Die HR WORKS-Schnittstelle überträgt Arbeitsstunden, Fehlzeiten und Stammdaten zwischen ZEP und HR WORKS und hält beide Systeme automatisch aktuell.
Richtung Daten: ZEP ↔ HR WORKS
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die HR WORKS-Schnittstelle ist in ZEP Compact und ZEP Professional über den Schnittstellenmarktplatz buchbar.
Für ZEP Clock steht die Schnittstelle auf Anfrage beim ZEP-Support zur Verfügung.
Die Synchronisation von Fehlzeiten erfordert zusätzlich das Modul Abwesenheiten & Überstunden.
Die Zuweisung einer Standard-Preisgruppe für neue Benutzer erfordert das Modul Umsätze & Kosten (ZEP Compact + Umsätze & Kosten bzw. ZEP Professional).
Voraussetzungen
Für die Einrichtung benötigen Sie:
Zugriff auf den Schnittstellenmarktplatz in ZEP
Zugangsdaten für die HR WORKS API: Access Key ID und Secret Access Key
Die Rolle API-Administrator in HR WORKS zum Erstellen der API-Schlüssel
Schnittstelle einrichten
Die Einrichtung erfolgt in zwei Schritten: zuerst API-Zugangsdaten in HR WORKS erstellen, dann die Verbindung in ZEP konfigurieren.
API-Zugangsdaten in HR WORKS erstellen
Um API-Zugangsdaten zu erstellen, benötigen Sie in HR WORKS die Rolle API-Administrator. Öffnen Sie dort den Bereich Administrator > Grundlagen > HRworks API.
Dort können Sie API-Schlüssel erstellen, löschen und Berechtigungen festlegen. ZEP benötigt die folgenden Schlüssel:
Access Key ID
Secret Access Key
Mit diesen Schlüsseln fordert ZEP Zugriffstoken an, die den Zugang zu den HR WORKS-Daten ermöglichen.
HR WORKS in ZEP einrichten
Öffnen Sie Administration > Schnittstellen > HR WORKS und tragen Sie Access Key ID und Secret Access Key ein.
Legen Sie anschließend unter Administration > System > Tasks einen Task HR WORKS Synchronisation an. Dieser steuert die regelmäßige automatische Synchronisation.
Hinweis: Folgende Punkte müssen bei der Einrichtung beachtet werden:
Feiertagskalender anlegen, damit Fehlzeiten synchronisiert werden.
Fehlgründe in HR WORKS müssen die gleiche Bezeichnung haben wie die Kurzform in ZEP.
In HR WORKS den Benutzerimport aktivieren oder die HR WORKS ID bei den Benutzern in ZEP hinterlegen.
Startdatum für das Modul Abwesenheiten & Überstunden setzen.
Einführungsdatum für das HR WORKS-Modul setzen.
Stammdaten synchronisieren
Die Stammdaten-Synchronisation überträgt Mitarbeiterdaten automatisch aus HR WORKS nach ZEP. Alle unten aufgeführten Felder werden bei jeder Synchronisation abgeglichen; nicht vorhandene Benutzer werden automatisch in ZEP angelegt.
Hinweis: Die Datenübertragung erfolgt ausschließlich in eine Richtung – von HR WORKS nach ZEP. Änderungen in ZEP werden nicht zurück an HR WORKS übertragen.
Benutzerabgleich
ZEP gleicht HR WORKS-Mitarbeiter anhand ihrer HR WORKS ID mit bestehenden ZEP-Benutzern ab. Ist die Option User anhand E-Mail Adresse abgleichen aktiviert, verwendet ZEP zusätzlich die E-Mail-Adresse, um HR WORKS IDs automatisch bestehenden ZEP-Benutzern zuzuordnen.
Alternativ können Sie die HR WORKS ID auch manuell bei einzelnen Benutzern in ZEP hinterlegen.
Übertragene Felder
Folgende Felder werden bei der Synchronisation zwischen HR WORKS und ZEP übertragen:
HR WORKS | ZEP | Info |
personId | userid |
|
personnelNumber | hrworksId | Eindeutige ID, über die die Synchronisation erfolgt |
firstName | vorname |
|
lastName | nachname |
|
| ||
birthday | geburtsdatum |
|
address | strasse, plz, ort, land | Aufteilung der Adresse in einzelne Felder |
workSchedule | Regelarbeitszeit | Regelarbeitszeit wird ggf. angepasst oder neu erstellt |
gender | anrede |
|
title | titel |
|
officePhoneNumber | tel |
|
costCenterNumber | kostenstelle |
|
datevPersonnelNumber | persnr |
|
joinDate | BeschaeftigungsZeitraum | Beschäftigungs-Zeitraum wird ggf. angepasst oder erstellt |
leaveDate | BeschaeftigungsZeitraum | Beschäftigungs-Zeitraum wird ggf. angepasst |
profilePictureUrl | profilbild | Bild wird importiert |
Neue Benutzer
Ist die Option Neue HR WORKS-Benutzer ermitteln und in ZEP anlegen aktiviert, legt ZEP bei jeder Synchronisation automatisch Benutzer für alle HR WORKS-Mitarbeiter an, die noch kein ZEP-Konto haben.
Den Modus für Erstellung des Benutzernamens können Sie in den Einstellungen festlegen. Folgende Modi stehen zur Auswahl:
email_personId – E-Mail-Präfix kombiniert mit der HR WORKS Person-ID (z. B. max.muster_12345)
user_personId – Festes Präfix „user" kombiniert mit der HR WORKS Person-ID (z. B. user_12345)
vorname.nachname – Vor- und Nachname mit Punkt getrennt (z. B. max.muster)
vnachname – Erster Buchstabe des Vornamens kombiniert mit dem Nachnamen (z. B. mmuster)
Name aus E-Mail – Lokaler Teil der E-Mail-Adresse (z. B. max.muster)
Neu angelegte Benutzer erhalten automatisch die Benutzerrechte MinusUser und müssen anschließend in ZEP manuell die gewünschten Benutzerrechte zugewiesen bekommen.
Mit der Option Link zur Kennwortänderung per E-Mail senden erhält jeder neu angelegte Benutzer automatisch eine E-Mail mit einem Link zur Vergabe seines Passworts.
Standard-Preisgruppe für neue Benutzer
Ist das Modul Umsätze & Kosten lizenziert, kann unter Administration > Schnittstellen > HR WORKS eine Standard-Preisgruppe für übernommene Benutzer festgelegt werden. Diese Preisgruppe wird jedem neu importierten Mitarbeiter automatisch zugewiesen, sofern in HR WORKS kein abweichender Wert hinterlegt ist.
Zeitbuchungen synchronisieren
Die Zeitbuchungs-Synchronisation überträgt alle in ZEP erfassten Arbeitszeiten automatisch nach HR WORKS. Zeitbuchungen werden in HR WORKS mit dem Präfix „ZEP:" in der Bemerkung importiert, damit Buchungen aus ZEP eindeutig erkennbar sind. Ist bereits eine Bemerkung in der Projektzeit hinterlegt, wird „ZEP:" als Präfix vorangestellt.
Hinweis: Die Übertragung erfolgt ausschließlich von ZEP nach HR WORKS. Änderungen in HR WORKS wirken sich nicht auf die in ZEP erfassten Zeiten aus.
Fehlzeiten synchronisieren
Unter Administration > Schnittstellen > HR WORKS können Sie im Bereich Synchronisation von Fehlzeiten festlegen, wie Fehlzeiten zwischen ZEP und HR WORKS synchronisiert werden. Folgende Modi stehen zur Auswahl:
Fehlzeiten nicht synchronisieren – Fehlzeiten werden nicht zwischen den Systemen übertragen.
HR WORKS Fehlzeiten in ZEP übernehmen – Fehlzeiten aus HR WORKS werden in ZEP importiert.
ZEP-Fehlzeiten an HR WORKS übertragen – In ZEP erfasste Fehlzeiten werden nach HR WORKS exportiert.
Hinweis: Die Synchronisation von Fehlzeiten erfordert das Modul Abwesenheiten & Überstunden in ZEP sowie einen angelegten Feiertagskalender.
Fehlgründe zuordnen
Damit ZEP Fehlzeiten aus HR WORKS korrekt zuordnen kann, müssen die Fehlgrund-Bezeichnungen in HR WORKS mit den Kurzbezeichnungen der Fehlgründe in ZEP übereinstimmen. Die Übereinstimmung ist Voraussetzung für eine fehlerfreie Synchronisation.
Synchronisation einrichten
Unter Administration > System > Tasks richten Sie den Task HR WORKS Synchronisation ein. Dieser führt die Synchronisation aller aktivierten Bereiche (Stammdaten, Zeitbuchungen, Fehlzeiten) automatisch aus.
Als Ausführungsintervall stehen stündlich, täglich, samstags, montags und am Ersten des Monats zur Verfügung. Die Standardeinstellung ist stündlich.