Im Untermenüpunkt Daten bzw. Daten & Plan eines Projekts sehen Sie die allgemeinen Projektdaten, die Sie beim Anlegen angegeben haben:
Alle allgemeinen Projektdaten.
Über den Button "Bearbeiten" können Sie die allgemeinen Projektdaten zum Ändern aufrufen.
Wenn einem Projekt noch keine Projektmitarbeiter zugeordnet wurden, sehen Sie hier diesen Hinweis. Da nur Projektmitarbeiter auf ein Projekt buchen dürfen, steht das Projekt – wenn diese Meldung angezeigt wird – noch keinem Mitarbeiter zur Zeit- oder Belegbuchung zur Verfügung.
Wenn ein Projekt noch nicht in Vorgänge gegliedert wurde, sehen Sie hier diesen Hinweis. Da bei der Projektzeiterfassung ein Vorgang zur Erfassung gewählt werden muss, kann ein Projekt ohne Vorgänge von keinem Mitarbeiter mit Projektzeiten bebucht werden.
Wenn ein „User mit Zusatzrechten“ ein Projekt anlegt, wird er diesem Projekt automatisch als Projektleiter zugeordnet.
Allgemein
Hier finden Sie alle Daten, die beim Anlegen des Projekts eingegeben worden sind (der Block "Plan" ist nur in der ZEP Professional Version enthalten):
Kurzform
Ein Projekt wird mit seiner Kurzform eindeutig identifiziert. Die Kurzform kann eine beliebige Kombination aus Buchstaben und Ziffern sein.
Bezeichnung
Im Feld Bezeichnung kann eine ausführliche Projektbezeichnung eingetragen werden.
Hinweis: In den Auswahllisten, z.B. bei der Projektzeiterfassung, werden Sie immer die vollständige Kurzform der Projekte sehen, aber meist nicht die vollständige Bezeichnung.
Abteilung
(Nur mit Modul Standorte & Abteilungen) Geben Sie an, zu welcher Abteilung dieses Projekt gehört. Nach dieser Projekteigenschaft kann in der Projektplanung gefiltert werden. Sie ist auch Basis für die Abteilungsauswertungen unter Auswertungen > Abteilungen.
Status
In der Auswahlliste „Status“ wird der aktuelle Projektstatus angezeigt. Sie können beliebige Status in Administration > Projekte > Projektstatus anlegen. Ändert sich der Status eines Projekts stellen Sie das an dieser Stelle manuell ein. Nur Projekte mit buchbarem Status werden in den Auswahllisten zur Projektzeit- und Belegerfassung angeboten. Bei der Neuanlage oder dem Kopieren eines Projektes ist der erste in den Stammdaten definierte Projektstatus voreingestellt.
Laufzeit
Geben Sie hier die Laufzeit des Projekts an. Außerhalb des durch Start- und Enddatum definierten Zeitraums erscheint das Projekt nicht in den Auswahllisten zur Erfassung, es können also keine Zeiten und Belege auf das Projekt gebucht werden, unabhängig vom Projektstatus. Start- und Enddatum werden außerdem als Filterkriterium bei der Projektplanung eingesetzt und erscheinen auf den Auswertungen und Abrechnungen.
Kunde & Abrechnung
Zugeordneter Kunde
Wenn Sie den Projekttyp Kunde gewählt haben, werden hier die entsprechenden Kundendaten (Kundennummer, Kundenname) angezeigt.
Nur mit Modul Rechnungsstellung: Wenn Sie die Option "Rechnungsstellung an mehrere Kunden" aktiviert haben, wird Ihnen hier der primäre Kunde angezeigt.
Kundenauftrag
Sie können zusätzlich in das optionale Feld Kundenauftrag eine Projektbezeichnung oder Auftragsbezeichnung eingeben, unter der das Projekt beim Kunden bekannt ist. Diese wird dann auf der Auswertung Projektumsatz und Kundenumsatz ausgegeben.
Ansprechpartner
Bei Bedarf können Sie auch Ihren Ansprechpartner beim Kunden aus der Liste aller Ansprechpartner des eingestellten Kunden auswählen. Bei der Abrechnung des Projekts wird diese Ansprechpartner als Rechnungsempfänger vorbelegt.
Bestellnummer und Auftragsnummer
Sie können eine Bestellnummer und Auftragsnummer eingeben. Diese Felder werden als konfigurierbare Spalten in der Tabelle der Projekte angeboten.
Rechnungsadresse
Nur mit Modul Rechnungsstellung. Legen Sie fest, welche Adresse auf den Rechnungen für dieses Projekt angegeben werden soll. Die Standard-Auswahl „- Kunden Rechnungsadresse –" bedeutet, dass diejenige Adresse zu verwenden ist, die bei diesem Kunden zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung als Rechnungsadresse eingestellt ist. Nur wenn die Rechnungen dieses Projektes an eine spezielle Adresse gehen sollen, wählen Sie hier eine andere Adresse aus der Liste der Kunden-Adressen aus.
Davon unbenommen können Sie zum Zeitpunkt der Abrechnung immer noch die Adresse einer einzelnen Rechnung beliebig anpassen.
Abrechnungsart (Projekt)
Diese Abrechnungsart ist die Standard-Abrechnungsart für alle Vorgänge: (Wenn einzelne Vorgänge des Projekts anders abgerechnet werden sollen, können Sie das bei den betreffenden Vorgängen angeben.)
Abrechnungsart "pauschal":
Unter "Plan Arbeitsentgelt" geben Sie den Pauschalpreis an. Eine Preisliste wird nicht benötigt.
Abrechnungsart "im Aufwand nach Stundensatz":
Das Projekt benötigt eine Preisliste mit Angabe der Stundensätze. Fakturierbare Ist-Stunden werden gemäß Projekt-Preisliste abgerechnet.
Der zu fakturierende Betrag aller auf das Projekt (bzw. den Vorgang) gebuchten Belege wird abgerechnet.
Weitere Kosten (Kilometergeld, Verpflegungsmehraufwendungen, Anreisepauschalen) werden so abgerechnet, wie Sie es unter "Abrechnungsformat für Abrechnung im Aufwand:" angeben.
Abrechnungsart "im Aufwand nach Tagessatz":
Das Projekt benötigt eine Preisliste mit Angabe der Tagessätze. Optional können Sie auch eine Anzahl "Angebotene Tagessätze" eintragen (nur wenn "Vorgänge einzeln abrechnen" nicht aktiviert ist). Fakturierbare Ist-Stunden werden gemäß Administration > Preise & Belege > Tagessatzanteile (bzw. Projekt > [Projektname] > Projekteinstellungen > Tagessatzanteile) und Projekt-Preisliste abgerechnet. Dabei kann es zu einem unterschiedlichen Abrechnungsbetrag kommen, je nachdem ob die Vorgänge einzeln angerechnet werden oder nicht.
Der zu fakturierende Betrag aller auf das Projekt (bzw. den Vorgang) gebuchten Belege wird abgerechnet. Weitere Kosten (Kilometergeld, Verpflegungsmehraufwendungen, Anreisepauschalen) werden so abgerechnet, wie Sie es unter "Abrechnungsformat für Abrechnung im Aufwand:" angeben.
Kunde bezahlt unabhängig von den tatsächlich anfallenden Reisen eine Reisepauschale: Legen Sie das Projekt als Pauschalprojekt an. Das ist auch dann möglich, wenn sämtliche Vorgänge "im Aufwand" abgerechnet werden.
Kunde bezahlt die Arbeitszeit pauschal, die anfallenden Reisen jedoch im Aufwand (Anreisepauschale je Tag oder Verpflegungsmehraufwendungen):
Legen Sie das Projekt "im Aufwand" an, auch wenn alle Vorgänge dazu "pauschal" sein werden. Legen Sie bei Bedarf noch einen Vorgang im Aufwand mit der Bezeichnung "Reisen" an, auf das die Mitarbeiter nur die gefahrenen Kilometer und Reisebelege (Fahrkarten, Hotelrechnungen) buchen.
Angebotene Tagessätze:
Wird das Projekt nach Tagessätzen abgerechnet und die Einstellung "Vorgänge einzeln abrechnen" ist nicht aktiviert, dann können Sie die Anzahl der Tagessätze (die geplant/angeboten sind) hier eintragen. Der Wert wird in der Auswertung Projektstand Plan berücksichtigt.
Abrechnungsart (Vorgang)
Wenn alle Vorgänge dieses Projekts die Abrechnungsart "wie Projekt" haben, dann erfolgt die Abrechnung für das Gesamtprojekt nicht getrennt nach Vorgängen. Falls Sie dennoch eine Abrechnung wünschen, in der die Vorgänge mit Ihren Beträgen einzeln aufgeführt werden, dann kreuzen Sie dies hier an.
Anzeige "Vorgänge werden einzeln abgerechnet":
Wenn mindestens ein Vorgang dieses Projekts eine Abrechnungsart nicht "wie Projekt" hat, dann muss die Abrechnung des Gesamtprojekts aus den einzelnen Vorgangsabrechnungen bestehen.
Sobald Sie eine Rechnungsposition für einen der Vorgänge angelegt haben, können Sie die Abrechnungsart "Vorgänge einzeln abrechnen" nicht mehr ändern. Löschen Sie ggf. die Rechnungsposition, um hier Änderungen vorzunehmen.
Bei Einzelabrechnung der Vorgänge:
Die einzelnen Vorgangsabrechnungen enthalten die Beträge für Arbeitsentgelt, Belege und Kilometergeld.
Falls Verpflegungsmehraufwendungen oder Anreisepauschalen abgerechnet werden (das ist nur bei einem Aufwandsprojekt möglich, wenn Sie unter "Abrechnungsformat für Abrechnung im Aufwand" entsprechende Angaben gemacht haben), werden diese nur einmal für das Gesamtprojekt berechnet und ausgegeben, also nicht auf die einzelnen Vorgänge verteilt.
Bei einem Pauschalprojekt wird stattdessen der Betrag den Sie unter "Plan Reisepauschalen" eingeben für das Gesamtprojekt als extra Posten "Pauschalpreis Reisen" abgerechnet.
Bei Einzelabrechnung eines Vorgangs im Aufwand nach Tagessatz wird der Tagessatz ausschließlich aus den Stunden ermittelt, die für diesen einen Vorgang gebucht wurden (ohne Berücksichtigung weiterer Stunden des Mitarbeiters zum gleichen Projekt zu einem anderen Vorgang).
Beispiel:
An einem Tag werden 6 Stunden für Vorgang 1 und 6 Stunden für Vorgang 2 gebucht.
Bei Einzelabrechnung der Vorgänge ergibt das 0,75 Tagessatz für Vorgang 1 und 0,75 Tagessatz für Vorgang 2.
Ohne Einzelabrechnung der Vorgänge ergibt das für das Gesamtprojekt genau 1 Tagessatz.
Im Beispiel wird die Einstellung angenommen, dass bis zu 6 Tagesstunden 0,75 Tagessatz ergeben, und mehr als 6 Tagesstunden einen Tagessatz ergeben.
Folglich sollten Sie für ein Projekt mit Abrechnung im Aufwand nach Tagessatz nur dann Einzelabrechnung der Vorgänge zulassen, wenn es korrekt ist, dass die Tagessätze getrennt für jeden Vorgang berechnet werden. Mit der Einzelabrechnung der Vorgänge können Sie keine Angaben bei "Angebotene Tagessätze" machen, sondern müssen dies ggf. beim Vorgang eingeben.
Abrechnungsart nach Tagessatz, Vorgänge werden nicht einzeln abgerechnet und der Mitarbeiter hat in verschiedenen Vorgängen verschiedene Preisgruppen und entsprechend verschiedene Tagessätze. In diesem Fall wird der Vorgang für die Preisgruppenbestimmung genommen, auf den die meisten Stunden am Tag gebucht wurden. Bei Gleichstand wird die Preisgruppe mit dem höheren Tagessatz genommen.
Währung
Die Währung in der das Projekt abgerechnet werden soll, wird hier angegeben. Alle auf das Projekt anfallenden Kosten werden bei Auswertungen > Projekte > Projektumsatz oder bei mit dem Modul Rechnungsstellung erstellten Rechnungen in dieser Währung aufgeführt (wobei die Währung je Rechnungsposition geändert werden kann). Belege, die in einer anderen Währung erfasst wurden, werden automatisch in die Projektwährung umgerechnet. Die Projektpreistabellen verstehen sich in dieser Währung.
Planstunden
Ab ZEP Professional oder in ZEP Compact mit Modul Projektplanung. Die Planzahlen werden in Auswertungen > Projekte > Projektstand (Plan) und Gesamtstatus (Plan) zur SOLL/IST - Gegenüberstellung benutzt. Bei der Pauschalabrechnung von Vorgängen oder Projekten werden die Plankosten als in Rechnung zu stellender Betrag verwendet.
Plan Stunden
Wenn Sie eine feste Anzahl an Plan Stunden für das Gesamtprojekt eingeben möchten, tragen Sie diese hier ein bzw. aktivieren Sie die Checkbox "Plan Stunden fix".
Sie können auch die Anzahl Stunden je Vorgang eingeben. Wenn Sie bereits auf Vorgangsebene Plan Stunden vergeben haben, wird Ihnen an dieser Stelle die aggregierte (aufsummierte) Anzahl der Stunden aus den Vorgängen kursiv angezeigt. (Im Bearbeitungsfenster: mit dem Zusatz (dyn)).
Sie können hier auch sehen, ob es "Planungsdifferenzen" gibt, d.h. wenn auf den unteren Ebenen (Vorgänge) mehr Stunden geplant sind als für das Gesamtprojekt vorgegeben sind
Sie können alle (also fakturierbare und nicht fakturierbare) Stunden planen
dann wählen Sie in der Auswertung Projektstand Plan die Option "fakturierbare und nicht fakturierbare Zeiten", dann werden alle Ist-Stunden mit den Planstunden verglichen.
Sie können auch "nur fakturierbare" Stunden planen
dann wählen Sie in der Auswertung Projektstand Plan die Option "nur fakturierbare Zeiten", dann werden nur die fakturierbaren Ist-Stunden mit den Planstunden verglichen.
Ist Stunden
Hier werden alle gebuchten Ist Stunden (fakturierbare und nicht fakturierbare) für das Projekt angezeigt. Wenn fakturierbare Projektzeiten gebucht wurden, werden diese unter "Fakt. Ist Std" angezeigt.
Fakt Ist Stunden
Hier werden alle fakturierbar gebuchten Ist Stunden des Projekts angezeigt.
Überbuchung verhindern
Wenn Sie verhindern möchten, dass mehr Stunden gebucht werden, als Sie geplant haben, können Sie hier folgendes einstellen:
Nein
ZEP verhindert nicht, dass mehr Stunden als geplant erfasste werden können
nur fakturierbare Zeiten (inkl. Reisezeiten)
ZEP verhindert, dass mehr fakturierbare Stunden als unter Plan Stunden angegeben, erfasst werden können
fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden (inkl. Reisezeiten)
ZEP verhindert, dass mehr Stunden, egal ob fakturierbar oder nicht fakturierbar, als unter Plan Stunden angegeben, erfasst werden können
nur fakturierbare Zeiten (ohne Reisezeiten)
ZEP verhindert, dass mehr fakturierbare Stunden als unter Plan Stunden angegeben, erfasst werden können. Reisezeiten werden nicht berücksichtigt.
fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden (ohne Reisezeiten)
ZEP verhindert, dass mehr Stunden, egal ob fakturierbar oder nicht fakturierbar, als unter Plan Stunden angegeben, erfasst werden können, Reisezeiten werden nicht berücksichtigt.
Sie können zusätzlich auch einen Überbuchungsstopp pro Tag angeben, d.h. eine Anzahl Stunden, die pro Tag nicht überschritten werden darf. (Bitte beachten Sie: Nur wenn überhaupt ein Überbuchen verhindern auf Projektebene eingestellt ist, können Sie zusätzlich auch einen Überbuchungsstopp pro Tag angeben.
Sobald eine Zeitbuchung diese Planzahlen überschreitet, erscheint die Meldung:
"Speichern fehlgeschlagen. Diese Zeit kann nicht gebucht werden, da dadurch die Plan Stunden des Projekts/Vorgangs überschritten würden. Der Projektleiter wurde per E-Mail informiert"
und die Zeit wird nicht gespeichert. Diese E-Mail wird an alle Projektleiter mit Budgetverantwortung versendet. Gibt es keinen Projektleiter mit Budgetverantwortung (und E-Mail-Adresse), wird die E-Mail an alle Projektleiter ohne Budgetverantwortung versendet, gibt es diese ebenfalls nicht, werden die Administratoren/Abteilungsleiter informiert.
Damit die Mitarbeiter auch wissen, wie viele Stunden sie auf ein bestimmtes Projekt bzw. Vorgang buchen dürfen, können sie bei der Projektzeiterfassung auf den "i-Punkt" neben dem Vorgang klicken und sich die aktuellen Plan- und Ist-Zahlen ansehen.
Damit der Mitarbeiter diese Information sehen kann, muss der Administrator unter Administration > Projekt > Einstellungen die Option "Planstunden bei der Zeiterfassunganzeigen" auswählen. Wenn Sie den "Überbuchungsstopp" erst später einfügen möchten, also, wenn bereits Stunden erfasst worden sind, gibt ZEP einen Hinweis aus, wenn die Anzahl der erfassten Zeiten bereits über der Planzahl liegt: "Die Ist Stunden liegen bereits über den Plan Stunden.". Sie können diesen "Überbuchungsstopp" trotzdem setzen. Damit verhindern Sie, dass weitere Zeiten auf dieses Projekt gebucht werden können.
Plan Arbeitsentgelt
Nur ab ZEP Professional. Für Pauschalprojekte: Pauschalpreis Arbeitsentgelt.
Aufwandsprojekt
Das geplante Arbeitsentgelt berechnen Sie aus der "Anzahl der geplanten Stunden x dem entsprechenden Stundensatz" (aus der Preistabelle). Geben Sie hier das geplante fakturierbare Arbeitsentgelt in der Projektwährung für das Gesamtprojekt ein (bei "Plan Arbeitsentgelt (fix)"). Sie können auch das geplante fakturierbare Arbeitsentgelt je Vorgang eingeben. Wenn Sie bereits auf Vorgangsebene Plan Arbeitsentgelt vergeben haben, wird Ihnen an dieser Stelle die aggregierte Summe aus den Vorgängen kursiv angezeigt. (Im Bearbeitungsfenster: mit dem Zusatz (dyn)).
Sie können hier auch sehen, ob es "Planungsdifferenzen" gibt, d.h. wenn auf den unteren Ebenen (Vorgänge) eine höhere Summe geplant ist, als für das Gesamtprojekt vorgegeben ist.
reines Pauschalprojekt
(Projekt "pauschal" und alle Vorgänge "wie Projekt")
Geben Sie hier den für die Arbeitszeit abzurechnenden Pauschalpreis an.
Gesamter Pauschalpreis = Pauschalpreis Arbeitsentgelt + Pauschalpreis Belege und Km-Geld + Pauschalpreis Reisepauschalen.
gemischtes Projekt
(Projekt enthält Vorgänge, die nicht die Abrechnungsart "wie Projekt" haben)
Die Abrechnung erfolgt getrennt nach Vorgängen, Sie müssen für jeden einzelnen Vorgang den Pauschalpreis bzw. Planpreis angeben. Hier wird nur noch die Summe für alle Vorgänge angezeigt.
Plan Arbeitsentgelt mit negativen Betrag (Discount)
Wenn Sie für ein Projekt auch einen Discount/Rabatt/Preisnachlass, also einen "negativen" Betrag dokumentieren möchten, geben Sie ein "-" direkt vor der Zahl ein.
Plan Belege, km-Geld und Reisepauschale
Plan Belege und Km-Geld / Pauschalpreis Belege und Km-Geld
Aufwandsprojekt
Geben Sie hier den geplanten fakturierbaren Betrag für Belege und ggf. Km-Geld in der Projektwährung für das Gesamtprojekt ein (bei "Plan Belege, Km-Geld (fix)").
Sie können diesen geplanten Betrag auch je Vorgang eingeben. Wenn Sie bereits auf Vorgangsebene Beträge bei Plan Belege, Km-Geld vergeben haben, wird Ihnen an dieser Stelle die aggregierte Summe aus den Vorgängen kursiv angezeigt. (Im Bearbeitungsfenster: mit dem Zusatz (dyn)).
Sie können hier auch sehen, ob es "Planungsdifferenzen" gibt, d.h. wenn auf den unteren Ebenen (Vorgänge) eine höhere Summe geplant ist als für das Gesamtprojekt vorgegeben ist.
reines Pauschalprojekt
(Projekt "pauschal" und alle Vorgänge "wie Projekt")
geben Sie hier den für Belege und Km-Geld abzurechnenden Pauschalpreis an.
Gesamter Pauschalpreis = Pauschalpreis Arbeitsentgelt + Pauschalpreis Belege und Km-Geld + Pauschalpreis Reisepauschalen.
gemischtes Projekt
(Projekt enthält Vorgänge, die nicht die Abrechnungsart "wie Projekt" haben)
Die Abrechnung erfolgt getrennt nach Vorgängen, Sie müssen für jeden einzelnen Vorgang den Pauschalpreis bzw. Planpreis angeben. Hier wird nur noch die Summe für alle Vorgänge angezeigt.
Plan Reisepauschalen / Pauschalpreis Reisepauschalen
Aufwandsprojekt
Geben Sie hier den geplanten fakturierbaren Betrag für VMA (= Verpflegungsmehraufwendungen) / Anreisepauschalen in der Projektwährung für das Gesamtprojekt ein.
Eine Eingabe ist hier nur dann sinnvoll, wenn das Projekt überhaupt Verpflegungsmehraufwendungen oder Anreisepauschalen abrechnen wird.
Da Verpflegungsmehraufwendungen und Anreisepauschalen nur für das Gesamtprojekt berechnet werden und nicht für jeden Vorgang einzeln, ist hierfür auch keine Planung je Vorgang vorgesehen, wie bei den anderen Planzahlen.
reines Pauschalprojekt
(Projekt pauschal und alle Vorgänge "wie Projekt")
Geben Sie hier den für Reisen abzurechnenden Pauschalpreis an.
Gesamter Pauschalpreis = Pauschalpreis Arbeitsentgelt + Pauschalpreis Belege und Km-Geld + Pauschalpreis Reisepauschalen.
gemischtes Pauschalprojekt
(Projekt ist pauschal und enthält mindestens einen Vorgang, dessen Abrechnungsart nicht "wie Projekt" ist)
Der Pauschalpreis VMA / Anreisepauschalen ist vorgangsunabhängig. Er wird bei einem gemischten Pauschalprojekt als extra Posten "Pauschalpreis Reisen" aufgeführt. Es werden keine weiteren Verpflegungsmehraufwendungen oder Anreisepauschalen berechnet.
Kunde bezahlt unabhängig von den tatsächlich anfallenden Reisen eine Reisepauschale:
Legen Sie das Projekt als Pauschalprojekt an. Das ist auch dann möglich, wenn sämtliche Vorgänge "im Aufwand" abgerechnet werden.
Kunde bezahlt die Arbeitszeit pauschal, die anfallenden Reisen jedoch im Aufwand (Anreisepauschale je Tag oder Verpflegungsmehraufwendungen):
Legen Sie das Projekt "im Aufwand" an, auch wenn alle Vorgänge dazu "pauschal" sein werden. Legen Sie bei Bedarf noch einen Vorgang im Aufwand mit der Bezeichung "Reisen" an, auf das die Mitarbeiter nur die gefahrenen Kilometer und Reisebelege (Fahrkarten, Hotelrechnungen) buchen.
Benachrichtigung, Kategorien, Schlagworte
Benachrichtigung bei prozentualem Erreichen der Planstunden
Geben Sie hier projektspezifisch an, ob und wann der bzw. die Projektleiter mit Budgetverantwortung benachrichtigt werden sollen, wenn ein bestimmter Prozentsatz der geplanten Stunden erreicht wird. Berücksichtigt werden je nach Einstellung nur fakturierbar gebuchte bzw. alle Stunden.
Standardeinstellung
Es werden die Werte aus Administration > Projekt > Einstellungen verwendet
Keine E-Mail
Spezielle Einstellung
Hier können Sie bis zu drei projektspezifische prozentuale Werte eingeben (wird nur ein Wert eingetragen, wird nur eine E-Mail versendet). Sobald eine Zeiterfassung eine dieser Marken überschreitet, erhält der bzw. die Projektleiter von ZEP eine Benachrichtigung per E-Mail, dass für das entsprechende Projekt bzw. für den Vorgang die IST-Stundenzahl den angegebenen Wert überschritten hat. Natürlich nur, wenn in der Mitarbeiterverwaltung eine E-Mail-Adresse für den Mitarbeiter angegeben ist. Wenn es keinen Projektleiter geben sollte, wird diese E-Mail an den Abteilungsleiter (mit Modul Standorte & Abteilungen) bzw. an den Administrator gesendet.
Voraussetzung für eine Warnung ist die Angabe von Plan-Stunden für das Projekt bzw. für den Vorgang. Wenn kein Projektleiter mit Budgetverantwortung und mit E-Mail-Adresse ermittelt werden kann, werden alle Projektleiter ohne Budgetverantwortung informiert. Gibt es keine Projektleiter werden ggf. alle Abteilungsleiter der Abteilung des Projekts informiert, wenn diese auch nicht ermittelt werden können (oder wenn das Modul Standorte & Abteilungen nicht lizenziert ist) werden alle Administratoren informiert. Bei jeder Zeitbuchung wird geprüft, ob ein Prozentsatz der fakturierbaren Planstunden auf Vorgangs- oder Projektebene erreicht wurde, d.h. es können bei jedem eingetragenen prozentualen Wert bis zu zwei E-Mails versendet werden:
Eine E-Mail bzgl. dem bebuchten Vorgang bzw. einem seiner übergeordneten Vorgänge (je nachdem auf welcher Ebene Sie die Planzahlen eingetragen haben.
Eine E-Mail bzgl. dem Projekt.
Kategorien
Weisen Sie dem Projekt optional eine oder mehrere Kategorien zu. (Nur wenn unter Administration > Projekte > Kategorien Kategorien definiert sind.)
Schlagworte
Sie können dem Projekte Schlagworte zuweisen, um sie danach zu klassifizieren und wiederzufinden.
Wählen Sie ein, mehrere oder alle Schlagworte aus (definiert unter Administration > Projekte > Schlagworte) bzw. wenn unter Administration Projekte > Einstellungen angegeben ist, dass ein Projektleiter Schlagworte ergänzen darf ("Ja"), können die Projektleiter in dem auch eigene Schlagwörter dem Projekt zuweisen.
URL: Angabe eines beliebigen Hyperlinks
Hier können Sie einen beliebigen Hyperlink eingeben, zum Beispiel eine URL, einen Link zu Salesforce o.ä. Unter Projekte wird dieser Hyperlink als dargestellt. Im Tooltipp wird die URL angezeigt und mit Klick auf das Symbol, gelangen Sie zu der entsprechenden Adresse.
Bemerkung
Tragen Sie eine Bemerkung zu dem Projekt ein und speichern Sie.
Projektplan
Unter dem Menüpunkt "Projektplan" finden Sie eine grafische Darstellung des Projekts, seiner Vorgänge (inkl. Tickets) und Mitarbeiter. Die Anzeige des Projektplans können Sie durch Filterkriterien anpassen: Wählen Sie einen bzw. mehrere oder alle Mitarbeiter aus und klicken Sie auf "Ausführen". Im Projektplan werden nun entsprechend die Vorgänge angezeigt, denen der Mitarbeiter zugeordnet ist (implizit als Projektmitarbeiter oder als Vorgangsmitarbeiter). Wird das Modul Ticketsystem eingesetzt, können Sie zusätzlich auch nach Tickets (zusätzlich auch nach Ticketstatus), denen der gewählten Mitarbeiter als Bearbeiter zugeordnet ist, filtern. Durch aktivieren der Checkbox "beendete Vorgänge anzeigen", werden auch Vorgänge aufgeführt, deren Endedatum vor dem Anzeigezeitraum liegt.
Der Projektplan visualisiert die Projektstruktur, mit Vorgängen, Tickets und Teilaufgaben und bietet eine Überblick über den zeitlichen Verlauf des Projektes.
Zusätzlich dient er zur schnellen Erfassung von verschiedenen Plangrößen (Vorgänge, Mitarbeiter, Planzahlen, etc) für das gesamte Projekt.
Sie können sich die angezeigten Spalten individuell einblenden. Alle Einstellungen des Projektplans werden pro Benutzer und pro Projekt gespeichert und werden beim nächsten Öffnen des Projektplans automatisch geladen. So z.B. die Position auf der Zeitleiste, aufgeklappte Summenvorgänge etc.
Projektplan im Detail
Nachfolgend befindet sich eine detaillierte Übersicht weiterer Funktionen:
Auswahl der Spalten für die direkte Bearbeitung im Projektplan.
Ein-/Ausblenden der Mitarbeiterzuordnungen.
Datum am oberen Rand der Grafik. Mit Klick auf die Pfeile kann "geblättert" werden. Mit Klick auf das Datum öffnet sich eine Kalenderauswahl.
Aktivieren/Deaktivieren des Drag & Drop Modus.
Wechsel zwischen Tag-, Wochen- und Monats-Ansicht
Projekthierarchie beginnend mit dem Projekt. Darunter Vorgänge und Summenvorgänge. Summenvorgänge werden grau dargestellt. Ermöglicht das Auf-/Zuklappen eines Summenvorgangs.
Drag & Drop zum verschieben von Vorgängen an eine neue Position. Ein mögliches Ziel wird beim darüberfahren mit der Maus gelb hervorgehoben.
Die Zeitleiste unterhalb der Grafik kann verschoben werden.
Das Projekte und seine Vorgänge werden mit grünen Balken dargestellt. Mit Klick auf einen Balken öffnet sich der Bearbeitungsdialog.
Ist ein Mitarbeiter in einem Zeitraum nicht beschäftigt wird dies durch einen dunkelgrauen Balken kenntlich gemacht.
Projektplan mit dem Zusatzmodul Ticketsystem
In dieser Abbildung sind einige Mitarbeiterzuordnungen und Tickets eingeblendet.
Ein-/Ausblenden der Tickets und Teilaufgaben eines Vorgangs.
Darstellung einer Mitarbeiterzuordnung.
Darstellung eines Tickets. (z.B. mit zugeordnetem Bearbeiter)
Darstellung einer Teilaufgabe. (z.B. mit zugeordnetem Bearbeiter und Status)
Darstellung eines fehlerhaften Zustand/Status des Eintrag. Beim darüberfahren mit der Maus öffnet sich ein Pop-Over mit weiteren Informationen.
Projektmitarbeiter
Bei einem neu angelegten Projekt sind noch keine Mitarbeiter dem Projekt zugeordnet, außer ein „User mit Zusatzrechten“ hat das Projekt angelegt. Dies bedeutet, dass unter Umständen noch niemand auf das Projekt buchen kann.
Im Untermenüpunkt Projektmitarbeiter wird definiert, welche Mitarbeiter zu diesem Projekt gehören und folglich auf das Projekt buchen dürfen.
Sie können die Mitarbeiterzuordnung zu Projekten hier, oder auch unter Mitarbeiter bei den jeweils entsprechenden Mitarbeitern vornehmen. Die Zuordnung der Projektmitarbeiter kann auf Vorgangsebene weiter differenziert werden.
Da Mitarbeiter auch für einen bestimmten Zeitraum einem Projekt zugeordnet werden können, haben Sie die Möglichkeit, über die Zeitraumeinstellung zu sehen, welche Projektmitarbeiter im gewählten Zeitraum auf das Projekt buchen dürfen.
Projektmitarbeiter Zeitraum
Wenn Sie hier einen Zeitraum einstellen und „Ausführen“ anklicken, werden in der Tabelle unten die Mitarbeiter aufgelistet, die dem Projekt in diesem Zeitraum zugordnet sind und folglich in diesem Zeitraum auf das Projekt buchen können. Voreingestellt ist der aktuelle Monat. Um einen größeren Überblick zu bekommen, stellen Sie den Zeitraum ab Projektstart und auch mehrere Monate in die Zukunft einstellen.
Nur aktuell beschäftigte Mitarbeiter
Mit der Markierung blenden Sie solche Mitarbeiter aus, die zwar dem Projekt zugeordnet sind, die aber zum aktuellen Zeitpunkt nicht im Unternehmen beschäftigt sind (siehe Mitarbeiter Beschäftigungszeiträume).
Projektmitarbeiter zuordnen
Hier wird definiert, welche Mitarbeiter zu diesem Projekt gehören und folglich auf das Projekt buchen dürfen. In der unteren Tabelle sind die Mitarbeiter aufgeführt, die bereits zum Projekt gehören. Ggf. oben den Zeitraum für die Anzeige erweitern und erneut „Ausführen“, um auch frühere oder spätere Mitarbeiterzuordnungen zu sehen. Die Tabelle der Projektmitarbeiter kann als CSV bzw. Excel exportiert werden.
Um dem Projekt weitere Mitarbeiter zuzuordnen, verwenden Sie den Link Weitere Mitarbeiter als Projektmitarbeiter zuordnen. Wenn ein neu angelegtes Projekt das gleiche oder ein ähnliches Team von Mitarbeitern haben wird wie ein bereits bestehendes, kann die Funktion Mitarbeiterzuordnung von anderem Projekt kopieren verwendet werden, anschließend können Sie die kopierte Mitarbeiterliste noch für das neue Projekt anpassen (z.B. Mitarbeiter hinzufügen oder entfernen, Projektleiter-Funktionen und Preisgruppen ändern). Sie haben Sie Möglichkeit allen Projektmitarbeitern eine E-Mail zu schreiben (Vorlage unter Administration > Projekte > Mailvorlagen "An alle Projektmitarbeiter"). Sie können auch einem einzelnen Projektmitarbeiter eine E-Mail schreiben: mit dem "E-Mail Symbol" hinter dem Namen in der Tabelle (Vorlage unter Administration > Projekte > Mailvorlagen "An einen einzelnen Projektmitarbeiter")
Ob ein Mitarbeiter in diesem Projekt als Projektleiter berechtigt ist, sehen Sie an dem Symbol in der Tabellenspalte Projektleiter. Diese Eigenschaft gilt für die gesamte Projektlaufzeit und kann durch Klick auf das Symbol geändert werden. Es kann für ein Projekt mehrere Projektleiter geben. Die Rechte eines Projektleiters werden unterschiedlich sein, je nach ZEP-Berechtigungsstufe des Mitarbeiters in der Mitarbeiterverwaltung. Ein Projektmitarbeiter ist mit einer "leeren Checkbox" gekennzeichnet. Ein Projektleiter ohne Budgetverantwortung ist mit einem "grünen Haken", ein Projektleiter mit Budgetverantwortung mit einem "gelben Haken" gekennzeichnet.
Für jeden zugeordneten Mitarbeiter sehen Sie einen blauen Balken, der dem Zuordnungszeitraum entspricht. Zu einem Mitarbeiter kann es einen oder mehrere Zuordnungszeiträume, also Balken geben. Mit Klick auf den Balken öffnen Sie ein Fenster, in dem Sie den Zuordnungszeitraum, die Preisgruppe (nur ab ZEP Compact Umsätze & Kosten oder ZEP Professional), die Verfügbarkeit (nur mit Modul Ressourcenplanung) und den optionalen projektspezifischen internen Stundensatz eintragen bzw. ändern können.
Wenn ein Mitarbeiter ab einem bestimmten Datum, nicht mehr auf das Projekt buchen soll, stellen Sie den Zuordnungszeitraum entsprechend kürzer ein.
Wenn ein Mitarbeiter ab einem bestimmten Datum in diesem Projekt zu einer anderen Preisgruppe gehören soll oder einen anderen internen Stundensatz haben soll bzw. eine andere Verfügbarkeit (Ressourcenplanung), legen Sie einen neuen Zuordnungszeitraum für diesen Mitarbeiter an. Verwenden Sie dazu den Link mit dem Icon "+". Geben Sie die neue Preisgruppe bzw. internen Stundensatz bzw. Verfügbarkeit und den Zeitraum an. Wenn der neue Zeitraum sich mit einem bestehenden Zuordnungszeitraum überlagert, kommt eine Meldung, die Sie mit „Ja“ bestätigen können, damit die Zeiträume passend gekürzt und eingefügt werden.
Die Zuordnung von Projektmitarbeitern kann bei den einzelnen Vorgängen noch verfeinert werden. Wenn Sie das Zusatzmodul Standorte & Abteilungen einsetzen: Ein Projektmitarbeiter muss nicht zur gleichen Abteilung wie das Projekt gehören. In "Abteilungsauswertungen" - "Kosten" wird nach "abteilungseigenen" und "abteilungsfremden" Projektmitarbeitern unterschieden.
Weitere Projektmitarbeiter zuordnen
Hier finden Sie die Liste der Mitarbeiter, die als neue Projektmitarbeiter zugeordnet werden können:
Es werden nur die Mitarbeiter angeboten, die aktuell beschäftigt sind und, die nicht bereits dem Projekt zugeordnet sind. Schränken Sie ggf. die Liste durch Angabe einer "Mitarbeiterkategorie" ein. Optional können Sie einen Mitarbeiternamen im Suchfeld angeben und auf klicken um die Liste einzuschränken. Wählen Sie nun die entsprechenden Mitarbeiter durch aktivieren der Checkbox vor dem Mitarbeiternamen aus und klicken Sie auf "Speichern."
Wenn Sie in dieser Liste einen Name vermissen, kann es sein, dass der Mitarbeiter dem Projekt bereits in der Vergangenheit oder für die Zukunft zugeordnet ist. Auch Mitarbeiter, deren Beschäftigungszeitraum erst in Zukunft beginnt, erscheinen nicht in dieser Liste.
In diesem Fall schließen Sie das Popupfenster „Weitere Mitarbeiter als Projektmitarbeiter zuordnen“.
Um im Hauptfenster wirklich alle Mitarbeiter des Projekts zu sehen, müssen Sie den Zeitraum ab Projektstart und auch in die Zukunft erweitern und erneut „Ausführen“.
Beispiel: Um einen „alten“ Mitarbeiter wieder zu aktivieren, müssen Sie entweder seinen Projekt-Zuordnungszeitraum verlängern (Klick auf den blauen Balken und Änderung speichern) oder einen neuen Zuordnungszeitraum anlegen (Klick auf "+").
Beispiel: Um einen Mitarbeiter, dessen Beschäftigungszeitraum erst in Zukunft beginnt, einem Projekt zuzuordnen, müssen Sie (als Administrator) den Mitarbeiter in der Mitarbeiterverwaltung aufrufen und dort den Menüpunkt "Projekte“.
Berechtigungen von Projektmitarbeitern
Ein Projektmitarbeiter kann verschiedene Funktionen bzw. Berechtigungen innerhalb des Projekts haben:
Projektmitarbeiter (Symbol in der Tabelle)
Darf Zeiten und ggf. Belege auf dieses Projekt erfassen und seine eigenen erfassten Daten auswerten.
Projektleiter ohne Budgetverantwortung (Symbol in der Tabelle)
ohne Menüpunkte, in denen Geld-Beträge auftauchen
Projektleiter mit Budgetverantwortung (Symbol in der Tabelle)
Aktion
An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, einen bzw. mehrere Projektmitarbeiter auszuwählen und die Funktion der gewählten Mitarbeiter in dem Projekt zu ändern:
Gewählte Mitarbeiter im Projekt als "Projektleiter" setzen
Gewählte Mitarbeiter im Projekt als "Projektmitarbeiter" setzen
Vorgänge
Bei einem neu angelegten Projekt bestehen noch keine Vorgänge. Da die Projektzeiterfassung die Angabe eines Vorgangs benötigt kann ohne einen Vorgang kein Projektmitarbeiter das Projekt mit Zeiten bebuchen.
Die Einteilung eines Projektes in Vorgänge stellt die Strukturierung eines Projekts dar. Eine Strukturierung in Vorgänge erleichtert die Kalkulation und Projektkontrolle. In späteren Auswertungen kann man damit Fragen beantworten, wie z.B.: Bei welchem Vorgang verbrauchen wir die meiste Zeit bzw. das meiste Geld? Wo haben wir die Zeiten/Kosten falsch eingeschätzt? Welche Teile müssen feiner aufgegliedert werden?
Sie können jeden Vorgang einzeln erfassen und speichern und, wie üblich, mit den entsprechenden Symbolen zum Ändern aufrufen oder löschen.
Eine weitere Möglichkeit, die Vorgänge zu bearbeiten, finden Sie unter dem Menüpunkt Projektplan.
Filtereinstellungen
Beim Aufrufen der Seite werden alle Vorgänge in der Tabelle aufgelistet. Die Vorgangsliste kann durch mehrere Filterkriterien beeinflusst werden. Nur die Vorgänge, die alle eingestellten Kriterien erfüllen, werden in der Liste angezeigt.
in der Liste der Vorgänge können Sie mit einen einzelnen Vorgang in einen Folgestatus setzen.
Zeitraum: Voreingestellt ist der Zeitraum von "Projektstart" bis "Projektende". Sie können den Zeitraum beliebig ändern:
Vorgangsstatus: Jeder Vorgang hat einen Vorgangsstatus, nach dem Sie filtern können.
Mitarbeiter: Es werden nur die Vorgänge anzeigt denen der/die gewählte(n) Mitarbeiter zugeordnet sind (explizit oder implizit als Projekt-Mitarbeiter)
Checkbox "Bemerkung vollständig anzeigen": Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, wird in der Vorgangstabelle der komplette Text der Bemerkung formatiert angezeigt.
Checkbox: Gruppierungsvorgänge nicht ausklappen. Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, werden nur noch die übergeordneten Vorgänge in der Tabelle angezeigt und können nach Bedarf durch klicken auf das +-Symbol aufgeklappt werden, um die jeweils untergeordneten Vorgänge anzuzeigen.
Sie können die Filtereinstellungen als Favorit speichern und verwalten.
Die Plan- und Ist-Zahlen beziehen sich immer auf das Gesamtprojekt, nicht auf den Auswertungszeitraum!
Vorgänge von anderem Projekt kopieren
Wenn ein neu angelegtes Projekt die gleiche oder ähnliche Strukturierung in Vorgänge haben wird wie ein bereits bestehendes, kann die Funktion "Vorgänge von anderem Projekt kopieren" verwendet werden: Sie wählen ein beliebiges Projekt als Kopiervorlage und kopieren dessen Vorgänge. Entweder Sie kopieren alle Vorgänge oder Sie wählen zu kopierende Vorgänge auswählen und haken die entsprechenden Vorgänge einzeln an. Optional können Sie dabei auch Zeiträume und oder die Zuordnung von Vorgangsmitarbeitern übernehmen . Sollte ein Vorgangsmitarbeiter noch kein Projektmitarbeiter sein, können Sie hier optional angeben, dass dieser Vorgangsmitarbeiter automatisch als Projektmitarbeiter angelegt wird.
Wird eine automatische Projektmitarbeiterzuordnung gewählt, wird der Mitarbeiter mit seiner Standard-Preisgruppe dem Projekt zugeordnet, die Zuordnung zum Vorgang erfolgt mit der Preisgruppe, die er als Vorgangsmitarbeiter in dem zu kopierenden Vorgang hat. Anschließend können Sie die kopierte Vorgangstabelle noch für das neue Projekt anpassen (z.B. Vorgang hinzufügen oder entfernen). Wenn Sie Vorgänge in ein anderes Projekt kopieren, wird als Vorgangsstatus der Status mit Reihenfolge 1 gesetzt.
Sie können Massenoperationen ausführen: Selektieren Sie einen/mehrere oder alle Vorgänge und wählen Sie bei "Aktion" Vorgangsmitarbeiter hinzufügen oder Vorgangsmitarbeiter löschen oder Vorgangsstatus ändern oder Löschen aus und klicken Sie auf den Button "Aktion ausführen". ZEP führt dann die möglichen Änderungen aus. Einem Vorgang können entweder alle Projektmitarbeiter zugeordnet werden oder nur bestimmte Mitarbeiter des Projekts.
Es gibt auch Tätigkeiten als Strukturierungsmerkmal von Projektzeiten.
Neuen Vorgang erfassen
Klicken Sie auf den Button "Neuen Vorgang erfassen". Im folgenden Popup können Sie alle nötigen Angaben zu Ihrem neuen Vorgang machen:
Ein Vorgang wird mit seiner Kurzform eindeutig innerhalb des Projekts identifiziert. Die Kurzform kann eine beliebige Kombination aus Buchstaben und Ziffern sein.
Im Feld Bezeichnung kann eine ausführlichere Vorgangsbezeichnung eingetragen werden.
Geben Sie an, ob es einen übergeordneten Vorgang gibt:
Übergeordneter Vorgang
Durch die Zuweisung eines übergeordneten Vorgangs bauen Sie eine Hierarchie von Vorgängen auf.
Beachten Sie, dass Sie nur auf die untersten Vorgänge (Vorgänge, die keine untergeordneten Vorgänge haben) Zeiten und Belege buchen können. Ein Vorgang, der einen oder mehrere Untervorgänge hat, ist nur noch ein sogenannter "Summenvorgang" bzw. "Sammelvorgang" oder "Strukturierungsvorgang". Auf einen Strukturierungsvorgang können Sie keine Zeiten oder Belege buchen.
Umgekehrt kann ein Vorgang, auf den bereits Zeiten oder Belege gebucht sind, nicht mehr zu einem Strukturierungsvorgang werden. Deshalb werden Vorgänge, auf die bereits gebucht wurde, nicht mehr in der Liste der möglichen übergeordneten Vorgänge angeboten. Ebenso werden Vorgänge mit einer spezifische Vorgangsmitarbeiterzuordnung und/oder spezifischer Vorgangstätigkeiten, nicht in der Liste der möglichen übergeordneten Vorgänge angeboten.
Nur mit Modul Rechnungsstellung: wird der Übergeordnete Vorgang im Bearbeitungsmodus "read only" angezeigt, kann kein anderer Vorgang als Übergeordneter Vorgang gewählt werden, da Rechnungspositionen für den Vorgang bzw. für den übergeordneten Vorgang existieren und der Vorgang bebucht wurde (Projektzeiten/Belege).
Wenn Sie einen Vorgang mit einer definierten Laufzeit zu einem übergeordneten Vorgang machen, wird diese definierte Vorgangslaufzeit für den untergeordneten Vorgang vorgeschlagen. Ganz allgemein umschließt die Laufzeit eines übergeordneten Vorgangs immer die Laufzeiten der untergeordneten Vorgänge, d.h. wenn Sie einen neuen untergeordneten Vorgang anlegen (bzw. einen bestehenden ändern) und die Vorgangslaufzeit vergrößern, wird auch die Laufzeit des übergeordneten Vorgangs entsprechend angepasst.
Sortierreihenfolge
Wenn die Vorgänge nicht nach Kurzform sortiert werden sollen, können Sie hier eine Sortierreihenfolge festlegen. Die angegebene Nummer legt fest, in welcher Reihenfolge die Vorgänge in den Auswahllisten angezeigt werden.
Vorgangsdaten
Status
Jeder Vorgang (Ausnahme: Summenvorgang!) hat einen Status. Nur die Vorgänge, die einem buchbaren Status zugeordnet sind, erscheinen bei der Projektzeit- und Belegerfassung in den Auswahllisten.
In der Auswahlliste „Abrechnungsart“ wird ausgewählt, wie der Vorgang abgerechnet werden soll.
Abrechnungsart
Bei Abrechnungsart "wie Projekt" übernehmen Sie für diesen Vorgang die beim Projekt angegebene Standard-Abrechnungsart.
Wenn Sie explizit eine andere Abrechnungsart für einen Vorgang wählen, wird in der Abrechnung jeder Vorgang einzeln ausgewiesen.
Wenn Sie als Abrechnungsart für den Vorgang an dieser Stelle explizit "pauschal" angeben (also nicht "wie Projekt"), müssen Sie den Pauschalpreis, der sich aus den geplanten Kosten für Arbeitsentgelt und Belege und Km-Geld zusammensetzt, für diesen Vorgang angeben.
Abrechnungsart "pauschal":
Unter "Plan Arbeitsentgelt" geben Sie den Pauschalpreis an. Sie können auch einen negativen Betrag angeben, um einen gewährten Discount/Rabatt zu dokumentieren. Eine Preisliste wird nicht benötigt.
Abrechnungsart "im Aufwand nach Stundensatz":
Das Projekt benötigt eine Preisliste mit Angabe der Stundensätze. Fakturierbare Ist-Stunden werden gemäß Projekt-Preisliste abgerechnet.
Der zu fakturierende Betrag aller auf den Vorgang gebuchten Belege wird abgerechnet.
Als weitere Kosten wird das Kilometergeld so abgerechnet, wie Sie es bei den Projektdaten unter "Abrechnungsformat für Abrechnung im Aufwand:" angeben.
VMA / Anreisepauschalen sind vorgangsunabhängig, sie können als Planzahl unter der Registerkarte "Plan" für das Projekt eingegeben werden.
Abrechnungsart "im Aufwand nach Tagessatz":
Das Projekt benötigt eine Preisliste mit Angabe der Tagessätze. Optional können Sie auch eine Anzahl "Angebotene Tagessätze" eintragen (nur wenn "Vorgänge einzeln abrechnen" aktiviert ist). Fakturierbare Ist-Zeiten werden gemäß Angaben in Administration und Projekt-Preisliste abgerechnet. Dabei kann es zu einem unterschiedlichen Abrechnungsbetrag kommen, je nachdem ob die Vorgänge einzeln angerechnet werden oder nicht.
Der zu fakturierende Betrag aller auf den Vorgang gebuchten Belege wird abgerechnet.
Weitere Kosten (Kilometergeld, Verpflegungsmehraufwendungen, Anreisepauschalen) werden so abgerechnet, wie Sie es bei den Projektdaten unter "Abrechnungsformat für Abrechnung im Aufwand:" angeben.
Für einen Vorgangsmitarbeiter können Sie die Preisgruppe und den internen Stundensatz auch individuell auf Vorgangsebene einstellen.
Dadurch lassen sich projektinterne Kosten kalkulieren und auswerten für eine transparentere und genauere Projektbewertung.
Angebotene Tagessätze
Geben Sie hier optional die Anzahl angebotener (bzw. geplanter) Tagessätze für den Vorgang an. Die Anzahl der Tagessätze wird über die fakturierbaren Ist-Stunden gemäß Administration > Preise & Belege > Tagessatzanteile (bzw. Tagessatzanteile im Projekt) ermittelt. In den Auswertungen Projektstand Plan und Gesamtstatus Plan werden die angebotenen Tagessätze mit den Ist-Werten verglichen.
Wenn Sie die Einzelabrechnung der Vorgänge deaktivieren, können Sie keine Angaben bei "Angebote Tagessätze" machen, sondern müssen dies ggf. beim Projekt unter Daten & Plan hinterlegen.
Geben Sie an, ob eine Belegerfassung für diesen Vorgang möglich sein soll (nur zur Auswahl, wenn in den Belegeinstellungen des Projekts angegeben ist: "Belegerfassung möglich: Ja").
Optional kann noch ein freier Text im Bemerkungsfeld weitere Informationen zu diesem Vorgang enthalten.
Planstunden
Wenn Sie eine feste Anzahl an Plan Stunden für den Vorgang eingeben möchten, tragen Sie diese hier ein bzw. aktivieren Sie die Checkbox "Plan Stunden fix".
Wenn Sie auf einer unteren Ebene (untergeordneter Vorgang, ggf. Ticket/Teilaufgabe) planen und bereits Plan Stunden vergeben haben, wird Ihnen an dieser Stelle die aggregierte (aufsummierte) Anzahl der Stunden aus den unteren Ebenen kursiv angezeigt. (Im Bearbeitungsfenster: mit dem Zusatz (dyn)).
Überbuchen verhindern
Wenn Sie verhindern möchten, dass mehr Stunden gebucht werden, als Sie geplant haben, können Sie hier folgendes einstellen:
Nein
ZEP verhindert nicht, dass mehr Stunden als geplant erfasste werden können
nur fakturierbare Zeiten (inkl. Reisezeiten)
ZEP verhindert, dass mehr fakturierbare Stunden als unter Planstunden angegeben, erfasst werden können
fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden (inkl. Reisezeiten)
ZEP verhindert, dass mehr Stunden, egal ob fakturierbar oder nicht fakturierbar als unter Planstunden angegeben, erfasst werden können
nur fakturierbare Zeiten (ohne Reisezeiten)
ZEP verhindert, dass mehr fakturierbare Stunden als unter Plan Stunden angegeben, erfasst werden können. Reisezeiten werden nicht berücksichtigt.
fakturierbare und nicht fakturierbare Stunden (ohne Reisezeiten)
ZEP verhindert, dass mehr Stunden, egal ob fakturierbar oder nicht fakturierbar, als unter Plan Stunden angegeben, erfasst werden können, Reisezeiten werden nicht berücksichtigt.
Sobald eine Zeitbuchung diese Planzahlen überschreitet, erscheint die Meldung:
"Speichern fehlgeschlagen. Diese Zeit kann nicht gebucht werden, da dadurch die Planstunden des Vorgangs überschritten würden. Der Projektleiter wurde per E-Mail informiert" und die Zeit wird nicht gespeichert.
Wenn Sie den "Überbuchungsstopp" erst später einfügen möchten, also, wenn bereits Stunden erfasst worden sind, gibt ZEP einen Hinweis aus, wenn die Anzahl der erfassten Zeiten bereits über der Planzahl liegt: "Die Ist Stunden liegen bereits über den Plan Stunden.". Sie können diesen "Überbuchungsstopp" trotzdem setzen. Damit verhindern Sie, dass weitere Zeiten auf diesen Vorgang gebucht werden können.
Ist Stunden
Hier werden alle gebuchten Ist Stunden (fakturierbare und nicht fakturierbare) für den Vorgang angezeigt.
Wenn fakturierbare Projektzeiten gebucht wurden, werden diese unter "Fakt. Ist Std" angezeigt.
Plan Arbeitsentgelt / Pauschalpreis Arbeitsentgelt
Das geplante Arbeitsentgelt berechnen Sie aus der "Anzahl der geplanten Stunden x dem entsprechenden Stundensatz" (aus der Preistabelle). Sie können hier für einen Aufwandsvorgang das geplante fakturierbare Arbeitsentgelt in der Projektwährung eingeben (bei "Plan Arbeitsentgelt (fix)").
Sie können auch das geplante fakturierbare Arbeitsentgelt auf untergeordnete Vorgänge eingeben. Wenn Sie bereits auf Untervorgänge Plan Arbeitsentgelt vergeben haben, wird Ihnen an dieser Stelle die aggregierte Summe aus den Untervorgängen kursiv angezeigt. (Im Bearbeitungsfenster: mit dem Zusatz (dyn)).
Wenn Sie für das Projekt selbst keinen Betrag bei Plan Arbeitsentgelt eingegeben haben, wird die Summe aus den hier eingetragenen Beträgen in Projekt > Daten & Plan als dynamischer Wert kursiv angezeigt.
Für ein reines Pauschalprojekt (Projekt "pauschal" und alle Vorgänge "wie Projekt"):
Geben Sie hier den für die Arbeitszeit abzurechnenden Pauschalpreis für diesen Vorgang an. Dann gilt für den für die Arbeitszeit abzurechnenden Pauschalpreis des Gesamtprojektes die Summe aus allen Vorgängen.
Für ein gemischtes Projekt (Projekt enthält Vorgänge, die nicht die Abrechnungsart "wie Projekt" haben):
Die Abrechnung erfolgt getrennt nach Vorgängen, Sie müssen für jeden einzelnen Vorgang den Pauschalpreis bzw. Planpreis angeben.
Für einen pauschalen Vorgang können Sie auch einen negativen Betrag angeben, um einen gewährten Discount/Rabatt zu dokumentieren.
Plan Belege und Km-Geld
Geben Sie hier den geplanten fakturierbaren Betrag für Belege und ggf. Km-Geld in der Projektwährung für einen Vorgang ein (bei "Plan Belege, Km-Geld (fix)"). Sie können diesen geplanten Betrag auch je Untervorgang eingeben. Wenn Sie bereits auf Untervorgangsebene Beträge bei Plan Belege, Km-Geld vergeben haben, wird Ihnen an dieser Stelle die aggregierte Summe aus den Untervorgängen kursiv angezeigt. (Im Bearbeitungsfenster: mit dem Zusatz (dyn)).
Wenn Sie für das Projekt selbst keinen Betrag für Plan Belege und Km-Geld eingegeben haben, wird die Summe aus den hier eingetragenen Beträgen als dynamischer Wert kursiv angezeigt.
Sie können den Betrag auch als Gesamtzahl für das Projekt bei den Projektdaten eingeben.
Für ein reines Pauschalprojekt (Projekt "pauschal" und alle Vorgänge "wie Projekt"):
Geben Sie hier den für Belege und Km-Geld abzurechnenden Pauschalpreis für diesen Vorgang an. Dann gilt für den entsprechenden Pauschalpreis des Gesamtprojektes die Summe aus allen Vorgängen.
Für ein gemischtes Projekt (Projekt enthält Vorgänge, die nicht die Abrechnungsart "wie Projekt" haben):
Die Abrechnung erfolgt getrennt nach Vorgängen, Sie müssen für jeden einzelnen Vorgang den Pauschalpreis bzw. Planpreis angeben.
Für einen Discount bzw. Rabatt können Sie in einem Vorgang mit der Abrechnungsart "pauschal" auch einen negativen Betrag im Feld "Plan Arbeitsentgelt" eingeben.
Voreinstellung Fakturierbarkeit
Voreinstellung Fakturierbar, durch den Mitarbeiter änderbar
Das ist die Standard-Einstellung für ein neues Kundenprojekt und bedeutet: Wenn ein Mitarbeiter Zeiten auf dieses Projekt bucht, ist „fakturierbar“ bereits angekreuzt. Der Mitarbeiter kann das Kreuz aber auch wegnehmen.
Voreinstellung Fakturierbar, durch den Mitarbeiter nicht änderbar
Wenn ein Mitarbeiter Zeiten auf dieses Projekt bucht, werden diese Zeiten automatisch als „fakturierbar“ gekennzeichnet. Der Mitarbeiter hat keine Möglichkeit, das zu ändern.
Voreinstellung Nicht Fakturierbar, durch den Mitarbeiter änderbar
Wenn ein Mitarbeiter Zeiten auf dieses Projekt bucht, ist „fakturierbar“ nicht angekreuzt. Der Mitarbeiter kann das Kreuz aber auch setzen.
Voreinstellung Nicht Fakturierbar, durch den Mitarbeiter nicht änderbar
Wenn ein Mitarbeiter Zeiten auf dieses Projekt bucht, werden diese Zeiten automatisch als „nicht fakturierbar“ gekennzeichnet. Der Mitarbeiter hat keine Möglichkeit, das zu ändern.
Für interne Projekte (Projekte ohne Kundenzuordnung) ist das die richtige Voreinstellung. Wenn Sie in den allgemeinen ZEP-Einstellungen festgelegt haben, dass interne Projekte grundsätzlich nicht fakturierbar sein sollen, dann ist diese Voreinstellung für interne Projekte sogar unveränderlich.
Bei Vorgängen und bei Projekttätigkeiten kann die Voreinstellung der Fakturierbarkeit noch überschrieben werden. Insgesamt haben Sie für die Voreinstellung der Fakturierbarkeit ein hierarchisches System Projekt/Vorgang/Projekttätigkeit.
Eine Änderung der Voreinstellung wirkt sich nur auf zukünftige Zeitbuchungen aus. Bereits gebuchte Zeiten werden nicht automatisch geändert. (Verwenden Sie bei Bedarf die Aktion „Projektzeiten umbuchen auf...“ in der Projektzeitauswertung.)
Als Administrator oder Projektleiter können Sie diese Voreinstellung der Fakturierbarkeit umgehen, und zwar nur
in der Projektzeitauswertung beim Ändern einer einzelnen Projektzeit
und bei der Aktion „Projektzeiten umbuchen auf ...“.
Beispiel: Sie können bei Bedarf eine Zeit, die durch den Mitarbeiter „fakturierbar“ gebucht wurde, doch noch „nicht fakturierbar“ machen, selbst wenn die Voreinstellung „durch den Mitarbeiter nicht änderbar“ ist.
Aber: Wenn der Mitarbeiter diese Projektzeit danach noch selbst zum Ändern aufruft, wird wieder die "Voreinstellung Fakturierbarkeit bei der Zeiterfassung" gewinnen.
Deshalb: Machen Sie solche Änderungen am besten erst dann, wenn Sie sicher sein können, dass der Mitarbeiter das nicht nochmals ändern wird (z.B. weil der erlaubte Erfassungszeitraum bereits abgelaufen ist, oder weil Sie die Zeiten anschließend durch Fakturierung oder durch Monatsabschluss sperren werden.)
Bei Pauschalprojekten haben zwar die gebuchten Zeiten keinen Einfluss auf den abgerechneten Betrag (und auch nicht auf den errechneten Ertrag in der Auswertung Projektstand Ertrag), trotzdem kann eine Unterscheidung von fakturierbaren und nicht fakturierbaren Zeiten sinnvoll sein, z.B. für den Projektzeitnachweis, sowie für den Projektstand Plan.
Standard-Tätigkeit und Projekttätigkeiten
Wenn Sie eine "Standard-Tätigkeit" definieren möchten, klicken Sie auf den Button "Andere Standard-Tätigkeit" zuweisen und wählen Sie eine Standard-Tätigkeit aus.
Sie können auf Projektebene sowie auf Vorgangsebene eine sog. "Standard-Tätigkeit" definieren, d.h. wenn Sie in der Projektzeiterfassung ein Projekt bzw. einen Vorgang auswählen, für den eine Standard-Tätigkeit definiert wurde, belegt ZEP die Auswahlbox der Tätigkeiten mit dieser Tätigkeit vor. Bsp.: Vorgang "Reisen", auf den alle Reistätigkeiten gebucht werden sollen, wenn hier die "Reisetätigkeit" als Standard-Tätigkeit angegeben ist, wird automatisch bei der Wahl des Vorgangs dies Tätigkeit angeboten und verhindert so "falsche" Buchungen.
Wenn Sie bei diesem Projekt alle Tätigkeiten für die Zeiterfassung erlauben wollen, dann lassen Sie die Liste der Projekttätigkeiten leer. Das ist immer die Grundeinstellung für neue Projekte. Wenn Sie für ein Projekt alle Tätigkeiten erlauben wollen, brauchen Sie also nichts weiter zu tun.
Wenn bei diesem Projekt nicht alle Tätigkeiten für die Zeiterfassung erlaubt sein sollen, dann müssen Sie hier per "Tätigkeit hinzufügen" explizit eine Liste der erlaubten Tätigkeiten anlegen. D.h. nur die Tätigkeiten der Liste sind erlaubt, alle anderen ggf. in der Administration hinterlegten Tätigkeiten sind nicht mehr erlaubt.
Wenn Sie für bestimmte Tätigkeiten eine spezielle Voreinstellung der Fakturierbarkeit (abweichend von der Voreinstellung des Projekts und des Vorgangs) festlegen wollen, dann müssen Sie ebenfalls hier eine explizite Liste der erlaubten Tätigkeiten anlegen. Anschließend können Sie durch Klick auf das Symbol für die Voreinstellung der Fakturierbarkeit für diese Tätigkeit in diesem Projekt ändern.
Werden nun Zeiten für dieses Projekt erfasst, stehen nur die entsprechenden projektspezifischen Tätigkeiten zur Auswahl. Die Gesamtheit aller möglichen Tätigkeiten wird nach wie vor unter Administration > Projekte > Tätigkeiten verwaltet. Beim Kopieren eines Projekts mit projektspezifischen Tätigkeiten, wird auch die entsprechende Tätigkeitsliste mitkopiert. In den Auswertungen werden nach wie vor alle Tätigkeiten als Such- bzw. Filterkriterium angeboten.
Falls Sie ein Projekt definiert haben, in welchem keine Reisen möglich sein sollen, können Sie dies hier festlegen. Wählen Sie für die Liste der speziellen Tätigkeiten alle Tätigkeiten bis auf die Reisetätigkeit aus. Ihre Mitarbeiter können dann keine Reisezeiten mehr auf das Projekt buchen.
Tagessatzanteile
Wenn ein Projekt keine eigenen Tagessatzanteile definiert, gilt die in der Administration festgelegte Definition von Tagessatzanteilen. Nur wenn dieses Projekt davon abweichen soll, definieren Sie hier eigene Tagessatzanteile.
Sobald Sie für das Projekt einen eigenen Tagessatzanteil definieren, ist die Tagessatzanteil-Definition aus den Stammdaten für das Projekt nicht mehr gültig und Sie müssen alle Tagessatzanteile lückenlos hier definieren.
Wenn doch wieder die Tagessatzanteil-Definition aus der Administration für das Projekt gelten soll, löschen Sie die alle projektspezifischen Tagessatzanteile.
Geben Sie an, für welche Stundenanzahl Sie welchen Anteil des Tagessatzes berechnen. Das ist nur dann wirksam, wenn das Projekt die Abrechnungsart "im Aufwand nach Tagessatz" hat.
Beachten Sie bei der Definition der Tagessatzanteile bitte folgendes:
Sie müssen lückenlos von 0 - 24,00 Stunden angelegt werden.
Wenn Sie z.B. fälschlicherweise folgende Tagessatzanteile anlegen:
0,25 - 4,00 Stunden 0,5 Tagessätze
5,25 - 12,00 Stunden 1,0 Tagessätze
12,25 - 14,00 Stunden 2,0 Tagessätze
berechnet ZEP für 4,5 Stunden und für mehr als 14 Stunden Arbeit gar keinen Tagessatz!
Lücken bei der Definition von Tagessatzanteilen des Projekts werden auch nicht durch die Definition von Tagessatzanteilen in der Administration ergänzt! Wenn ein Projekt eine eigene Definition von Tagessatzanteilen hat, dann muss diese selbst vollständig sein.
Projektorte
Sie können für jedes Projekt in ZEP bestimmte Orte zuordnen. Um die Projektorte-Zuordnung zu ändern, klicken Sie auf den Link Projektorte-Zuordnung ändern und nehmen Ihre Zuordnung vor. Klicken Sie auf „Übernehmen“. Bei der Erfassung auf dieses Projekt, stehen dann nur noch die entsprechend definierten Projektorte zur Auswahl.
Bitte beachten Sie: beim Umbuchen von Projektzeiten (z. Bsp. in Projekt > Projektzeitauswertung) erfolgt die Umbuchung auf den gewählten Zielort falls dieser Ort in der Ortsliste des Projektes vorkommt (sofern Projektorte definiert sind). Andernfalls bleibt der Ort unverändert". Beim Umbuchen erhalten alle Orte den neuen Ort, falls dieser für das Projekt zugelassen ist.
Wird in der Umbuchungsmaske ein Projekt ausgewählt, so wird die Ortsliste so angezeigt, dass diese den Eintrag "unverändert" sowie alle dem Projekt zugeordneten Orte (falls vorhanden) enthält.