Im Modul Dokumentenmanagement verwalten Sie Ihre Dokumente strukturiert in einer hierarchischen Ordnerablage. Sie laden Dateien hoch, hinterlegen Metadaten, pflegen Versionen und ordnen Dokumente Kategorien sowie Schlagwörtern zu.
Dokument hochladen
Öffnen Sie einen Ordner über das Hauptmenü Dokumente oder den Reiter Dokumente in der Mitarbeiter-, Projekt-, Kunden-, Rechnungs- oder Angebotsansicht. Klicken Sie auf Dokument hochladen, um ein neues Dokument abzulegen.
Beim Hochladen stehen folgende Felder zur Verfügung – in der Reihenfolge des Formulars:
Bezeichnung – Pflichtfeld, max. 128 Zeichen. Frei wählbarer Anzeigename des Dokuments
Dokumentstatus – optional, Auswahl eines konfigurierten Status (z. B. Entwurf, Freigegeben)
Kategorien – optional, eine oder mehrere Kategorien zur Klassifizierung
Schlagwörter – optional, Tags aus der Stammdaten-Liste; je nach Einstellung dürfen Sie auch neue Schlagwörter ergänzen
Datei – Pflichtfeld, die hochzuladende Datei. Die maximale Dateigröße wird Ihnen im Upload-Dialog angezeigt (in der ZEP Mietversion typischerweise ca. 50 MB pro Datei; in der Testversion 5 MB)
Hinweis: Die Felder Dokumentstatus, Kategorien und Schlagwörter erscheinen nur, wenn unter Administration > Dokumentenmanagement mindestens ein Eintrag konfiguriert wurde.
Externe Links statt Datei hinterlegen
Statt einer Datei können Sie auch einen externen Verweis (URL) ablegen – nützlich für Dokumente, die in einem anderen System (z. B. SharePoint, Confluence oder Cloud-Speicher) liegen. Klicken Sie in der Toolbar auf Link hinzufügen und geben Sie unter Verweis die vollständige URL ein. Der Link erscheint im Dokumentenmanagement wie ein Dokument, öffnet aber die externe Adresse statt einer Datei.
Ordner anlegen und verwalten
Innerhalb jedes Bereichs (Allgemein, Mitarbeiter, Projekt, Kunde) können Sie beliebig tief verschachtelte Ordner anlegen. Klicken Sie auf Neuer Unterordner und vergeben Sie unter Verzeichnisname einen aussagekräftigen Namen (max. 255 Zeichen).
Der neue Ordner wird unterhalb des aktuell geöffneten Ordners angelegt. Die Berechtigungen werden standardmäßig vom übergeordneten Ordner geerbt und können nach dem Anlegen individuell angepasst werden.
Ordner-Aktionen im Rechtsklick-Menü
Per Rechtsklick auf das Ordner-Symbol öffnet sich ein Kontextmenü mit den folgenden Aktionen:
Neues Dokument – ein Dokument direkt im markierten Ordner anlegen
Neuer Verweis – einen externen Link statt einer Datei anlegen
Neuer Unterordner – einen Unterordner innerhalb des markierten Ordners anlegen
Umbenennen – den Verzeichnisnamen ändern
Löschen – den Ordner samt Inhalt nach Rückfrage entfernen
Leserechte setzen bzw. Schreibrechte setzen – Berechtigungen pro Ordner vergeben
Kopieren, Ausschneiden und Einfügen – Ordner samt Inhalt an eine andere Stelle der Hierarchie verschieben
Versionen verwalten
Wird ein bestehendes Dokument überarbeitet, können Sie eine neue Version hochladen, ohne das Originaldokument zu überschreiben:
Öffnen Sie das Dokument und wechseln Sie in den Tab Versionen
Klicken Sie auf Neue Version hochladen
Vergeben Sie eine kurze Bezeichnung (Pflichtfeld, max. 20 Zeichen, z. B. „v2" oder „2026-05")
Wählen Sie die neue Datei aus und bestätigen Sie
Die jeweils zuletzt hochgeladene Version ist die aktive Version und wird beim Öffnen des Dokuments standardmäßig angezeigt. Frühere Versionen bleiben in der Versionsliste sichtbar und können über das Download-Symbol heruntergeladen werden.
Aktionen am Dokument
Über das Aktionsmenü eines Dokuments stehen folgende Operationen zur Verfügung:
Daten – Metadaten des Dokuments einsehen (siehe Abschnitt unten)
Versionen – Versionsliste öffnen (nur bei Datei-Dokumenten, nicht bei externen Links)
Herunterladen – die aktuelle Version der Datei lokal speichern
Bearbeiten – Metadaten ändern; bei externen Links auch die URL
Verschieben – das Dokument in einen anderen Ordner verschieben (die Versionshistorie bleibt erhalten)
Löschen – das Dokument samt aller Versionen unwiderruflich entfernen
Hinweis: Welche Aktionen sichtbar sind, hängt von Ihren Berechtigungen auf dem jeweiligen Ordner ab. Ohne Schreibrecht sind Bearbeiten, Verschieben und Löschen ausgeblendet. Details zu Berechtigungen finden Sie im Artikel Berechtigungen für Dokumente.
Daten des Dokuments einsehen
Im Tab Daten sehen Sie alle Eigenschaften des Dokuments im Überblick:
Bezeichnung, Ablageort und Ordner
Dateiname, Dateigröße und Version
Hochgeladen am und Erstellt von
Status, Kategorien und Schlagwörter
Dokument in Bearbeitung nehmen
Wenn Sie ein Dokument exklusiv bearbeiten möchten, können Sie es im Aktionsmenü mit In Bearbeitung nehmen sperren. Andere Mitarbeitende sehen daraufhin den Hinweis, dass das Dokument gerade in Bearbeitung ist. Über Bearbeitung beenden geben Sie das Dokument wieder frei.
Ordnerstruktur von einem Mitarbeitenden kopieren
Wenn Sie für viele Mitarbeitende eine ähnliche Ordnerstruktur in den persönlichen Mitarbeiterdokumenten anlegen wollen, können Sie eine bestehende Struktur als Vorlage kopieren – statt jeden Ordner einzeln anzulegen.
Öffnen Sie die Mitarbeiterdokumente eines Mitarbeitenden, der die gewünschte Struktur bereits besitzt, und wählen Sie Ordnerstruktur kopieren. Im Folgedialog wählen Sie über die Mitarbeiterauswahl die Zielperson und können die Auswahl optional auf eine bestimmte Abteilung und einen Zeitraum eingrenzen.
Hinweis: Die Funktion kopiert ausschließlich die Ordner inklusive ihrer Berechtigungen – nicht die enthaltenen Dokumente selbst. Voraussetzung ist Schreibrecht auf den Mitarbeiterdokumenten der Zielperson.