Wenn Sie als Mitarbeitender Ihre eigene Einplanung verfolgen möchten, finden Sie sie im Hauptmenü unter Einplanung. Dieser Artikel beschreibt, wie diese Sicht aufgebaut ist, wie Sie aus einer Einplanung heraus direkt eine Projektzeit buchen und wie Sie sich — sofern freigeschaltet — auch selbst einplanen.
Einplanung einsehen
Beim Aufruf des Hauptmenüpunkts Einplanung zeigt ZEP zunächst ein Säulendiagramm mit der summierten Plan-Verteilung über den gewählten Zeitraum. Damit erhalten Sie auf einen Blick, wie sich Ihre Plan-Stunden auf die Projekte verteilen.
Für die detaillierte Tagesansicht aktivieren Sie die Checkbox Projekteinplanung anzeigen und klicken auf den Button Einplanung bearbeiten. ZEP wechselt in die Matrix-Ansicht und zeigt pro Projekt, dem Sie als Mitarbeitender zugeordnet sind:
den Zuordnungszeitraum (von – bis)
die Standard-Wochenverteilung in Stunden pro Wochentag (sofern in den Projektzuordnungen aktiv)
einen Kalender-Bereich mit den konkreten Tageseinplanungen für einen wählbaren Zeitraum
eine Summenzeile mit den geplanten Stunden über alle Projekte hinweg pro Tag
Hinweis: Die eigene Einplanungs-Sicht entspricht funktional der Mitarbeitersicht, die Administratoren und Projektleitende für einzelne Personen aufrufen — gefiltert auf Sie selbst. Bedienung, Matrix-Aufbau und Summen-Zeilen sind identisch und ausführlich im Artikel Einplanung erfassen und verwalten beschrieben.
Einplanung beim Buchen übernehmen
Aus einer konkreten Einplanung können Sie direkt in das Projektzeit-Buchungsformular wechseln, statt es leer auszufüllen. Wie viele Felder ZEP dabei vorbelegt, hängt davon ab, aus welchem Hauptmenüpunkt Sie den Weg starten — die folgenden zwei Abschnitte beschreiben beide Pfade im Detail.
In Projektzeiten
Im Hauptmenü Projektzeiten steuern Sie über das Ansichts-Dropdown links oben (Symbol Kalender), in welcher Darstellung Sie Ihre Projektzeiten erfassen. Zur Wahl stehen die Kalender-Ansichten Arbeitswoche, Woche, Tag und Agenda sowie das klassische Formular. Wählen Sie eine der vier Kalender-Ansichten — nur dort werden Einplanungen sichtbar.
Pro Tag fasst ZEP alle Einplanungen zu einem Tagesblock zusammen. In den Kalender-Ansichten Arbeitswoche, Woche und Tag erscheint der Block farbig im oberen Zellenbereich des jeweiligen Tages mit der Gesamtstundenzahl und — bei einem einzigen Projekt — dem Projektnamen, bei mehreren Projekten mit dem Hinweis „Einplanung (N)" und der Anzahl der Einträge. In der Ansicht Agenda erscheint stattdessen eine eigene Zeile in der Tagesliste, gekennzeichnet mit einem Stundenplan-Symbol und dem Label Einplanung.
Ein Klick auf den Tagesblock (Kalender-Ansichten) bzw. die Agenda-Zeile öffnet das Dialogfenster Einplanungen: [Wochentag, Datum]. Es listet alle Einplanungen des Tages mit Projektname und Dauer (Stunden, bei Prozent-Einplanungen zusätzlich mit Prozent in Klammern) untereinander. Aus dem Dialog wechseln Sie auf zwei Wegen in das Projektzeit-Buchungsformular:
Bei mehreren Einplanungen am selben Tag: jede Zeile hat links ein Uhrensymbol. Ein Klick darauf öffnet das Buchungsformular — vorbelegt werden Datum und Projekt der angeklickten Einplanung. Vorgang, Uhrzeit und Bemerkung ergänzen Sie selbst.
Bei genau einer Einplanung: das Uhrensymbol entfällt, stattdessen steht im Fuß des Dialogs die Schaltfläche Projektzeit erfassen. Ein Klick wirkt analog — Datum und Projekt sind vorbelegt, die weiteren Felder tragen Sie ein.
Tipp: Steht das Dropdown bei Ihnen auf Formular, sehen Sie keinen Kalender und damit auch keine Einplanungs-Blöcke. Schalten Sie im Dropdown auf Arbeitswoche, Woche, Tag oder Agenda um — Ihre Auswahl wird gemerkt und bleibt beim nächsten Aufruf erhalten.
In Fehlzeiten und Termine
Der Hauptmenüpunkt Fehlzeiten und Termine bietet einen eigenen Kalender mit den Ansichten Monat, Woche, Tag und Listenansicht. Anders als im Projektzeiten-Kalender werden Einplanungen hier nicht zu einem Tagesblock zusammengefasst, sondern als einzelne Einträge pro Einplanung angezeigt — direkt im Kalender neben Abwesenheiten und sonstigen Terminen.
Klicken Sie auf einen Einplanungs-Eintrag: ZEP öffnet den Detail-Dialog Einplanung. Unten im Dialog steht die Schaltfläche Zeit erfassen; ein Klick darauf führt direkt ins Projektzeit-Buchungsformular und übernimmt aus der Einplanung das Datum, das Projekt, den Vorgang, die hinterlegte Bemerkung und — bei Einplanungen mit Uhrzeit (Eingabe-Art Von – Bis) — zusätzlich Beginn und Ende. Sie prüfen die Werte und speichern wie gewohnt.
Hinweis: Ob Einplanungen im Kalender erscheinen, steuert eine persönliche Anzeige-Einstellung im Kalender selbst — sie ist keine Administrations-Einstellung. Im Kalender unter Fehlzeiten und Termine finden Sie in der linken Seitenleiste die Liste der Kalender-Quellen (Feiertage, Termine, Einplanung, Geburtstage, Projektzeiten, Fehlgründe). Über das Sichtbarkeits-Symbol neben dem Eintrag Einplanung blenden Sie die Plan-Werte für Ihr Konto an oder aus — die Einstellung ist standardmäßig aktiv und gilt nur für Ihren eigenen Kalender.
Selbst einplanen
Wenn Ihr Administrator in den Grundeinstellungen die Option Selbst-Einplanung aktiviert hat, können Sie in der Matrix-Ansicht pro Tag und Projekt eine konkrete Stundenmenge selbst eintragen — in den drei Eingabe-Arten Stunden effektiv, Prozent pro Arbeitstag oder Von – Bis (Uhrzeiten). Eine optionale Bemerkung erscheint später für Ihre Vorgesetzten in den Auswertungen.
Die Bedienung — Rechtsklick auf die Tageszelle für den Detail-Dialog, Inline-Eingabe direkt in der Zelle und Mehrfach-Markierung über mehrere Tage — funktioniert genauso wie für Vorgesetzte. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Artikel Einplanung erfassen und verwalten.
Hinweis: Ohne aktive Selbst-Einplanung ist die Sicht reine Anzeige — Sie sehen Ihre Einplanung, aber die Stunden pflegen ausschließlich Projektleitende oder Administratoren.
Vorgehen bei Überlastung
Übersteigt die Summe Ihrer geplanten Stunden pro Tag Ihre verfügbare Arbeitszeit, erscheint der Tag in der Summenzeile farblich markiert. Sprechen Sie in dem Fall Ihren Projektleitenden an — entweder werden Stunden umverteilt oder die Einplanung wird auf andere Tage verschoben.