Mit dem Modul Aufgabenmanagement können Sie interne Aufgaben strukturiert planen, zuweisen und abarbeiten – sowohl übergreifend als persönliche To-do-Liste, als auch gebündelt innerhalb eines Projektes. Aufgaben können in einer Listenansicht oder als Board dargestellt, nach Status und Priorität organisiert und mit Checklisten, Dateien und Fälligkeitsdaten angereichert werden.
Übersicht:
Nutzen Sie das Aufgabenmanagement:
als persönliche To-do-Liste für Ihre tägliche Arbeit
zur Aufgabenverteilung innerhalb eines Projektteams
als Projektmanagement-Board für die Projektleitung
zur Strukturierung von Aufgaben mit Checklisten und Teilschritten
Sie haben die zusätzlichen Menüpunkte:
Aufgaben > Meine Aufgaben
Hier finden Sie alle Aufgaben, die Ihnen zugewiesen sind oder die Sie selbst als persönliche To-do-Liste angelegt haben.
Und innerhalb eines Projektes den Menüpunkt Allgemein > Aufgaben
Hier finden Sie alle Aufgaben zu dem ausgewählten Projekt mit der zugehörigen Liste und dem Projektboard.
Jede Aufgabe kann einem Projekt und einem Vorgang zugeordnet werden, muss dies aber nicht – rein persönliche Aufgaben bleiben für andere Nutzer unsichtbar. Aufgaben können zusätzlich mit Checklisten (bis zu 15 Elementen) ergänzt werden, um auch komplexere Aufgaben transparent zu strukturieren.
Abgrenzung Aufgaben und Tickets
Das Modul Aufgabenmanagement ergänzt das bestehende Ticketsystem, ersetzt es jedoch nicht. Die beiden Module haben unterschiedliche Einsatzschwerpunkte:
Tickets sind auf extern eingehende Themen ausgerichtet – z. B. Änderungswünsche, Fehlermeldungen oder Supportanfragen von Kunden. Kunden-Ansprechpartner können Tickets über den Kundenzugang eigenständig erfassen und verfolgen.
Aufgaben richten sich an die interne Projektleitung und -durchführung. Sie bilden Projektmanagement-Funktionalität ab und sorgen für einen besseren Überblick über alle internen To-dos eines Projektes oder einer einzelnen Person.
Sie können beide Module parallel nutzen und damit externe Anliegen und interne Aufgaben sauber voneinander trennen.
Einsatzgebiete
Das Modul Aufgabenmanagement ist flexibel und für unterschiedliche Zwecke einsetzbar. Sie sind dabei nicht auf eine bestimmte Einsatzform festgelegt.
Einsatz als persönliche To-do-Liste
Jeder Mitarbeiter kann Aufgaben für sich selbst anlegen, ohne diese einem Projekt oder anderen Nutzern zuzuordnen. So lässt sich die tägliche Arbeit strukturieren, priorisieren und übersichtlich abarbeiten.
Ihre Vorteile:
Persönliche To-dos sind ausschließlich für Sie sichtbar.
Aufgaben lassen sich mit Priorität, Fälligkeitsdatum und Checkliste anreichern.
Über das persönliche Board behalten Sie den Überblick über den Bearbeitungsstand.
Einsatz als Projektaufgaben-Verwaltung
Innerhalb eines Projektes können Projektleitung und -mitarbeiter Aufgaben anlegen, einander zuweisen und den Fortschritt zentral verfolgen.
Ihre Vorteile:
Alle Projektaufgaben sind an einem zentralen Ort gebündelt.
Aufgaben können gezielt einzelnen Projektmitarbeitern zugewiesen werden.
Der Bearbeitungsstand ist jederzeit über Liste oder Board einsehbar.
Einsatz als Board
Für Teams, die agil arbeiten, bietet das Projektboard eine klassische Darstellung: Aufgaben werden per Drag & Drop zwischen den Status-Spalten verschoben und innerhalb einer Status-Spalte in der Reihenfolge angeordnet.
Ihre Vorteile:
Visuelle Darstellung des Arbeitsflusses.
Individuell anpassbare Spalten (pro Nutzer bzw. pro Projekt).
Schneller Statuswechsel per Drag & Drop.
Berechtigungen
Welche Aufgaben ein Nutzer sehen und bearbeiten darf, hängt von seiner Rolle in ZEP und ggf. von seiner Zuordnung zum jeweiligen Projekt ab.
als Administrator
Sieht und bearbeitet alle Aufgaben aller Projekte – unabhängig von einer Projektzuordnung.
Kann Aufgaben auch für Projekte anlegen, in denen er selbst nicht als Projektmitarbeiter hinterlegt ist. In diesem Fall kann der Admin nicht als Bearbeiter gesetzt werden. Er kann aber die Aufgabe an einen Projektmitarbeiter zuweisen oder „ohne Bearbeiter“ anlegen.
Kann auf jedem Projektboard Spalten verschieben, einblenden und ausblenden.
Projektleitung (mit oder ohne Budgetverantwortung)
Kann alle Aufgaben des eigenen Projektes sehen, anlegen und bearbeiten.
Kann das Projektboard anpassen (Spalten verschieben, Status ein- und ausblenden).
Projektmitarbeiter
Können Aufgaben im Projekt sehen und bearbeiten.
Können das Projektboard einsehen, aber nicht die Spaltenstruktur verändern.
Hinweis: Eine Zuweisung als Bearbeiter einer Aufgabe ist nur für Personen möglich, die dem zugehörigen Projekt als Projektmitarbeiter oder Projektleitung zugeordnet sind.
Einstellungen
Bevor Sie mit dem Aufgabenmanagement arbeiten, können Sie unter Administration > Aufgaben die grundlegenden Parameter festlegen. Es sind bereits automatisch Standardwerte hinterlegt, sodass Sie sofort arbeitsbereit sind.
Allgemeine Einstellungen
Unter Administration > Aufgaben > Einstellungen legen Sie fest, ob User und User mit Zusatzrechten Zugriff auf die Ansicht Projektaufgaben erhalten:
User und User mit Zusatzrechten dürfen Projektaufgaben einsehen und bearbeiten
Voreinstellung: Ja
Über diese Einstellung steuern Sie gezielt, ob Mitarbeiter mit diesen beiden Rollen innerhalb eines Projektes auch auf die Projektaufgaben zugreifen dürfen. Damit können die Mitarbeitenden im Menüpunkt „Projekte“ alle Projekte einsehen, denen sie zugeordnet sind und innerhalb eines Projekts den Menüpunkt „Aufgaben“ sehen. Je nach Rolle im Projekt oder zugeschaltete Module sehen die Projektmitarbeiter bereits andere Menüpunkte wie z.B. Tickets oder Dokumente.
Wird die Einstellung deaktiviert, sehen diese Nutzer nur die ihnen zugewiesenen Aufgaben im Menüpunkt Aufgaben > Meine Aufgaben.
Status
Unter Administration > Aufgaben > Status verwalten Sie die Status, die einer Aufgabe zugewiesen werden können. Es sind automatisch die Status „Neu“, „In Bearbeitung“ und „Fertig“ angelegt.
Um einen neuen Status anzulegen, klicken Sie auf den Button recht oben Neuen Status anlegen - Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in welchem Sie eine Kurzform sowie Beschreibungen in verschiedenen Sprachen hinterlegen können. Ordnen Sie jedem Status eine eigene Farbe zu.
Bei der Sichtbarkeit können Sie festlegen, ob der Status als Statusspalte auf den Boards erscheint. Bitte beachten Sie, dass wenn Sie ein Board bereits bearbeitet, hatten ein neuer Status nicht mehr automatisch hinzugefügt wird und der Status manuell als Spalte hinzugefügt werden muss. Wenn Sie die Checkbox bei „Auf Standard-Board anzeigen“ aktiviert haben müssen Sie im nächsten Schritt noch eine Sortierung festlegen. Diese legt fest an welcher Stelle auf dem Board der neue Status angezeigt werden soll.
Über den Button „Status für neue Aufgaben“ können Sie festlegen welcher Status hinterlegt werden soll jedes Mal, wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen. Dieser Status kann nicht gelöscht werden.
Tipp: Über das Zahnrad-Symbol rechts oben können Sie die Tabellenspalten konfigurieren und mit Drag & Drop die Reihenfolge der Spalten anpassen.
Status löschen
Je nachdem ob ein Status bereits bei einer Aufgabe verwendet wird oder nicht erscheint beim Löschen eine andere Abfrage. Wird ein Status bisher bei keiner Aufgabe verwendet, werden keine zusätzlichen Informationen angezeigt. Ist der Status bereits einer oder mehreren Aufgaben zugewiesen, erscheint vor dem Löschen ein Hinweis: Alle Aufgaben, die diesen Status haben, werden automatisch auf den Standardstatus „Status für neue Aufgabe" zurückgesetzt.
Prioritäten
Unter Administration > Aufgaben > Prioritäten verwalten Sie die verfügbaren Prioritätsstufen. Es sind automatisch die Prioritäten „Kritisch“, „Hoch“, „Mittel“ und „Niedrig“ angelegt.
Um eine neue Priorität anzulegen, klicken Sie auf den Button recht oben Neue Priorität anlegen - Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in welchem Sie eine Kurzform sowie Beschreibungen in verschiedenen Sprachen hinterlegen können.
Bei der Sortierung können Sie festlegen, in welcher Reihenfolge die Prioritäten angezeigt werden.
Über den Button „Priorität für neue Aufgaben“ können Sie festlegen welche Priorität hinterlegt werden soll jedes Mal, wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen. Diese Priorität kann nicht gelöscht werden.
Tipp: Über das Zahnrad-Symbol rechts oben können Sie die Tabellenspalten konfigurieren und mit Drag & Drop die Reihenfolge der Spalten anpassen.
Priorität löschen
Je nachdem ob eine Priorität bereits bei einer Aufgabe verwendet wird oder nicht erscheint beim Löschen eine andere Abfrage. Wird eine Priorität bisher bei keiner Aufgabe verwendet, werden keine zusätzlichen Informationen angezeigt. Ist die Priorität bereits einer oder mehreren Aufgaben zugewiesen, erscheint vor dem Löschen ein Hinweis: Alle Aufgaben, die diese Priorität haben, werden automatisch auf die Priorität „Priorität für neue Aufgabe" zurückgesetzt.
Menüpunkt „Aufgaben"
Im Menüpunkt Aufgaben > Meine Aufgaben finden Sie alle Aufgaben, die Ihnen als Bearbeiter zugewiesen sind, die Sie selbst erstellt haben oder die Sie sich als persönliche To-dos angelegt haben.
Sie haben zwei Darstellungsformen zur Auswahl, zwischen denen Sie über das Ansicht-Icon jederzeit wechseln können:
Listenansicht – alle Aufgaben in tabellarischer Form
Board-Ansicht – alle Aufgaben als Board mit Status-Spalten
Listenansicht
In der Listenansicht sehen Sie alle Ihnen zugeordneten Aufgaben, sortiert nach dem Erstellungsdatum (neueste zuerst; Zeitstempel mit Uhrzeit).
Es stehen Ihnen die Standardfilter Status und Projekt stehen zur Verfügung.
Über „Filter hinzufügen“ lassen sich weitere Filterungen ergänzen. Filterkombinationen können als Favoriten gespeichert werden, um häufig benötigte Ansichten per Klick wieder aufzurufen.
Tabelle personalisieren:
über das Zahnrad-Symbol rechts oben in der Tabelle können Sie Spalten ein- und ausblenden, sowie die Reihenfolge der Spalten bestimmen (Drag & Drop durch Klick auf die 2 Linien vor der Spaltenbezeichnung).
In der Tabelle selbst: Die Reihenfolge der Spalten lässt sich ebenfalls ändern, indem Sie in der Tabelle auf die Spaltenbezeichnung klicken, halten und bewegen. Es erscheint ein Verschieben-Icon und Sie können die Spalte an die gewünschte Position ziehen. Ziehen Sie eine Spalte aus dem Bereich der Tabelle nach oben oder unten heraus, wird diese ausgeblendet.
Hinweis: Die Spalte "Titel" wird immer angezeigt und können nicht ausgeblendet werden.
Board-Ansicht („Meine Aufgaben")
Das persönliche Board stellt Ihre Aufgaben in Spalten je Status dar. Jede Spalte entspricht einem Status, jede Karte einer Aufgabe.
Auf Ihrem persönlichen Board können Sie:
Aufgaben per Drag & Drop von einer Status-Spalte in eine andere verschieben. Beim Verschieben wird der Status der Aufgabe automatisch angepasst.
Die Reihenfolge der Aufgaben innerhalb einer Spalte frei festlegen.
Die Reihenfolge der Spalten selbst verändern.
Einzelne Status über das Drei-Punkte-Menü der Spalte ausblenden. Dabei wird nur die Spalte aus Ihrer Ansicht entfernt – die Aufgaben selbst sowie der Status bleiben erhalten und sind weiterhin in der Listenansicht sichtbar.
Über das große Plus-Symbol am Rand einen bisher ausgeblendeten Status als Spalte wieder hinzufügen.
Über das Plus-Symbol innerhalb einer Spalte direkt eine Aufgabe mit dem Status dieser Spalte anlegen.
Hinweis: Ihr persönliches Board ist ausschließlich Ihre eigene Ansicht und hat keine Auswirkungen auf die Boards anderer Nutzer oder auf das Projektboard eines Projektes.
Durch Klick auf eine Karte öffnet sich die Detailansicht der Aufgabe. Dort können Sie alle Felder der Aufgabe bearbeiten.
Neue Aufgabe erfassen
Über den Button Neue Aufgabe hinzufügen (in der Listen- oder Board-Ansicht) bzw. über das Plus-Symbol innerhalb einer Board-Spalte erstellen Sie eine neue Aufgabe.
Folgende Felder stehen Ihnen zur Verfügung:
Titel (Pflichtfeld): Kurze Bezeichnung der Aufgabe. Ohne Titel kann die Aufgabe nicht gespeichert werden.
Projekt (optional): Auswahl eines Projektes. Bleibt das Feld leer, handelt es sich um eine rein persönliche Aufgabe, die ausschließlich für Sie sichtbar ist.
Vorgang (optional): Auswahl eines Vorgangs innerhalb des gewählten Projektes.
Bearbeiter: Wenn Sie kein Projekt ausgewählt haben, sind immer Sie selbst Bearbeiter einer Aufgabe. Sobald Sie ein Projekt ausgewählt haben, können Sie auch eine andere Person als Bearbeiter auswählen. Im Dropdown werden nur die User angezeigt, die dem Projekt zugeordnet sind.
Status: Auswahl aus den unter Administration > Aufgaben > Status definierten Status. Vorbelegt ist der Standardstatus für neue Aufgaben.
Priorität: Auswahl aus den unter Administration > Aufgaben > Prioritäten definierten Prioritäten. Vorbelegt ist die Standardpriorität.
Fälligkeitsdatum (optional): Ein Fälligkeitsdatum kann über einen Schalter aktiviert und anschließend gesetzt werden. Das Datum wird in der Listen- und Boardansicht farblich hervorgehoben. Wenn das Datum morgen erreicht wird, färbt sich das Datum orange. Wenn das Fälligkeitsdatum bereits heute ist oder bereits überschritten, dann färbt es sich rot.
Beschreibung (optional): Detaillierte Beschreibung der Aufgabe im Freitext.
Datei-Upload (optional): Eine Datei kann der Aufgabe beigefügt werden. Zulässige Formate: PDF, JPEG, PNG. Maximale Dateigröße: 5 MB.
Checkliste (optional): Zu einer Aufgabe können bis zu 15 Checklisten-Elemente hinterlegt werden. Jedes Element lässt sich einzeln abhaken und wieder entfernen.
Mit einem Klick auf Speichern wird die Aufgabe angelegt und erscheint in der Liste bzw. im Board an oberster Position.
Aufgabe bearbeiten
Über Klick auf den Titel in der Listenansicht bzw. durch Klick auf die Karte in der Board-Ansicht öffnen Sie die Detailansicht einer Aufgabe. Alle Felder können dort nachträglich geändert werden.
Projektaufgaben
Im Menüpunkt Projekte > [Projektname] > Allgemein > Aufgaben finden Sie alle Aufgaben, die dem ausgewählten Projekt zugeordnet sind. Auch hier stehen Ihnen Listen- und Boardansicht zur Verfügung.
Projekt-Aufgabe erfassen
Über den Button Neue Aufgabe hinzufügen innerhalb eines Projektes erstellen Sie eine Aufgabe, bei der das Projekt bereits vorausgewählt ist:
Das Projekt ist automatisch mit dem aktuellen Projekt vorbelegt und kann in diesem Dialog nicht mehr geändert werden.
Als Bearbeiter stehen nur Nutzer zur Auswahl, die dem Projekt als Projektmitarbeiter oder Projektleitung zugeordnet sind.
Legen Sie eine Aufgabe als Administrator in einem Projekt an, in dem Sie selbst nicht als Projektmitarbeiter hinterlegt sind, können Sie sich nicht selbst der Aufgabe zuweisen. Er kann aber die Aufgabe an einen Projektmitarbeiter zuweisen oder „ohne Bearbeiter“ anlegen.
Alle übrigen Felder (Titel, Vorgang, Status, Priorität, Fälligkeitsdatum, Beschreibung, Datei-Upload, Checkliste) verhalten sich wie unter Neue Aufgabe erfassen beschrieben.
Projektboard
Die Board-Ansicht eines Projektes zeigt alle Aufgaben des Projektes in Spalten je Status. Im Unterschied zum persönlichen Board wird hier zusätzlich der Bearbeiter jeder Aufgabe direkt auf der Karte angezeigt.
Das Projektboard kann ausschließlich durch folgende Rollen angepasst werden:
Administrator
Projektleitung (mit oder ohne Budgetverantwortung)
„Anpassen" umfasst das Verschieben von Spalten, das Ein- und Ausblenden von Status-Spalten sowie die Neuanordnung der Status-Reihenfolge auf dem Board.
Projektmitarbeiter und User mit Zusatzrechten sehen das Projektboard in der von der Projektleitung festgelegten Struktur. Sie können Aufgaben per Drag & Drop verschieben, die Spaltenstruktur jedoch nicht verändern.
Hinweis: Anpassungen am Projektboard wirken sich nicht auf persönliche Boards der Nutzer aus.
Tipps zur Nutzung
Persönliche Aufgaben ohne Projekt erscheinen nur in Aufgaben > Meine Aufgaben und sind für andere Nutzer nicht sichtbar. So können Sie ZEP als private To-do-Liste nutzen, ohne Ihre Kollegen zu informieren.
Checklisten eignen sich, um komplexere Aufgaben in überschaubare Arbeitsschritte zu unterteilen und den Fortschritt sichtbar zu machen.
Fälligkeitsdaten sollten gezielt vergeben werden, damit die farbliche Hervorhebung in der Tabelle aussagekräftig bleibt.
Standardboard-Sichtbarkeit: Überlegen Sie bei jedem neu angelegten Status, ob dieser für alle Projekte standardmäßig sichtbar sein soll, oder ob er erst manuell eingeblendet wird.
Abgrenzung zu Tickets: Nutzen Sie Aufgaben für interne Themen und Tickets für extern eingehende Anfragen – so bleibt die Projektkommunikation klar strukturiert.
Ausblick: Die Zeitbuchung auf Aufgaben ist für eine kommende Version geplant. Verfolgen Sie unbedingt die Klocke direkt in ZEP und unseren Newsletter.