Unter Administration > Ressourcenplanung > Einstellungen konfigurieren Sie das Modul unternehmensweit. Die Einstellungen wirken auf alle Mitarbeitenden und Projekte mit aktiver Ressourcenplanung.
Gesamtauslastung anzeigen
Aktivieren Sie diese Einstellung, damit Mitarbeitende ihre eigene Gesamtauslastung über alle eingeplanten Projekte sehen können. Die Anzeige erscheint im persönlichen Auswertungsbereich der Mitarbeitenden unter Auswertungen > Meine Auswertungen.
Einplanung an Nicht-Arbeitstagen
Standardmäßig erlaubt ZEP Einplanungen nur an Arbeitstagen entsprechend der Wochenarbeitstage des Mitarbeitenden. Aktivieren Sie diese Option, wenn auch an arbeitsfreien Tagen (Wochenenden, Feiertage) eingeplant werden darf — sinnvoll bei Schicht- oder Bereitschaftsmodellen.
Selbst-Einplanung durch Mitarbeitende
Aktivieren Sie diese Option, damit Mitarbeitende ihre eigene Einplanung im Hauptmenü unter Meine Einplanung selbst eintragen oder anpassen dürfen. Ohne diese Option ist die Mitarbeitersicht reine Anzeige; eingeplant wird nur durch Projektleiter oder Administratoren.
Standard-Einplanung im Projektzuordnungs-Bereich
Diese Option erlaubt Mitarbeitenden, ihre eigene Standard-Einplanung (die Wochenverteilung in Stunden pro Projekt) im Bereich Projektzuordnungen zu sehen. Sinnvoll, wenn Mitarbeitende ihre wiederkehrende Wochenplanung selbst im Blick haben sollen.
Benachrichtigungen bei neuer Einplanung
Aktivieren Sie diese Option, damit Mitarbeitende automatisch per E-Mail benachrichtigt werden, wenn sie für einen Projekteinsatz neu eingeplant werden. Die verwendete Mailvorlage konfigurieren Sie unter Administration > Ressourcenplanung > Mailvorlagen.
Controller darf einplanen
Standardmäßig dürfen nur Administratoren und Projektleiter mit Budgetverantwortung Mitarbeitende einplanen. Mit dieser Option erhalten zusätzlich Controller die Einplanungs-Berechtigung — sinnvoll, wenn das Controlling kapazitive Engpässe selbst steuern soll.
Mailvorlagen für Einplanungs-Benachrichtigungen
Unter Administration > Ressourcenplanung > Mailvorlagen hinterlegen Sie pro Sprache (Deutsch, Englisch, Französisch) den Betreff und den HTML-Body der Benachrichtigungs-Mails. Platzhalter füllt ZEP zur Versandzeit automatisch ein.
Verfügbare Platzhalter pro Mailvorlage:
%USERID% – Personalnummer des betroffenen Mitarbeitenden
%VORNAME% – Vorname
%NACHNAME% – Nachname
%ZEITRAUM% – Zeitraum, der von der Einplanungs-Änderung betroffen ist
%ZEP_URL% – direkter Link zum eigenen ZEP-Bereich
ZEP liefert eine Standard-Mailvorlage für die Ressourcenplanung aus, die Sie inhaltlich an Ihre Tonalität anpassen können:
Mitarbeiter-Einplanung geändert – wird automatisch versendet, wenn die Einplanung eines Mitarbeitenden für einen Zeitraum hinzugefügt, geändert oder gelöscht wurde (sofern die Einstellung Benachrichtigungen bei neuer Einplanung oben aktiv ist).
Mit der Schaltfläche Testversand verschicken Sie eine Vorschau der Mailvorlage an Ihre eigene E-Mail-Adresse, um Layout und Platzhalter-Auflösung vor dem Echtversand zu prüfen.
Tipp: Halten Sie die Benachrichtigungs-Mails knapp und nennen Sie Projekt, Zeitraum und Stundenkontingent direkt im Betreff. So sehen Mitarbeitende beim E-Mail-Scrollen sofort, worum es geht.