Hierbei können Sie unter anderem Überstunden ausgleichen, wenn diese zum Beispiel ausgezahlt wurden und flexibel Fehl- und Abwesenheitsgründe erstellen, die Ihren Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden sollen.
Durch das Modul haben Sie folgende zusätzliche Menüpunkte in Ihrem ZEP:
Fehlzeiten & Termine
Hier geben Sie ihre Fehlzeiten (Urlaub, Krankheit, Freizeitausgleich) ein.
Auswertungen > Mitarbeiter > Fehlzeitenübersicht
Übersicht über die Fehlzeiten der Mitarbeiter. Kann auch nach Fehlgrund gegliedert werden ("Urlaubsplan")
Auswertungen > Mitarbeiter > Arbeitszeitenübersicht
Hier erstellen Sie eine Auswertung der Arbeits- und Fehlzeit aller Mitarbeiter. Für jeden Mitarbeiter werden die Soll- und Ist-Arbeitszeit, die bezahlte Fehlzeit und die sich daraus ergebenden Überstunden in einem bestimmten Zeitraum angezeigt.
Auswertungen > Mitarbeiter > Jahresübersicht Fehltage
Anzeige aller Fehltage pro Mitarbeiter über ein Jahr.
Auswertungen > Mitarbeiter > Monatsendeauswertung
Jeder Mitarbeiter kann sich mit der Auswertung Monatsendeauswertung über seinen aktuellen Stand bezüglich seiner Arbeitszeit, Überstunden, Urlaubstage, Resturlaub... informieren. In dieser Auswertung sieht der Mitarbeiter für jeden Tag die Stunden, die er gearbeitet hat, wie viel Überzeit pro Tag angefallen ist, wie viele Stunden davon an Sonn- und Feiertagen (mit Zuschlag) geleistet wurden und die Fehlzeiten.
Administration > System > Monatsabschluss
Mit dem Monatsabschluss werden alle Arbeitszeiten, Überstunden und Fehlzeiten für alle Mitarbeiter für jeden Monat gespeichert. In einem abgeschlossenen Monat können keine Änderungen mehr vorgenommen werden! Um Änderungen vorzunehmen, kann der Monatsabschluss aufgehoben werden.
Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Fehlgründe
Definition von Fehlgründen.
Wenn Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden nutzen möchten, müssen Sie in den Einstellungen ein Einführungsdatum angeben und dann auf Ändern klicken.
Einstellungen
Wenn Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden einsetzen, müssen Sie zunächst ein paar grundlegende Einstellungen in Ihrem ZEP vornehmen.
Diese finden Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen.
Hier können Sie Allgemeine Einstellungen, Einstellungen zu Fehlzeitenanträgen, Auswertungen, sowie Resturlaub & Zuschläge vornehmen. Klicken Sie dazu entweder auf das Zettel & Stift-Icon neben den fett gedruckten Überschriften, oder auf den Button Einstellungen ändern.
Einführung des Überstunden-, Fehlzeiten- und Urlaubsmoduls
Geben Sie hier an, ab welchem Monat das Überstunden-, Fehlzeiten- und Urlaubsmodul in ZEP eingeführt wurde.
Ab diesem Monat müssen die Mitarbeiter alle Ihre Arbeitszeiten vollständig erfassen, sonst werden Fehlzeiten berechnet.
Haben Sie zum Test nur wenige Zeiten erfasst und setzen ZEP erst im darauffolgenden Monat richtig ein: geben Sie hier den Monat, mit dem sie "richtig" starten, als Einführungszeitpunkt ein.
Geben Sie für für jeden einzelnen Mitarbeiter in der Mitarbeiterverwaltung die Vorjahresüberstunden und den Urlaubsanspruch für das aktuelle Geschäftsjahr an (aktuell bedeutet in diesem Fall ab Einführung des Zusatzmoduls).
Sie sollten ab diesem Datum regelmäßig den Monatsabschluss durchführen.
Wenn Sie Ihre Fehlzeiten bisher mit einem "Projekt Abwesenheiten" verwaltet haben, dürfen Sie ab der Einführung des Zusatzmoduls keine Zeiten mehr auf dieses Projekt buchen.
Ende des Geschäftsjahres
Geben Sie an, mit welchem Monat ihr Geschäftsjahr abgeschlossen wird. Dieses Datum hat Auswirkungen auf den Zeitpunkt des Urlaubsanspruch der Mitarbeiter, wenn Sie in der Einstellung zum Urlaubsjahr folgendes eingeben: "Jahresurlaubsanspruch immer zu Beginn eines Geschäftsjahres"
Urlaubsjahr
"Jahresurlaubsanspruch immer zu Beginn eines Geschäftsjahres"
das Urlaubsjahr entspricht dem Geschäftsjahr.
"Für jeden Mitarbeiterbeginnt der Jahresurlaubsanspruch zu einem anderen Datum (i.A. Eintrittsdatum, üblich in Österreich)"
das Urlaubsjahr entspricht dem Mitarbeiterjahr.
Fehlzeitenerfassung & E-Mails bei zu vielen Überstunden
"Benutzer dürfen ihre Fehlzeiten selbst eintragen"
Hier geben Sie an, ab welcher Rolle Mitarbeiter ihre Fehlzeiten selbst eintragen dürfen.
"Fehlzeitenerfassung in die Vergangenheit erlauben"
Geben Sie an, ob Mitarbeiter ihre Fehlzeiten rückwirkend eintragen dürfen.
"Zeiterfassung auf ganzen Fehltag möglich"
Definieren Sie hier, ob ein Benutzer Zeiten auf einen Tag buchen darf, den er als ganzen Fehltag definiert hat.
"Soll bei zu vielen Überstunden pro Tag eine E-Mail an den Abteilungsleiter bzw. Administrator gesendet werden?"
Hier können Sie angeben, dass eine Mail versendet wird, wenn ein Mitarbeiter mehr als eine von Ihnen definierte Menge an Überstunden gemacht hat.
Wenn Sie einstellen "Ab dieser Anzahl Überstunden pro Tag" und eine Anzahl x eingeben, gilt: Wenn ein Mitarbeiter seine Zeit erfasst und dadurch die Anzahl Überstunden an diesem Datum die Anzahl x übersteigt, wird eine E-Mail versendet.
Empfänger der E-Mail ist
Abteilungsleiter des Mitarbeiters
Wenn es keinen Abteilungsleiter gibt, oder keine E-Mail-Adresse zum Abteilungsleiter angegeben ist, wird die E-Mail an einen Abteilungsleiter einer übergeordneten Abteilung versendet.
Wenn auch so keine E-Mail versendet werden konnte, wird die E-Mail an alle Administratoren versendet.
Freie Mitarbeiter und gelegentlich arbeitende Hilfskräfte werden in ZEP üblicherweise mit der Regelarbeitszeit 0 verwaltet. Deshalb gilt in ZEP: Wenn der Mitarbeiter an jedem Wochentag die Regelarbeitszeit 0 hat, wird keine Überstundenbenachrichtigung versendet.
Unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Mailvorlagen können Sie den Text der E-Mail anpassen. Die Mailvorlage dazu trägt die Bezeichnung "Benachrichtigung bei zu vielen Überstunden pro Tag".
Fehlzeitenanträge
Empfänger der Anträge auf Genehmigung von Fehlzeiten
Genehmigungspflichtige Fehlgründe können nur von Administratoren bzw. mit dem Modul Standorte & Abteilungen, von Abteilungsleitern genehmigt werden. Die Mitarbeiter können einen Antrag auf Genehmigung von Fehlzeiten per E-Mail stellen.
Geben Sie an, wer den Urlaubsantrag der Mitarbeiter per E-Mail empfangen soll. In den meisten Fällen wird dies der Administrator sein, damit er die Anträge genehmigen kann. Zusätzlich können Sie beliebig weitere Empfänger-Adressen (z.B. Personalverantwortliche) eintragen, getrennt durch Leerzeichen, Komma oder Semikolon (je nach Angabe unter Administration > Meine Firma > E-Mail). Zusätzlich wird der Antrag immer auch an die Empfänger gesendet, die in der Mailvorlage in den Stammdaten explizit angeben sind.
Mit Modul Standorte & Abteilungen:
Hier stehen zusätzlich Abteilungsleiter und Abteilungsleiter übergeordneter Abteilungen als Empfänger zur Auswahl. Diese Einstellung gilt für alle Abteilungen, wenn Sie auf Abteilungsebene keine anderen Einstellungen machen. (Abteilungsspezifische Einstellungen siehe Abteilungsdaten: Überstd., Fehlzeiten, Urlaub.)
Antragsempfänger & Vorbelegung der Bemerkung
Sie können zusätzlich angeben, ob Mitarbeiter bei der Beantragung ihrer Fehlzeiten die Empfänger des E-Mail-Antrags sehen und bearbeiten dürfen.
Außerdem können Sie einen Text vorbelegen, der in der Bemerkung des Fehlzeitenantrags angezeigt wird. Dieser Text ist nur eine Vorbelegung und kann von jedem Mitarbeiter in seinem Fehlzeitenantrag editiert werden.
Wenn Sie angegeben haben "Ein Abteilungsleiter darf seine eigenen Fehlzeiten genehmigen: Nein", erhält der Abteilungsleiter keine E-Mail zur Genehmigung seines Antrags. So kann es möglich sein, dass es keinen Empfänger (aus der Liste) gibt, der entsprechend der Angaben benachrichtigt werden kann. In diesem Fall wird der Fehlzeitenantrag an Abteilungsleiter übergeordneten Abteilungen, Administratoren bzw. an zusätzliche Empfänger gesendet.
Genehmigen und Ändern von Fehlzeiten
Zusätzlich können Sie festlegen, ob nur ein Administrator genehmigte Fehlzeiten ändern darf und ob ein Abteilungsleiter (nur mit Modul Standorte & Abteilungen) seine eigenen Fehlzeiten genehmigen darf.
Vertraglich abgegoltene Überstunden
Diese Einstellung ist dann relevant, wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeiter haben, deren Arbeitsvertrag eine Regelung zu mit dem Vertrag abgegoltenen Überstunden enthält.
In diesem Fall können Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Einstellungen die Einstellung inklusiv-Überstunden vom monatlichen Stundensaldo abziehen auf aktiv setzen, da sie per Default inaktiv ist.
Wenn Sie diese Einstellung aktiviert haben, können Sie als Voreinstellung für neue Mitarbeiter unter Administration > Mitarbeiter > Einstellungen einen Wert und eine Berechnungsart (Stunden oder Prozent) für die mit dem Gehalt abgegoltenen Überstunden pro Monat angeben. Diese Werte werden dann für neu angelegte Mitarbeiter automatisch übernommen.
Im Menüpunkt Regelarbeitszeit eines ausgewählten Mitarbeiters können Sie die Voreinstellung individuell anpassen.
Die Möglichkeit, Überstunden und Urlaube manuell auszugleichen, bleibt vom automatischen Abgleich für vertraglich abgegoltene Überstunden unberührt.
Monatliche Berechnung der abgegoltenen Überstunden
Pro Monat werden bis zu x (Einstellung je Mitarbeiter) Überstunden als "mit dem Gehalt abgegoltene Überstunden" berücksichtigt, d.h. vom Überstundensaldo abgezogen.
Pro Monat wird also nicht mehr als x abgegolten und nicht mehr als überhaupt Überstunden gemacht wurden.
Es werden pro Monat nur die in diesem einen Monat gemachten Überstunden betrachtet und nicht der Überstundensaldo.
Bei Minus-Stunden erfolgt keinerlei Aufschlag. Wenn ein Mitarbeiter in dem Monat Freizeitausgleich einträgt und dadurch in dem einen Monat Minus-Stunden entstehen, hat das keine Auswirkungen, auch nicht wenn es in einem früheren oder späteren Monat einen Abzug gab / geben wird.
Beispiel 1:
Ein Mitarbeiter hat einen Vertrag mit 40 Regelarbeitsstunden pro Monat zzgl. 10 Überstunden mit dem Gehalt abgegolten. Wenn er 9 Überstunden im September macht, werden diese 9 Stunden als mit dem Gehalt abgegolten eingetragen.
Beispiel 2:
Wenn er 13 Überstunden im September macht, werden 10 als mit dem Gehalt abgegolten eingetragen, d.h. 3 Überstunden bleiben stehen.
Beispiel 3:
Im Oktober beträgt die Soll-Arbeitszeit 107 Stunden. Der Mitarbeiter hat 95 Stunden Arbeitszeit gebucht (weil er den Rest als Freizeitausgleich abgefeiert hat). Ergibt ein Minus von 12 Stunden. Es wird keinerlei automatisierter Abgleich eingetragen.
Auswertungen
Aktueller Monat bis einschließlich aktueller Tag
Sie können hier als Voreinstellung die Option aktivieren, den aktuellen Tag in den Auswertungen Mitarbeiter > Monatsende, Zeitnachweis Übersicht, Arbeitszeitenübersicht und (bei Einsatz des Moduls Standorte & Abteilungen) der Auswertung Abteilung > Auswertungen > Zeiten als Ende des Zeitraums einzustellen. Wenn Sie eine dieser Auswertungen aufrufen, wird in der Vorbelegung des Zeitraums der aktuelle Tag als Zeitraum-Ende angegeben D.h. die Berechnung der Überstunden des aktuellen Monats erfolgt bis einschließlich aktuellen Tag.
Sie können den Zeitraum jederzeit beliebig (anders) einstellen, ausgewertet wird immer der komplette eingestellte Zeitraum.
Hinweis, falls der letzte Monatsabschluss lange zurückliegt
Wenn Sie regelmäßig Monatsabschlüsse durchführen, haben Sie die Sicherheit, dass die Mitarbeiter die Zeiten des betreffenden Monats nicht mehr ändern können. Außerdem werden einige Auswertungen schneller sein.
In diesen Auswertungen wird ein Hinweis angezeigt, falls der letzte Monatsabschluss lange zurückliegt.
Stellen Sie hier ein, nach wie vielen Monaten der Hinweis angezeigt werden soll. Die Zahl muss zwischen 1 und 12 sein.
Überstundensaldo unter Mein ZEP anzeigen
Geben Sie an, ob Mitarbeiter ihre aktuellen Überstundensaldo unter Auswertungen im Fehlzeitenkalender, in der Monatsendeauswertung und im Zeitnachweis Übersicht sehen dürfen.
Bemerkungen zu abgeglichenen Urlauben + Fehlzeiten in der Monatsendeauswertung anzeigen
Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter in ZEP sehen, warum Überstunden oder Urlaubstage abgeglichen wurden, können Sie das hier optional einstellen. Wenn Sie hier "Ja" angegeben haben, sehen die Mitarbeiter in ihrer Monatsendeauswertung, die Bemerkung, die Sie unter Mitarbeiter > Ausgleich Überstd., Urlaub beim Abgleich von Überstunden/Urlaubstagen eingegeben haben.
Zusätzlich zum Überstundenkonto auch die Summe aller auszahlbarer Stunden (Arbeit, bezahlte Fehlzeit, Jahresurlaub, Feiertage) ausweisen
Wenn Sie hier einen Haken setzen, ändern sich folgende Auswertungen:
Monatsendeauswertung
statt der Spalte "effektive Stunden" gibt es die Spalte "auszahlbare Stunden". Auszahlbare Stunden sind die Summe aus:
Arbeitsstunden und
bezahlter Abwesenheit (Urlaub, Krankheit) und
Feiertagsstunden und
Zuschlag (spezielle Zeiten) und
abzüglich ggf. Pausenregelung (nicht eingehaltene Pausen).
Jahresübersicht
Zusätzliche Spalte "auszahlbare Stunden" (pro Monat).
Arbeitszeitenübersicht
Neue Spalte "Auszahlbare Stunden Saldo"
Ein Mitarbeiter benötigt mindestens die Berechtigungsstufe "User mit Zusatzrechten" um in Auswertungen die Fehlzeitenübersicht aller Mitarbeiter zu sehen
Aktivieren Sie die Checkbox, können Mitarbeiter, die die Rolle User haben, diese Auswertung nicht sehen. Setzen Sie hier keinen Haken, können alle Mitarbeiter die Fehlzeitenübersicht sehen.
Resturlaub & Zuschläge
Nicht genommener Resturlaub eines abgelaufenen Urlaubsjahres verfällt automatisch beim Monatsabschluss. Geben Sie optional an, ob und wann nicht genommener Resturlaub aus dem abgelaufenen Urlaubsjahr automatisch beim Monatsabschluss verfällt.
Immer im Folgejahr im Monat [Monat]
Sie können angeben, bei welchem Abschluss eines Monats dieser Automatismus ausgelöst wird. Wenn Sie z.B. den März einstellen, wird ZEP beim Abschluss des Monats März alle alten Urlaubstage des Vorjahres automatisch löschen. Im Menüpunkt Abgleich eines gewählten Mitarbeiters, wird dieser automatisch gelöschte Resturlaub angezeigt.
Das Löschen von nicht genommenem Resturlaub funktioniert nur, wenn ein Vorjahr existiert.
Beispiel: Wenn die Einführung dieses Moduls am 1.1.2023 erfolgt, dann kann ZEP den Resturlaub des Vorjahrs nicht ermitteln, der automatische Abzug wird erst ab dem nächsten Jahr 2024 funktionieren.
Immer [Anzahl] Monate nach Ende des Urlaubsjahres
Diese Variante ist insbesondere dann zu verwenden, wenn die Österreichische Variante, dass jeder Mitarbeiter sein eigenes Urlaubsjahr seit Eintrittsdatum hat, eingestellt wird. Funktioniert aber auch bei Urlaubsjahr = Kalenderjahr und ist dann nützlich wenn der Urlaub nicht im Folgejahr sondern erst später verfallen soll.
Ein Verfall entsteht immer nur beim Monatsabschluss des betreffenden Monats, der hier eingestellt ist. Wenn der Monat noch nicht abgeschlossen wurde, sieht man auch keinen Verfall.
Wenn die Einstellung nachträglich verändert wird, ändert sich nichts mehr für die bereits abgeschlossenen Monate.
Zuschläge
Zuschläge der Feiertage und der speziellen Zeiten als Zeitzuschläge ausweisen und auf das Überstundenkonto addieren
Setzen Sie keinen Haken, werden Zuschläge, die unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Feiertage eingetragen sind, in der Monatsendeauswertung ausgewiesen. Sie werden nicht in Zeitzuschläge umgerechnet.
Mit gesetztem Haken:
Werden alle Zuschläge, die unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Feiertage eingetragen sind, zu Zeitzuschlägen.
Können Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Spezielle Zeiten für jeden Eintrag einen Zeitzuschlag (in %) vergeben.
Können Sie unter Administration > Überstunden & Fehlzeiten > Spezielle Zeiten eine spezielle Zeit an Feiertagen definieren.
Haben Sie für einen Feiertag bereits einen Zuschlag vergeben (z.B. 50%) und definieren nur eine spezielle Zeit für Feiertage (z.B. 100%), dann addieren sich die beiden Zeitzuschläge (=150).
In der Monatsendeauswertung eines Mitarbeiters wird in der Monatsübersicht für Feiertage und jede spezielle Zeit jeweils eine Spalte Zeitzuschlag angezeigt und zusätzlich eine Spalte für die Summe der Zuschläge.
In der Monatsendeauswertung wird in der Tabelle Jahresübersicht zusätzlich die Spalte Stundenzuschläge angezeigt.
In der Auswertung Arbeitszeitenübersicht werden die Stundenzuschläge in einer zusätzlichen Spalte angezeigt.
In allen Auswertungen mit internen Kosten werden die Zeitzuschläge mit dem internen Stundensatz des Mitarbeiters eingerechnet (Projektstand Ertrag, Gesamtstatus Ertrag und Interne Kosten).
Die Einstellung ist eine globale Voreinstellung und kann je Mitarbeiter ausgestellt werden.
Zeitzuschläge werden ab dem Datum der "Einführung des Überstunden-, Fehlzeiten- und Urlaubsmoduls" bzw. letzten ausgeführten Monatsabschluss berechnet!