Die Grundeinstellungen des Moduls finden Sie unter Administration > Abrechnung > Einstellungen. Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben einer Überschrift oder auf Einstellungen ändern, um Anpassungen vorzunehmen.
Einführung der Rechnungsstellung
Geben Sie an, ab welchem Monat die Rechnungsstellung in ZEP eingeführt wird. Ab diesem Datum greift das Modul und Sie können Rechnungen planen, freigeben und abrechnen. Alles, was vor diesem Datum gebucht wurde, gilt als bereits abgerechnet – ZEP meldet für diesen Zeitraum keine fehlenden Rechnungspositionen.
Wenn Sie das Einführungsdatum nachträglich ändern, gelten folgende Bedingungen:
Verschieben auf einen späteren Zeitpunkt: Es darf keine Rechnungspositionen geben, die vor dem neuen Einführungsdatum beginnen.
Vorverlegung: Wenn dadurch nicht abgerechnete bebuchte Zeiträume entstehen, gibt ZEP eine Warnung aus.
Nummernkreis für Rechnungen
Mit dem Modul Standorte & Abteilungen können Sie wählen, ob es einen einzigen Nummernkreis für alle Rechnungen oder einen eigenen Nummernkreis je oberster Abteilung geben soll.
Rechnungsnummernformat
Legen Sie das Format der Rechnungsnummer fest:
Rechnungs-Nr. Präfix: Text, der vor der Nummer erscheint.
Rechnungs-Nr. Länge: Länge der Nummer zwischen Präfix und Suffix. Kürzere Nummern werden mit führenden Nullen aufgefüllt.
Rechnungs-Nr. Suffix: Text, der nach der Nummer erscheint.
Eingangsgutschrift Präfix: Eigener Präfix für Eingangsgutschriften.
In Präfix und Suffix können folgende Platzhalter verwendet werden: %KNR% (Kundennummer), %YYYY% (Jahr), %YY% (zweistelliges Jahr), %MM% (Monat), %DD% (Tag des Rechnungsdatums).
Beispiel: Präfix „PRO-“, Suffix „-IS“, Länge 5 ergibt: PRO-00001-IS. Mit Kundennummer als Platzhalter (%KNR% = 123): PRO-123-00001-IS.
Standardtitel der Abschlagsrechnung
Bei der Erstellung einer Abschlagsrechnung wählen Sie, welcher Titel vorbelegt wird:
Abschlagsrechnung (Standard)
Zahlungsanforderung
Der Titel kann bei der Erstellung der Abschlagsrechnung noch angepasst werden.
Rechnungsdatum intelligent vorbelegen
Wenn diese Option deaktiviert ist, belegt ZEP das Rechnungsdatum immer mit dem heutigen Datum vor.
Wenn aktiviert, schlägt ZEP das Rechnungsdatum anhand des geplanten Rechnungsdatums der Rechnungspositionen vor:
Niedrigstes geplantes Datum, wenn alle Positionen zum Beginn des Leistungszeitraums abgerechnet werden sollen und dieses Datum maximal 10 Tage vom heutigen Datum entfernt ist.
Höchstes geplantes Datum, wenn alle Positionen zum Ende des Leistungszeitraums abgerechnet werden sollen und dieses Datum maximal 10 Tage entfernt ist.
Heutiges Datum in allen anderen Fällen.
Beispiel: Eine Rechnungsposition läuft vom 1.11. bis 30.11. und soll planmäßig am 30.11. abgerechnet werden. Sie erstellen die Rechnung erst am 1.12. – ZEP schlägt trotzdem den 30.11. als Rechnungsdatum vor.
MwSt.-Berechnung und Rundungsdifferenzen
Zwei Optionen steuern, wie ZEP Mehrwertsteuerbeträge auf Rechnungen berechnet und ausgibt:
MwSt. einzeln je Rechnungsposition berechnen: Wenn aktiviert, wird der MwSt.-Betrag für jede Rechnungsposition einzeln berechnet und gerundet. Wenn deaktiviert, wird die MwSt. auf den Gesamtnettobetrag berechnet.
Rundungsdifferenzen anzeigen: Wenn aktiviert, wird eine eventuelle Rundungsdifferenz als eigene Position auf der Rechnung ausgewiesen.
Belege mit erfasster Vorsteuer weiterfakturieren
Wenn deaktiviert, enthält eine Rechnung nur einen MwSt.-Satz auf den Gesamtnettobetrag. Wenn aktiviert, werden die für die Belege angegebenen Steuersätze zur Weiterfakturierung verwendet.
Beispiel: Ein Übernachtungsbeleg enthält Beträge mit 7 % und 19 % MwSt. Mit aktivierter Einstellung werden beide Steuersätze auf der Rechnung separat ausgewiesen.
Hinweis: Diese Einstellung gilt als globale Voreinstellung für alle Rechnungen, kann aber je Rechnung individuell überschrieben werden.
Ansprechpartner in Rechnungsadresse
Legen Sie fest, ob bei der Rechnungsstellung der Name des Projektansprechpartners automatisch in die Rechnungsadresse eingefügt wird:
„Nein“ (Standard): Die Rechnungsadresse wird vollständig unter Kunde > [Kundenname] > Allgemein > Adressen gepflegt.
„Ja“: Bei der Rechnungsstellung wird der Name des Projektansprechpartners automatisch zwischen Kundenname und Adresszeilen eingefügt. Fehlt ein Projektansprechpartner, wird der primäre Kundenansprechpartner verwendet.
Hinweis: Die Rechnungsadresse kann zum Zeitpunkt der Abrechnung immer noch individuell angepasst werden.
Kurzzeichen des Erstellers auf der Rechnung
Wenn diese Option aktiviert ist, wird das Kurzzeichen des Mitarbeiters, der die Rechnung erstellt hat, hinter dem Rechnungsdatum auf der Rechnung ausgegeben.
Standardtext für Rechnungspositionen
Legen Sie fest, welche Informationen standardmäßig im Rechnungspositionstext erscheinen. Folgende Angaben können aktiviert werden:
Projekt: Projektname wird in den Standardtext übernommen.
Vorgang: Vorgangsname wird in den Standardtext übernommen.
Übergeordneten Vorgang ausgeben: Zusätzlich wird der übergeordnete Vorgang im Standardtext angezeigt.
Der Rechnungspositionstext kann bei der Rechnungserstellung noch angepasst werden.
Detaillierte Aufwandsauflistung
Bei der Erstellung einer Rechnungsposition kann eine detaillierte Aufwandsauflistung in der Rechnungstabelle aktiviert werden. Damit werden auf der ersten Seite der Rechnung je Rechnungsposition die Menge (Anzahl Stunden) sowie der Einzelpreis ausgegeben. Hier stellen Sie die Vorbelegung für neue Rechnungspositionen ein.
Kundenverantwortlicher darf Rechnungspositionen ändern
Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Kundenverantwortliche Rechnungspositionen für seine Kunden bearbeiten, auch wenn er keinen Vollzugriff auf die Rechnungsstellung hat.
Dateiformat der Rechnung und Rechnungsvorschau
Diese Einstellungen sind nur mit dem Modul Dokumentenerstellung verfügbar. Wählen Sie, in welchem Dateiformat Rechnungen und Rechnungsvorschauen erzeugt werden:
Dateiformat der Rechnung: PDF, PDF/A, DOCX, DOC oder ODT. Standard ist HTML (immer verfügbar, auch ohne Dokumentenerstellung).
Dateiformat der Rechnungsvorschau: HTML, PDF, DOCX, DOC oder ODT (kein PDF/A für die Vorschau).
Hinweis: Ohne das Modul Dokumentenerstellung wird die Rechnung immer als HTML-Datei ausgegeben. Maschinenlesbare Formate (ZUGFeRD, XRechnung) werden nicht hier, sondern je Kunde unter Kunde > [Kundenname] > Allgemein > Adressen konfiguriert.
Zahlungseingänge verwalten
Legen Sie fest, ob Zahlungseingänge für Rechnungen in ZEP verwaltet werden sollen.
„Ja“: Zahlungsdokumentation in den Rechnungsdaten, Auswertungen zu Zahlungseingängen und offenen Posten.
„Nein“: Keine Zahlungsdokumentation, keine Auswertungen zu offenen Posten.
Wenn Zahlungseingänge aktiviert sind, können Sie zusätzlich die Tagesintervalle konfigurieren, die in den Spalten der Offene-Posten-Auswertung angezeigt werden.
Rechnungsversand per E-Mail
Hinterlegen Sie eine eigene E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand, abweichend von der allgemeinen Absenderadresse unter Administration > Meine Firma > E-Mail. Optional können Sie angeben:
Absendername
Antwortadresse (Reply-To): E-Mail-Adresse, an die Kundenantworten gesendet werden.
Antwortname (Reply-To): Name, der als Empfänger der Kundenantwort angezeigt wird.
Hinweis: Wenn Sie eigene E-Mail-Adressen verwenden, sollten Sie auch einen passenden eigenen Postausgangsserver konfigurieren.
E-Mails digital signieren
Laden Sie ein S/MIME-Zertifikat und den privaten Schlüssel hoch, um Rechnungs-E-Mails digital signiert zu versenden. Mit dem Modul Standorte & Abteilungen kann diese Einstellung je Abteilung separat hinterlegt werden.
PDF-Dateien zusammenführen
Wenn Sie Rechnungen mit mehreren PDF-Anhängen per E-Mail versenden, können Sie die Dateien zusammenführen. Aktivieren Sie diese Option als Voreinstellung, sodass beim Versand nur noch der Dateiname der zusammengeführten PDF eingegeben werden muss.