Für Kunden mit regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen können Sie in ZEP eine automatisierte Rechnungsstellung aktivieren. Dabei werden freigegebene Rechnungspositionen mehrerer Projekte und Kunden in einem einzigen automatisierten Ablauf abgerechnet.
Einrichtung je Kunde
Aktivieren Sie die automatisierte Rechnungsstellung je Kunde unter Kunde > [Kundenname] > Allgemein > Daten > Reiter Abrechnung.
Optional können Sie dort ebenfalls angeben, ob bei Zahlung per Lastschrift mit dem Erstellen der Rechnung automatisch ein Eintrag in der Zahlungsdokumentation erfolgen soll.
Hinweis: Nur Kunden, bei denen diese Option aktiviert ist, erscheinen in der Übersicht unter Abrechnung > Automatisierte Rechnungsstellung.
Automatisierte Rechnungsstellung starten
Öffnen Sie Abrechnung > Automatisierte Rechnungsstellung. Gehen Sie wie folgt vor:
Stellen Sie einen Zeitraum für das geplante Rechnungsdatum ein.
Alle Kunden mit freigegebenen Rechnungspositionen in diesem Zeitraum werden aufgelistet. Gibt es mehrere freigegebene Positionen mit dem gleichen geplanten Rechnungsdatum, werden diese zusammen auf einer Rechnung abgerechnet.
Markieren Sie die gewünschten Projekte und klicken Sie auf Automatisierte Rechnungsstellung starten.
Wählen Sie Start-Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Dateiformat und Bankverbindung.
Optional: Aktivieren Sie den direkten E-Mail-Versand aller erstellten Rechnungen an die jeweiligen Kunden.
ZEP zeigt die Anzahl der zu erstellenden Rechnungen an und gibt während der Ausführung den Fortschritt aus.
Besonderheiten
Bei der automatisierten Rechnungsstellung gelten folgende Regeln:
Mehrere freigegebene Rechnungspositionen desselben Projekts mit dem gleichen geplanten Rechnungsdatum werden auf einer gemeinsamen Rechnung zusammengefasst.
Der direkte E-Mail-Versand erfolgt nur an Kunden, bei denen eine E-Mail-Adresse in der Rechnungsadresse hinterlegt ist.
Die Rechnungsnummerierung beginnt mit der gewählten Start-Rechnungsnummer und wird fortlaufend vergeben.
Hinweis: Rechnungspositionen, die nicht dem automatisierten Ablauf zugewiesen wurden, können weiterhin manuell unter Projekt > [Projektname] > Abrechnung > Rechnungspositionen oder im Kundenmenü abgerechnet werden.