Mit der Sage HR-Schnittstelle übernehmen Sie Mitarbeitendenstammdaten und Abwesenheiten aus Sage HR automatisch nach ZEP. Sage HR bleibt dabei das führende System für die übertragenen Daten.
Richtung Daten: Sage HR → ZEP
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die Sage HR-Schnittstelle ist in allen Produktlinien enthalten.
Für die Einrichtung und Konfiguration benötigen Sie unter Rollen & Rechte das Recht Administrationsbereich mit Bearbeiten. Administratoren haben dieses Recht immer.
Voraussetzungen
Für die Einrichtung benötigen Sie:
Zugriff auf den Schnittstellen Marktplatz in ZEP
Einen API-Token aus Sage HR – erstellen Sie ihn in den Einstellungen Ihres Sage HR-Kontos
Ihre Sage HR Subdomain (zum Beispiel meinunternehmen aus meinunternehmen.sage.hr)
In ZEP angelegte Fehlgründe für die Abwesenheitsarten, die aus Sage HR kommen sollen
Schnittstelle einrichten
Öffnen Sie in ZEP Administration > Schnittstellen > Schnittstellen Marktplatz. Wählen Sie Sage HR aus und klicken Sie auf Konfigurieren.
Hinterlegen Sie dort folgende Einstellungen:
API-Schlüssel: Tragen Sie den API-Token aus Ihren Sage HR-Kontoeinstellungen ein.
Sage HR Subdomain: Pflichtfeld. Tragen Sie den Teil Ihrer Sage-HR-Adresse vor .sage.hr ein, für meinunternehmen.sage.hr also meinunternehmen.
Mitarbeiter importieren: übernimmt Mitarbeiterdaten aus Sage HR. Voreingestellt aktiv.
Benutzername Generierung: Legt fest, wie ZEP Benutzernamen für neu importierte Mitarbeitende bildet. Zur Auswahl stehen die externe Mitarbeiter-ID, das E-Mail-Präfix mit ID, Vorname.Nachname, erster Buchstabe des Vornamens mit Nachname, das E-Mail-Präfix allein und die vollständige E-Mail-Adresse. Voreingestellt ist das E-Mail-Präfix mit ID.
Abwesenheiten importieren: übernimmt genehmigte Abwesenheiten aus Sage HR. Voreingestellt aktiv.
Standard Preisgruppe: Gilt für alle neu importierten Mitarbeitenden. Voreingestellt ist 01, und der Code muss in ZEP existieren.
Kostenrechnung anzeigen: Legt fest, ob importierte Mitarbeitende ihre eigene Kostenabrechnung unter Meine Auswertungen sehen dürfen. Voreingestellt ist aus.
Datenübertragung
Die Schnittstelle überträgt die folgenden Daten aus Sage HR in ZEP:
Mitarbeitende
ZEP übernimmt aus Sage HR die folgenden Mitarbeitendendaten:
Sage-Mitarbeiter-ID
E-Mail-Adresse
Vorname und Nachname
Mobilnummer
Personalnummer
Eintrittsdatum
ZEP nutzt die Sage-Mitarbeiter-ID als primären Schlüssel für die Zuordnung. Bestehende Mitarbeitende werden automatisch erkannt und aktualisiert.
Hinweis: Das Arbeitszeitmodell legt die Schnittstelle selbst an: 8 Stunden an jedem Tag von Montag bis Freitag, gültig ab dem Eintrittsdatum. Sage HR liefert keine Sollstunden, deshalb gilt dieser Wert für alle importierten Mitarbeitenden. Jeder Abgleich setzt das jüngste Arbeitszeitmodell in ZEP auf diese Werte zurück. Neue Beschäftigungszeiträume erhalten einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen, den Sie in ZEP je Mitarbeitenden anpassen können.
Abwesenheiten
ZEP übernimmt außerdem genehmigte Abwesenheiten aus Sage HR. Dazu gehören:
Zuordnung zum Mitarbeitenden
Abwesenheitsgrund, zum Beispiel Urlaub oder Krankheit
Start- und Enddatum
Angabe, ob die Abwesenheit ganztägig oder halbtägig ist
Nur genehmigte Abwesenheiten werden übertragen. Ein noch offener oder abgelehnter Antrag in Sage HR erscheint nicht in ZEP. ZEP berücksichtigt einen Drei-Jahres-Zeitraum – das letzte, das aktuelle und das nächste Jahr. Lange Abwesenheitszeiträume werden automatisch in Abschnitte von maximal 65 Tagen aufgeteilt, damit die Daten zuverlässig aus Sage HR übernommen werden können.
Fehlgründe zuordnen
Damit eine Abwesenheit in ZEP ankommt, muss die Sage-HR-Abwesenheitsrichtlinie einem ZEP-Fehlgrund zugeordnet sein. Diese Zuordnung nehmen Sie am Fehlgrund selbst vor, unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Fehlgründe. Dort steht unter der Kurzform das Feld Externe Schnittstellen-ID. Tragen Sie dort die ID der Sage-HR-Abwesenheitsrichtlinie ein.
Für eine Richtlinie ohne Zuordnung überträgt ZEP nichts, die übrigen Abwesenheiten überträgt der Abgleich weiterhin. Prüfen Sie nach dem ersten Abgleich, ob die Abwesenheiten aller genutzten Richtlinien in ZEP angekommen sind, und ergänzen Sie fehlende Zuordnungen.
Beispiel: Sage HR liefert nicht die Bezeichnung, sondern die ID der Abwesenheitsrichtlinie. Hat die Richtlinie für Urlaub in Sage HR die ID 12, tragen Sie am ZEP-Fehlgrund Urlaub die externe Schnittstellen-ID 12 ein. Die ZEP-Kurzform bleibt davon unberührt.
Synchronisation und Protokoll
ZEP gleicht die Daten stündlich im Hintergrund ab. Mitarbeitende und Abwesenheiten aus Sage HR stehen dadurch automatisch in ZEP zur Verfügung.
Sage HR bleibt das führende System für alle importierten Daten. Änderungen an Mitarbeitenden oder Abwesenheiten nehmen Sie in Sage HR vor – ZEP übernimmt diese beim nächsten Sync automatisch.
Hinweis: Neu importierte Mitarbeitende werden in ZEP mit den konfigurierten Standardwerten (Preisgruppe, Kostenrechnung) angelegt. Diese Einstellungen können in ZEP nachträglich pro Mitarbeitenden angepasst werden.