Die Einplanung in der Ressourcenplanung erfolgt in zwei aufeinander aufbauenden Stufen: Zuerst legen Sie pro Mitarbeitendem und Projekt eine Standard-Einplanung in Prozent der Regelarbeitszeit fest. Anschließend können Sie diese Vorgabe in der konkreten Einplanung tagesgenau überschreiben — zum Beispiel für Sprints, Bereitschaftsdienste oder kurzfristige Umverteilungen.
Standard-Einplanung
Die Standard-Einplanung gibt in Prozent der Regelarbeitszeit an, in welchem Umfang ein Mitarbeitender einem Projekt über den gesamten Zuordnungszeitraum zur Verfügung steht — zum Beispiel 40 % der Wochenarbeitszeit für Projekt A. ZEP rechnet diesen Wert für jeden Werktag des Zuordnungszeitraums automatisch in Tagesstunden um. Er gilt, solange für den jeweiligen Tag keine konkrete Einplanung hinterlegt ist.
Standard-Einplanung hinterlegen
Sie erfassen den Prozentwert direkt im Zuordnungszeitraum-Dialog eines Mitarbeitenden zu einem Projekt. Den Dialog können Sie aus zwei Richtungen öffnen — je nachdem, ob Sie eine Person über mehrere Projekte verteilen oder ein Projektteam komplett planen wollen.
Mitarbeitersicht
Öffnen Sie Mitarbeiter > [Person] > Zuordnungen > Projekte. ZEP zeigt eine Liste aller Projekte, denen die Person zugeordnet ist. Klicken Sie auf den Zuordnungszeitraum einer Zeile, um den Zuordnungszeitraum-Dialog zu öffnen. Tragen Sie dort unter Standard-Einplanung den Prozentwert (0 – 100) ein und speichern. Wenn die Person noch keinem Projekt zugeordnet ist, legen Sie zunächst eine neue Zuordnung an.
Projektsicht
Aus Projektsicht rufen Sie analog Projekte > [Projekt] > Allgemein > Projektmitarbeiter auf. Hier sehen Sie pro Projekt alle zugeordneten Personen mit ihrem Zuordnungszeitraum und der jeweiligen Standard-Einplanung. Über einen Klick auf den Zuordnungszeitraum öffnen Sie denselben Dialog und passen den Prozentwert an.
Standard-Einplanung anpassen
Soll die Standard-Einplanung dauerhaft auf einen anderen Prozentwert wechseln, öffnen Sie denselben Zuordnungszeitraum-Dialog noch einmal und überschreiben den Wert. ZEP führt keine Versionierung der Standard-Einplanung — der neue Wert gilt rückwirkend für den gesamten Zuordnungszeitraum.
Tipp: Wenn der Prozentwert nicht über die gesamte Projektlaufzeit gleich bleiben soll, können Sie für denselben Mitarbeitenden mehrere aufeinanderfolgende Zuordnungszeiträume mit jeweils eigener Standard-Einplanung hinterlegen — zum Beispiel 40 % für die ersten drei Monate, danach 60 % bis Projektende. Soll die Abweichung nur einzelne Tage betreffen (Sprints, Vertretungen), ist die konkrete Einplanung der bessere Weg.
Konkrete Einplanung
Die konkrete Einplanung überschreibt die Standard-Verteilung an einzelnen Tagen mit tagesgenauen Werten — in Stunden, Prozent oder konkreten Uhrzeiten. Sie ist immer eine Matrix-Eingabe: ZEP zeigt eine zweidimensionale Tabelle mit Tagen als Spalten und Projekten oder Personen als Zeilen.
Aufruf der Matrix
Sie öffnen die Einplanungs-Matrix aus zwei Richtungen. In beiden Sichten zeigt ZEP zunächst ein Säulendiagramm mit der summierten Einplanung über den gewählten Zeitraum — die bearbeitbare Matrix erscheint erst nach einem zusätzlichen Klick:
Mitarbeiter > [Person] > Ressourcenplanung > Einplanung — aktivieren Sie zuerst die Checkbox Projekteinplanung anzeigen. ZEP lädt die Sicht neu und blendet darunter den Button Einplanung bearbeiten ein. Ein Klick darauf öffnet die Matrix mit Projekten als Zeilen und Tagen als Spalten.
Projekte > [Projekt] > Ressourcenplanung > Einplanung — klicken Sie direkt auf den Button Einplanung bearbeiten unterhalb des Säulendiagramms. Die Matrix erscheint sofort mit Projektmitarbeitenden als Zeilen und Tagen als Spalten und ist gleichzeitig die Multi-Personen-Matrix für das Projekt.
Konkrete Einplanung anlegen oder ändern
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Tageszelle. Im Kontextmenü wählen Sie Einplanung bearbeiten. ZEP öffnet einen Detail-Dialog mit diesen Feldern:
Art der Einplanung (Radio-Auswahl): In Stunden, In Prozent oder Mit Uhrzeiten. Die Auswahl steuert, welches Eingabe-Feld danach erscheint.
Bei In Stunden: ein Stunden-Feld (z. B. 4,5).
Bei In Prozent: ein %-Feld (z. B. 60). Der Wert bezieht sich auf die tägliche Soll-Arbeitszeit.
Bei Mit Uhrzeiten: bis zu fünf Von – Bis-Zeitfenster. Über Zeit hinzufügen ergänzen Sie ein weiteres Fenster, über Zeit entfernen löschen Sie eines. Uhrzeit-Einplanungen erscheinen zusätzlich im Kalender des Mitarbeitenden.
Bemerkung (frei): erscheint später als Tooltipp in der Matrix und im Kalender.
Schließen Sie den Dialog mit OK (speichert die Einplanung), Löschen (entfernt sie) oder Abbrechen (verwirft die Änderungen).
Tipp: Für schnelles Erfassen können Sie Stunden- oder Prozentwerte auch direkt in der Zelle eingeben, ohne den Dialog zu öffnen. Mit gedrückter Maustaste markieren Sie zusätzlich mehrere Tage einer Zeile oder mehrere Zeilen gleichzeitig; der getippte Wert wird dann auf die gesamte Markierung angewendet. So planen Sie längere Zeiträume oder ganze Personen-Gruppen in einem Schritt ein.
Sie können mehrere Tageszellen nacheinander bearbeiten — ZEP sammelt die Eingaben zunächst in der Matrix. Mit dem Button Übernehmen am Ende der Matrix speichern Sie alle Änderungen gemeinsam.
Tastenkürzel in der Matrix
Die Matrix unterstützt mehrere Tastatur-Aktionen für effizientes Erfassen:
Strg + B oder Strg + E: öffnet den Dialog Einplanung bearbeiten für die aktuell markierte Zelle.
Strg + C und Strg + V: Werte zwischen Zellen kopieren und einfügen.
Pfeiltasten bzw. Tab: Navigation zwischen Zellen.
Entf oder Backspace: löscht den Eintrag der markierten Zelle.
Enter: löst den Button Übernehmen aus und speichert alle ausstehenden Änderungen.
Visuelle Indikatoren
In der Matrix kennzeichnet ZEP unterschiedliche Tagestypen und Zustände farblich:
Rosa Hintergrund: geänderte Zellen, die noch nicht über Übernehmen gespeichert sind.
Rotes Ausrufezeichen in der Tageszeile: die Tagessumme übersteigt die verfügbaren Stunden des Mitarbeitenden — Überlastungs-Warnung.
Fehltag-Markierung: Tage, an denen der Mitarbeitende eine genehmigte oder beantragte Abwesenheit hat (Urlaub, Krankheit, sonstige Fehlzeit). Bei entsprechender Berechtigung zeigt ein Tooltip den Fehlgrund an.
Feiertag- und Wochenend-Markierung: Tage, die keine regulären Arbeitstage sind. Diese Zellen können bei Bedarf trotzdem eingeplant werden (siehe Grundeinstellung Einplanung auch an Nicht-Arbeitstagen).
Konkrete Einplanungen erscheinen automatisch im Kalender des Mitarbeitenden — Standard-Einplanungen nicht.
Summen unter der Matrix
Unter der eigentlichen Eingabe-Matrix führt ZEP pro Tag mehrere Aggregations-Zeilen mit:
Summe eingeplant — addierte konkrete Einplanung über alle Projekte (Mitarbeitersicht) bzw. alle Personen (Projektsicht) für diesen Tag.
Gesamt eingeplant — Standard- und konkrete Einplanung zusammen gegen die Verfügbarkeit aufgerechnet. Übersteigt die Summe die verfügbaren Stunden, erscheint hier das rote Ausrufezeichen mit dem Tooltipp „Die Anzahl der eingeplanten Stunden überschreitet die Anzahl der verfügbaren Stunden".
Verfügbar — die zum Eintragen verfügbare Tageskapazität. ZEP zieht hier Abwesenheiten und Feiertage automatisch ab.
Auslastung (Arbeitspakete) — die durch zugeordnete Arbeitspakete erzeugte Tagesauslastung. Wird nur eingeblendet, wenn dem Mitarbeitenden bzw. dem Projekt Arbeitspakete zugeordnet sind. Ein zusätzliches Ausrufezeichen warnt, wenn die Arbeitspaket-Auslastung die Verfügbarkeit übersteigt.
In der Projektsicht stehen unter diesen Zeilen zusätzlich die Planzahlen des Projekts für den gewählten Zeitraum:
Plan gesamt — Plan-Aufwand des Projekts.
Offen — noch nicht durch Ist-Buchungen abgedeckter Plan-Rest.
Ist bis gestern — bereits gebuchte Projektzeiten.
Eingeplant bis gestern und Eingeplant ab heute — wie sich die Gesamt-Einplanung zeitlich verteilt.
Nicht eingeplant gesamt, Nicht eingeplant bis gestern und Nicht eingeplant ab heute — der noch nicht verplante Rest, jeweils aufgeschlüsselt nach Vergangenheit und Zukunft.
Umsatz-Spalte
Zusätzlich zur Eingabe-Matrix blendet ZEP rechts zwei Summen-Spalten pro Mitarbeiter- bzw. Projektzeile ein:
Summe — die aufsummierten eingeplanten Stunden der Zeile über den gewählten Zeitraum.
Umsatz — der zugehörige Plan-Umsatz, berechnet aus den eingeplanten Stunden multipliziert mit dem Stundensatz aus der jeweiligen Preisgruppe der Projektmitarbeiter-Zuordnung. Die Währungs-Angabe steht in der Spalten-Überschrift in Klammern.
In der Projektsicht erscheint der Umsatz in der Projektwährung. In der Mitarbeitersicht rechnet ZEP die Umsätze aller Projekte automatisch in die Basis-Währung Ihres Mandanten um, sodass sich die Werte über mehrere Projekte hinweg vergleichen lassen.
Lässt sich für einen Mitarbeitenden an einem oder mehreren Tagen kein Stundensatz ermitteln — etwa weil keine Preisgruppe in der Zuordnung gepflegt ist oder die Preistabelle für den betroffenen Tag keinen Wert liefert — erscheint links neben der Zeile ein rotes Ausrufezeichen mit dem Tooltipp „Zu mindestens einem Tag konnte kein Stundensatz ermittelt werden". Der Umsatz für die betroffene Person bleibt entsprechend unvollständig.
Hinweis: Die Umsatz-Spalte erscheint nur, wenn das Modul Preise & Kosten aktiv ist und für Ihren Mandanten eine Basis-Währung konfiguriert wurde. In der Projektsicht wird die Spalte zusätzlich nur angezeigt, wenn das Projekt nicht intern ist und Sie das Recht Projekt-Umsatz auswerten für dieses Projekt besitzen — andernfalls bleibt die Spalte unsichtbar.
Ratierliche Verteilung
Wenn Sie einen Gesamt-Aufwand gleichmäßig auf alle Arbeitstage eines Zeitraums verteilen möchten (zum Beispiel „80 Stunden über 4 Wochen"), nutzen Sie in der Einplanungs-Matrix die Funktion Ratierliche Verteilung. Im Dialog wählen Sie den Mitarbeitenden oder das Projekt, die Einheit (Stunden oder Tage), den Modus (Ersetzen überschreibt bestehende Einplanungen, Addieren ergänzt sie) und den Zeitraum von – bis. ZEP rechnet die Gesamtmenge auf die enthaltenen Arbeitstage um und schreibt konkrete Tages-einplanungen.
Kombination mit Abwesenheiten
ZEP löscht bestehende konkrete Einplanungen nicht automatisch, wenn für denselben Tag nachträglich eine Abwesenheit eingetragen wird. Stattdessen erscheint ein blauer Hinweis-Block „Einplanungen an Fehltagen löschen", über dessen Lösch-Link Sie die betroffenen Einträge in einem Zug entfernen können. Die Box erscheint an folgenden Stellen:
Projekte > [Projekt] > Allgemein > Projektmitarbeiter — oberhalb der Projektmitarbeiter-Liste.
Mitarbeiter > [Person] > Zuordnungen > Projekte — oberhalb der Zuordnungs-Liste.
Mitarbeiter > [Person] > Ressourcenplanung > Einplanung — oberhalb der Einplanungs-Matrix.
Voraussetzung ist in allen drei Fällen, dass der angemeldete Nutzer die Berechtigung zum Ändern hat und tatsächlich mindestens eine konkrete Einplanung auf einen Fehltag fällt. Ohne Klick auf den Lösch-Link bleiben die Einplanungen bestehen und werden in den Auswertungen weiter mitgezählt.
Hinweis: Die Zeile Verfügbar unter der Einplanungs-Matrix berücksichtigt Abwesenheiten automatisch und reduziert die Tageskapazität um ganze Fehltage. So erkennen Sie unabhängig vom Cleanup-Link sofort, wo die ursprüngliche Einplanung mit der neuen Realität kollidiert.
Einplanungen außerhalb des Zuordnungszeitraums löschen
Verschiebt sich der Zuordnungszeitraum nachträglich (zum Beispiel weil das Projekt früher endet oder der Mitarbeitende erst später beitritt), können konkrete Einplanungen außerhalb des gültigen Zeitraums zurückbleiben. ZEP zeigt in diesem Fall einen zweiten blauen Hinweis-Block „Einplanungen außerhalb der Zuordnungszeiträume löschen" an denselben Stellen wie die Fehltage-Box. Die betroffenen Projekte sind in der Box aufgelistet; der Lösch-Link entfernt die ungültigen Einplanungen.
Empfohlene Vorgehensweise in der Praxis
Damit die Einplanung den Projekt-Alltag möglichst genau abbildet, hat sich folgende Reihenfolge bewährt:
Standard-Einplanung initial hinterlegen. Beim Anlegen eines Projekts ordnen Sie die Projektmitarbeitenden zu und tragen pro Person den voraussichtlichen Prozentsatz der Regelarbeitszeit ein. Damit hat das Projekt sofort eine belastbare Grundplanung, und die Auswertungen liefern realistische Werte.
Konkrete Einplanung tagesgenau verfeinern. Sobald konkrete Arbeitspakete oder Termine bekannt sind, öffnen Sie die Einplanungs-Matrix (über Mitarbeiter > [Person] > Ressourcenplanung > Einplanung oder Projekte > [Projekt] > Ressourcenplanung > Einplanung) und überschreiben die Standard-Verteilung pro Tag mit konkreten Werten.
Bei Abwesenheiten aufräumen. Wenn nach der Planung Urlaubs- oder Krankheitstage hinzukommen, nutzen Sie den blauen Hinweis-Block, um die Einplanungen an Fehltagen zu entfernen.
Bei Änderungen am Zuordnungszeitraum aufräumen. Verschiebt sich der Zuordnungszeitraum, prüfen Sie die zweite blaue Box und löschen Einplanungen außerhalb des gültigen Zeitraums.