Rechnungspositionen legen Sie immer im jeweiligen Projekt unter Projekt > [Projektname] > Abrechnung > Rechnungspositionen an. Die Tabelle gliedert sich in folgende Bereiche: fehlende Rechnungspositionen, geplante Rechnungspositionen, freigegebene Rechnungspositionen sowie abgerechnete und stornierte Rechnungspositionen.

Die Tabelle der fehlenden Rechnungspositionen zeigt projektspezifisch Zeiträume, in denen fakturierbare Zeiten oder Belege erfasst wurden, für die noch keine Rechnungsposition existiert. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet direkt das Formular für eine neue Rechnungsposition mit vorausgefülltem Zeitraum.

Für Zeiträume, die Sie bewusst nicht abrechnen, obwohl fakturierbare Zeiten oder Belege gebucht sind, legen Sie einen Ausschluss an. ZEP zeigt diese Zeiträume dann nicht mehr als fehlende Rechnungspositionen und nicht mehr in der Auswertung Unfertige Leistungen an. Bestehende Ausschlüsse erscheinen in der Tabelle Von der Prüfung ausgeschlossene Zeiträume und lassen sich dort ändern oder löschen. Der Ausschluss wirkt ausschließlich auf diese Anzeige, er setzt keine Sperre und verhindert keine manuelle Abrechnung.

Klicken Sie auf + Neue Rechnungsposition und füllen Sie folgende Felder aus:

Bei Rechnungspositionen mit 0 % Mehrwertsteuer erscheint im Positionsdialog zusätzlich das Feld Steuerbefreiungsgrund. Darin hinterlegen Sie den rechtlichen Grund für die Steuerbefreiung, etwa bei Leistungen im Reverse-Charge-Verfahren oder anderen umsatzsteuerfreien Umsätzen. Der Steuerbefreiungsgrund wird in elektronische Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD) übernommen. Für das Erlöskonto „Umsatzsteuerfrei Bauträger“ trägt ZEP ihn automatisch als „Umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 9a UStG“ ein.

Bei Aufwandspositionen geben Sie einen Schätzbetrag an – auf der Rechnung erscheint der tatsächlich abgerechnete Betrag. Optional können Sie die Checkbox „Mindestens diesen Betrag abrechnen“ aktivieren: Ist der tatsächliche Aufwand niedriger als der Planbetrag, wird der Planbetrag abgerechnet. Ist er höher, wird der höhere Betrag abgerechnet.

Der Rechnungsanhang listet bei einer Aufwandsposition ausschließlich die tatsächlich geleisteten Aufwände mit ihren Beträgen auf. Ist die Checkbox „Mindestens diesen Betrag abrechnen“ aktiviert, kann die im Anhang ausgewiesene Summe deshalb niedriger ausfallen als der auf der Rechnung abgerechnete Betrag.

Je Aufwandsposition steuern Sie, wie die Rechnungstabelle auf der ersten Seite der Rechnung dargestellt wird. Mit Detaillierte Aufwandsauflistung werden je Position Menge und Einzelpreis ausgegeben. Mit Gruppierung nach Mitarbeiter, nur wählbar bei der Einstellung - Alle -, erscheinen alle Mitarbeitenden mit Umsatz in je einer Zeile, Personen ohne Umsatz im Zeitraum entfallen. Ist eine dieser Darstellungen aktiv, ist die Option Mindestens diesen Betrag abrechnen nicht verfügbar.

Bei Festpreispositionen ist der geplante Betrag gleichzeitig der Rechnungsbetrag. Über Planbetrag übernehmen kann das in den Planzahlen definierte Arbeitsentgelt übernommen werden.

Rechnungspositionen unterscheiden sich nach der Quelle ihres Betrags – aus Aufwand oder als Pauschale.

Für Projekte mit Abrechnungsart „Aufwand nach Stunden- oder Tagessatz“. Der abgerechnete Betrag ergibt sich aus den tatsächlich gebuchten Zeiten und Belegen im Leistungszeitraum. Eine Aufwandsposition kann zusätzlich nach Mitarbeiter aufgegliedert oder Arbeitszeiten getrennt von Belegen und Reisekosten ausgewiesen werden.

Zwei Einstellungen steuern den abgerechneten Betrag genauer:

Mit der Einstellung - Alle - legen Sie eine gemeinsame Rechnungsposition für alle Mitarbeitenden an. Wählen Sie einen einzelnen Mitarbeitenden, schränken Sie die Position auf diese Person ein. Mit mehreren solchen Positionen rechnen Sie die Mitarbeitenden getrennt ab. Sobald für einen Zeitraum einzelne Mitarbeiterpositionen bestehen, lässt sich für denselben Zeitraum keine gemeinsame Position für alle Mitarbeitenden mehr anlegen.

Zur Auswahl stehen dabei alle Mitarbeitenden, die auf das Projekt buchungsberechtigt sind – unabhängig davon, ob bereits Buchungen vorliegen oder diese erst künftig erfolgen könnten. Projektzeiten, Belege, Verpflegungsmehraufwand, Kilometergeld und Anreisepauschalen weist ZEP auf der Rechnung und in den Rechnungsdetails einzeln je Mitarbeiterposition aus. Sind für die Mitarbeitenden unterschiedliche Stunden- oder Tagessätze hinterlegt, zeigt ZEP dafür separate Zeilen mit Menge, Satz und Einheit (Stunden oder Tage) an.

Sobald eine einzelne Mitarbeiterposition freigegeben und abgerechnet wurde, sperrt ZEP für den betroffenen Leistungszeitraum die Erfassung und Änderung von Projektzeiten und Belegen auf das Projekt für diesen Mitarbeitenden. Andere Mitarbeiterpositionen desselben Leistungszeitraums bleiben davon unberührt.

Für Projekte oder einzeln abgerechnete Vorgänge. Der Betrag ergibt sich aus Menge × Einzelpreis und wird direkt als abgerechneter Betrag übernommen. Die Menge kann mit bis zu 5 Nachkommastellen eingegeben werden.

Für zusätzliche, vom Aufwand unabhängige Positionen auf Basis der unter Administration > Abrechnung > Artikel definierten Stammdaten. Beim Auswählen eines Artikels werden Einzelpreis, Einheit und Währung automatisch übernommen. Artikel-Rechnungspositionen beeinflussen die fehlenden Rechnungspositionen nicht.

Wenn im Projekt „Vorgänge werden einzeln abgerechnet“ eingestellt ist, muss für jeden Vorgang eine eigene Rechnungsposition angelegt werden. Je nach Vorgangsart ist dies eine Festpreis- oder Aufwandsposition.

Für Projekte mit ticketbasierter Abrechnung. Rechnet die auf einem Ticket erfassten Zeiten und Belege ab. Je Ticket wird eine eigene Rechnungsposition angelegt. Fehlende Rechnungspositionen werden dabei je Ticket ermittelt und lassen sich direkt in eine neue Position überführen. Diese Abrechnungsart setzt das Zusatzmodul Ticketsystem voraus.

Verfügbar bei Aufwandsprojekten mit „Vorgänge werden einzeln abgerechnet“. Rechnet Belege ab, die ohne Vorgang direkt auf das Projekt gebucht wurden.

Verfügbar bei Aufwandsprojekten mit „Vorgänge werden einzeln abgerechnet“. Rechnet Verpflegungsmehraufwendungen und Anreisepauschalen ab, die projektübergreifend gelten.

Enthält eine prozentuale Angabe, die auf die Zwischensumme der darüber liegenden Rechnungspositionen aufgeschlagen oder abgezogen wird. Ein negativer Wert erzeugt einen Abzug. Der für eine Zuschlagsposition angegebene Gepl. Betrag dient nur der Umsatzprognose und erscheint nicht auf der echten Rechnung. Der tatsächliche Betrag ergibt sich erst bei der Abrechnung.

Die Reihenfolge der Rechnungspositionen bestimmt, auf welche Positionen sich ein Zuschlag bezieht. Sie können die Reihenfolge in der Liste der Rechnungspositionen per Drag-and-drop ändern: Wählen Sie eine Rechnungsposition mit der linken Maustaste an und ziehen Sie sie bei gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle.

Möchten Sie einen prozentualen Zuschlag auf die gesamte Rechnung berechnen, platzieren Sie die Zuschlag-Position als letzte Position in der Liste.

Für Projekte mit Abrechnungsart „pauschal“ oder „im Aufwand“ sowie für einzeln abgerechnete Vorgänge. Ermöglicht die Abrechnung in mehreren Leistungsschritten. Ein Abschlag wird auch als Anzahlungs- oder Teilrechnung bezeichnet.

Folgende Varianten stehen zur Verfügung: Abschlag nach Leistungsstand, Schlussrechnung nach Leistungsstand, Abschlag Festpreis, Schlussrechnung Festpreis, Abschlag prozentual auf Zwischensumme sowie Schlussrechnung prozentual auf Zwischensumme.

So gehen Sie bei einer Abrechnung nach Leistungsstand vor:

Der geplante Betrag einer Abschlagsposition ergibt sich aus Leistungsstand mal Gesamtbetrag, abzüglich der bereits erfassten Abschläge. Der geplante Endbetrag der Schlussrechnung entspricht dem Gesamtbetrag abzüglich aller Abschläge. Ändern oder löschen Sie einen Abschlag, berechnet ZEP alle folgenden Abschläge und die Schlussrechnung automatisch neu. Abschläge lassen sich gemeinsam auf einer Rechnung abrechnen, jedoch nur zusammen mit anderen Abschlagspositionen.

Ändert sich der Mehrwertsteuersatz zwischen Abschlags- und Schlussrechnung, legen Sie über die Einstellung Bei Änderung der MwSt. fest, worauf der neue Satz angewendet wird: rückwirkend auf den Gesamtbetrag oder nur auf den aktuellen Endbetrag dieser Rechnung (Voreinstellung).

Für regelmäßig wiederkehrende Rechnungen können Sie eine Wiederholung festlegen. Folgende Intervalle stehen zur Verfügung: Monatlich Ultimo, Monatlich zum gleichen Datum, 2-monatlich Ultimo, 2-monatlich zum gleichen Datum, 3-monatlich Ultimo, 3-monatlich zum gleichen Datum, 6-monatlich Ultimo, 6-monatlich zum gleichen Datum und Jährlich.

Bei der Freigabe einer wiederholenden Rechnungsposition legt ZEP automatisch die nächste Rechnungsposition für den Folgezeitraum an.

Dabei überträgt ZEP die Wiederholung automatisch auf die neu angelegte Folgeposition. Bei der freigegebenen Position selbst wird die Wiederholung entfernt, sodass zu jedem Zeitpunkt nur eine geplante Rechnungsposition eine Wiederholung tragen kann.

Markieren Sie die gewünschten Rechnungspositionen und klicken Sie auf Freigeben. Alternativ können Sie zunächst über Vorschau die Rechnungsvorschau prüfen.

Die Freigabe hat folgende Auswirkungen:

Im gesperrten Zeitraum lassen sich für das betroffene Projekt keine Zeiten oder Belege mehr erfassen, ändern oder löschen, und an den betroffenen Projektzeiten werden die Symbole für Ändern und Löschen nicht mehr angezeigt. Beim Versuch einer Buchung in diesem Zeitraum erhalten Sie die Meldung, dass das Datum bereits für die Abrechnung gesperrt ist.

Wenn Sie gebuchte Zeiten oder Belege einer freigegebenen Aufwandsposition noch ändern müssen, nehmen Sie die Freigabe zurück:

Unter Abrechnung > Rechnungspositionen erhalten Administratoren und Controller einen ZEP-weiten Überblick über alle Rechnungspositionen. Folgende Aktionen stehen zur Verfügung: