Hier können Sie mitarbeiterbezogene Voreinstellungen für ZEP treffen.

Anwesenheit zusätzlich zu Projektzeiten erfassen

Wenn Sie möchten, dass Mitarbeiter zusätzlich zum Erfassen der Projektzeit ihre Anwesenheit stempeln sollen, setzen Sie hier einen haken. Unter Auswertungen > Mitarbeiter > Kommt / Geht sehen Sie dann die Stempel-Events der Kommen- und Gehen-Ereignisse der Mitarbeiter.

Freie Mitarbeiter & Gutschriften aktivieren

Haben Sie freie Mitarbeiter, welche Sie über Gutschriften abrechnen möchten, setzen Sie hier den Haken.

Freie Mitarbeiter (ausgenommen Administratoren und Abteilungsleiter) dürfen in Auswertungen keine anderen Mitarbeiter sehen, z.B. in der Fehlzeitenübersicht

Manchmal ist gewünscht, dass freie Mitarbeiter keine Informationen über andere Mitarbeiter in ZEP erhalten. Sollte das bei Ihnen der Fall sein, setzen Sie hier einen Haken.

Mitarbeitersortierung in den Auswahllisten

Hier können Sie einstellen, wie Mitarbeiter in den Auswahllisten in ZEP sortiert sein sollen. Wählen Sie zwischen Benutzername, Vorname und Nachname.

Mitarbeiter-Formatierung in Kunden-Auswertungen

Hier können Sie angeben, wie der Name eines Mitarbeiters in Auswertungen für Kunden angezeigt werden soll. Sie haben die Wahl zwischen

Auswertungen für die Kunden sind Auswertungen > Mitarbeiter > Zeitnachweise, Auswertungen > Projekte > Projektumsatz/Kundenumsatz und Projektzeitnachweis.

Mitarbeiter-Formatierung in internen Auswertungen

Hier können Sie angeben, wie der Name eines Mitarbeiters in internen Auswertungen angezeigt werden soll. Sie haben die Wahl zwischen

Interne Auswertungen sind z.B. Auswertungen > Projekte > Projektstand, bzw. Gesamtstatus.

Projektzeitauswertung Gesamtsumme: Personentage (PT) entsprechen

In den Projektzeitauswertungen wird immer links oben die Anzahl der Gesamtstunden im Auswertungszeitraum angezeigt. Zusätzlich werden die Gesamtstunden in Personentagen (PT) angezeigt.
Hier geben Sie dafür die Stundenzahl an, die einem Personentag entspricht, z.B. 8 Stunden.
​

PT Darstellung mit bis zu x signifikanten Nachkommastellen

Geben Sie einen Wert zwischen 0 und 10 an.

Vor Ablauf eines Beschäftigungszeitraums benachrichtigen

Hier können Sie angeben, ob und wer vor Ende eines Beschäftigungszeitraums eines Mitarbeiters per E-Mail benachrichtigt wird. Wenn Sie eine dieser Optionen gewählt haben, wird automatisch ein (System-) Task unter Administration > System > Tasks "Beschäftigungszeiträume" eingeplant, der täglich ausgeführt wird.
Für die Benachrichtigungs-Mails gibt es in den Stammdaten die Mailvorlage: Benachrichtigung vor Beschäftigungsende.

Jeder Mitarbeiter kann angeben, bis zu welchem Datum er seine Projektzeiten (ggf. Belege, Fehlzeiten) fertig erfasst hat und somit freigibt.

Hier stellen Sie ein, ob die ZEP-Benutzer ihre erfassten Daten (Projektzeiten, ggf. Belege, ggf. Fehlzeiten) freigeben können. D.h. jeder Mitarbeiter kann angeben, dass alle Projektzeiten (ggf. Belege und Fehlzeiten) korrekt und vollständig erfasst sind.

In der Projektzeittabelle unter Mein ZEP > Projektzeiten ist das Symbol mit dem zuletzt eingegebenen "Freigegeben bis Datum" zu finden.

Wenn Mitarbeiter ihre Projektzeiten freigeben prüft ZEP, ob es in dem Zeitraum Tage gibt, an denen weniger als die Hälfte der Sollzeit gebucht wurde. ZEP fragt, ob trotzdem freigegeben werden soll.
​Welcher Zeitraum wird geprüft? - Seit dem vorherigen Freigabedatum, aber maximal seit dem letzten Monatsabschluss aber maximal ein Jahr.
​Welche Meldung kommt? - Wenn in diesem Zeitraum mehr als 10 Tage unterbucht sind, kommt die Anzahl Tage, bei bis zu 10 Tagen kommt eine Liste der Daten.

Anschließend können Mitarbeiter ihre Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten für die Zeit bis einschl. dem Freigabedatum nicht mehr bearbeiten.

Wenn das Freigabedatum doch geändert werden muss, kann ein ZEP-Administrator im Untermenüpunkt Daten des Mitarbeiters das Freigabedatum jederzeit korrigieren.

Zusätzlich können Sie angeben angeben, ob und an wen eine Benachrichtigung gesendet werden soll.

Wenn ein Mitarbeiter die Freigabe seiner Projektzeiten, Belege, Fehlzeiten erteilt hat, Benachrichtigung senden

optional an Administratoren, Projektleiter, Abteilungsleiter, Abteilungsleiter übergeordneter Abteilungen und zusätzliche Empfänger.

Ein Projektleiter sieht in seinem Projekt unter Projektmitarbeiter in der Tabelle jeweils ein Symbol für das Freigabedatum. Dieses Symbol ist blau, wenn die Freigabe später als Beginn des Auswertungszeitraums ist (also z.B. wenn Projektmitarbeiterzuordnung für den Oktober angezeigt wird, dann sind die Symbole blau wenn die Freigabe 1. Oktober oder später ist), sonst grau. Per mouseover ist das genaue Freigabedatum zu sehen.

Ein Administrator kann dieses Freigabedatum unter Mitarbeiter sehen und unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Allgemein > Daten sehen und ändern. Wenn Sie zusätzlich das Modul Abwesenheiten & Überstunden einsetzen, sehen Sie unter Administration > System > Monatsabschluss das grau-blaue Freigabe-Symbol neben dem grau-gelben Sperre-Symbol.

Ein Abteilungsleiter (nur mit Modul Standorte & Abteilungen) sieht bzw. bearbeitet das Freigabedatum unter Abteilungen > Mitarbeiter. Wird zusätzlich das Modul Abwesenheiten & Überstunden genutzt, kann der Abteilungsleiter unter Abteilung > Mitarbeitersperren die Freigabedaten (grau-blaues Freigabe-Symbol neben dem grau-gelben Sperre-Symbol) der Mitarbeiter sehen.

Freigabedatum statt Schloss in der Mitarbeiterverwaltung anzeigen

Geben Sie an, ob in der Tabelle der Mitarbeiter unter Mitarbeiter statt dem "Freigabe-Schloss" eine Spalte "freigegeben bis"mit dem entsprechenden Datum angezeigt wird.

Geben Sie optional an, ob der Mitarbeiter benachrichtigt werden soll, wenn er für einen Monat gesperrt oder entsperrt wird

'mit Unterschriftenblock in der Druckversion' im Zeitnachweis Detail und im Mitarbeiter-Projektzeitnachweis vorbelegen

Wenn Sie möchten, dass in den Auswertungen zum Mitarbeiter > Zeitnachweis Detail in der Druckversion ein Unterschriftenblock eingeblendet werden soll, können Sie diese Option hier bereits voreinstellen.
​

'mit Unterschriftenblock in der Druckversion' in der Kostenabrechnung vorbelegen

Wenn Sie möchten, das in den Auswertungen zum Mitarbeiter > Kostenabrechnung in der Druckversion ein Unterschriftenblock eingeblendet werden soll, können Sie diese Option hier bereits voreinstellen.

Dashboard-Settings

Aktuelle Mitarbeiter-Geburtstage Widget anzeigen:

Im Dashboard in ZEP lassen sich verschiedene Widgets zur Ansicht hinzufügen. Dazu gehört auch ein Widget, welches die Geburtstage der Mitarbeiter anzeigt (sofern diese bei den Mitarbeitern gepflegt wurden).

Mit dieser Einstellung steuern Sie, ob das Widget zur Anzeige zur Verfügung steht.

Voreinstellung Arbeitstage und Regelarbeitszeit (Stunden pro Tag) für neue Mitarbeiter

Hier geben Sie an, welche Tage Arbeitstage sind und für jeden Arbeitstag die Regelarbeitszeit in Stunden. Diese Voreinstellung wird automatisch beim Anlegen neuer Mitarbeiter übernommen. Natürlich können Sie diese Voreinstellung beim Mitarbeiter überschreiben.

Voreinstellung Urlaubsanspruch pro Jahr für neue Mitarbeiter

Tragen Sie bitte einen Wert für den Urlaubsanspruch pro Jahr ein. Die hier vorgenommene Einstellung wird in der Mitarbeiterverwaltung als Default-Wert voreingestellt und kann für den einzelnen Mitarbeiter überschrieben werden.

Voreinstellung Urlaubstage und Fehltage

Diese Einstellung ist in erster Linie relevant bei Teilzeitkräften:

Bei Vollzeitmitarbeitern, die täglich die gleiche Regelarbeitszeit haben, macht diese Einstellung keinen Unterschied.

Ausnahme: Wenn Vollzeitmitarbeiter unterschiedlich viele Stunden Regelarbeitszeit an den verschiedenen Wochentagen haben, und wenn für die kürzeren Tage weniger Urlaub eingesetzt werden soll, als für die längeren Arbeitstage, können Sie die Einstellung „umrechnen gemäß Regelarbeitszeit“ auch für Vollzeitmitarbeiter in Betracht ziehen.

Mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden pro Monat

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter haben, deren Arbeitsvertrag eine Regelung zu mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden enthält und Sie die Einstellung unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen die Einstellung inklusiv-Überstunden vom monatlichen Stundensaldo abziehen aktiviert haben können Sie hier einen Wert und eine Berechnungsart für die mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden pro Monat angeben. Diese Werte werden dann für einen neuen Mitarbeiter automatisch übernommen.

Im Menüpunkt Regelarbeitszeit eines ausgewählten Mitarbeiters können Sie die Voreinstellung individuell anpassen.
​
​Voreinstellung Pausenregelung für neue Mitarbeiter

Sie können hier angeben, welche Pausenregelung als Voreinstellung für neue Mitarbeiter verwendet werden soll. Diese Einstellung wird in der Mitarbeiterverwaltung als Default-Wert voreingestellt und kann für den einzelnen Mitarbeiter überschrieben werden.

Mit der kostenfreien Option "Anwesenheit" können die Mitarbeiter auch Anwesenheitszeit erfassen, d.h. 'Kommen' und 'Gehen' ('stempeln') per ZEP App. Diese Anwesenheit kann in einer Auswertung den erfassten Projektzeiten (= Arbeitszeiten) gegenüber gestellt werden.

Dass in ZEP Anwesenheiten erfasst werden sollen, geben Sie unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen an.

Unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen geben Sie folgendes an:

Anwesenheit

Wer soll die Anwesenheitszeiten der anderen Mitarbeiter sehen dürfen:

​Ein Mitarbeiter benötigt mindestens die Berechtigungsstufe 'User mit Zusatzrechten' um in Mein ZEP > Auswertungen die aktuellen Anwesenheiten aller Mitarbeiter zu sehen

Wenn Sie möchten, dass alle Mitarbeiter unter Auswertungen > Mitarbeiter > aktuelle Anwesenheiten auch die Anwesenheiten aller anderen Mitarbeiter sehen können, markieren Sie die Checkbox nicht. Wenn erst Mitarbeiter ab Berechtigungsstufe "User mit Zusatzrechten" die Anwesenheiten sehen soll, aktivieren Sie die Checkbox.

​Mitarbeiter darf in Mein ZEP > Auswertungen die aktuellen Anwesenheiten nur in eigener Abteilung (und abwärts in Unterabteilungen) sehen

Aktivieren Sie die Checkbox, wenn nur die aktuellen Anwesenheiten der anderen Mitarbeiter der eigenen und der untergeordneten Abteilungen zu sehen sein sollen.

Soll der Mitarbeiter seine eigenen Anwesenheitszeiten in ZEP sehen und auswerten können:

Stellen Sie "Für Mitarbeiter mit der Einstellung "Berücksichtigung von Anwesenheitszeiten" optional folgendes ein:

Tragen Sie einen Empfänger ein, der die Info-Mail bekommen soll, wenn beim Ein-/Ausstempeln ein Fehler aufgetreten ist.

Empfänger der Info-Mail wenn beim Ein-/Ausstempeln ein Fehler aufgetreten ist.

Geben Sie an, an wen ZEP eine Info-Mail senden soll, wenn bei einem Mitarbeiter beim Ein-/Ausstempeln ein Fehler aufgetreten ist.

Wenn Sie das Modul Anwesenheit verwenden, können Sie weitere mitarbeiterbezogene Einstellungen machen. Folgende Möglichkeiten werden ergänzt:

Berücksichtigung von Anwesenheitszeiten:
​

Stellen Sie je Mitarbeiter ein, ob für diesen die Anwesenheitszeiten berücksichtigt werden sollen.

Wenn Sie diese Option aktivieren, muss der Mitarbeiter per ZEP App oder über das ZEP-Terminal seine Kommt- und Geht-Zeiten erfassen.

Sie können auch einstellen, ob sich ein Mitarbeiter direkt in ZEP an- und abmelden kann: aktivieren Sie dafür die Checkbox Anwesenheit in der Web-Oberfläche starten/beenden. Diese Aktion kann auch als Massenoperation (Mitarbeiter > Aktion wählen > Berücksichtigung von Anwesenheitszeiten ändern) für mehrere Mitarbeiter ausgeführt werden.

Nachdem sich der Mitarbeiter in ZEP angemeldet hat, kann er in seinem Profil (rechts oben) die Anwesenheitszeit starten (Kommen). Genauso kann die Anwesenheit beendet werden: mit der Maus auf das Profil zeigen/fahren und dann Anwesenheitszeit beenden (Gehen) klicken.

Optional können Sie einen 4-stelligen PIN-Code für die ZEP App angeben.

Um einem Gerät zugewiesen zu werden, muss der Mitarbeiter einer Kategorie zugeordnet werden. Gehen Sie wie folgt vor:

Eingestelltes Minutenraster:

ZEP zeichnet die aktuelle Uhrzeit für "Kommt/Geht" auf; in der Auswertung unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Anwesenheit > Kommt/Geht können Sie optional einstellen, ob die Kommt/Geht-Zeiten auf Ihr eingestelltes Minutenraster Administration > Projektzeit & Belege > Einstellungen gerundet angezeigt werden soll.

Mitarbeiter

Ein Mitarbeiter, der aktuell anwesend ist, wird mit einem grünen Punkt und der Uhrzeit, seit der er anwesend ist, gekennzeichnet. Ein Mitarbeiter der aktuell abwesend ist, wird mit einem grauen Punkt und der Uhrzeit, bis zu der er anwesend war, angezeigt.

Kommt / Geht:

Diese Auswertung kann ein Mitarbeiter (Meine Auswertungen > Kommt/Geht) für sich selbst aufrufen oder ein Administrator für einen (Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Anwesenheit > Kommt/Geht) oder über mehrere Mitarbeiter (Auswertungen > Mitarbeiter > Kommt/Geht).

Stellen Sie einen Zeitraum für die Auswertung ein. Optional können Sie angeben, ob alle Kommt/Geht pro Tag einzeln angezeigt werden sollen. Wenn Sie die Option gewählt haben, werden zusätzlich auch die Geräte angezeigt, auf denen die Kommt/Geht Ereignisse gebucht worden sind.

Optional können Sie Kommt/Geht auf Ihr eingestelltes Zeitraster runden aktivieren, d.h. die "Kommt/Geht"-Zeiten werden entsprechend Ihrem eingestelltes Minutenraster (unter Administration) gerundet angezeigt.

Die Tabelle listet entsprechend im Bereich Anwesenheit alle Uhrzeiten zu Kommt und Geht Ereignissen pro Tag auf und berechnet die Anwesenheit.

Zudem wird im Bereich Projektzeit bzw. Arbeitszeit zusätzlich Beginn, Ende und Begin bis Ende, Pause und Projektzeit (bzw. Arbeitszeit) angezeigt.

Liegt eine Abweichung (Anwesenheitszeit zu Arbeitszeit/Projektzeit) vor, wird diese ebenfalls angezeigt.

Im Bereich Pausenregelung wird der Abzug (lt. geltender Pausenregelung) und entsprechend der Arbeitszeit-Abzug dargestellt.

Administratoren haben die Option alle Kommt / Geht pro Tag anzeigen und bearbeiten

Es werden zusätzlich in dem Bereich Anwesenheit die Spalten Gerät, Administrator und Bemerkung für Kommt und für Geht angezeigt. Mit Klick auf + können Sie ein neues Kommt oder Geht Ereignis hinzufügen. Mit dem Ändern-Symbol können Sie eine bestehende Kommt bzw. Geht-Zeit ändern.

​Konfiguration Tabellenspalten:

Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol: unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie die gewünschten Tabellenspalten für die Anzeige in HTML (im Browser) und für den Export als Excel oder CSV auswählen. Legen Sie die Reihenfolge individuell fest, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol klicken und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle schieben.

Außerdem können Sie die Tabelle im gewählten Format exportieren (entsprechend Ihren Einstellungen unter Konfiguration > Tabellenspalten > CSV).

​Auswertung im Hintergrund ausführen und als Task einplanen:

Sie können diese Auswertung auch Im Hintergrund ausführen. Wählen Sie statt "Vorschau" ein anderes Format aus, können Sie den Button Im Hintergrund ausführen anklicken. ZEP fragt Sie, ob die Sie Ausführung sofort, täglich, wöchentlich oder monatlich ausführen möchten.

Optional können Sie Die Ergebnisdatei als ZIP-Archiv komprimieren und ggf. mit einem Kennwort verschlüsseln und/oder die Ergebnisdatei zusätzlich an Ihre eigene (in ZEP hinterlegte) E-Mail-Adresse senden lassen.

Mit Klick auf OK wird diese Auswertung als Task mit den eingestellten Parametern eingeplant und zum definierten Termin ausgeführt. Sie erhalten das Ergebnis dann einfach im gewünschten Format als E-Mail zugesandt.

Sie können alle Ihre eingeplanten Task unter Profil > Einstellungen > Task einsehen und verwalten.

Unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Anwesenheit > Projektzeit generieren können Sie Projektzeiten aus Anwesenheiten generieren, d.h. wenn sich der Mitarbeiter über die ZEP App oder das Terminal an- und wieder abmeldet wird für die ermittelte Anwesenheitszeit eine Projektzeit generiert.

Hier können Sie angeben, für welches Projekt, Vorgang und Tätigkeit (inkl. Fakturierbarkeit) der Eintrag generiert werden soll:

Klicken Sie auf Neuer Eintrag und stellen Sie einen Zeitraum ein, für den diese Auswahl gelten soll (ggf. müssen Sie die Projektauswahlliste aktualisieren). Wählen Sie Projekt, Vorgang und Tätigkeit aus. Geben Sie an, ob der Eintrag fakturierbar oder nicht fakturierbar sein soll und speichern Sie.

Sie können für verschiedene Zeiträume unterschiedliche Einträge machen. Die Reisetätigkeit und den Arbeitsort können Sie nicht auswählen.

Bei Änderungen an den Projekten (Laufzeit, Buchbarkeit, ...) oder der Projektmitarbeiterzuordnung, müssen Sie darauf achten, ob die eingestellte Projektzeitgenerierung noch passt. Wenn eine Projektzeit-Generierung eingestellt ist, die Projektzeit aber nicht gespeichert werden kann, kommt eine Meldung auf dem Display der ZEP App.

Alle Änderungen an der "Projektzeit generieren Tabelle" werden in der Änderungshistorie zum Mitarbeiter gespeichert.

Beim Generieren der Projektzeit alle Lücken füllen

Wenn Sie bei einem Mitarbeiter eingestellt haben, dass Projektzeiten aus Anwesenheiten generiert werden, wird für jede Zeitspanne zwischen "kommt" und "geht" (d.h. für die ermittelte Anwesenheitszeit) automatisch eine Projektzeit generiert.

Bucht der Mitarbeiter allerdings während dieser Anwesenheitszeit selbst Projektzeiten auf verschiedene Projekte, wird in diesem Fall nur aus der letzten "bis-Projektzeit" bis zum "Gehen", eine automatische Projektzeit auf das eingestellte Projekt generiert.

Sollen auch die anderen "nicht auf Projekte gebuchte Anwesenheitszeiten" automatisch eine Projektzeit generieren, können Sie optional die Checkbox "beim Generieren der Projektzeiten alle Lücken füllen" aktivieren.

​Einstellung aktiviert:

Innerhalb des kommt/geht-Zeitraums wird die gesamte Zeit aufgefüllt, also alle Lücken zwischen den bereits erfassten Projektzeiten. Ausnahme: feste Pausen (aus der Pausenregelung). D.h. wenn der Mitarbeiter bereits Projektzeiten erfasst hat und mit Absicht Pausen gelassen hat, werden diese gefüllt.

​Einstellung nicht aktiviert:

Innerhalb des kommt/geht-Zeitraums wird nur der Zeitraum nach der letzten bereits erfassten Projektzeit des geht-Datums gefüllt. (die letzte Projektzeit des Datums, also auch wenn diese erst nach dem "geht" ist)

​Beispiel 1:

Einstellung "Nein, keine Lücken füllen":

Es wird automatisch eine Projektzeit generiert von 15:00 - 16:00 Uhr

​Einstellung "Ja, Lücken füllen":

Es werden automatisch Projektzeiten generiert von 9:00 - 10:00 Uhr, von 12:00 - 13:00 Uhr und von 15:00 - 16:00 Uhr

​Beispiel 2:

Einstellung "Nein, keine Lücken füllen":

Es wird keine Projektzeit generiert, denn 18:30 ist die letzte bereits erfasste Projektzeit und danach war keine Anwesenheit mehr.

​Einstellung "Ja, Lücken füllen":

Es werden automatisch Projektzeiten generiert von 9:00 - 10:00 Uhr, von 12:00 - 13:00 Uhr und von 15:00 - 16:00 Uhr

(die Lücke zwischen 15:00 und 18:00 wird nicht komplett sondern nur bis zum "geht"-Zeitpunkt gefüllt)

Tätigkeiten, die sich überschneiden dürfen (z.B. "Rufbereitschaft") werden nicht speziell behandelt.

Unter Auswertungen > Meine Auswertungen > Aktuelle Anwesenheiten können (je nach Einstellungen und Rolle) Mitarbeiter sehen, wer aktuell anwesend ist.

Die gleiche Auswertung ist für Administratoren auch zu finden unter Auswertungen > Mitarbeiter > Aktuelle Anwesenheiten.

Dabei gilt:

grün = ist anwesend

grau = ist nicht anwesend

​

Standort-Übermittlung

Entscheiden Sie, ob bei der Verwendung der App der Standort des Gerätes mitgesendet werden soll. Diese Einstellung ist je Mitarbeiter nochmal individuell anpassbar.

ZEP bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte die in den E-Mails enthalten sind.
Hier können Sie den standardisierten Text für die Mitarbeiter-Mailvorlage anpassen. Sie haben die Möglichkeit durch allgemeine Platzhalter spezifische Informationen zu Mitarbeitern zu versenden. Die Platzhalter werden Ihnen angezeigt, wenn Sie in das Textfeld des Inhalts klicken.

Zusätzlich können Sie optional Dateien hinzufügen (max 5 x 20MB / max. 50MB total).

Sie können alle Mailvorlagen als Test-E-Mail (Preview) an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden.

Klicken Sie auf Testversand (an eigene E-Mail-Adresse) und treffen Sie die gewünschte Sprachauswahl (aktuell deutsch, englisch, französisch, spanisch und polnisch), dann erhalten Sie die E-Mail in der entsprechenden Sprache an Ihre Adresse zugesandt.

Sie können beliebig viele Kategorien mit Kurzform und Bezeichnung für die Mitarbeiter definieren, zum Beispiel intern, extern, Teilzeit, Vollzeit.

Sie können Kategorien in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: Klicken Sie auf deutsch/englisch/französisch/spanisch, geben Sie die Bezeichnung für die Kurzform an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englische, französische oder spanische Bezeichnung angezeigt.

In der Mitarbeiterverwaltung können Sie jedem Mitarbeiter beliebig Kategorien zuordnen. Nach diesen Kategorien können Sie die Projektzeitauswertung filtern: Unter Auswertungen > Mitarbeiter > Projektzeitauswertung können Sie sich alle Projektzeiten der Mitarbeiter einer bestimmten Kategorie anzeigen lassen. Ebenso unter Projekt > Auswertungen > Projektzeitauswertung.

Zu Mitarbeitern können Sie Zusatzattribute definieren. Ein Zusatzattribut ist ein Feld, das dann bei jedem Mitarbeiter vorhanden ist und eingepflegt werden kann.
​

Bei der Anlage eines Zusatzattributes müssen folgende Angaben gemacht werden:

Bei Einsatz von Personio: Die Personio-Attribute werden übernommen, wenn der Name gleich ist.

Zu den Datentypen:

Zusatzattribute werden beim Mitarbeiter auf der Daten-Seite angezeigt und können im Bearbeiten-Modus eingegeben werden.
​

Aktuell Verwendungszwecke von Zusatzattributen:

Mit der kostenlosen Option "Freie Mitarbeiter" vereinfachen Sie die Abrechnung gegenüber Ihren externen Mitarbeitern.

Diese Option aktivieren Sie unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen > "Freie Mitarbeiter & Gutschriften aktivieren"

Prüfen Sie schnell und einfach die Rechnungen, die Sie von Ihren externen Mitarbeitern erhalten: vergleichen Sie diese mit der von ZEP generierten Kostenabrechnung des Mitarbeiters. Oder noch einfacher: erstellen Sie Gutschriften an den Mitarbeiter und vermeiden Sie dadurch die Rechnungsprüfung komplett.

Sie können für externe bzw. freie Mitarbeiter interne Stunden- und Tagessätze hinterlegen, bei Bedarf auch projektspezifisch. ZEP erzeugt die Kostenabrechnung für jeden Mitarbeiter für dessen geleistete Stunden. Die Kostenabrechnung kann gleichzeitig als Gutschrift fungieren: überweisen Sie den ermittelten Betrag, auf die aufwändige Prüfung der vom externen Mitarbeiter gestellten Rechnung kann damit vollständig verzichtet werden.

​Einsatzgebiete:

Kombinierbar mit den Produktlinien:

Das Modul bietet folgende Features:

Mit dem Modul Export für Buchhaltung:

Hinterlegung spezieller Aufwandskonten und BU-Schlüssel für Freie Mitarbeiter:

Sonstiges:

Wenn Sie das Modul Freie Mitarbeiter einsetzen, können Sie unter Administration > Reisen > Kostenabrechnung & Gutschrift folgende Einstellungen in ZEP vornehmen:

​Nummernkreis für Gutschriften:

Wenn Sie das Modul Standorte & Abteilungen einsetzen, können Sie auch Eigener Nummernkreis je oberste Abteilung einstellen. Die entsprechenden Einstellungen, werden dann unter Abteilung > Daten gemacht.

​Gutschriften je Projekt = Ja:

Sie können Ihren freien Mitarbeitern je Projekt eine eigene Gutschrift erstellen.

Bitte beachten Sie, wenn Sie diese Einstellung aktiviert haben:

Hier können Sie sogenannte Textbausteine mit Standardformulierungen und Platzhaltern definieren. Diese Textbausteine können Sie dann beim Schreiben einer E-Mail einfach einfügen (Platzhalter/Textbaustein einfügen).

Klicken Sie auf Neuer Textbaustein und geben Sie im Dialogfenster den Name für den Textbaustein an (wählen Sie die entsprechende Sprache). Geben Sie im Feld Inhalt den gewünschten Text ein. Sie können hier auch bestimmte Platzhalter einbauen, z.B. %I_VORNAME% %I_NACHNAME%, diese Platzhalter werden dann in der E-Mail jeweils mit dem Vor- und Nachnamen des Verfassers der E-Mail ersetzt.

Stellen Sie sich Ihre Gutschriften aus vorangelegten Textbausteinen individuell und auf Knopfdruck selbst zusammen.

Unter Administration > Mitarbeiter gibt es den Menüpunkt Textbausteine. Hier können Sie für die Gutschriften jeweils vordefinierte Texte hinterlegen.

Klicken Sie auf + Neuer Textbaustein, geben im Dialogfenster einen Namen für den Textbaustein an und wählen die entsprechende Sprache. Geben Sie im Feld Inhalt den gewünschten Text ein. Sie können hier auch bestimmte Platzhalter einbauen, diese Platzhalter werden im entsprechenden Text dann jeweils durch die Werte ersetzt.

Wenn Sie in einer Gutschrift nun einen solchen Textbaustein einfügen möchten, klicken Sie unter Oberer Text bzw. unter Unterer Text auf Platzhalter/Textbaustein einfügen und wählen die gewünschten Texte aus.

Die Anstellungsart eines Mitarbeiters können Sie beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters (Mitarbeiter + neuer Mitarbeiter oder Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Allgemein > Daten) im Reiter Einstellungen angeben.

Mitarbeiter, die fest angestellt sind, erhalten eine Kostenabrechnung, wenn Belege privat gezahlt wurden und ggf. Reisekosten (VMA, km-Geld) angefallen sind.

Freie Mitarbeiter erhalten eine Kostenabrechnung inkl. ihrem internen Arbeitsentgelt (entsprechend der Angaben unter Interne Abrechnungssätze), privat gezahlten Belegen und ggf. angefallenen Reisekosten (VMA, km-Geld). Im Menü dieses Mitarbeiters ändert sich der Menüpunkt "Interne Stundensätze" zu "Interne Abrechnungssätze" (hier können Sie zwischen Stunden- und Tagessatz wählen). Tragen Sie ggf. eine USt-IdNr. für den freien Mitarbeiter ein. Geben Sie an, ob der freie Mitarbeiter unter Auswertungen die eigene Kostenabrechnung sehen darf.

Freie Mitarbeiter mit Gutschrift erhalten eine Gutschrift mit ihrem internen Arbeitsentgelt (entsprechend der Angaben unter Interne Abrechnungssätze, privat gezahlten Belegen und ggf. angefallenen Reisekosten (VMA, km-Geld)). Im Menü dieses Mitarbeiters ändert sich der Menüpunkt "Interne Stundensätze" zu "Interne Abrechnungssätze" (hier können Sie zwischen Stunden- und Tagessatz wählen) und es gibt den neuen Menüpunkt Gutschrifteneinstellungen.

Tragen Sie ggf. eine USt-IdNr. für den freien Mitarbeiter ein. Diese USt-IdNr. wird im Oberen und Unteren Text der Gutschrift (wie auch in den Textbausteinen für Gutschriften) als Platzhalter angeboten und kann auch in der Gutschrift ausgegeben werden.

Geben Sie an, ob der freie Mitarbeiter unter Auswertungen die eigene Gutschrift sehen darf.

Geben Sie die MwSt, die auf der Gutschrift für diesen Mitarbeiter ausgewiesen werden soll und eine Währung an. Optional können Sie wählen, ob Belege mit der erfassten Vorsteuer erstattet werden sollen. Ist die Einstellung deaktiviert, enthält eine Gutschrift nur einen MwSt.-Satz, der auf die Summe aller netto-Beträge angewendet wird. Ist diese Einstellung aktiviert, werden in der Gutschrift die für die Belege angegebenen Steuersätze verwendet.

Geben Sie eine Adresse für die Gutschrift an.

Für die Gutschrift können Sie einen Oberen und einen Unteren Text definieren, Sie können Platzhalter und ggf. Textbausteine (zu definieren unter Administration > Mitarbeiter > Textbausteine) einfügen.

​Diesen Steuersatz auch für Belege anwenden, da sie in der Buchhaltung des freien Mitarbeiters sind

Das bedeutet: Belege, die dieser Mitarbeiter mit Zahlungsart privat erfasst, gehören in seine Buchhaltung und werden bei einer Gutschrift mit seinem Steuersatz besteuert, nicht mit dem beim Beleg erfassten Steuersatz.

Nicht angekreuzt bedeutet: die erfasste Beleg-Steuer wird in der Gutschrift durchgereicht, genau wie bei der Kostenabrechnung eines festen Mitarbeiters.

Dann wird die MwSt aus Mitarbeiter > Gutschriftseinstellungen nur auf Arbeitsentgelt, VMA und km-Geld angewendet.

Wenn Sie diese Checkbox aktiviert haben und auch das Modul Export für Buchhaltung einsetzen, dann müssen Sie für diese Belege (die ja zur Buchhaltung des Freien Mitarbeiters gehören) ein Aufwandskonto für Belege und den zugehörigen BU-Schlüssel eintragen.

Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Allgemein > Interne Abrechnungssätze

Hier geben Sie die internen Abrechnungssätze des freien Mitarbeiters (mit bzw. ohne Gutschrift) an.

In den Projekten des Mitarbeiters, können Sie auch einen (abweichenden) projektspezifischen internen Stundensatz bzw. Tagessatz eintragen. Für alle oben genannten Auswertungen wird dann projektspezifisch dieser interne Stundensatz bzw. Tagessatz verwendet.

Ändern sich die internen Abrechnungssätze, klicken Sie auf + Neuen internen Abrechnungssatz anlegen und geben Sie an, ab wann welcher Betrag gelten soll.

Die Währung des internen Abrechnungssatzes, geben Sie unter Gutschrifteinstellungen an.

Für einen Freien Mitarbeiter mit Gutschrift, erstellen Sie statt einer "Kostenabrechnung" eine Gutschrift:

Im Menü Reisen & Kosten > Gutschriften eines gewählten Mitarbeiters erhalten Sie einen Überblick über dessen Gutschriften. Die Gutschrift entspricht der (Reise-) Kostenabrechnung für fest angestellte Mitarbeiter und enthält zusätzlich das Interne Arbeitsentgelt (Dienstleistungen) für den gewählten Zeitraum.

Sie können auswählen, in welcher Währung die Gutschrift angezeigt werden soll (voreingestellt ist die Währung, die unter Gutschrifteinstellungen angegeben ist). Weiterhin können folgende Einstellungen gewählt werden:

Optional können Sie folgendes angeben:

Die Auswertung kann als pdf-, odt-, doc- oder docx-Datei exportiert werden. In ZEP hochgeladene Dateien zu Belegen können als Belegdateien-PDF ausgegeben werden.

​Gutschriften:
Liegen im gewählten Zeitraum bereits erstellte Gutschriften vor, werden diese in der Tabelle aufgelistet:

Zeiträume in denen Beträge zur Gutschrift anstehen, aber noch keine Gutschrift erstellt wurde, werden detailliert aufgelistet.

​Kopfteil:

In der Übersicht wird der zu (erstattende) Gesamtbetrag sowohl brutto als auch netto dargestellt. Gegebenenfalls werden zusätzlich für den eingestellten Zeitraum bereits erfolgte Auszahlungen (Einträge in der Zahlungsdokumentation) aufgelistet und der dann entsprechend neu auszuzahlende Betrag.

Sie können eine "Gutschrift erstellen" und Sie können eine "Vorauszahlung" in Höhe des zu erstattenden Betrags generieren. Eine Vorauszahlung ist eine Auszahlung für eine noch nicht erstellte Gutschrift.

Tabelle Dienstleistungen:

Jede Zeitbuchung wird mit Datum, Projekt, Anzahl Stunden, Bemerkung und dem Betrag (Anzahl Stunden x interner Stundensatz bzw. dem entsprechenden Tagessatz) angezeigt.
​

Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen:

Je Tag, der außerhalb des Standardarbeitsortes gearbeitet wurde, wird ein VMA in Abhängigkeit vom Ort und der Abwesenheitszeit berechnet.

Wird nur angezeigt, wenn der Administrator unter dem Menüpunkt Administration > Verpflegungsmehraufwendungen > Einstellungen bei Berechnungsverfahren die passende Landes-Einstellung angegeben hat.

Wenn in den Einstellungen: Projektspalte in der VMA-Tabelle der Kostenabrechnung anzeigen mit Ja angegeben ist, wird das Projekt auf welches die VMAs angefallen sind, angezeigt.

Bei deutschem Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen werden die gesetzlichen Pauschalen für Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen bei Angabe von Mahlzeiten (siehe Auswertungen > Meine Auswertungen > Projektzeittabelle) abgezogen.

Der prozentuale Abzug bezieht sich auf die Pauschale für 24 Stunden, auch wenn der Mitarbeiter weniger abwesend war. Ist der Abzug für Mahlzeiten höher als die auszuzahlende Pauschale für die VMA, wird dieser Betrag zwar angezeigt aber nur in Höhe der angefallenen Verpflegungspauschale abgezogen. (Der Mitarbeiter erhält in dem Fall 0,- Euro Erstattung für diesen Tag).

Beim österreichischen Berechnungsverfahren ist die Berechnung des Tagesgelds ebenso, außer bei Orten mit der Regelung nach Kollektivvertrag, hier bezieht sich der Abzug für Mahlzeiten auf das "aliquote Tagesgeld", d.h. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.

​Tabelle Belege:

Alle vom Mitarbeiter erfassten Belege werden aufgeführt. Die aufgrund von privat bezahlten Rechnungen an den Mitarbeiter zu erstattenden Beträge werden berechnet. Falls Rechnungen mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurden, die einen privaten Anteil enthielten, werden diese Belege auch aufgeführt und die Beträge abgezogen. Die Summe der Belege je Mehrwertsteuersatz wird einzeln aufgeführt, wenn unter Mitarbeiter > Gutschriftseinstellungen Belege mit erfasster Vorsteuer erstattenaktiviert ist.

Bei Fahrten mit dem eigenen privaten Fahrzeug wird ein (Erstattungs-)Betrag berechnet: Je gefahrenem km wird eine km-Pauschale erstattet. Auch alle Fahrten mit einem Firmenfahrzeug werden aufgeführt, natürlich ohne Kilometergelderstattung.

Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie mit einem Klick auf die Warnung in die Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters wechseln und fehlerhafte Eingaben korrigieren.

Die Basisdaten zur Reisekostenabrechnung (Pauschalen zu verschiedenen Orten, Fahrzeugen, etc.) können von einem Administrator unter Administration > Reisen gepflegt werden.

Auswertungen > Mitarbeiter > Gutschriften

Hier erhalten Sie für den eingestellten Zeitraum, einen Überblick über die Gutschriften für Ihre freien Mitarbeiter mit Gutschrift. Sie können auswählen, in welcher Währung die Gutschriften angezeigt werden sollen.

Liegen im gewählten Zeitraum bereits erstellte Gutschriften vor, werden diese in der Tabelle "Gutschriften" aufgelistet:

Zeiträume ohne Gutschriften:
In dieser Tabelle werden die Zeiträume ohne erstellte Gutschriften aufgeführt, wenn die Checkbox Darstellung komprimiert auf eine Zeile pro Mitarbeiter aktiviert ist.

Pfad: Auswertungen > Mitarbeiter > Gutschriften

​Darstellung komprimiert auf eine Zeile pro Mitarbeiter:
Ist diese Checkbox aktiviert, erhalten Sie die Gutschriften im ausgewählten Zeitraum in tabellarischer Form. Pro Zeile werden je Mitarbeiter das interne Arbeitsentgelt, die steuerfreien und -pflichtigen VMA jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug aufgelistet. Die insgesamt gefahrenen Kilometer, die davon im Privatfahrzeug gefahrenen Kilometer und der steuerfreie bzw. steuerpflichtige Erstattungsbetrag werden aufgeführt, sowie die Belege ("Belege gesamt" sind alle Belege, die der Mitarbeiter erfasst hat, "Belege Erstattung" ist der Betrag, der dem Mitarbeiter aufgrund privater Vorbezahlung zu erstatten ist). Abschließend werden bereits geleistete Vorauszahlungen und noch nicht ausbezahlte Beträge aufgeführt.

Liegen in dem eingestellten Zeitraum noch nicht erstellte Gutschriften vor, werden die jeweils in einer eigenen Tabelleangezeigt.

Ist die Checkbox nicht aktiviert, werden die Zeiträume ohne Gutschriften detailliert aufgelistet; Sie können zusätzlich folgende Einstellungen wählen:

Optional können Sie folgendes angeben:

Die Auswertung kann als pdf-, odt-, doc- oder docx-Datei exportiert werden. In ZEP hochgeladene Dateien zu Belegen können als Belegdateien-PDF ausgegeben werden.

Tabelle Gutschriften:

Es werden alle erstellten Gutschriften innerhalb des Auswertungszeitraums angezeigt.

Dann werden je ausgewählter Mitarbeiter die noch nicht erstellen Gutschriften aufgeführt.

​Kopfteil:
Der zu erstattende Gesamtbetrag wird sowohl brutto als auch netto dargestellt. Der angegebene Zeitraum ist ein Link auf die Gutschriften des Mitarbeiters, dort kann die "Gutschrift erstellt" werden.

​Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen:
Je Tag, der außerhalb des Standardarbeitsortes gearbeitet wurde, wird ein VMA in Abhängigkeit vom Ort und der Abwesenheitszeit berechnet.

Wird nur angezeigt, wenn der Administrator unter dem Menüpunkt Administration > Verpflegungsmehraufwendungen > Einstellungen bei Berechnungsverfahren die passende Landes-Einstellung angegeben hat.

Wenn in den Einstellungen: Projektspalte in der VMA-Tabelle der Kostenabrechnung anzeigen mit Ja angegeben ist, wird das Projekt auf welches die VMAs angefallen sind, angezeigt.

Bei deutschem Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen werden die gesetzlichen Pauschalen für Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen bei Angabe von Mahlzeiten (siehe Projektzeittabelle) abgezogen.

Beim österreichischen Berechnungsverfahren ist die Berechnung des Tagesgelds ebenso, außer bei Orten mit der Regelung nach Kollektivvertrag, hier bezieht sich der Abzug für Mahlzeiten auf das "aliquote Tagesgeld", d.h. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.
​

Tabelle Belege:

Alle vom Mitarbeiter erfassten Belege werden aufgeführt. Die aufgrund von privat bezahlten Rechnungen an den Mitarbeiter zu erstattenden Beträge werden berechnet. Falls Rechnungen mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurden, die einen privaten Anteil enthielten, werden diese Belege auch aufgeführt und die Beträge abgezogen. Die Summe der Belege je Mehrwertsteuersatz wird einzeln aufgeführt, wenn unter Mitarbeiter > Gutschriftseinstellungen Belege mit erfasster Vorsteuer erstattenaktiviert ist.

Kilometergeld:

Bei Fahrten mit dem eigenen privaten Fahrzeug wird ein (Erstattungs-)Betrag berechnet: Je gefahrenem km wird eine km-Pauschale erstattet. Auch alle Fahrten mit einem Firmenfahrzeug werden aufgeführt, natürlich ohne Kilometergelderstattung.

Die Basisdaten zur Reisekostenabrechnung (Pauschalen zu verschiedenen Orten, Fahrzeugen, etc.) können von einem Administrator unter Administration > Reisen gepflegt werden.