In dieser Menügruppe finden Sie alle Informationen, welche sich auf Reisen und Kostenübersichten des Mitarbeiters beziehen (nur unter ZEP Compact & Professional).
Belegauswertung
Ab ZEP Compact mit Modul Umsätze & Kosten. Unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Reisen und Kosten > Belegauswertung (für einen Mitarbeiter) oder unter Auswertungen > Mitarbeiter > Reisen und Kosten > Belegauswertung (für alle Mitarbeiter) können Sie sich für einen beliebigen Zeitraum Ihre Projektzeiten mit einer Summe an Stunden anzeigen lassen. Als User sehen Sie in dieser Auswertung nur Ihre eigenen Projektzeiten, als Administrator bzw. Controller können Sie den Mitarbeiter vorgeben (mit Modul Standorte & Abteilungen ist die Auswahl einer Abteilung vorgeschaltet). Als Administrator haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Projektzeiten zu ändern und weitere nachzuerfassen.
Beim Einsatz des Moduls Standorte & Abteilungen können die definierten Abteilungsleiter Mitarbeiter aus den ihnen zugeordneten Abteilungen vorgeben. Abteilungsleiter haben zusätzlich die Möglichkeit, Projektzeiten ihrer Mitarbeiter zu ändern und weitere nachzuerfassen.
Mahlzeiten
Die Auswertung Mahlzeiten listet alle Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- und Abendessen) auf, die von einem Mitarbeiter in ZEP in einem bestimmten Zeitraum gebucht worden sind. Die Auswertung finden Sie für sich selbst unter
Auswertungen > Meine Auswertungen
Administratoren, ggf. Abteilungsleiter und Controller haben diese Auswertung zusätzlich unter
Mitarbeiter > [Mitarbeitername]
Auswertungen > Mitarbeiter
Stellen Sie einen Zeitraum ein und wählen Sie ggf. eine Abteilung, Mitarbeiterkategorie bzw. Mitarbeiter aus.
In der Ausgabe wird pro Mitarbeiter eine Zeile mit der jeweiligen Anzahl der Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- und Abendessen) ausgegeben. Zusätzlich gibt es darunter eine Summenzeile. Es werden keine Beträge angezeigt (diese sind abhängig von den bei den Orten hinterlegten Beträgen.) Die Sortierung erfolgt nach Datum bzw. Mitarbeiter.
Reisen
Ab ZEP Compact mit dem Modul Reisekostenabrechnung. Jeder Mitarbeiter hat unter Auswertungen > Meine Auswertungen eine Auswertung zu seinen Reisen. Ein Administrator (ggf. Abteilungsleiter) hat diese Auswertung auch unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Reisen und Kosten > Reisen für einen ausgewählten Mitarbeiter oder unter Auswertungen > Mitarbeiter > Reisen und Kosten > Reisen für alle Mitarbeiter (ggf. der eigenen Abteilung).
Wählen Sie einen Auswertungszeitraum, den/die Mitarbeiter und den/die Orte. Sie können optional einstellen, ob Warnungen wegen unvollständiger Erfassung angezeigt werden sollen.
wenn Sie z.B. alle Auslandsorte auswerten möchten und sehr viele Auslandsorte und wenige Inlandsorte haben: klicken Sie auf alle, es werden dann alle Orte angezeigt. Löschen Sie dann die nicht benötigten Orte.
Für den eingestellten Zeitraum werden alle Reisen (für den/die gewählten Orte) mit Anfangs- und Enddatum, der Anzahl Tage und dem entsprechenden Arbeitsort aufgelistet. Die Auswertung kann auch als CSV exportiert werden.
Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie direkt mit einem Klick auf die Warnung in die Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters wechseln und ggf. fehlerhafte Eingaben korrigieren.
Preisübersicht
Unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Reisen und Kosten > Preisübersicht (für einzelne Mitarbeiter), unter Projekte > [Projektname] > Auswertungen > Preisübersicht (für einzelne Projekte) und unter Auswertungen > Projekte > Allgemein > Preisübersicht (für alle Projekte), sehen Sie, welche Preisgruppen, Stunden- und Tagessätze je Projekt/Vorgang zugewiesen sind.
Geben Sie einen Zeitraum an und wählen Sie ggf. einen Projektstatus aus. Sie können einen Kunden vorwählen und ein oder mehrere Projekte sowie die gewünschten Mitarbeiter angeben.
In der Ergebnistabelle wird nach Projekten jeder Projektmitarbeiter mit seiner zugeordneten Preisgruppe je Zuordnungszeitraum angezeigt. Die Preistabelle (Basis-, Kunden- oder Projektpreistabelle), sowie der entsprechende Gültigkeitszeitraum wird angegeben. Gibt es spezifische Vorgangszuordnungen mit (vom Projekt) abweichenden Preisgruppen, werden diese ebenfalls je Mitarbeiter aufgeführt. Alle geltenden Stunden- und Tagessätze werden aufgelistet. Gibt es in der entsprechenden Preistabelle spezielle Tätigkeiten bzw. Preisfaktoren, werden diese ebenfalls aufgeführt und der resultierende Stundensatz wird entsprechend angezeigt.
Kostenabrechnung
Ab ZEP Compact Umsätze & Kosten. Im Menü Kostenabrechnung eines gewählten Mitarbeiters erhalten Sie einen Überblick über dessen (Reise-)Kostenabrechnungen für den gewählten Zeitraum. Außerdem können Sie die Kostenabrechnungen als "geprüft speichern".
Es werden sowohl ungeprüfte als auch geprüfte Kostenabrechnungen angezeigt.
Der Zeitraum in der als "geprüft" gespeicherten Kostenabrechnung ist damit gesperrt! Es können keine Änderungen mehr an Zeitbuchungen und Belegen vorgenommen werden.
Sie können auswählen, in welcher Währung die Kostenabrechnung angezeigt werden soll. Weiterhin können folgende Einstellungen gewählt werden:
Fristprüfung für steuerfreien Einsatz von Verpflegungsmehraufwendungen: Es wird geprüft, ob der Mitarbeiter über einen Zeitraum länger als 3 Monate, regelmäßig mehr als zwei Tage pro Woche auf den gleichen Arbeitsort und das gleiche Projekt gebucht hat.
Zeitbuchungen, die ZEP mit dieser Prüfung ausweist, könnten die steuerfreie Frist überschreiten. Prüfen Sie diese Zeiten und buchen Sie sie gegebenenfalls auf einen Ort mit dem Merkmal „Sonstige Reise, z.B. Auswärtstätigkeit länger als 3 Monate. Pauschalen i.d.R. nicht steuerfrei.“ um.
Um Ihnen diese Umbuchungen zu erleichtern können Sie unter Mitarbeiterauswertungen: Projektzeitauswertung bzw. Projektauswertungen: Projektzeitauswertung Zeitbuchungen auch auf einen anderen Arbeitsort umbuchen.
Checkbox in der Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen:
Bemerkung der ersten Projektzeit des Tages anzeigen:
Bei kürzeren Reisen wird die Bemerkung der Hin- und der Rückreisebuchung ausgegeben. Bei mehrtägigen Reisen wird bei den Tagen ohne Reisebuchung die Bemerkung der ersten Zeitbuchung des Tages in der Kostenabrechnung ausgegeben. Aktivieren Sie diese Checkbox, um die Bemerkung in der Kostenabrechnung zu unterdrücken.
Checkbox Erklärungen zu VMA anzeigen, z.B. Anwendung der Mitternachtsregel, An-/Abreise ohne Mindestabwesenheit:
Ist die Anzeige von Warnungen aktiviert, können Sie mit einem Klick auf die Warnung in die Projektzeiten des entsprechenden Mitarbeiters wechseln und fehlerhafte Eingaben korrigieren.
Checkbox Bei unvollständiger Erfassung Warnung anzeigen
Geprüfte Kostenabrechnungen
Liegen im gewählten Zeitraum als geprüft gespeicherte Kostenabrechnungen vor, werden diese in der Tabelle "Geprüfte Kostenabrechnungen" aufgelistet:
Pro Zeile werden die steuerfreien und steuerpflichtigen VMA jeweils vor und nach Mahlzeitenabzug aufgelistet. Die gefahrenen Kilometer, die davon im Privatfahrzeug gefahrenen Kilometer und der steuerfreie bzw. steuerpflichtige Erstattungsbetrag werden aufgeführt, sowie die Belege (gesamt, Erstattung, Mwst. jeweils brutto und netto). Abschließend werden geleistete Vorauszahlungen und nicht ausbezahlte Beträge aufgeführt.
Wenn als Format für die Kostenabrechnung "PDF" angegeben ist, wird bei der Erstellung einer geprüften Kostenabrechnung immer auch eine zweite kombinierte Kostenabrechnung mit Belegdateien als Download-Datei angeboten:
geprüfte Kostenabrechnung
geprüfte Kostenabrechnung mit Belegdateien (als ein Dokument)
Ist ein anderes Format gewählt, wird die geprüfte Kostenabrechnung im entsprechenden Format zum Download angeboten. Zusätzlich können Sie die Belegdateien herunterladen und mit in der Vorschau ansehen.
Ungeprüften Kostenabrechnungen
Kopfteil:
In der Übersicht wird der zu erstattende Gesamtbetrag sowohl brutto als auch netto dargestellt. Gegebenenfalls werden zusätzlich für den eingestellten Zeitraum bereits erfolgte Auszahlungen (Einträge in der Zahlungsdokumentation) aufgelistet und der dann entsprechend neu auszuzahlende Betrag.
Sie können die ungeprüfte Kostenabrechnung Als geprüft speichern und Sie können eine Vorauszahlung in Höhe des zu erstattenden Betrags generieren. Eine Vorauszahlung ist eine Auszahlung für eine noch nicht geprüfte Kostenabrechnung,
Tabelle Verpflegungsmehraufwendungen:
Je Tag, der außerhalb des Standardarbeitsortes gearbeitet wurde, wird ein VMA in Abhängigkeit vom Ort und der Abwesenheitszeit berechnet.
Wird nur angezeigt, wenn der Administrator unter dem Menüpunkt Administration > Reisen > Verpflegungsmehraufwendungen bei "Berechnungsverfahren der Verpflegungsmehraufwendungen" die passende Landes-Einstellung angegeben hat.
Wenn in den Einstellungen: „Projektspalte in der VMA-Tabelle der Kostenabrechnung anzeigen“ mit Ja angegeben ist, wird das Projekt auf welches die VMAs angefallen sind, angezeigt.
Bei deutschem Berechnungsverfahren der VMA werden die gesetzlichen Pauschalen für Frühstück bzw. Mittag-/Abendessen bei Angabe von Mahlzeiten abgezogen.
Der %-Abzug bezieht sich immer auf die Pauschale für 24 Stunden, auch wenn der Mitarbeiter weniger als 24 Stunden abwesend waren. Ist der Abzug für Mahlzeiten höher als die auszuzahlende Pauschale für die VMA, wird dieser Betrag zwar angezeigt aber nur in Höhe der angefallenen VMA abgezogen. (Der Mitarbeiter erhält in dem Fall 0,- Euro Erstattung für diesen Tag).
Beim österreichischen Berechnungsverfahren ist die Berechnung des Tagesgelds ebenso, außer bei Orten mit der Regelung nach Kollektivvertrag, hier bezieht sich der Abzug für Mahlzeiten auf das "aliquote Tagesgeld", d.h. auf den Anteil des Tagesgelds, der sich aufgrund der Abwesenheitszeit berechnet.
Tabelle Belege:
Alle vom Mitarbeiter erfassten Belege werden aufgeführt. Die aufgrund von privat bezahlten Rechnungen an den Mitarbeiter zu erstattenden Beträge werden berechnet. Falls Rechnungen mit der Firmenkreditkarte bezahlt wurden, die einen privaten Anteil enthielten, werden diese Belege auch aufgeführt und die Beträge abgezogen. Die Summe der Belege je MwSt.-Satz wird einzeln aufgeführt, ebenso die Summe der Belege nach Belegart.
Kilometergeld:
Bei Fahrten mit dem privaten Fahrzeug wird ein (Erstattungs-)Betrag berechnet: Je gefahrenem km wird eine km-Pauschale erstattet. Auch alle Fahrten mit einem Firmenfahrzeug werden der Vollständigkeit halber aufgeführt, natürlich ohne Kilometergelderstattung.
Um die Verwaltung einfach und übersichtlich zu machen, gibt es folgende Felder für handschriftliche Eintragungen und Unterschriften: Abteilung/Kostenstelle, Unterschrift, genehmigt/geprüft und erhalten/überwiesen.
Um eine ungeprüfte Kostenabrechnung zu speichern, klicken Sie auf den Button Als geprüft speichern.
Die ausgedruckte und unterschriebene Kostenabrechnung gilt als Nachweis gegenüber dem Finanzamt.
Informationen zu den gesetzlichen Bestimmungen finden Sie in den Dokumenten des Bundesfinanzministeriums:
Auszahlungsdokumentation
Die Auszahlungsdokumentation wird bei der Kostenabrechnung Auswertungen > Mitarbeiter > Kostenabrechnung und Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Kostenabrechnung berücksichtigt. Bei aktivieren der Einstellung Freie Mitarbeiter werden auch die Gutschriften berücksichtigt.
Tragen Sie alle Beträge, die Sie einem Mitarbeiter für einen Zeitraum auszahlen, hier ein.
Beträge, die in der Kostenabrechnung eines Mitarbeiters als Vorauszahlung generiert wurden, werden hier aufgeführt.
Jeder einzelne Betrag wird in der ungeprüften Kostenabrechnung des Mitarbeiters mit dem Datum der Auszahlung und dem entsprechenden Zeitraum angezeigt.
Wird die Kostenabrechnung als geprüft gespeichert, wird der ausgezahlte Betrag in der Spalte "Vorauszahlungen" aufgeführt. Ist dieser voraus gezahlte Betrag geringer als der zu erstattende Betrag, weist ZEP in der Spalte "Noch nicht ausbezahlt" die Differenz aus.
Den "Restbetrag" können Sie dann einfach in der Tabelle der geprüften Kostenabrechnungen mit Klick auf auszahlen. Damit generieren Sie einen Eintrag in der Zahlungsdokumentation in Höhe des "noch nicht ausbezahlten" Betrags.
Auszahlungen, die in einer Kostenabrechnung als geprüft gespeichert sind, können nicht mehr geändert bzw. gelöscht werden. (Löschen Sie dafür zunächst die geprüfte Kostenabrechnung).
Als Administrator können Sie die Auszahlungsdokumentation jederzeit ändern. Sie können z.B. Bemerkungen ergänzen, Auszahlungen löschen (Ausnahme s.o.), weitere Auszahlungen (z.B. einen Vorschuss) hinzufügen.
Es können für den gleichen Zeitraum mehrere Auszahlungen eingetragen werden.
Mahlzeiten Historie
Im Untermenüpunkt Mahlzeiten Historie können Sie die Historie der Mahlzeiten des Mitarbeiters aufrufen. Dieser Menüpunkt ist nur dann zu sehen, wenn Sie in Administration > Sonstiges > Änderungshistorie die Einstellung „Änderungen von Mitarbeiterdaten aufzeichnen“ aktiviert haben.
Sie können die Ergebnisliste einschränken, wenn Sie eine bzw. mehrere Aktionen (Anlegen, Ändern, Löschen) selektieren.
