ZEP unterstützt strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsformate nach den Standards ZUGFeRD, XRechnung und Swiss QR. Die Einrichtung erfordert mehrere Schritte – von den Unternehmensdaten bis zur Aktivierung je Kunde und Projekt.
Verfügbare Formate
ZUGFeRD 2.x: Hybridformat – das PDF enthält eine eingebettete XML-Datei. Empfohlen für den Austausch mit deutschen und europäischen Geschäftskunden. Verfügbare Versionen: 2.0.1 (veraltet), 2.1.1 (veraltet), 2.2 und 2.3.2.
XRechnung: Rein XML-basiertes Format, verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Verfügbare Versionen: aktuelle Version (empfohlen) sowie 2.1 (1.2.2022), 2.2 (1.8.2022), 2.3.1 (1.8.2023) und 3.0.1 (1.2.2024).
Swiss QR Code und Swiss QR+Swico: Schweizer Standard für elektronische Zahlungsanweisungen.
Hinweis: Die Verfügbarkeit maschinenlesbarer Formate hängt von Ihrer ZEP-Lizenz ab. Wenden Sie sich an Ihren ZEP-Ansprechpartner, falls die Optionen nicht erscheinen.
Schritt 1 – Unternehmensdaten hinterlegen
Bevor maschinenlesbare Rechnungsformate genutzt werden können, müssen die Unternehmensdaten Ihres Unternehmens vollständig gepflegt sein. Rufen Sie Administration > Meine Firma > Unternehmensdaten auf und prüfen Sie:
Firmenname, Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land)
Telefon und E-Mail
Handelsregisternummer und Registergericht (falls zutreffend)
Geschäftsführung (für den Impressumsbereich der Rechnung)
Für ZUGFeRD und XRechnung: Globale ID-Nummer (z. B. GLN) und ID-Typ im Abschnitt zur Verkäufer-Identifikation
Zusätzlich unter Administration > Meine Firma > Bankverbindungen: Die Bankverbindung Ihres Unternehmens muss hinterlegt sein, da sie in der Rechnung ausgegeben wird.
Schritt 2 – Format je Kunde aktivieren
Das maschinenlesbare Format wird pro Kundenadresse konfiguriert. Öffnen Sie Kunde > [Kundenname] > Allgemein > Adressen und wählen Sie im Feld Maschinenlesbares Rechnungsformat das gewünschte Format aus.
Vorsicht: Sobald ein maschinenlesbares Format gewählt wurde, kann die Rechnungsadresse bei der Rechnungserstellung nicht mehr frei editiert werden. Die Änderung wird nur übernommen, wenn alle Pflichtfelder beim Kunden vorhanden sind: PLZ, Ort, Ländercode und Adresszeile 1.
Hinweis: Das Format kann auch über die Mehrfachbearbeitung in der Kundenübersicht für mehrere Kunden gleichzeitig eingestellt werden.
Zusätzliche Angaben für ZUGFeRD
Beim Kunden unter Adressen: ZUGFeRD-Ländercode eintragen.
Unter Kunde > [Kundenname] > Allgemein > Daten > Reiter Abrechnung: USt-ID des Kunden prüfen.
Vorsicht: Ist ZUGFeRD bei einem Kunden aktiviert, sind Rechnungen an diesen Kunden ausschließlich im ZUGFeRD-Format zulässig.
Zusätzliche Angaben für XRechnung
Unter Kunde > [Kundenname] > Allgemein > Daten > Reiter Abrechnung: Leitweg-ID (BT-10) eintragen. Die Leitweg-ID identifiziert die Rechnungsempfängerstelle des öffentlichen Auftraggebers.
Schritt 3 – XRechnung-Felder je Projekt
Sobald beim Kunden ein maschinenlesbares Format aktiviert ist, erscheint im zugehörigen Projekt unter Projekt > [Projektname] > Allgemein > Daten & Plan der Reiter XRechnung. Dort können Sie optionale BT-Felder auf Projektebene hinterlegen:
Projektreferenz (BT-11): Referenz des Käufers auf das Projekt.
Vertragsreferenz (BT-12): Identifikator des zugrundeliegenden Vertrags.
Vergabenummer (BT-17): Referenz auf das Vergabeverfahren, z. B. bei öffentlichen Aufträgen.
Objektnummer (BT-18): Kennung des Objekts, z. B. eine Bauprojekt-ID.
Paymentterms (BT-20): Zahlungsbedingungen als Freitext.
Bemerkung (BT-22): Allgemeiner Hinweistext zur Rechnung.
Schritt 4 – Dateiformat der Rechnung prüfen
Stellen Sie sicher, dass in den Grundeinstellungen unter Administration > Abrechnung > Einstellungen beim Dateiformat der Rechnung ein für das maschinenlesbare Format geeignetes Format gewählt ist. Für ZUGFeRD ist PDF/A erforderlich; für XRechnung wird zusätzlich eine XML-Datei erzeugt.