Unter Administration > Dokumentenmanagement verwalten Sie die drei Wertelisten, mit denen Sie Dokumente klassifizieren: Kategorien, Schlagwörter und Status. Sie sind die Grundlage dafür, dass Sie Dokumente filtern, gruppieren und in der Suche eingrenzen können.
Dokumentenkategorien
Kategorien dienen der inhaltlichen Klassifizierung von Dokumenten – etwa Vertrag, Protokoll, Präsentation. Sie pflegen Kategorien unter Administration > Dokumentenmanagement > Kategorien.
Pro Kategorie stehen folgende Felder zur Verfügung:
Kurzform – Pflichtfeld, max. 32 Zeichen. Wird als interner Schlüssel verwendet und kann nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden. Kommas sind nicht erlaubt.
Bezeichnung – Pflichtfeld, max. 255 Zeichen. Der Anzeigetext der Kategorie, der in Auswahl- und Filterfeldern erscheint. Mehrsprachig pflegbar.
Dokumentenschlagwörter
Schlagwörter (Tags) sind frei wählbare Stichworte, mit denen Sie Dokumente zusätzlich annotieren. Sie pflegen die zentrale Schlagwort-Liste unter Administration > Dokumentenmanagement > Schlagworte.
Pro Schlagwort gibt es ein Feld:
Schlagwort – Pflichtfeld, mehrsprachig pflegbar. Komma, doppeltes und einfaches Anführungszeichen sind als Zeichen nicht erlaubt.
Hinweis: Ob Benutzerinnen und Benutzer beim Hochladen auch neue Schlagwörter ergänzen dürfen, steuern Sie über die Option Benutzer darf Schlagwörter ergänzen in den Grundeinstellungen des Moduls.
Dokumentenstatus
Statuswerte beschreiben den aktuellen Zustand eines Dokuments im Lebenszyklus – typischerweise Entwurf, In Bearbeitung, Freigegeben, Archiviert. Sie pflegen die Status-Liste unter Administration > Dokumentenmanagement > Dokumentstatus.
Pro Status stehen folgende Felder zur Verfügung:
Kurzform – Pflichtfeld, max. 64 Zeichen. Interner Schlüssel, nach dem Anlegen nicht mehr änderbar.
Bezeichnung – Pflichtfeld, max. 255 Zeichen. Anzeigetext, mehrsprachig pflegbar.
Reihenfolge der Statuswerte
Die Status werden in Auswahllisten in der Reihenfolge angezeigt, in der sie in der Stammdaten-Liste stehen. Ein neu angelegter Status wird immer am Ende angefügt.
Über die Pfeil-Symbole nach oben bzw. nach unten rechts neben jedem Eintrag können Sie die Reihenfolge anpassen. Bewährt hat sich, häufig verwendete Status an den Anfang zu setzen, damit sie schneller auswählbar sind.