Rechnungspositionen legen Sie immer im jeweiligen Projekt unter Projekt > [Projektname] > Abrechnung > Rechnungspositionen an. Die Tabelle gliedert sich in folgende Bereiche: fehlende Rechnungspositionen, geplante Rechnungspositionen, freigegebene Rechnungspositionen sowie abgerechnete und stornierte Rechnungspositionen.
Hinweis: Wir empfehlen, bereits bei der Projektplanung die Abrechnung mitzuplanen – also passende Rechnungspositionen direkt anzulegen. Fakturierbar gebuchte Zeiten und Belege werden dann automatisch der Rechnungsposition zugeordnet, deren Leistungszeitraum das Buchungsdatum umfasst.
Fehlende Rechnungspositionen
Die Tabelle der fehlenden Rechnungspositionen zeigt projektspezifisch Zeiträume, in denen fakturierbare Zeiten oder Belege erfasst wurden, für die noch keine Rechnungsposition existiert. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet direkt das Formular für eine neue Rechnungsposition mit vorausgefülltem Zeitraum.
Hinweis: Festpreis-Rechnungspositionen werden bei der Ermittlung fehlender Rechnungspositionen für Pauschalprojekte nur berücksichtigt, wenn ihr Leistungszeitraum das Buchungsdatum der jeweiligen Zeit oder des Belegs einschließt.
Rechnungsposition anlegen
Klicken Sie auf + Neue Rechnungsposition und füllen Sie folgende Felder aus:
Leistungszeitraum (von / bis).
Wiederholung: Einmalig oder wiederholend (siehe Abschnitt Wiederholende Abrechnung).
Geplantes Rechnungsdatum: Entspricht dem Anfang oder Ende des Leistungszeitraums oder einem frei gewählten Datum. Das geplante Rechnungsdatum ist Sortierkriterium in der Tabelle.
Abrechnungsart: Bestimmt, was abgerechnet wird (siehe Abschnitt Arten von Rechnungspositionen).
Rechnungstext: Vorbelegt mit Projektkurzform, -bezeichnung, Abrechnungsart und Leistungszeitraum. Kann frei bearbeitet werden.
Status: Geplant oder direkt freigegeben.
Geplanter Betrag
Bei Aufwandspositionen geben Sie einen Schätzbetrag an – auf der Rechnung erscheint der tatsächlich abgerechnete Betrag. Optional können Sie die Checkbox „Mindestens diesen Betrag abrechnen“ aktivieren: Ist der tatsächliche Aufwand niedriger als der Planbetrag, wird der Planbetrag abgerechnet; ist er höher, wird der höhere Betrag abgerechnet.
Bei Festpreispositionen ist der geplante Betrag gleichzeitig der Rechnungsbetrag. Über Planbetrag übernehmen kann das in den Planzahlen definierte Arbeitsentgelt übernommen werden.
Arten von Rechnungspositionen
Aufwand
Für Projekte mit Abrechnungsart „Aufwand nach Stunden- oder Tagessatz“. Der abgerechnete Betrag ergibt sich aus den tatsächlich gebuchten Zeiten und Belegen im Leistungszeitraum. Eine Aufwandsposition kann zusätzlich nach Mitarbeiter aufgegliedert oder Arbeitszeiten getrennt von Belegen und Reisekosten ausgewiesen werden.
Festpreis
Für Projekte oder einzeln abgerechnete Vorgänge. Der Betrag ergibt sich aus Menge × Einzelpreis und wird direkt als abgerechneter Betrag übernommen. Die Menge kann mit bis zu 5 Nachkommastellen eingegeben werden.
Artikel
Für zusätzliche, vom Aufwand unabhängige Positionen auf Basis der unter Administration > Abrechnung > Artikel definierten Stammdaten. Beim Auswählen eines Artikels werden Einzelpreis, Einheit und Währung automatisch übernommen. Artikel-Rechnungspositionen beeinflussen die fehlenden Rechnungspositionen nicht.
Vorgang
Wenn im Projekt „Vorgänge werden einzeln abgerechnet“ eingestellt ist, muss für jeden Vorgang eine eigene Rechnungsposition angelegt werden. Je nach Vorgangsart ist dies eine Festpreis- oder Aufwandsposition.
Sonstige Belege
Verfügbar bei Aufwandsprojekten mit „Vorgänge werden einzeln abgerechnet“. Rechnet Belege ab, die ohne Vorgang direkt auf das Projekt gebucht wurden.
VMA / Anreisepauschalen
Verfügbar bei Aufwandsprojekten mit „Vorgänge werden einzeln abgerechnet“. Rechnet Verpflegungsmehraufwendungen und Anreisepauschalen ab, die projektübergreifend gelten.
Zuschlag
Enthält eine prozentuale Angabe, die auf die Zwischensumme der darüber liegenden Rechnungspositionen aufgeschlagen oder abgezogen wird. Ein negativer Wert erzeugt einen Abzug.
Abschlag und Schlussrechnung
Für Projekte mit Abrechnungsart „pauschal“ oder „im Aufwand“ sowie für einzeln abgerechnete Vorgänge. Ermöglicht die Abrechnung in mehreren Leistungsschritten.
Folgende Varianten stehen zur Verfügung: Abschlag nach Leistungsstand, Schlussrechnung nach Leistungsstand, Abschlag Festpreis, Schlussrechnung Festpreis, Abschlag prozentual auf Zwischensumme sowie Schlussrechnung prozentual auf Zwischensumme.
Hinweis: Die Schlussrechnungsposition muss vor den Abschlagspositionen angelegt werden. Leistungsstand und geplantes Rechnungsdatum müssen bei mehreren Abschlägen aufsteigend sein. Eine Abschlagsposition kann erst abgerechnet werden, wenn alle vorangegangenen Abschlagspositionen bereits abgerechnet sind.
Wiederholende Abrechnung
Für regelmäßig wiederkehrende Rechnungen können Sie eine Wiederholung festlegen. Folgende Intervalle stehen zur Verfügung: monatlich Ultimo, monatlich zum gleichen Datum, zweimonatlich, dreimonatlich, halbjährlich und jährlich.
Bei der Freigabe einer wiederholenden Rechnungsposition legt ZEP automatisch die nächste Rechnungsposition für den Folgezeitraum an.
Hinweis: Bei Erreichen oder Überschreiten des Projektendes wird keine weitere Rechnungsposition angelegt. Wenn das Projektende nachträglich verkürzt wird und eine bereits generierte Folgeposition außerhalb der Projektlaufzeit liegt, wird diese markiert und kann nicht freigegeben werden.
Beispiel: Projekt-Laufzeit 01.01.2023–30.06.2023. Eine monatliche Rechnungsposition für Januar wird freigegeben → ZEP legt automatisch Februar an. Bei Freigabe von Juni würde ZEP für Juli eine neue Position anlegen – da dieser außerhalb der Laufzeit liegt, wird keine Position angelegt.
Rechnungspositionen freigeben
Markieren Sie die gewünschten Rechnungspositionen und klicken Sie auf Freigeben. Alternativ können Sie zunächst über Vorschau die Rechnungsvorschau prüfen.
Die Freigabe hat folgende Auswirkungen:
Die Rechnungsposition wechselt in den Status „freigegeben“.
Bei Aufwandspositionen wird der Leistungszeitraum für weitere Zeiterfassungen und Belegänderungen gesperrt.
Hinweis: Rechnungspositionen, deren Bis-Datum überschritten wurde, sind in der Tabelle bereits automatisch vorausgewählt.
Freigabe zurücknehmen
Wenn Sie gebuchte Zeiten oder Belege einer freigegebenen Aufwandsposition noch ändern müssen, nehmen Sie die Freigabe zurück:
Markieren Sie die freigegebene Position und klicken Sie auf Freigabe entfernen.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an Zeiten oder Belegen vor.
Prüfen Sie ggf. erneut die Vorschau.
Geben Sie die Position wieder frei.
Rechnungspositionen ZEP-weit verwalten
Unter Abrechnung > Rechnungspositionen erhalten Administratoren und Controller einen ZEP-weiten Überblick über alle Rechnungspositionen. Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:
Freigeben: Alle markierten geplanten Positionen freigeben.
Freigabe entfernen: Freigegebene Positionen zurück in den Status „geplant“ versetzen.
Ändern: Leistungszeitraum oder MwSt. für alle markierten Positionen gleichzeitig anpassen.
Hinweis: Rechnungsvorschau und Abrechnung sind nur innerhalb eines Projekts oder Kunden möglich, nicht direkt unter Abrechnung > Rechnungspositionen. Wechseln Sie dazu über die Kundennummer oder Projektkurzform in der Tabelle.
