Grundeinstellungen "Reisen"

Ab ZEP Compact mit Modul Reisekostenabrechnung

Sie haben die Wahl:

​

Keine Berechnung

Es werden keine Verpflegungsmehraufwendungen berechnet.

​

Deutschland

Geben Sie jeweils eine Pauschale an für eine Abwesenheit von mehr als 8 bzw. mindestens 24 Stunden. Wenn Sie an einem Tag auch das Frühstück bzw. Mittag- oder Abendessen bezahlt bekommen haben, sieht die steuerliche Regelung einen Abzug von den Verpflegungsmehraufwendungen vor. Diese ist je nach Ort prozentual vorgegeben. Die Angabe, ob eine Mahlzeit bezahlt wurde, erfolgt unter Mein ZEP > Projektzeiten für den jeweiligen Tag mit dem Besteck-Symbol.

​Weiterführende Informationen zu den gesetzlichen Bestimmungen:
Details zur Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen finden Sie in den Dokumenten des Bundesfinanzministeriums:

Österreich

Kalendertag-Regelung

Für die Berechnung des Tagesgelds wird jeweils ein Kalendertag zu Grunde gelegt.
​

24-Stunden-Regelung

Für die Berechnung des Tagesgelds wird ab "Reisebeginn" in 24-Stunden Intervallen gerechnet.

Unter Reisekosten-Tagesgeld geben Sie das für den Ort gültige pauschale Tagesgeld an. Außerdem haben Sie für jeden Ort die Wahl zwischen Zwölftelregelung und Drittelregelung:

Der Abzug von Mahlzeiten bezieht sich auf das ganze Tagesgeld.

Der Abzug von Mahlzeiten bezieht sich auf das ganze Tagesgeld.

Der Abzug von Mahlzeiten bezieht sich auf das aliquote Tagesgeld, dh. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.

Wenn Sie an einem Tag auch das Frühstück bzw. Mittag- oder Abendessen bezahlt bekommen haben, können Sie einen Abzug von den Verpflegungsmehraufwendungen vornehmen. Diese ist je nach Ort prozentual vorgegeben. Die Angabe, ob eine Mahlzeit bezahlt wurde, erfolgt unter Mein ZEP > Projektzeiten für den jeweiligen Tag mit dem Besteck-Symbol.

Wo sehe ich die berechneten Verpflegungsmehraufwendungen?

Verpflegungsmehraufwendungen werden bei der Kostenabrechnung des Mitarbeiters ausgewiesen und werden als interne Projektkosten in den Ertragsauswertungen berücksichtigt.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Verpflegungsmehraufwendungen in einem Projekt weiterzuverrechnen. Das können Sie je Projekt einstellen.

Der ermittelte Betrag wird dann in der Projektabrechnung und in den Ertragsauswertungen berücksichtigt.
​

Wann entstehen Verpflegungsmehraufwendungen?

Verpflegungsmehraufwendungen entstehen, wenn ein Mitarbeiter Projektzeiten an einem Arbeitsort, der nicht der "erste Tätigkeitsstätte"-Arbeitsort ist, bucht. ZEP ermittelt die Zeit, die der Mitarbeiter unterwegs war, inkl. Pausen.

Am besten geht das, wenn der Mitarbeiter jede Reise mit einer "hin"-Buchung beginnt und mit einer "rück"-Buchung abschließt. (Wenn Sie die Anweisung haben, dass die eigentliche Reisezeit keine Arbeitszeit ist, kann die hin- und Rückreise auch nur zu einem Zeitpunkt, also mit der Dauer "0" gebucht werden, so dass damit lediglich der Beginn und das Ende der Reise eindeutig gesetzt sind)
​

Woher kommen die Zahlen für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen?

In der Administration > Reisen > Orte werden die landesspezifischen Parameter je Ort angegeben.

Zu einer Abwesenheit eines Mitarbeiters pro Kalendertag werden die Verpflegungsmehraufwendungen aus der Dauer der Abwesenheit und den Parametern des Arbeitsortes ermittelt.
​

Wochenende

Unter folgenden Voraussetzungen werden für nicht bebuchte Zwischentage (z.B. Samstag und Sonntag) Verpflegungsmehraufwendungen berechnet:

Anwendungsbeispiele

Mitternachtsregel

Die Mitternachtsregel bedeutet, dass die Abwesenheiten von 2 Kalendertagen zusammengezogen werden dürfen, um ggf. Verpflegungsmehraufwendungen zu erhalten. Dieses darf jedoch nur dann erfolgen, wenn es keine Übernachtung gab.

Die Mitternachtsregel wird angewendet, wenn

und

Stellen Sie hier ein, ob sich die Fristprüfung für den steuerfreien Ersatz von Verpflegungsmehraufwendungen auf das selbe Projekt oder auf den selben Kunden beziehen soll.

Wenn das, abzüglich Fehlzeiten, mehr als 3 Monate sind und es keine 4-wöchige Unterbrechung gegeben hat, wird in der Kostenabrechnung des Mitarbeiters ein entsprechender Hinweis ausgeben.

Diese Einstellung beeinflusst die Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen für den Fall, dass ein Mitarbeiter über Nacht reist.

Wenn Sie hier Nein angeben, wird ZEP keine Übernachtungszeit erkennen, d.h. es wird nie eine Übernachtung für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen berücksichtigt, da es ja lt. Definition keine gibt. Dies hat Auswirkung für An- und Abreisetage mit Unterschreitung der Mindestabwesenheit: hier berechnet ZEP demnach nie VMA.

Wenn Sie hier Ja angeben, wendet ZEP Ihre Definition für Übernachtungen an. Geben Sie an, in welchem zeitlichen Rahmen eine nicht bebuchte Zeitspanne liegen muss, damit ZEP eine Übernachtung erkennt.

Geben Sie die Übernachtungszeit in Stunden mindestens an. Für den zeitlichen Rahmen tragen Sie den Übernachtungszeit Beginn am Abend (muss größer als 12.00 sein) und das Übernachtungszeit Ende am Morgen (muss kleiner als 12.00 sein) ein.

Die Übernachtungszeit in Stunden mindestens darf nicht größer sein als Beginn bis Ende. (Sie können auch 0 eintragen, dann wird immer eine Übernachtung anerkannt, auch wenn es keine Pause gab. Dies bedeutet für An- und Abreisetag mit Unterschreitung der Mindestabwesenheitszeit: ZEP berechnet immer VMA.)

D.h. eine Übernachtung wird immer dann angenommen, wenn eine Reise vorliegt, d.h. der Ort der Zeitbuchungen z. B. nicht die „erste Tätigkeitsstätte“ ist​

und

zwischen Ihren angegebenen Übernachtungszeit Beginn am Abend (muss größer als 12.00 sein) und der Übernachtungszeit Ende am Morgen (muss kleiner als 12.00 sein) die Übernachtungszeit in Stunden mindestens die angegebene Anzahl Stunden beträgt.

Wenn im Rahmen einer Auswärtstätigkeit der Mitarbeiter Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) anfallen, können Sie in den Reiseeinstellungen eines Projekts angegeben, ob VMA abgerechnet werden sollen.
Hier in den Einstellungen, geben Sie an, wie diese VMA an das betreffende Projekt bzw. die betreffenden Projekte weiter berechnet werden sollen. Sie können folgende zwei Optionen wählen, wenn ein Mitarbeiter einen Tag auf verschiedene Projekte gebucht hat:

VMA des Tages auf alle Projekte anteilig verteilen (d.h. die VMA des Tages auf alle betreffenden Projekte anteilig je nach Anzahl Stunden verteilen)

Der Ausgangspunkt ist die Berechnung der VMA aus Mitarbeitersicht, d.h. alle Zeitbuchungen auf alle Projekte. Daraus ermittelt sich die für diesen Tag geltende Pauschale, also z.B. mehr als 8 Stunden oder mind. 24 Stunden (Administration > Reisen > Orte).
In einem nächsten Schritt verteilt ZEP dieses Ergebnis auf die beteiligten Projekte dieses Tages, d.h. auf die Projekte, auf die „Ort projektrelevant“ gebucht wurde.

Das bedeutet:
​Aus interner Sicht: Die externen zu verrechnenden VMA werden nach dem gleichen Schlüssel ermittelt wie die internen VMA. Im einfachsten Beispiel: Wenn alle beteiligten Projekte so eingestellt sind, dass sie grundsätzlich (für alle Zeiten, nicht nur für fakturierbare) VMA mit den "normalen“ Ortspauschalen berechnen, dann haben Sie auf den Projektabrechnungen in Summe genau den Betrag, wie der Mitarbeiter in seiner Kostenabrechnung.
Implizit werden damit ebenfalls Pausen, Übergangstage (Wochenenden) und der Abzug von Mahlzeiten anteilig auf die Projekte verteilt.
​Aus Sicht der Kunden (also der Rechnungsempfänger): Die Berechnung der VMA für ein Projekt ist immer abhängig davon, ob der Mitarbeiter an dem Tag auch noch auf andere Projekte "außer Haus" gebucht hat (und bei der VMA-Tabelle ist es nicht vermeidbar, dass Uhrzeiten, Start-/Zielort, Arbeitsort eines "anderen" Projektes auf der Rechnung sichtbar werden).
​Bitte beachten Sie: Das ist für den Empfänger der Rechnung nicht immer nachvollziehbar, denn die Projektzeiten der anderen Projekte sind auf der Rechnung natürlich nicht aufgeführt.

Beispiel:

wenn 4 Stunden auf das Projekt gebucht sind, kann es den Fall geben:

oder Sie geben an, die​

VMA der Projekte verschiedener Kunden getrennt betrachten

d.h. die VMA des Tages nur auf Projekte des gleichen Kunden anteilig je nach Anzahl Stunden verteilen; Projekte verschiedener Kunden jeweils für sich betrachten.

Wenn Sie diese Option gewählt haben, können Sie weiter angeben, wie die VMA an das Projektabgerechnet werden sollen.

​

wenn der Mitarbeiter einen Tag auf verschiedene Projekte gebucht hat

Wenn Sie die Option "nur auf Projekte des gleichen Kunden anteilig je nach Anzahl Stunden verteilen; Projekte verschiedener Kunden jeweils für sich betrachten." gewählt haben, können Sie für die Abrechnung der VMA eines Projekts folgende Optionen wählen:

oder

oder

Einstellung: "auf alle Projekte anteilig verteilen"

Einstellung: "Projekte verschiedener Kunden getrennt betrachten"

- und Zeiten auf Projekte anderer Kunden wie Pause behandeln, also keine Unterbrechung der Abwesenheitszeit.

d.h. alle Zeiten auf Projekte anderer Kunden werden wie eine Pause behandeln; sie unterbrechen die Abwesenheitszeit des einen Projektes nicht.

Beispiel: Es werden abwechselnd je 1 Stunde auf Projekt A und Projekt B gebucht:

08.00 - 09.00 Uhr Projekt A
09.00 - 10.00 Uhr Projekt B
10.00 - 11.00 Uhr Projekt A
11.00 - 12.00 Uhr Projekt B
12.00 - 13.00 Uhr Projekt A
13.00 - 14.00 Uhr Projekt B
14.00 - 15.00 Uhr Projekt A
15.00 - 16.00 Uhr Projekt B
16.00 - 17.00 Uhr Projekt A
17.00 - 18.00 Uhr Projekt B

​VMA Projekt A: 8.00 - 18.00 Uhr = "mehr als 8 Stunden-Pauschale"; Arbeitszeit 5 Stunden
​VMA Projekt B: 8.00 - 18.00 Uhr = "mehr als 8 Stunden-Pauschale"; Arbeitszeit 5 Stunden

- und mit "Ort nicht projektrelevant" gebuchte Zeiten auf Projekte anderer Kunden wie Pause behandeln, also keine Unterbrechung der Abwesenheitszeit; mit "Ort projektrelevant" gebuchte Zeiten auf Projekte anderer Kunden unterbrechen die Abwesenheitszeit eines Projekts.

nur mit „Ort nicht projektrelevant“ gebuchte Zeiten auf Projekte anderer Kunden wie Pause behandeln. Mit „Ort projektrelevant“ gebuchte Zeiten auf Projekte anderer Kunden und die Pausen drum herum zählen nicht zur Abwesenheitszeit des einen Projekts, sondern unterbrechen die Abwesenheitszeit des einen Projekts.

​Beispiel 1:

Es werden abwechselnd je 1 Stunde auf Projekt A und Projekt B gebucht, jede Zeitbuchung war "Ort projektrelevant":

08.00 - 09.00 Uhr Projekt A
09.00 - 10.00 Uhr Projekt B
10.00 - 11.00 Uhr Projekt A
11.00 - 12.00 Uhr Projekt B
12.00 - 13.00 Uhr Projekt A
13.00 - 14.00 Uhr Projekt B
14.00 - 15.00 Uhr Projekt A
15.00 - 16.00 Uhr Projekt B
16.00 - 17.00 Uhr Projekt A
17.00 - 18.00 Uhr Projekt B

​VMA Projekt A: 8.00 - 9.00 Uhr + 10.00 - 11.00 Uhr + 12.00 - 13.00 Uhr + 14.00 - 15.00 Uhr + 16.00 - 17.00 Uhr
= 5 Stunden Abwesenheitszeit = keine VMA
​VMA Projekt B: wie Projekt A, nur "zeit-versetzt"
= 5 Stunden Abwesenheitszeit = keine VMA

​Beispiel 2:

Es werden abwechselnd je 1 Stunde auf Projekt A und Projekt B gebucht, jede Zeitbuchung auf Projekt A war "Ort projektrelevant" (*), auf Projekt B "Ort nicht projektrelevant":

08.00 - 09.00 Uhr Projekt A*
09.00 - 10.00 Uhr Projekt B
10.00 - 11.00 Uhr Projekt A*
11.00 - 12.00 Uhr Projekt B
12.00 - 13.00 Uhr Projekt A*
13.00 - 14.00 Uhr Projekt B
14.00 - 15.00 Uhr Projekt A*
15.00 - 16.00 Uhr Projekt B
16.00 - 17.00 Uhr Projekt A*
17.00 - 18.00 Uhr Projekt B

​VMA Projekt A: 8.00 - 18.00 Uhr = "mehr als 8 Stunden-Pauschale"; Arbeitszeit 5 Stunden
​VMA Projekt B: keine VMA, da Ort nicht projektrelevant
​

- und Zeiten auf Projekte anderer Kunden unterbrechen die Abwesenheit eines Projekts

d.h. alle Zeiten auf Projekte anderer Kunden und die Pausen drum herum zählen nicht zur Abwesenheitszeit des einen Projekts, sondern unterbrechen die Abwesenheitszeit des einen Projekts.

Bucht ein Mitarbeiter an einem Tag auf zwei verschiedene Projekte verschiedener Kunden, wird jedes Projekt für sich betrachtet, die Zeiten auf das jeweils andere Projekt werden immer als Pause betrachtet.
Beispiel: Es werden abwechselnd je 1 Stunde auf Projekt A und Projekt B gebucht:

08.00 - 09.00 Uhr Projekt A
09.00 - 10.00 Uhr Projekt B
10.00 - 11.00 Uhr Projekt A
11.00 - 12.00 Uhr Projekt B
12.00 - 13.00 Uhr Projekt A
13.00 - 14.00 Uhr Projekt B
14.00 - 15.00 Uhr Projekt A
15.00 - 16.00 Uhr Projekt B
16.00 - 17.00 Uhr Projekt A
17.00 - 18.00 Uhr Projekt B

​VMA Projekt A: 8.00 - 9.00 Uhr + 10.00 - 11.00 Uhr + 12.00 - 13.00 Uhr + 14.00 - 15.00 Uhr + 16.00 - 17.00 Uhr
= 5 Stunden Abwesenheitszeit = keine VMA
​VMA Projekt B: wie Projekt A, nur "zeit-versetzt"
= 5 Stunden Abwesenheitszeit = keine VMA

Sie können hier optional einstellen, ob in der Kostenabrechnung des Mitarbeiters alle Start- und Zielorte angezeigt werden sollen.

Beispiel:
8.00 Uhr - 9.00 Uhr: Hinreise von Wohnort zum Kunden
9.00 Uhr - 16.00 Uhr: arbeiten beim Kunden vor Ort
16.00 Uhr - 17.00 Uhr: Rückreise vom Kunden zum Büro

Wenn Sie diese Einstellung aktivieren (Ja), dann werden der Start- und Zielort jeder Zeitbuchung mit der Reisetätigkeit angezeigt:
​Wohnort, Kunde, Kunde, Büro

Wenn Sie diese Einstellung nicht aktivieren (Nein), dann werden nur der zuerst gebuchte Start und der zuletzt gebucht Zielort der nicht mit dem Startort identisch ist, angezeigt:
​Wohnort, Büro

Diese Einstellung könnte evtl. (wie in diesem Beispiel) zu Missverständnissen führen.

Verpflegungsmehraufwendungen werden in ZEP automatisch berechnet, wenn der Arbeitsort nicht erste Tätigkeitsstätte ist.

​Eintägige Reise

Am einfachsten erfassen Sie die Daten für Ihre Reise- und Projektzeit im korrekten zeitlichen Ablauf:

Wählen Sie als Arbeitsort den passenden Nicht-erste Tätigkeitsstätte-Arbeitsort, damit die Verpflegungsmehraufwendungen korrekt berechnet werden. Der Zeitraum für die Berechnung beginnt mit der Hinfahrt, bzw. der ersten Projektzeit am Nicht-erste Tätigkeitsstätte-Arbeitsort und endet mit der Rückreise bzw. um 24.00 Uhr desselben Tages wenn keine Rückreise erfasst wurde. Wird am nächsten Tag eine Projektzeit am Arbeitsort "erste Tätigkeitsstätte erfasst, berechnet ZEP die Verpflegungsmehraufwendungen bis zum Ende der zuletzt erfassten Tätigkeit am Nicht-Standard-Arbeitsort.

Beispiel:

Sie waren 9 Stunden außer Haus (inkl. Pause zwischen 12 und 13 Uhr) und erhalten hierfür die gesetzliche Pauschale von 12,- Euro als Verpflegungsmehraufwendung. Ab 24.00 Stunden 24,- Euro.

​Definition Übernachtung

Für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen ist es entscheidend, ob eine Übernachtung stattgefunden hat oder nicht. Daher versucht ZEP auf Basis der Zeitbuchungen zu erkennen, ob eine Übernachtung vorliegt:

Eine Übernachtung wird angenommen, wenn

oder

Reisen über Mitternacht

Sie erfassen immer bezogen auf den Kalendertag, d.h. eine Reise über Mitternacht hinweg wird in zwei Teilen eingegeben. Beim ersten Teil „bis 24 Uhr“ muss der bis dahin erreichte Ort angegeben werden (egal ob Flug oder Bahn oder Auto). Beim zweiten Teil (Folgetag ab 0 Uhr) wird der Zielort angegeben.

Achten Sie darauf, dass die Reise insgesamt mit genau einer Hinreise beginnt und genau einer Rückreise endet. Die Reisezeiten dazwischen müssen Weiterreisen sein.

​Mitternachtsregel

Die Mitternachtsregel bedeutet, dass die Abwesenheiten von 2 Kalendertagen zusammengezogen werden dürfen, um ggf. Verpflegungsmehraufwendungen zu erhalten. Dieses darf jedoch nur dann erfolgen, wenn es keine Übernachtung gab.

Die Mitternachtsregel wird angewendet, wenn

und

Anreise-/Abreise-Regelung ohne Mindestabwesenheitszeit

Wenn eine Reise mit einer Hinreise beginnt und an dem Kalendertag nicht mehr abgeschlossen wird, handelt es sich um eine Anreise. Wenn danach (gemäß obiger Definition) eine Übernachtung stattgefunden hat, dann wird die Tagespauschale mehr als 8 Stunden angerechnet, auch bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit.

Wenn eine Reise an einem neuen Kalendertag fortgesetzt wird, und dann an diesem Tag mit einer Rückreise abgeschlossen wird, handelt es sich um eine Abreise. Wenn davor (gemäß obiger Definition) eine Übernachtung stattgefunden hat, dann wird die Tagespauschale mehr als 8 Stunden angerechnet, auch bei weniger als 8 Stunden Abwesenheit.

Insgesamt werden an einem Tag nicht mehr als die 24-Stunden-Pauschale berechnet, selbst wenn mehrere An- und Abreisen stattgefunden haben.

Mehrtägige Reise

Reisen über mehrere Tage sollten genau wie eintägige Reisen mit einer Hinreise beginnen und mit einer Rückreise beendet werden. Alle Reisezeiten dazwischen sollten als Weiterreise erfasst werden.

Haben Sie am gleichen Tag keine Rückreise erfasst, geht ZEP davon aus, dass es sich um eine mehrtägige Reise handelt. Es werden die Verpflegungsmehraufwendungen wie folgt berechnet: Ab der Hinreise bis 24.00 Uhr desselben Tages und ab 0.00 Uhr des Folgetages bis zur Rückreise.

​Wochenende

In ZEP wird berücksichtigt, dass ein Mitarbeiter steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen erhalten kann, wenn er über das Wochenende an seinem auswärtigen Arbeitsort bleibt, auch wenn er an den Wochenend-Tagen nicht gearbeitet hat.

Unter folgenden Voraussetzungen werden für nicht bebuchte Zwischentage (z.B. Samstag und Sonntag) Verpflegungsmehraufwendungen berechnet:

​

Beispiel:

Ein Mitarbeiter könnte übers Wochenende auch wieder zurückreisen, möchte aber das Wochenende privat an dem auswärtigem Arbeitsort bleiben, dementsprechend soll er für diese Zeit auch keine Verpflegungsmehraufwendungen erhalten, dann bucht er am Freitag eine Rückreise mit der Zeit 0 und am Montag dann wieder eine Hinreise mit der Zeit 0. Für dieses Wochenende werden für den Mitarbeiter keine Verpflegungsmehraufwendungen berechnet.

Wenn die Freitags- und Montags-Arbeit auf ein Projekt gebucht ist, das laut Projektplanung die Verpflegungsmehraufwendungen an den Kunden weiterverrechnet, dann werden selbstverständlich auch diese Wochenend-Verpflegungsmehraufwendungen im Projektumsatz (bei Einsatz des Moduls Faktura in der Rechnung) berücksichtigt.

​Dreimonatsfrist
Für die Berechnung der Dreimonatsfrist gilt seit 2014 eine rein zeitliche Bemessung der Unterbrechungsregelung. Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte führt zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn sie mindestens vier Wochen dauert. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich; es zählt nur die Unterbrechungsdauer.

​Reisen länger als 3 Monate
Sie haben die Möglichkeit, spezielle Orte („Sonstige Reise“) zu definieren, für die die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen keine Übernachtungen berücksichtigt, d.h. Grundlage für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen ist lediglich die Zeit ab der ersten Zeitbuchung des Tages bis zur letzten Zeitbuchung des Tages.

Hintergrund dazu sind die steuerlichen Regelungen in Deutschland: Verpflegungsmehraufwendungen für Dienstreisen sind in der Regel nur dann steuerfrei, wenn der Mitarbeiter nicht länger als 3 Monate am gleichen Ort beschäftigt ist. Bei einer längeren auswärtigen Tätigkeit gibt es keine verbindlichen Vorschriften zur Vergütung von Verpflegungsmehraufwendungen. Mit ZEP haben Sie die Wahl:

​

Eigenanteil Fahrtzeit

Eine Reisetätigkeit („re“) kann auch mit identischer von- und bis - Zeit, d.h. mit Dauer 0 gebucht werden. Mitarbeiter, bei denen der Weg zum Kunden nicht als Arbeits- bzw. Projektzeit abgerechnet wird, die aber trotzdem Verpflegungsmehraufwendungen und evtl. Fahrtkostenerstattung erhalten, buchen solche 0-Zeiten als Hin- und Rückreise, um damit Beginn und Ende des für die Verpflegungsmehraufwendungen entscheidenden Zeitraums zu markieren.

Auch wenn Sie Hin-Reise und Rück-Reise weglassen und einfach nur Ihre Arbeitszeit am Nicht-Standard-Arbeitsort buchen, wird ZEP für diese Zeit den Verpflegungsmehraufwand berechnen. Die Reise endet dann mit der nächsten Projektzeitbuchung am Standard-Arbeitsort. Beachten Sie aber, dass Buchungen am Nicht-Standard-Arbeitsort an zwei aufeinanderfolgenden Tagen als mehrtägige Reise interpretiert werden und Verpflegungsmehraufwendungen bis 24 Uhr / ab 0 Uhr berücksichtigt werden.

Wenn Sie hier „Projekt anzeigen“ angeben, wird in der Auswertung „Kostenabrechnung“ des einzelnen Mitarbeiters in der Tabelle mit den Verpflegungsmehraufwendungen (VMA-Tabelle) das jeweilige Projekt, für welches die VMAs angefallen sind in einer Extra-Spalte aufgeführt.

Wenn Sie hier „Projekt anzeigen“ bzw. „Projekt und Vorgang anzeigen“ angeben, wird in der Auswertung „Kostenabrechnung“ des einzelnen Mitarbeiters in der Tabelle mit dem Kilometergeld das jeweilige Projekt bzw. Projekt und Vorgang, für die die Km angegeben wurden in einer Extra-Spalte aufgeführt.

Wenn Sie hier „Projekt anzeigen“ bzw. „Projekt und Vorgang anzeigen“ angeben, wird in der Auswertung „Kostenabrechnung“ des einzelnen Mitarbeiters in der Tabelle der Belege das jeweilige Projekt bzw. Projekt und Vorgang, der erfassten Belege in einer Extra-Spalte aufgeführt.

Stellen Sie ein, in welchem Dateiformat Sie mit ZEP Kostenabrechnungen erstellen möchten.
Ohne das ZEP-Modul „Dokumentengenerator“ ist das Dateiformat für die Kostenabrechnung „html“.
​

Geben Sie an, ob die geprüfte Kostenabrechnung im Querformat erstellt werden soll. Bitte beachten Sie, eine als geprüft gespeicherte Kostenabrechnung wird in dem angegebenen Format gespeichert, ändern Sie nachträglich in den Einstellungen das Format, müssen Sie zunächst die bereits als geprüft gespeicherte Kostenabrechnung löschen und dann im gewünschten Format neu speichern.

Bei der Erfassung von Reisezeiten gibt der Mitarbeiter an, mit welchem Fahrzeug er gefahren ist. Die steuerlich relevanten Fahrzeuge sind in ZEP bereits enthalten.

Sie können Fahrzeuge in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: Klicken Sie auf deutsch/englisch/französisch/spanisch, geben Sie die Bezeichnung für die Kurzform an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird Bezeichnung in der Sprachauswahl angezeigt.

Zu jedem Fahrzeug legen Sie hier fest, welche km-Pauschale (steuerfrei, bzw. optional steuerpflichtig) und evtl. Mitfahrerpauschale bei Fahrten mit dem privaten Fahrzeug in der Reisekostenabrechnung für den Mitarbeiter erstattet wird. In der Projektabrechnung kann diese Pauschale ebenfalls in Rechnung gestellt werden.

Sie können in ZEP auch mehrere gleiche Fahrzeugtypen anlegen, z.B. wenn mehrere Fahrzeuge im Fuhrpark zur Auswahl stehen, können Sie jedes einzelne in ZEP mit dem jeweiligen Kennzeichen anlegen. Die Mitarbeiter wählen bei der Erfassung ihrer Reise dann das genutzte Fahrzeug aus.
​

Jedes Fahrzeug kann eine eigene Währung haben.

​Anwendungsbeispiel:

Es gibt den Fall, dass Fahrzeugpauschalen nicht in der Basiswährung, sondern in einer anderen Währung abgerechnet werden sollen (z. B. bei einem Mitarbeiter in einem anderen Land, oder bei Projekt in einem anderen Land, wobei Sie genau die im Land gültigen Fahrzeugpauschalen an die Mitarbeiter weiterreichen wollen). Dann können Sie ein neues Fahrzeug anlegen, bei dem diese andere Währung für die Pauschalen gilt. Der Kurs wird von der Webseite Fixer.io bezogen.

Wenn Sie die Kostenabrechnung des Mitarbeiters machen, werden die Pauschalen ggf. umgerechnet. Für den dabei verwendeten Umrechnungskurs gilt das Datum der gebuchten Reise.

Bei der Buchung von Projektzeiten gibt ein Mitarbeiter an, an welchem Ort die Arbeit stattgefunden hat. Wenn nicht am üblichen Standardarbeitsort gearbeitet wurde, handelt es sich um eine Zeit, für die ein Verpflegungsmehraufwand erstattet werden kann. Sie legen hier fest, welche Orte dafür zur Auswahl stehen. Generell sind die Arbeitsorte dazu gedacht, die unterschiedlichen Verpflegungsmehraufwand-Pauschalen (VMA-Pauschalen) abzubilden, d.h. es sollten nur Deutschland oder weitere Länder auswählbar sein.

Sie können Orte in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: Klicken Sie auf deutsch/englisch/französisch/spanisch, geben Sie die Bezeichnung für die Kurzform an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird Bezeichnung in der Sprachauswahl angezeigt.

Legen Sie einen Heimarbeitsort an, wenn Sie später nachvollziehen wollen, wann die Mitarbeiter zuhause gearbeitet haben.

Sie können einen oder mehrere Heimarbeitsorte anlegen. Ein Heimarbeitsort ist ein Ort, für den (wie für die erste Tätigkeitsstätte) keine VMA und keine Anreisepauschalen anfallen und der folglich weder in der Kostenabrechnung des Mitarbeiters, noch in der Projektabrechnung auftaucht.

Deshalb werden alle Pauschalen automatisch auf 0 gesetzt, sobald Sie die Option Heimarbeitsort aktivieren.

Umgekehrt ist ein Ort, für den Sie alle Pauschalen manuell auf 0 setzen, nicht zwingend auch ein Heimarbeitsort, sondern lediglich ein Ort, für den der Mitarbeiter keine VMA erhält (Pauschale 0), für den jedoch trotzdem dem Kundenprojekt Anreisepauschalen oder spezielle Tagespauschalen berechnet werden können, wenn Sie dies in Projekt > [Projektname] > Abrechnungseinstellungen > Reiseeinstellungen entsprechend einstellen.

Sie können auch höhere Pauschalen für Ihre Mitarbeiter hinterlegen, diese müssen dann versteuert werden und entsprechend auf der Kostenabrechnung getrennt ausgewiesen werden. Geben Sie hier den Betrag an, den Sie zusätzlich zum steuerfreien Betrag auszahlen möchten. ZEP weist diese Beträge gesondert auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters auf.

Bitte geben Sie an, ob der Ort ein Inlands- oder ein Auslandsort ist.

Hintergrund: ZEP benötigt diese Information für die korrekte Berechnung der VMA.

Jeder Ort kann eine eigene Währung haben. Bei der Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen in der Kostenabrechnung eines Mitarbeiters und ggf. in der Projektabrechnung wird die Währung berücksichtigt. Das heißt:

Beispiel:

Der Mitarbeiter arbeitet immer von Montag bis Freitag an einem Kundenstandort. Er bucht montags eine Hinreise, freitags eine Rückreise, sowie alle Arbeitszeiten dazwischen immer auf den passenden Arbeitsort.

​

Das Finanzamt legt die Beträge für eine steuerfreie Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen fest. Bei Gesetzesänderung reicht es aus, wenn Sie selbst die Zahlen aktualisieren.

Die erste Tätigkeitsstätte (vor 2014: Standardarbeitsort) wird nicht in der Liste der Arbeitsorte verwaltet, da sie für die Reisekostenabrechnung nicht relevant ist. Sie erscheint automatisch immer in der Auswahlliste "Arbeitsort" bei der Projektzeiterfassung (Ausnahme: wenn spezielle "Projektorte" für ein Projekt gewählt wurden, kann die Auswahlliste evtl. den Ort erste Tätigkeitsstätte nicht enthalten).

Nutzung von ZEP zur Berechnung von VMA bzw. Reisekosten-Tagesgeld

Wenn Sie ZEP nicht zur Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen bzw. Reisekosten-Tagesgeld nutzen, dann besteht jeder Ort nur aus Kurzform und Bezeichnung und hat keine Auswirkung auf die Reisekostenabrechnung.

Wenn Sie ZEP zur Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen bzw. Reisekosten-Tagesgeld nutzen, überprüfen Sie unter dem Menüpunkt Administration > Reisen > Verpflegungsmehraufwendungen bei Berechnungsverfahren, ob Sie die passende Landes-Einstellung angegeben haben. In Abhängigkeit davon haben die Orte weitere Parameter, die für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen bzw. Reisekosten-Tagesgeld genutzt werden.

Steuerfrei

Geben Sie jeweils die steuerfreie Pauschale an für eine Abwesenheit von mehr als 8 bzw. mind. 24 Stunden. Wenn Sie an einem Tag auch eine Mahlzeit (Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen) bezahlt bekommen haben, sieht die steuerliche Regelung einen Abzug von den Verpflegungsmehraufwendungen vor. Diese ist je nach Ort prozentual vorgegeben.

Steuerpflichtig

Sie können auch höhere Pauschalen für Ihre Mitarbeiter hinterlegen, diese müssen dann versteuert werden und entsprechend auf der Kostenabrechnung getrennt ausgewiesen werden. Geben Sie hier den Betrag an, den Sie zusätzlich zum steuerfreien Betrag auszahlen möchten. ZEP weist diese Beträge gesondert auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters auf. Optional können Sie auch einen prozentualen Abzug für Mahlzeiten angeben.

ZEP unterstützt die Kalendertag- bzw. die 24-Stunden-Regelung. Unter Reisekosten-Tagesgeld geben Sie das für den Ort gültige pauschale Tagesgeld an. Außerdem haben Sie für jeden Ort die Wahl zwischen Zwölftelregelung und Drittelregelung sowie der Regelung nach Kollektivvertrag.
​

Zwölftelregelung

Dies entspricht der Regelung für die steuerliche Behandlung von Inlands-Geschäftsreisen in Österreich.
Der Abzug von Mahlzeiten bezieht sich auf das ganze Tagesgeld.
​

Regelung nach Kollektivvertrag für Eisen- und Metallindustrie

Der Abzug von Mahlzeiten bezieht sich auf das aliquote Tagesgeld, d.h. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.
​

Drittelregelung

Dies entspricht der Regelung für die steuerliche Behandlung von Auslands-Geschäftsreisen in Österreich.
Der Abzug von Mahlzeiten bezieht sich auf das ganze Tagesgeld.

Wenn Sie an einem Tag auch das Frühstück bzw. Mittag- oder Abendessen bezahlt bekommen haben, können Sie einen Abzug von den Verpflegungsmehraufwendungen vornehmen. Diese ist je nach Ort prozentual vorgegeben. Die Angabe, ob eine Mahlzeit bezahlt wurde oder nicht erfolgt unter Projektzeiten für den jeweiligen Tag mit dem Symbol.