Basispreistabellen
Definieren Sie eine Basispreistabelle für Ihr Unternehmen.
Sie wird in den Abrechnungen und Auswertungen für solche Projekte gelten, zu denen es weder eine eigene Projekt-Preistabelle gibt, noch eine Kunden-Preistabelle für den zugehörigen Kunden.
Die Basispreistabelle dient auch als Kopiervorlage für Kundenpreislisten.
Sie geben an, ab welchem Datum die Preistabelle gültig ist. Immer wenn Sie ab einem bestimmten Datum eine neue Basispreistabelle für Ihr Unternehmen festlegen, geben Sie sie auch in ZEP als neue Preistabelle mit neuem Gültigkeitsbeginn ein.
Jede Preistabelle besteht aus vier Teilen:
Tagessätze je Preisgruppe: Für eine Abrechnung nach Tagessätzen werden diese Preise je nach Preisgruppe der Projekt-Mitarbeiter-Zuordnung verrechnet. (Wenn ein Projekt per Stundensätze abgerechnet wird, kann die Tagessatztabelle auch leer gelassen werden.)
Basis-Stundensätze je Preisgruppe: Für alle Tätigkeiten, für die kein spezieller Stundensatz definiert ist, werden die Basis-Stundensätze berechnet.
Spezielle Stundensätze je Tätigkeit und Preisgruppe: Sie könnten beispielsweise festlegen, dass für eine bestimmte Tätigkeit ein anderer Stundensatz bezahlt wird.
Preisfaktoren: Hier können Sie zusätzlich zeitabhängige Faktoren für die Abrechnung angeben.
Preisfaktoren sind zeitabhängige Faktoren, die an eine Preistabelle gekoppelt werden können. Wenn z.B. für Nacht- und Wochenendarbeit ein spezieller Stundensatz definiert werden soll, rufen Sie die entsprechende Preistabelle(n) (Basispreistabelle, Projekt- und/oder Kundenpreistabelle) auf und klicken Sie auf den Link Preisfaktoren hinzufügen und tragen die entsprechenden Faktoren ein. Zusätzlich können Sie auch spezielle Preisfaktoren für weitere Tätigkeiten hinzufügen.
Sie können auch explizit keine Einträge vorhanden für Preise in Preisgruppen in Preistabellen eintragen.
Jeder Preis (Stunden- und Tagessatz) für eine Preisgruppe in einer Preistabelle kann auf keine Einträge vorhanden eingestellt werden, wenn Sie das Häkchen in der jeweiligen Checkbox entfernen. Dies führt in verschiedenen Auswertungen dann zu einer Fehlermeldung (z.B. beim Projektumsatz usw.), dass der Preis nicht definiert ist, was in diesem Fall aber so gewollt ist.
Preisgruppen
Sie können Preisgruppen in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: Klicken Sie auf deutsch, geben Sie die deutsche Bezeichnung für die Kurzform an, klicken Sie auf englisch, geben Sie die englische Bezeichnung an, usw. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die jeweilige Bezeichnung angezeigt.
Mit Hilfe von Preisgruppen werden die Mitarbeiter eines Projekts in unterschiedlich bezahlte Kategorien eingeteilt.
In der Mitarbeiterverwaltung geben Sie für jeden Mitarbeiter bereits beim Anlegen eine Preisgruppe an. Diese ist später bei der Projektplanung, wenn Sie (oder der betreffende Projektleiter) die Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Projekt vornehmen, bereits voreingestellt, kann aber auch individuell geändert werden.
In den Preistabellen werden Sie Stunden- und Tagessätze immer bezogen auf die unterschiedlichen Preisgruppen definieren. Das gilt sowohl für die Basispreistabelle(n), als auch für kundenspezifische Preistabellen oder projektspezifische Preistabellen.
Hier in der Stammdatenverwaltung verwalten Sie die Liste von Preisgruppen, die bei der Mitarbeiterverwaltung, Mitarbeiter-Projektzuordnung und bei der Preistabellenerfassung zur Auswahl stehen sollen. Mindestens eine Preisgruppe ist zwingend.
Preisgruppen inaktivieren
Preisgruppen können nicht gelöscht werden, da dadurch alte Auswertungen und aktuelle SOLL/IST-Vergleiche beeinflusst werden bzw. von früheren Auswertungen abweichen. Um aber nicht mehr benötigte Preisgruppen aus der Anzeige zu entfernen, können Sie diese inaktivieren:
Rufen Sie die entsprechende Preisgruppe zum Ändern auf und setzen ein Häkchen in der Checkbox inaktiv.
In bestehenden Preistabellen (Basis-, Kunden-, Projektpreistabellen) wird die inaktive Preisgruppe mit dem Vermerk inaktiv angezeigt, falls dieser Preisgruppe noch Werte für Tages- bzw. Stundensatz zugeordnet sind. Sobald alle Werte auf 0 gesetzt sind, wird die inaktive Preisgruppe ausgeblendet. Beim Kopieren von Preistabellen werden die alten Preistabellen identisch kopiert, d.h. gegebenenfalls werden dabei inaktive Preisgruppen auch wieder sichtbar.
Tagessatzanteile
Hier wird angegeben, für welche Stundenanzahl Sie welchen Anteil des Tagessatzes berechnen. Das ist Grundlage der Abrechnung für alle Projekte mit der Abrechnungsart im Aufwand nach Tagessatz.
Die hier in den Stammdaten festgelegte Definition von Tagessatzanteilen gilt für alle Projekte, die nicht selbst eine eigene Definition von Tagessatzanteilen festgelegt haben.
Bei der Definition von Tagessatzanteilen können Sie bei den von-Std und bei den bis-Std jeweils 4 Nachkommastellen (je nach eingestelltem Minutenraster in ZEP; wenn Sie ein 15-Minutenraster festgelegt haben reicht die Angabe von 2 Nachkommastellen).
Bei den Tagessatzanteilen können Sie bis zu 8 Nachkommastellen eingeben. ZEP zeigt die Tagessatzanteile in den Auswertungen mit mindestens 2 und mit bis zu 8 Nachkommastellen an (je nach Definition). Wird ein einzelnes Projekt ausgewertet, werden genau die Tagessatzanteile, die für dieses Projekt gelten, betrachtet und es werden maximal so viele Nachkommastellen angezeigt, wie angegeben worden sind.
Beachten Sie bei der Definition der Tagessatzanteile bitte folgendes:
Sie müssen lückenlos von 0 - 24,00 Stunden angelegt werden.
Wenn Sie z.B. fälschlicherweise folgende Tagessatzanteile anlegen:
0,25 - 4,00 Stunden 0,5 Tagessätze
5,25 - 12,00 Stunden 1,0 Tagessätze
12,25 - 14,00 Stunden 2,0 Tagessätze
berechnet ZEP für 4,5 Stunden und für mehr als 14 Stunden Arbeit gar keinen Tagessatz.
Zahlungsarten
Bei der Erfassung von Belegen muss der Mitarbeiter angeben, ob er privat bezahlt hat (i.A. Zahlungsart privat) oder ob die Rechnung durch die Firma beglichen wurde (i.A. Zahlungsart Firma). Sie können für Ihr Unternehmen hier weitere Zahlungsarten definieren, z.B. je eine für die verschiedenen Firmenkreditkarten.
Sie können die Zahlungsarten in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: Klicken Sie auf deutsch/englisch/französisch und geben Sie die deutsche/englische/französische Bezeichnung für die Kurzform an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englisch oder französische Bezeichnung angezeigt.
Erstattung von Belegen
Gibt der Mitarbeiter bei "Belege erfassen" die Erstattungs-Zahlungsart an, erscheint der Betrag in seiner Kostenabrechnung. Falls Sie ändern wollen, welche Zahlungsart eine Erstattung in der Kostenabrechnung bewirken soll, klicken Sie den Link Erstattung ändern. Sie könne die von Ihnen gewünschte Zahlungsart zur Erstattung angeben (vorausgesetzt sie wird noch nicht verwendet).
Steuersätze
Bei der Erfassung von Belegen, gibt der Mitarbeiter den Betrag und den Steuersatz an. Erfassen Sie hier die Steuersätze, die für die Belegerfassung zur Auswahl stehen sollen. Veraltete Steuersätze können Sie auf inaktiv setzen, dann werden sie nicht mehr zur Auswahl angeboten, sind aber bei Änderungen trotzdem noch verfügbar.
Wechselkurse
Hier werden Währungen und Wechselkurse erfasst. Eine dieser Währungen wird in ZEP als Basiswährung benutzt. Alle Wechselkurse sind bezüglich der Basiswährung angegeben. Entsprechend ist der Kurs der Basiswährung 1,0.
Beispiel:
Ein Euro hat den Wert 1,00000
Für einen US Dollar muss man 0,79530 Euro bezahlen,
d.h. 1 USD hat als Kurs in EUR: 0,79530
Diesen Betrag tragen Sie also in das Feld "Kurs (in EUR)" ein.
Sie können Ihre Wechselkurse hier manuell verwalten oder Sie aktualisieren die jeweils eingetragenen Wechselkurse über den ZEP-Scheduler unter Administration > System > Tasks Aktualisierung von Wechselkursen. Jede Währung, die hier in den Stammdaten unter Wechselkurse definiert ist, wird mit dem aktuellen Kurs aktualisiert. Der Kurs wird von der Webseite Fixer.io von ZEP gezogen . Bitte achten Sie auf den korrekten Währungscode!
In einigen Auswertungen (z.B. Reisekostenabrechnung für den Mitarbeiter, Gesamtstatus) werden alle Geldbeträge in die Basiswährung umgerechnet. Auch die Pauschalbeträge bei den Fahrzeugarten und den Arbeitsorten werden in der Basiswährung angegeben. Eine Währung kann im Zeitverlauf unterschiedliche Wechselkurse haben. Zu jedem Wechselkurs kann die Gültigkeitsdauer in der Spalte "gültig bis" begrenzt werden. In Auswertungen wird der aktuelle Wechselkurs benutzt, um beispielsweise einen Beleg in die Projektwährung umzurechnen (Umrechnungskurs zum Belegdatum) oder um einen Rechnungsbetrag aus der Projektwährung in die Basiswährung umzurechnen (Umrechnungskurs zum Rechnungsdatum).
Umrechnungskurs zu Datum
Bei Belegen: das Leistungsdatum
Bei Zeiten, km-Geld, VMA, Anreisepauschalen (interne Kosten oder Abrechnung): das Datum der Projektzeit
Bei Rechnungsanhang, Projektumsatz kommt am Schluss die Tabelle aller verwendeten Kurse.
Für Planbeträge (in Projektstand und Gesamtstatus, auch wenn der Planbetrag als pauschaler zu fakturierender Betrag genommen wird): das Startdatum des Projekts.
Wenn ganze Rechnungen in andere Währung umgerechnet werden müssen (z.B. Offene Posten, Umsatzprognose): Rechnungsdatum der jeweiligen Rechnung.
In den Auswertungen werden Geldbeträge auf zwei Nachkommastellen gerundet.
Ausnahme: Geldbeträge in Schweizer Franken (Währungsbezeichnung "CHF") werden auf 5 Rappen gerundet, wenn Sie unter Administration > Projektzeit & Belege > Einstellungen diese Option mit Ja angegeben haben.
Falls Sie die Basiswährung ändern wollen, klicken Sie den Link Basiswährung ändern: Markieren Sie in der Spalte Basiswährung die Währung, die Ihre neue Basiswährung sein soll. Bitte beachten: Wenn Sie die Basiswährung ändern, müssen alle Wechselkurse dementsprechend angepasst werden! Das Gleiche gilt für die Pauschalbeträge bei den Fahrzeugarten und den Arbeitsorten!
Basiswährung
Welche Rolle spielt die Basiswährung in ZEP?
ZEP erstellt projektübergreifende und abteilungsübergreifende Auswertungen in der Basiswährung.
Sie geben die Preise in den Basispreistabellen in der Basiswährung an.
Interne Stundensätze der Mitarbeiter geben Sie bei Einsatz des Abteilungsmoduls in der Abteilungswährung, ansonsten in der Basiswährung an.
Für Kunden, Projekte und Abteilungen gilt die Basiswährung solange Sie keine andere Währung angeben.
Auch die Pauschalen der Orte (Verpflegungsmehraufwendungen) und der Fahrzeuge (km-Geld) geben Sie standardmäßig in der Basiswährung an, können aber auch explizit eine andere Währung wählen.
Über den Link Basiswährung ändern können Sie eine andere Währung als Basiswährung festlegen.
Vorsicht: bei Ändern der Basiswährung werden Beträge nicht automatisch umgerechnet!
Belegarten
Bei der Belegerfassung kann der Mitarbeiter jeden Beleg einer Belegart zuweisen.
Einige typischen Belegarten sind in ZEP bereits enthalten.
Sie können Belegarten in mehreren Sprachen hinterlegen.
Die Eingabe erfolgt jeweils im Feld Bezeichnung: Klicken Sie auf deutsch/englisch/französisch und geben Sie die deutsche/englische/französische Bezeichnung für die Kurzform an. Je nach eingestellter Sprache des Mitarbeiters bzw. des Projekts wird die deutsche, englisch oder französische Bezeichnung angezeigt.
Vorbelegung nach Belegart
Sie haben die Möglichkeit, für jede Belegart spezifische Vorbelegungen zu definieren. Diese quasi Standardbelege erleichtern den Mitarbeitern die Belegerfassung und helfen Fehler zu vermeiden.
Für jede Belegart kann vom Administrator in den Stammdaten die Vorbelegung folgender Felder definiert werden:
Zahlungsart
Steuer
Betrag und zu fakturierender Betrag
Währung
Leistungsdatum kann abweichen
Falls eine Vorbelegung definiert ist, werden diese Werte bei der Erfassung neuer Belege verwendet.
Ist keine Vorbelegung definiert, sind die Eingabefelder mit den Angaben des zuletzt gebuchten Belegs vorbelegt.
Kurzform der Belegart ändern
Sie können die Kurzform der Belegart umbenennen indem Sie auf das Stift-Symbol klicken, die neue Kurzform eingeben und speichern.
Abweichendes Leistungsdatum
Wenn für eine Belegart die Vorbelegung Leistungsdatum kann abweichen gesetzt wurde, wird bei der Belegerfassung eine zusätzliche Checkbox angezeigt. Setzen Sie hier ein Häkchen, können Sie ein zweites von dem Buchungsdatum abweichendes Datum angeben. Dieses Datum ist das sog. Leistungsdatum, d.h. der Beleg wird zu diesem Zeitpunkt an das Projekt weiter berechnet. Für die Ermittlung der internen Kosten des Projekts wird wie üblich das Buchungsdatum herangezogen. Falls Zahlungsart privat, wird dieser Beleg ebenfalls zum Buchungsdatum auf der Kostenabrechnung des Mitarbeiters aufgeführt.
Mailvorlagen
ZEP bietet Ihnen an verschiedenen Stellen die Möglichkeit E-Mails zu versenden. Für diese E-Mails gibt es standardisierte Texte die in den E-Mails enthalten sind.
Hier können Sie den standardisierten Text für die Beleg-Mailvorlage anpassen. Sie haben die Möglichkeit durch allgemeine Platzhalter spezifische Informationen zu Beleg und Mitarbeiter zu versenden
Sie können alle Mailvorlagen als Test-E-Mail (Preview) an Ihre eigene E-Mail-Adresse senden. Klicken Sie in der Spalte "Testversand (an eigene E-Mail-Adresse)" auf "deutsch"/"englisch"/"französisch" , dann erhalten Sie die E-Mail in der entsprechenden Sprache an Ihre Adresse zugesandt.
Zusätzlich können Sie optional Dateien hinzufügen (max 5 x 20MB / max. 50MB total).
Die Mailvorlage Beleg-Details wird versendet, wenn in einer Beleg-Tabelle (z.B. Auswertungen > Mitarbeiter > Belegauswertung, Auswertungen > Projekt > Belegauswertung) auf einen E-Mail-Link (Brief-Symbol hinter dem Namen eines Mitarbeiters) geklickt wird.