ZEP unterstützt strukturierte, maschinenlesbare Rechnungsformate nach den Standards ZUGFeRD, XRechnung und Swiss QR. Die Einrichtung erfordert mehrere Schritte – von den Unternehmensdaten bis zur Aktivierung je Kunde und Projekt. XRechnung und ZUGFeRD sind dabei die verbreiteten Formate der elektronischen Rechnung (E-Rechnung).
Verfügbare Formate
ZUGFeRD: Hybridformat – das PDF enthält eine eingebettete XML-Datei. Empfohlen für den Austausch mit deutschen und europäischen Geschäftskunden. Verfügbare Versionen: 1 (veraltet), 2.1.1 (veraltet), 2.2, 2.3.2 und 2.5.2. Die Fassung 2.5.2 ist die jüngste und die einzige, die ZEP in mehreren Profilen erzeugt. Sie ist technisch gleichwertig mit Factur-X 1.09.2, dem französischen Pendant, und wird von Geschäftspartnern in Frankreich unter diesem Namen geführt.
XRechnung: Rein XML-basiertes Format, verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Verfügbare Versionen: aktuelle Version (empfohlen) sowie 2.1 (1.2.2022), 2.2 (1.8.2022), 2.3.1 (1.8.2023) und 3.0.1 (1.2.2024). Alle Fassungen der Reihe 3.0 tragen dieselbe Kennung im Dokument. ZEP erzeugt unter dem Eintrag 3.0.1 deshalb den jeweils aktuellen Stand dieser Reihe, auch wenn die Bezeichnung in der Auswahl gleich bleibt.
Swiss QR Code und Swiss QR+Swico: Schweizer Standard für elektronische Zahlungsanweisungen.
Wechseln Sie das Format, müssen Sie nicht jede Kundenadresse einzeln öffnen. Über die Massenoperation Maschinenlesbares Rechnungsformat ändern in der Kundenübersicht setzen Sie es für viele Kunden in einem Durchgang.
Hinweis: Die Verfügbarkeit maschinenlesbarer Formate hängt von Ihrer ZEP-Lizenz ab. Wenden Sie sich an Ihren ZEP-Ansprechpartner, falls die Optionen nicht erscheinen.
Schritt 1 – Unternehmensdaten hinterlegen
Bevor maschinenlesbare Rechnungsformate genutzt werden können, müssen die Unternehmensdaten Ihres Unternehmens vollständig gepflegt sein. Rufen Sie Administration > Meine Firma > Unternehmensdaten auf und prüfen Sie:
Firmenname, Adresse (Straße, PLZ, Ort, Land)
Telefon und E-Mail
Handelsregisternummer und Registergericht (falls zutreffend)
Geschäftsführung (für den Impressumsbereich der Rechnung)
Für ZUGFeRD und XRechnung: Globale ID-Nummer (z. B. GLN) und ID-Typ im Abschnitt zur Verkäufer-Identifikation
Zusätzlich unter Administration > Meine Firma > Bankverbindungen: Die Bankverbindung Ihres Unternehmens muss hinterlegt sein, da sie in der Rechnung ausgegeben wird.
Schritt 2 – Format je Kunde aktivieren
Das maschinenlesbare Format wird pro Kundenadresse konfiguriert. Öffnen Sie Kunde > [Kundenname] > Allgemein > Adressen und wählen Sie im Feld Maschinenlesbares Rechnungsformat das gewünschte Format aus.
Vorsicht: Sobald ein maschinenlesbares Format gewählt wurde, kann die Rechnungsadresse bei der Rechnungserstellung nicht mehr frei editiert werden. Die Änderung wird nur übernommen, wenn alle Pflichtfelder beim Kunden vorhanden sind: PLZ, Ort, Ländercode und Adresszeile 1.
Hinweis: Für mehrere Kunden auf einmal markieren Sie die gewünschten Kunden in der Kundenübersicht und wählen im Menü Aktionen den Eintrag Maschinenlesbares Rechnungsformat ändern. Das ist der Weg, wenn Sie Ihren Bestand auf eine neue Fassung umstellen. Dabei ändert ZEP nur die Rechnungsadresse beziehungsweise die primäre Rechnungsadresse, und Kunden mit unvollständiger Adresse werden übersprungen. Den Ablauf beschreibt Kundenübersicht.
Zusätzliche Angaben für ZUGFeRD
Die eingebettete XML-Datei trägt Angaben zum Rechnungsempfänger, die ZEP nicht aus dem Rechnungstext ableiten kann. Zwei davon pflegen Sie beim Kunden, bevor die erste ZUGFeRD-Rechnung entsteht:
Die eingebettete XML-Datei trägt Angaben zum Rechnungsempfänger, die ZEP nicht aus dem Rechnungstext ableiten kann. Zwei davon pflegen Sie beim Kunden, bevor die erste ZUGFeRD-Rechnung entsteht:
Beim Kunden unter Adressen: ZUGFeRD-Ländercode eintragen.
Unter Kunde > [Kundenname] > Allgemein > Daten > Reiter Abrechnung: USt-ID des Kunden prüfen.
Vorsicht: Ist ZUGFeRD bei einem Kunden aktiviert, sind Rechnungen an diesen Kunden ausschließlich im ZUGFeRD-Format zulässig.
ZUGFeRD-Profil wählen
Haben Sie beim Kunden ZUGFeRD 2.5.2 gewählt, erscheint darunter das Feld ZUGFeRD-Profil. Das Profil bestimmt, wie viele Angaben die eingebettete XML-Datei trägt. Bei den älteren ZUGFeRD-Fassungen erscheint das Feld nicht, sie kennen nur einen Umfang.
Basic: der kleinste Umfang, ausreichend für einfach aufgebaute Rechnungen.
EN 16931 (Comfort): die Vorgabe in ZEP. Dieses Profil entspricht der europäischen Norm EN 16931 und trägt damit die Angaben, die eine E-Rechnung in Deutschland erfüllen muss.
Extended: der größte Umfang, er nimmt zusätzliche Angaben auf, etwa für grenzüberschreitende Geschäftsvorfälle.
Tipp: Wenn Ihr Rechnungsempfänger kein bestimmtes Profil verlangt, bleiben Sie bei der Vorgabe EN 16931 (Comfort).
Hinweis: Stellen Sie Ihren Bestand über die Massenoperation Maschinenlesbares Rechnungsformat ändern in der Kundenübersicht auf ZUGFeRD 2.5.2 um, erscheint dort dasselbe Feld. Sie wählen das Profil also für alle markierten Kunden in einem Durchgang mit.
Zusätzliche Angaben für XRechnung
Die XRechnung richtet sich an öffentliche Auftraggeber. Diese geben jeder rechnungsempfangenden Stelle eine eigene Kennung, die ZEP nicht selbst bilden kann und deshalb beim Kunden erwartet:
Die XRechnung richtet sich an öffentliche Auftraggeber. Diese geben jeder rechnungsempfangenden Stelle eine eigene Kennung, die ZEP nicht selbst bilden kann und deshalb beim Kunden erwartet:
Unter Kunde > [Kundenname] > Allgemein > Daten > Reiter Abrechnung: Leitweg-ID (BT-10) eintragen. Die Leitweg-ID identifiziert die Rechnungsempfängerstelle des öffentlichen Auftraggebers.
Schritt 3 – XRechnung-Felder je Projekt
Sobald beim Kunden ein maschinenlesbares Format aktiviert ist, erscheint im zugehörigen Projekt unter Projekt > [Projektname] > Allgemein > Daten & Plan der Reiter XRechnung. Dort können Sie optionale BT-Felder auf Projektebene hinterlegen:
Projektreferenz (BT-11): Referenz des Käufers auf das Projekt.
Vertragsreferenz (BT-12): Identifikator des zugrundeliegenden Vertrags.
Vergabenummer (BT-17): Referenz auf das Vergabeverfahren, z. B. bei öffentlichen Aufträgen.
Objektnummer (BT-18): Kennung des Objekts, z. B. eine Bauprojekt-ID.
Paymentterms (BT-20): Zahlungsbedingungen als Freitext.
Bemerkung (BT-22): Allgemeiner Hinweistext zur Rechnung.
Schritt 4 – Dateiformat der Rechnung prüfen
Stellen Sie sicher, dass in den Grundeinstellungen unter Administration > Abrechnung > Einstellungen beim Dateiformat der Rechnung ein für das maschinenlesbare Format geeignetes Format gewählt ist. Für ZUGFeRD ist PDF/A erforderlich. Für XRechnung wird zusätzlich eine XML-Datei erzeugt.
Umsatzsteuerkategorie bei Positionen ohne Mehrwertsteuer
Eine Rechnungsposition mit 0 % Mehrwertsteuer muss in der E-Rechnung begründen, warum keine Steuer anfällt. Sobald Sie in einer Rechnungsposition den Steuersatz auf 0 % setzen, erscheinen dafür die Felder Steuerbefreiungsgrund und Umsatzsteuerkategorie. Die Kategorie hat drei Werte:
Steuerbefreit / Nullsatz: die Leistung ist von der Umsatzsteuer befreit oder wird mit null Prozent besteuert.
Reverse Charge (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers): der Empfänger schuldet die Steuer, üblich bei Kunden im EU-Ausland.
Nicht im Inland steuerbar: der Umsatz unterliegt nicht der deutschen Umsatzsteuer, üblich bei Kunden außerhalb der EU.
ZEP schlägt die Kategorie anhand des Feldes Kennung für das Land beim Kunden vor: EU ergibt Reverse Charge, Drittland ergibt „Nicht im Inland steuerbar“, sonst „Steuerbefreit / Nullsatz“. Der Vorschlag lässt sich in jeder Position ändern.
Vorsicht: Beim Erstellen der Rechnung prüft ZEP die Kategorien und bricht ab, wenn eine Vorgabe der Norm verletzt ist. Bei Reverse Charge müssen die USt-IdNr. des Kunden und die eigene USt-IdNr. hinterlegt sein. Positionen mit Nicht im Inland steuerbar dürfen nicht zusammen mit anderen Positionen auf einer Rechnung stehen und verlangen eine eigene Kennung ohne USt-IdNr.: eine Lieferantennummer beim Kunden oder beim eigenen Unternehmen die Global ID, die Wirtschafts-Identifikationsnummer oder die Handelsregisternummer.
Hinweis: Diese Prüfungen greifen bei allen ZUGFeRD-Fassungen und bei XRechnung. Trägt die Kundenadresse kein maschinenlesbares Format, erzeugt ZEP keine E-Rechnung und prüft die Kategorien deshalb nicht.