Wenn Sie als Mitarbeitender Ihre eigenen Arbeitspakete verfolgen möchten, finden Sie sie im Hauptmenü unter Arbeitspakete. Dieser Artikel beschreibt, wie die Liste aufgebaut ist, wie Sie aus einem Arbeitspaket heraus eine Projektzeit buchen können, wie Sie den Restaufwand pflegen und wie Sie die Status-Farben und Ihre eigene Auslastung lesen.
Arbeitspakete einsehen
Der Hauptmenüpunkt Arbeitspakete zeigt eine Liste aller Pakete, denen Sie als verantwortlicher Mitarbeitender zugeordnet sind. Über einen Filter am Seitenkopf wählen Sie den Zeitraum (Default: voriger Monat bis zwei Monate Zukunft) und den Stand des Arbeitspakets — standardmäßig sind die Stände Eskaliert, Unkritisch und Kritisch aktiv, abgeschlossene Pakete (Fertig) bleiben ausgeblendet, bis Sie sie gezielt einblenden.
Pro Arbeitspaket sind in der Tabelle die folgenden Angaben sichtbar:
Titel und Zuordnung (Projekt, Vorgang, Ticket, Teilaufgabe oder Kunde)
Zeitraum (von – bis)
Planstunden, Ist-Stunden und Restaufwand
Status mit farblicher Markierung (grün/gelb/rot/grau)
Arbeitsfaktor — der täglich benötigte Aufwand, um das Paket bis zum Endedatum fertigzustellen
Per Hover über ein Arbeitspaket zeigt ZEP einen Flyover-Tooltip mit den wichtigsten Daten auf einen Blick: Plan-Objekt, Zeitraum, Ist-Stunden, Plan-Stunden, Restaufwand, Stand und gegebenenfalls die Bemerkung. Die Liste können Sie über das Export-Symbol als Excel oder CSV exportieren.
Hinweis: Die eigene Arbeitspaket-Sicht entspricht funktional der Mitarbeitersicht, die Administratoren und Projektleitende für einzelne Personen aufrufen — gefiltert auf Sie selbst. Anlegen-Workflow, Status-Berechnung und Filter-Optionen sind ausführlich im Artikel Arbeitspakete anlegen und verwalten beschrieben.
Klick-Aktionen auf einem Arbeitspaket
Ein Klick auf ein Arbeitspaket in der Liste öffnet ein Kontextmenü mit allen verfügbaren Aktionen. Welche davon angeboten werden, hängt vom AP-Typ und Ihren Rechten ab:
Projektzeit erfassen — öffnet das Buchungsformular für eine neue Projektzeit, vorbelegt mit Projekt, Vorgang sowie gegebenenfalls Ticket / Teilaufgabe und der hinterlegten Bemerkung aus dem Arbeitspaket. Datum und Uhrzeit ergänzen Sie selbst.
Restaufwand eintragen — öffnet den Restaufwand-Dialog (siehe nächster Abschnitt). Tragen Sie eine Stundenanzahl ein oder klicken Sie auf Fertig, um den Restaufwand auf 0 zu setzen.
Arbeitspaket auf Fertig setzen — schließt das Paket direkt ab, ohne über den Restaufwand-Dialog zu gehen.
Zum Plan-Objekt wechseln — Sprung zum zugehörigen Vorgang, Ticket oder zur Teilaufgabe.
Hinweis: Auf Kunden- und Projekt-Arbeitspakete können Sie keine Zeiten erfassen — die Aktion Projektzeit erfassen erscheint dort nicht. Stattdessen führt der Klick auf das Arbeitspaket direkt zum entsprechenden Kunden oder Projekt.
Arbeitspaket-Auswahl in der Projektzeitzerfassung
Ihre Arbeitspakete erreichen Sie nicht nur über den Hauptmenüpunkt Arbeitspakete, sondern auch direkt aus der Projektzeit-Erfassung im Hauptmenüpunkt Projektzeiten. Damit lässt sich beim normalen Buchen einer Projektzeit ein passendes Arbeitspaket als Vorlage auswählen, ohne den Umweg über die Arbeitspaket-Liste.
Beim Anlegen einer neuen Projektzeit-Buchung steht oben am Auswahl-Feld Projekt der Link Arbeitspaket wählen. Ein Klick öffnet ein Popup mit Ihren eigenen Arbeitspaketen — gefiltert auf einen Zeitraum von vierzehn Tagen vor und vierzehn Tagen nach dem Erfassungsdatum. So sehen Sie nur die Pakete, die für das aktuell gebuchte Datum überhaupt relevant sind, statt durch die gesamte Liste zu scrollen.
Klicken Sie im Popup auf ein Arbeitspaket: ZEP schließt das Popup und füllt im Buchungsformular automatisch das Projekt, den Vorgang, gegebenenfalls Ticket oder Teilaufgabe sowie die hinterlegte Bemerkung aus dem Paket ein. Datum, Uhrzeit und Dauer ergänzen Sie wie gewohnt selbst. Die übernommenen Werte können Sie vor dem Speichern jederzeit überschreiben.
Hinweis: Das Popup Arbeitspaket wählen erscheint nur, wenn das Modul Ressourcenplanung aktiv ist. Kunden- und Projekt-Arbeitspakete tauchen in der Auswahl nicht auf, weil auf sie keine Zeiten gebucht werden können — nur Pakete auf Vorgangs-, Ticket- oder Teilaufgaben-Ebene sind buchbar und damit auswählbar.
Restaufwand schätzen
Das zentrale Bedienelement in der Mitarbeitersicht ist das regelmäßige Pflegen des Restaufwands. Mit einer aktuellen Schätzung halten Sie Ihre Projektleitenden und sich selbst auf dem Laufenden über den verbleibenden Aufwand — und ZEP berechnet Arbeitsfaktor und Status automatisch neu.
Warum Restaufwand statt Fortschritt in Prozent? Sie können meist deutlich besser einschätzen, wie viele Stunden Sie noch brauchen, als einen abstrakten Fortschritt zu beziffern. ZEP nutzt Ihre Schätzung direkt zur Berechnung von Arbeitsfaktor, Status und Auslastung.
Öffnen Sie das gewünschte Arbeitspaket aus der Liste. Neben dem Feld Restaufwand erscheint ein Stift-Symbol; ein Klick darauf öffnet den Restaufwand-Dialog. Tragen Sie dort die geschätzte verbleibende Bearbeitungszeit in Stunden oder Tagen ein und speichern Sie mit OK.
Ist die Arbeit am Paket abgeschlossen, klicken Sie im Dialog auf den Button Fertig. Damit setzen Sie den Restaufwand auf 0; das Paket wechselt auf den Status Fertig und erzeugt keine Auslastung mehr.
Über das Verlaufs-Symbol neben dem Restaufwand-Feld öffnen Sie das Popup Änderungshistorie. Die Tabelle listet pro Schätzung Datum, Plan-Std, Ist-Std, eingetragenen Restaufwand und den schätzenden Mitarbeitenden — absteigend sortiert nach Datum.
Tipp: Pflegen Sie den Restaufwand am Ende jeder Arbeitswoche. So bleibt die Status-Ampel für alle Beteiligten aussagekräftig und Sie erkennen frühzeitig, wenn ein Paket aus dem Ruder läuft.
Status-Farben
Die Statusberechnung folgt einem Ampel-System:
Grün (Unkritisch) — Restaufwand passt in die verbleibende Zeit.
Gelb (Überlastet oder Restaufwand > Planstunden) — Aufmerksamkeit nötig, aber noch keine Eskalation. Entweder läuft das Paket parallel mit anderen über die verfügbare Tageskapazität hinaus, oder die neue Schätzung übersteigt zusammen mit den Ist-Stunden den ursprünglichen Plan.
Rot (Überbucht oder Abgelaufen) — Plan überschritten oder Endedatum erreicht mit verbleibendem Restaufwand. Eskalation an den Projektleitenden empfohlen.
Grau (Fertig oder Nichts zu tun) — Paket ist abgeschlossen oder erzeugt aktuell keinen Tagesaufwand.
Die ausführlichen Berechnungs-Regeln stehen im Artikel Arbeitspakete anlegen und verwalten.
Eigene Auslastung
Optional blendet ZEP unter der Arbeitspaket-Liste eine grafische Visualisierung Ihrer Gesamtauslastung ein — also der summierten Arbeitsfaktoren aller laufenden Arbeitspakete im Verhältnis zur Ihnen pro Tag verfügbaren Arbeitszeit.
Die Anzeige zeigt zwei Ebenen übereinander: ein grauer Bereich stellt Ihre Verfügbarkeit pro Tag in Stunden dar; braune Balken darüber visualisieren die durch Arbeitspakete erzeugte Auslastung. Per Hover über den grauen Bereich erscheint die Stundenzahl, per Hover über einen braunen Balken der Auslastungs-Prozentwert. Übersteigt der braune Balken den grauen Bereich, sind Sie über Ihre Tageskapazität hinaus eingeplant.
Damit die Grafik erscheint, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:
Ihr Administrator hat in den Grundeinstellungen die Option Gesamtauslastung unter 'Mein ZEP' anzeigen aktiviert. Nur dann erscheint im Filter Ihrer Arbeitspaket-Sicht überhaupt die zugehörige Checkbox.
Sie haben im Filter Ihrer Arbeitspaket-Sicht (am Seitenkopf) die Checkbox Auslastungs-Charts anzeigen angehakt. Ohne dieses Häkchen sehen Sie nur die Liste der Pakete.
Hinweis: Findet sich die Checkbox Auslastungs-Charts anzeigen nicht in Ihrem Filter, ist Bedingung 1 (Admin-Einstellung) nicht aktiv. Wenden Sie sich in dem Fall an Ihren Administrator.