Einstellungen

Hier können Sie mitarbeiterbezogene Voreinstellungen für ZEP treffen.

Allgemein

Mitarbeitersortierung in den Auswahllisten

Hier können Sie einstellen, wie Mitarbeiter in den Auswahllisten in ZEP sortiert sein sollen. Wählen Sie zwischen Benutzername, Vorname und Nachname.

Mitarbeiter-Formatierung in internen Auswertungen

Hier können Sie angeben, wie der Name eines Mitarbeiters in internen Auswertungen angezeigt werden soll. Sie haben die Wahl zwischen

Benutzername
Nachname, Vorname
Benutzername (Vorname Nachname)
Kurzzeichen des Mitarbeiters

Arbeitszeitauswertung Gesamtsumme: Personentage (PT) entsprechen

In den Auswertungen wird immer links oben die Anzahl der Gesamtstunden im Auswertungszeitraum angezeigt. Zusätzlich werden die Gesamtstunden in Personentagen (PT) angezeigt.
Hier geben Sie dafür die Stundenzahl an, die einem Personentag entspricht, z.B. 8 Stunden.

PT Darstellung mit bis zu x signifikanten Nachkommastellen

Geben Sie einen Wert zwischen 0 und 10 an.

Vor Ablauf eines Beschäftigungszeitraums benachrichtigen

Hier können Sie angeben, ob und wer vor Ende eines Beschäftigungszeitraums eines Mitarbeiters per E-Mail benachrichtigt wird. Wenn Sie eine dieser Optionen gewählt haben, wird automatisch ein (System-) Task unter Administration > System > Tasks "Beschäftigungszeiträume" eingeplant, der täglich ausgeführt wird.
Für die Benachrichtigungs-Mails gibt es in den Stammdaten die Mailvorlage: Benachrichtigung vor Beschäftigungsende.

Jeder Mitarbeiter kann angeben, bis zu welchem Datum er seine Arbeitszeiten, Fehlzeiten fertig erfasst hat und somit freigibt.

Hier stellen Sie ein, ob die ZEP-Benutzer ihre erfassten Daten freigeben können. D.h. jeder Mitarbeiter kann angeben, dass alle Arbeitszeiten (ggf. Fehlzeiten) korrekt und vollständig erfasst sind.

In der Arbeitszeittabelle unter Mein ZEP > Arbeitszeiten ist das Symbol mit dem zuletzt eingegebenen "Freigegeben bis Datum" zu finden.

Wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten freigeben prüft ZEP, ob es in dem Zeitraum Tage gibt, an denen weniger als die Hälfte der Sollzeit gebucht wurde. ZEP fragt, ob trotzdem freigegeben werden soll.
Welcher Zeitraum wird geprüft? - Seit dem vorherigen Freigabedatum, aber maximal seit dem letzten Monatsabschluss aber maximal ein Jahr.
Welche Meldung kommt? - Wenn in diesem Zeitraum mehr als 10 Tage unterbucht sind, kommt die Anzahl Tage, bei bis zu 10 Tagen kommt eine Liste der Daten.

Anschließend können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten, Fehlzeiten für die Zeit bis einschl. dem Freigabedatum nicht mehr bearbeiten.

In der Administration sind weiterhin alle Änderungen möglich.

Wenn ein Mitarbeiter ein Freigabedatum eingetragen hat, kann er dieses nicht mehr rückgängig machen.

Wenn das Freigabedatum doch geändert werden muss, kann ein ZEP-Administrator im Untermenüpunkt Daten des Mitarbeiters das Freigabedatum jederzeit korrigieren.

Zusätzlich können Sie angeben, ob und an wen eine Benachrichtigung gesendet werden soll.

Wenn ein Mitarbeiter die Freigabe seiner Arbeitszeiten, Fehlzeiten erteilt hat, Benachrichtigung senden

optional an Administratoren, Abteilungsleiter, Abteilungsleiter übergeordneter Abteilungen und zusätzliche Empfänger.

Ein Administrator kann dieses Freigabedatum unter Mitarbeiter sehen und unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Allgemein > Daten sehen und ändern. Wenn Sie zusätzlich das Modul Abwesenheiten & Überstunden einsetzen, sehen Sie unter Administration > System > Monatsabschluss das grau-blaue Freigabe-Symbol neben dem grau-gelben Sperre-Symbol.

Ein Abteilungsleiter (nur mit Modul Standorte & Abteilungen) sieht bzw. bearbeitet das Freigabedatum unter Abteilungen > Mitarbeiter. Wird zusätzlich das Modul Abwesenheiten & Überstunden genutzt, kann der Abteilungsleiter unter Abteilung > Mitarbeitersperren die Freigabedaten (grau-blaues Freigabe-Symbol neben dem grau-gelben Sperre-Symbol) der Mitarbeiter sehen.

Freigabedatum statt Schloss in der Mitarbeiterverwaltung anzeigen

Geben Sie an, ob in der Tabelle der Mitarbeiter unter Mitarbeiter statt dem "Freigabe-Schloss" eine Spalte "freigegeben bis" mit dem entsprechenden Datum angezeigt wird.

Geben Sie optional an, ob der Mitarbeiter benachrichtigt werden soll, wenn er für einen Monat gesperrt oder entsperrt wird

Dashboard-Settings

Aktuelle Mitarbeiter-Geburtstage Widget anzeigen:

Im Dashboard in ZEP lassen sich verschiedene Widgets zur Ansicht hinzufügen. Dazu gehört auch ein Widget, welches die Geburtstage der Mitarbeiter anzeigt (sofern diese bei den Mitarbeitern gepflegt wurden).

Mit dieser Einstellung steuern Sie, ob das Widget zur Anzeige zur Verfügung steht.

Voreinstellungen für neue Mitarbeiter

Voreinstellung Arbeitstage und Regelarbeitszeit (Stunden pro Tag) für neue Mitarbeiter

Hier geben Sie an, welche Tage Arbeitstage sind und für jeden Arbeitstag die Regelarbeitszeit in Stunden. Diese Voreinstellung wird automatisch beim Anlegen neuer Mitarbeiter übernommen. Natürlich können Sie diese Voreinstellung beim Mitarbeiter überschreiben.

Voreinstellung Urlaubsanspruch pro Jahr für neue Mitarbeiter

Tragen Sie bitte einen Wert für den Urlaubsanspruch pro Jahr ein. Die hier vorgenommene Einstellung wird in der Mitarbeiterverwaltung als Default-Wert voreingestellt und kann für den einzelnen Mitarbeiter überschrieben werden.

Voreinstellung Urlaubstage und Fehltage

Diese Einstellung ist in erster Linie relevant bei Teilzeitkräften:

entsprechen Kalendertagen einstellen, wenn der Arbeitsvertrag eines Teilzeitmitarbeiters gleich viel Arbeitstage wie beim Vollzeitmitarbeiter vorsieht und Sie deshalb einen durchschnittlichen Wert pro Tag als Regelarbeitszeit eintragen. Fehltage entsprechen Kalendertagen. Jeder ganze Fehltag hat den gleichen Wert. Jeder ganze Urlaubstag bedeutet einen Tag Abzug vom Urlaubskontingent.
umrechnen gemäß Regelarbeitszeit einstellen wenn der Arbeitsvertrag so ist, dass die Anzahl der Urlaubstage in Abh. von der Teilzeitbeschäftigung berechnet wurden. Fehltage entsprechen Vollzeitarbeitstagen. Jeder ganze Fehltag ist in Stunden nur so viel Wert wie die Regelarbeitszeit des betreffenden Wochentags. Wenn der MA einen ganzen Tag Urlaub nimmt, entspricht das der Regelarbeitszeit des betreffenden Wochentags in Stunden, umgerechnet in Vollzeitarbeitstage. Beispiel bei Vollzeitarbeitstag 8 Stunden: Wenn der der MA Freitags nur 4 Stunden Regelarbeitszeit hat und den ganzen Freitag Urlaub haben will, wird nur ein halber Tag Urlaub von seinem Urlaubskontingent abgezogen.

Bei Vollzeitmitarbeitern, die täglich die gleiche Regelarbeitszeit haben, macht diese Einstellung keinen Unterschied.

Ausnahme: Wenn Vollzeitmitarbeiter unterschiedlich viele Stunden Regelarbeitszeit an den verschiedenen Wochentagen haben, und wenn für die kürzeren Tage weniger Urlaub eingesetzt werden soll, als für die längeren Arbeitstage, können Sie die Einstellung „umrechnen gemäß Regelarbeitszeit“ auch für Vollzeitmitarbeiter in Betracht ziehen.

Wenn sich diese Einstellung bei einem MA ändert, wenn also ein Urlaubstag auf einmal mehr oder weniger Wert ist, weil der Arbeitsvertrag sich geändert hat, wird ZEP die Urlaubsansprüche / Resturlaube NICHT automatisch umrechnen. Man muss die Änderung mit dem MA vereinbaren, die neuen Urlaubsansprüche eintragen und ggf. manuell einen Abgleich eintragen.

Für Mitarbeiter mit Regelarbeitszeit 0 ist nur die Einstellung „entsprechen Kalendertag“ geeignet. Und umgekehrt: Mit der Einstellung „umrechnen gemäß Regelarbeitszeit“ ist es nicht mehr sinnvoll, Arbeitstage mit Regelarbeitszeit 0 zu definieren.

Mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden pro Monat

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter haben, deren Arbeitsvertrag eine Regelung zu mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden enthält und Sie die Einstellung unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen die Einstellung inklusiv-Überstunden vom monatlichen Stundensaldo abziehen aktiviert haben können Sie hier einen Wert und eine Berechnungsart für die mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden pro Monat angeben. Diese Werte werden dann für einen neuen Mitarbeiter automatisch übernommen.

Im Menüpunkt Regelarbeitszeit eines ausgewählten Mitarbeiters können Sie die Voreinstellung individuell anpassen.

Voreinstellung Pausenregelung für neue Mitarbeiter

Sie können hier angeben, welche Pausenregelung als Voreinstellung für neue Mitarbeiter verwendet werden soll. Diese Einstellung wird in der Mitarbeiterverwaltung als Default-Wert voreingestellt und kann für den einzelnen Mitarbeiter überschrieben werden.

Anwesenheit

Ein Mitarbeiter benötigt mindestens die Berechtigungsstufe "User mit Zusatzrechten" um in Mein ZEP > Auswertungen die aktuelle Anwesenheit aller Mitarbeiter zu sehen.

Wenn Sie hier keinen Haken setzen, dann sehen alle Mitarbeiter, also auch "User" die aktuellen Anwesenheiten aller Mitarbeiter.

Mitarbeiter darf in Mein ZEP > Auswertungen die aktuellen Anwesenheiten nur in eigener Abteilung (und abwärts in Unterabteilungen) sehen.

Setzen Sie hier einen Haken, wenn Sie möchten, dass ein Mitarbeiter nur die Anwesenheiten der Mitarbeiter in der gleichen Abteilung (und Unterabteilungen) sehen kann.

Manuelle Zeiterfassung deaktivieren

Ist die manuelle Zeiterfassung für Mitarbeiter deaktiviert, dann haben diese den Menüpunkt Arbeitszeiten nicht mehr zur Auswahl und können nur noch über das Stempelsymbol rechts oben in ZEP Ihre Kommt- und Geht-Zeiten stempeln.

Eigene Kommt/Geht-Auswertung in "Mein ZEP > Auswertungen" anbieten

Steuern Sie, ob Mitarbeiter Ihre eigenen Kommt/Geht-Zeiten unter Auswertungen > Meine Auswertungen einsehen können.

Empfänger der Info-Mail wenn beim Ein-/Ausstempeln ein Fehler aufgetreten ist.

Geben Sie an, an wen ZEP eine Info-Mail senden soll, wenn bei einem Mitarbeiter beim Ein-/Ausstempeln ein Fehler aufgetreten ist.

Standort-Übermittlung

Entscheiden Sie, ob bei der Verwendung der ZEP Clock App der Standort des Gerätes mitgesendet werden soll. Diese Einstellung ist je Mitarbeiter nochmal individuell anpassbar.

Mailvorlagen

ZEP bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte die in den E-Mails enthalten sind.
Hier können Sie den standardisierten Text für die Mitarbeiter-Mailvorlage anpassen. Sie haben die Möglichkeit durch allgemeine Platzhalter spezifische Informationen zu Mitarbeitern zu versenden. Die Platzhalter werden Ihnen angezeigt, wenn Sie in das Textfeld des Inhalts klicken.

Zusätzlich können Sie optional Dateien hinzufügen (max 5 x 20MB / max. 50MB total).

Sie können alle Mailvorlagen als Test-E-Mail (Preview) an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden.

Klicken Sie auf Testversand (an eigene E-Mail-Adresse) und treffen Sie die gewünschte Sprachauswahl (aktuell deutsch, englisch, französisch, spanisch und polnisch), dann erhalten Sie die E-Mail in der entsprechenden Sprache an Ihre Adresse zugesandt.

Kategorien

Sie können beliebig viele Kategorien mit Kurzform und Bezeichnung für die Mitarbeiter definieren, zum Beispiel intern, extern, Teilzeit, Vollzeit.

Sie können Kategorien in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: Klicken Sie auf deutsch/englisch/französisch/spanisch, geben Sie die Bezeichnung für die Kurzform an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englische, französische oder spanische Bezeichnung angezeigt.

In der Mitarbeiterverwaltung können Sie jedem Mitarbeiter beliebig Kategorien zuordnen. Nach diesen Kategorien können Sie die Arbeitszeitauswertung filtern: Unter Auswertungen > Mitarbeiter > Arbeitszeitauswertung können Sie sich alle Arbeitszeiten der Mitarbeiter einer bestimmten Kategorie anzeigen lassen.

Zusatzattribute

Zu Mitarbeitern können Sie Zusatzattribute definieren. Ein Zusatzattribut ist ein Feld, das dann bei jedem Mitarbeiter vorhanden ist und eingepflegt werden kann.

Bei der Anlage eines Zusatzattributes müssen folgende Angaben gemacht werden:

Name: Das ist der technische Name des Attributes, unter dem dieses dann auch in der SOAP-Schnittstelle gelesen bzw. gesetzt werden kann.

Bei Einsatz von Personio: Die Personio-Attribute werden übernommen, wenn der Name gleich ist.

Bezeichnung: Mehrsprachige Bezeichnung, die in der Benutzeroberfläche angezeigt wird.
Bemerkung: Eine (interne) Bemerkung bspw. zur Beschreibung des Attributes.
Typ: Der Datentyp des Attributs. Zur Auswahl stehen: Text, Ja/Nein, Zahl, Dezimalzahl, Prozent, Datum, URL, E-Mail, Auswahlliste, Mitarbeiter-Auswahl.

Zu den Datentypen:

Auswahlliste: Hier können Sie eine oder mehrere Optionen angegeben, die als Einfach- oder Mehrfachauswahl angegeben werden können.
Mitarbeiter-Auswahl: Über diesen kann ein bestehender Mitarbeiter ausgewählt und zugeordnet werden.

Zusatzattribute werden beim Mitarbeiter auf der Daten-Seite angezeigt und können im Bearbeiten-Modus eingegeben werden.

Aktuell Verwendungszwecke von Zusatzattributen: