Mit der Jira-Schnittstelle übernehmen Sie Strukturen aus Jira in ZEP – von Spaces über Epics bis zu Issues. Jira bleibt dabei das führende System für die übertragenen Strukturen. Je nach Bedarf können Jira-Spaces als ZEP-Kunden abgebildet werden (typisch für Beratungsunternehmen) oder als ZEP-Projekte (typisch für interne IT-Teams).
Richtung Daten: Jira → ZEP
Produktlinienverfügbarkeit
Hinweis: Die Jira-Schnittstelle ist in ZEP Compact und ZEP Professional verfügbar. In ZEP Clock ist die Schnittstelle nicht enthalten.
Voraussetzungen
Für die Einrichtung benötigen Sie:
Zugriff auf den Schnittstellenmarktplatz in ZEP
Eine Jira-E-Mail-Adresse mit Administratorrechten auf der Atlassian-Domain
Einen Jira-API-Token – erstellt in Atlassian unter id.atlassian.com/manage-profile/security/api-tokens (Create API token → kopieren)
Die Atlassian-Domain Ihres Unternehmens (z. B.
firma.atlassian.net)
Hinweis: Die Schnittstelle ist ausschließlich mit Jira Software (Jira Projektmanagement) von Atlassian kompatibel – nicht mit anderen Jira-Produkten wie Jira Service Management.
Schnittstelle einrichten
Öffnen Sie in ZEP Administration > Schnittstellen > Schnittstellenmarktplatz. Wählen Sie Jira aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie werden anschließend durch den Buchungsprozess im Self-Service-Tool geführt. Nach der Buchung erscheint die Jira-Schnittstelle in Ihrer Schnittstellenübersicht und kann konfiguriert werden.
Tragen Sie in den Einstellungen folgende Zugangsdaten ein:
Jira Host: Die Atlassian-Domain Ihres Unternehmens (z. B.
firma.atlassian.net)Benutzername: Die E-Mail-Adresse des Jira-Administrators
Passwort: Der Jira-API-Token
Klicken Sie anschließend auf Test Connection, um die Verbindung zu prüfen. Erst wenn der Test erfolgreich ist, wechselt der Status von „inaktiv“ auf „aktiv“.
Datenmapping konfigurieren
Das Herzstück der Schnittstelle: Sie legen über Dropdowns in den Einstellungen fest, wie Jira-Elemente auf ZEP-Strukturen abgebildet werden. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:
Jira-Element | Mögliche Abbildung in ZEP |
Space (Jira-Projekt) | ZEP-Projekt, ZEP-Kunde oder keine Zuordnung |
Epic | ZEP-Projekt, ZEP-Vorgang oder keine Zuordnung |
Issue (mit Parent-Epic) | ZEP-Vorgang oder ZEP-Ticket (folgt der Epic-Zuordnung) |
Issue (ohne Parent-Epic) | ZEP-Vorgang, ZEP-Ticket (Fallback) oder keine Zuordnung |
Hinweis: Spaces und Epics können nicht gleichzeitig auf ZEP-Projekte abgebildet werden. Wenn Sie Spaces als Projekte importieren, können Epics nur als Vorgänge oder mit „keine Zuordnung“ übernommen werden.
Spaces
Jira-Spaces entsprechen Jira-Projekten. Sie können jeden Space als ZEP-Projekt oder ZEP-Kunden anlegen lassen. Bei der Zuordnung als Kunde wird die Kundennummer automatisch aus dem konfigurierten Präfix und dem Jira-Key gebildet (z. B. jira_knr_PROJ-1). Spaces ohne gewünschte Zuordnung belassen Sie auf „keine Zuordnung“.
Epics
Epics werden unter dem Ergebnis ihres übergeordneten Space eingeordnet. Sie können als ZEP-Projekt oder ZEP-Vorgang angelegt werden. Da Spaces und Epics nicht gleichzeitig auf ZEP-Projekte abgebildet werden können, ist die Zuordnung Epic → Projekt nur dann möglich, wenn der übergeordnete Space nicht ebenfalls als Projekt importiert wird.
Issues
Issues folgen automatisch der Zuordnung ihres Parent-Epics: Wurde das Epic als ZEP-Projekt importiert, wird das Issue als ZEP-Vorgang angelegt. Wurde das Epic als ZEP-Vorgang importiert, wird das Issue als ZEP-Ticket angelegt.
Issues ohne Parent-Epic
Issues, die in Jira keinem Epic zugeordnet sind, können ohne Sonderkonfiguration nicht importiert werden. Damit diese nicht verloren gehen, können Sie ein Standardziel wählen: ein Standard-ZEP-Projekt (Issues werden als Vorgänge angelegt) oder einen Standard-ZEP-Vorgang (Issues werden als Tickets angelegt). Alternativ können solche Issues übersprungen werden.
Parent-Epic noch nicht importiert
Ist das Parent-Epic zum Zeitpunkt des Syncs noch nicht in ZEP vorhanden (z. B. weil es gelöscht, archiviert oder außerhalb des 12-Wochen-Rückblicks liegt), wird das Issue sicher übersprungen und als Warnung im Protokoll vermerkt. Es wird nie an ein falsches Parent gehängt und der Sync läuft weiter. Beim nächsten Lauf versucht ZEP das Issue erneut, sobald das Epic in ZEP verfügbar ist – kein Nutzereingriff nötig.
Informationen je Jira-Issue
Beim Import eines Issues werden unter anderem folgende Informationen nach ZEP übertragen. Diese Felder werden bei jeder Synchronisation aktualisiert – Status, Priorität und Fälligkeitsdatum spiegeln so stets den aktuellen Stand in Jira wider. Die Zuordnung von Ersteller und Beauftragtem erfolgt automatisch anhand der E-Mail-Adresse.
Titel bzw. Zusammenfassung des Issues
Status
Priorität
Erstellungsdatum
Änderungsdatum
Fälligkeitsdatum, sofern vorhanden
Zuordnung zum übergeordneten Projekt oder Epic
Zuordnung von Ersteller und Beauftragtem zu Mitarbeitenden in ZEP
Worklogs als Zeiten übernehmen
Beim Import eines Issues überträgt die Schnittstelle automatisch auch die zugehörigen Jira-Worklogs und wandelt sie in Anwesenheitsbuchungen in ZEP um. Die Tätigkeit, auf die die Zeiten gebucht werden, legen Sie einmalig in den Einstellungen fest.
ZEP berücksichtigt dabei folgende Regeln:
Die Mitarbeiterzuordnung erfolgt zunächst über die E-Mail-Adresse; bei Nichtübereinstimmung über Vor- und Nachname.
Überschreitet ein Worklog die Tageskapazität (Regelarbeitszeit) des Mitarbeiters, wird die verbleibende Zeit auf den nächsten Arbeitstag übertragen – so gehen auch lange Buchungen nicht verloren.
ZEP sucht pro Tag freie Zeitfenster zwischen 08:00 und 23:59 Uhr und überspringt bereits belegte Slots – es entstehen keine Doppelbuchungen.
Wochenenden, gesetzliche Feiertage und Abwesenheitstage werden automatisch übersprungen.
Mitarbeitende, die an dem betreffenden Tag nicht beschäftigt waren, werden übersprungen.
Geschlossene Monate werden nicht bebacht.
Lässt sich kein freier Slot finden, wird der Grund im Protokoll vermerkt und der restliche Import läuft weiter.
Tipp: Achten Sie darauf, dass die E-Mail-Adressen der Jira-Nutzer mit denen der Mitarbeitenden in ZEP übereinstimmen – das ist die zuverlässigste Methode für die automatische Zuordnung.
Synchronisation und Protokoll
Die Schnittstelle synchronisiert automatisch stündlich. Der Import ist inkrementell: ZEP überträgt nur Daten, die seit dem letzten erfolgreichen Sync geändert wurden. Dabei gilt ein Sicherheitspuffer von einer Woche rückwirkend, und der Rückblick ist auf maximal 12 Wochen begrenzt. Eine manuelle Synchronisation lässt sich jederzeit über Jetzt synchronisieren anstoßen.
Die Synchronisation läuft in einer festen, verketteten Reihenfolge ab: Spaces werden zuerst importiert, dann Epics, zuletzt Issues. Jede Stufe startet erst, wenn die vorherige erfolgreich abgeschlossen wurde. Schlägt eine Stufe fehl, werden die abhängigen Schritte abgebrochen – so entstehen keine halb importierten Datensätze.
Jeder Sync-Lauf erzeugt einen Protokolleintrag mit folgenden Zählern:
processed: Gesamtzahl der verarbeiteten Elemente
created: Neu angelegte ZEP-Einträge
updated: Aktualisierte ZEP-Einträge
skipped: Unveränderte Elemente – kein Update nötig
failed: Fehlgeschlagene Elemente – der Grund wird im Protokoll vermerkt; der restliche Sync läuft weiter
Ein einzelner fehlerhafter Datensatz hält den restlichen Batch nicht auf. Fehlende Parent-Epics werden als Warnung protokolliert und beim nächsten Sync-Lauf erneut verarbeitet. Automatische Wiederholungsversuche gibt es nicht – der stündliche Scheduler übernimmt diese Funktion.
Einstellungen im Überblick
Alle konfigurierbaren Parameter der Jira-Schnittstelle auf einen Blick:
Einstellung | Beschreibung |
Jira Host | Atlassian-Domain des Unternehmens (z. B. |
Benutzername | E-Mail-Adresse des Jira-Administrators |
Passwort | Jira-API-Token (erstellt in der Atlassian-Kontoverwaltung) |
Spaces → ZEP-Entität | Projekt / Kunde / Keine Zuordnung |
Epics → ZEP-Entität | Projekt / Vorgang / Keine Zuordnung |
Issues ohne Epic → ZEP-Entität | Vorgang / Ticket / Keine Zuordnung |
Standard-Projekt / -Vorgang (Fallback) | Ziel für Issues ohne Parent-Epic; Name des ZEP-Projekts oder -Vorgangs eintragen |
Kundennummer-Präfix | Wird dem Jira-Key beim Anlegen von ZEP-Kunden vorangestellt |
Standard-Abteilung | Abteilung, der neu angelegte ZEP-Projekte zugeordnet werden |
Standard-Tätigkeit | Tätigkeit, auf die Worklog-Zeiten gebucht werden |
Entitäten aktivieren / deaktivieren | Spaces, Epics und Issues können einzeln ein- oder ausgeschaltet werden |