im Browser zu Zoho weitergeleitet und erteilen ZEP einmalig die Berechtigung, Daten abzurufen. Das Zugriffstoken wird danach automatisch erneuert, eine erneute Anmeldung ist nicht nötig.
Unter Stammdaten synchronisieren und den folgenden Bereichen legen Sie fest, was übertragen wird:
Mitarbeiter importieren: übernimmt Mitarbeiterdaten aus Zoho People. Voreingestellt aktiv.
Benutzername Generierung: legt fest, wie ZEP den Benutzernamen für neu importierte Mitarbeitende bildet. Zur Auswahl stehen die externe Mitarbeiter-ID, das E-Mail-Präfix mit ID, Vorname.Nachname, erster Buchstabe des Vornamens mit Nachname, das E-Mail-Präfix allein und die vollständige E-Mail-Adresse. Voreingestellt ist das E-Mail-Präfix mit ID.
Zeitbuchungen exportieren: überträgt Zeitbuchungen aus ZEP nach Zoho People. Voreingestellt inaktiv.
Abwesenheiten importieren: übernimmt Abwesenheiten aus Zoho People. Voreingestellt aktiv.
Unter Mitarbeiter-Standardwerte stehen die Vorgaben für neu importierte Mitarbeitende:
Standard Preisgruppe: der Preisgruppen-Code, den neue Mitarbeitende erhalten. Voreingestellt ist 01. Der Code muss in ZEP existieren.
Kostenrechnung anzeigen: legt fest, ob importierte Mitarbeitende ihre eigene Kostenabrechnung unter Meine Auswertungen sehen dürfen. Voreingestellt ist aus.
Wenn in ZEP benutzerdefinierte Felder für Mitarbeitende vorhanden sind und in Zoho People gleichnamige Felder existieren, werden diese beim Import automatisch berücksichtigt.
Datenübertragung
Die Schnittstelle überträgt die folgenden Daten aus Zoho People in ZEP:
Mitarbeitende
ZEP übernimmt aus Zoho People folgende Mitarbeitendendaten:
Zoho-Mitarbeiter-ID
E-Mail-Adresse
Vorname und Nachname
Mobilnummer
Personalnummer (aus der Zoho-Financial-ID)
Vollständige Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land)
Eintrittsdatum und Austrittsdatum, sofern vorhanden
Eintritts- und Austrittsdaten werden als Anstellungszeiträume in ZEP gespeichert. Bei der Zuordnung nutzt ZEP vorrangig die Zoho-Mitarbeiter-ID. Hilfsweise kann die E-Mail-Adresse zur Zuordnung verwendet werden.
Zusätzlich übernimmt ZEP zwei Zuordnungen, sofern es in ZEP einen Eintrag mit genau demselben Namen gibt:
Kategorie: Das Zoho-Feld Department wird zur Mitarbeiterkategorie. Sie ersetzt die bisher zugeordneten Kategorien des Mitarbeitenden.
Abteilung: Das Zoho-Feld Entity Name wird zur Abteilung in ZEP.
Legen Sie passende Kategorien und Abteilungen vor dem ersten Abgleich in ZEP an. Abteilungen nutzen Sie mit dem Bereich Standorte & Abteilungen.
Hinweis: Das Arbeitszeitmodell legt die Schnittstelle selbst an: die Stunden aus dem Zoho-Feld Expected working hours per business day an jedem Tag von Montag bis Freitag, ohne Wert in Zoho People 8 Stunden je Tag, gültig ab dem Eintrittsdatum. Gibt es in ZEP einen Feiertagskalender mit dem Namen des Zoho-Standorts, erhält das Arbeitszeitmodell diesen Kalender, sonst den Kalender Standard. Jeder Abgleich setzt das jüngste Arbeitszeitmodell in ZEP auf diese Werte zurück. Neue Beschäftigungszeiträume erhalten einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen, den Sie in ZEP je Mitarbeitenden anpassen können.
Abwesenheiten
ZEP übernimmt genehmigte Abwesenheiten aus Zoho People:
Zuordnung zum Mitarbeitenden
Abwesenheitsart
Start- und Enddatum
Grund oder Notiz
Angabe, ob die Abwesenheit ganztägig, halbtägig oder stundenweise ist
Nur genehmigte Abwesenheiten werden übertragen. Der Abgleich berücksichtigt einen Drei-Jahres-Zeitraum (letztes, aktuelles, nächstes Jahr). ZEP erkennt automatisch, welche Einträge neu, geändert oder gelöscht wurden.
Fehlgründe zuordnen
Damit eine Abwesenheit aus Zoho People in ZEP ankommt, muss der Abwesenheitstyp aus Zoho People einem ZEP-Fehlgrund zugeordnet sein. Diese Zuordnung nehmen Sie am Fehlgrund selbst vor, unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Fehlgründe. Dort steht unterhalb der Kurzform das Feld Externe Schnittstellen-ID. Tragen Sie dort die Bezeichnung des Abwesenheitstyps genau so ein, wie sie in Zoho People geschrieben ist.
Für einen Abwesenheitstyp ohne Zuordnung überträgt ZEP nichts, die übrigen Abwesenheiten überträgt der Abgleich weiterhin. Prüfen Sie nach dem ersten Abgleich, ob die Abwesenheiten aller genutzten Abwesenheitstypen in ZEP angekommen sind, und ergänzen Sie fehlende Zuordnungen.
Beispiel: Heißt der Abwesenheitstyp in Zoho People Casual Leave, tragen Sie am ZEP-Fehlgrund Urlaub die externe Schnittstellen-ID Casual Leave ein. Die ZEP-Kurzform bleibt davon unberührt, beide Systeme behalten ihre eigenen Bezeichnungen.
Zeitbuchungen
Datenrichtung ZEP → Zoho People. Diese Übertragung ist voreingestellt inaktiv und wird über Zeitbuchungen exportieren eingeschaltet. Übertragen werden je Buchung Beginn und Ende der Arbeitszeit. Zoho People erhält sie als Anwesenheitseinträge. Berücksichtigt werden Buchungen des Vormonats und des laufenden Monats von Mitarbeitenden, die aus Zoho People übernommen wurden.
Damit stehen die in ZEP erfassten Arbeitszeiten auch in Zoho People zur Verfügung, ohne sie dort ein zweites Mal einzutragen.
Synchronisation und Protokoll
ZEP gleicht die Daten stündlich im Hintergrund ab. ZEP verarbeitet dabei auch unterschiedliche Datumsformate, die aus Zoho People geliefert werden können.
Zoho People bleibt das führende System für die importierten Daten. Änderungen nehmen Sie in Zoho People vor – ZEP übernimmt diese beim nächsten Sync automatisch.