Mit dem Modul Abteilungen & Standorte können Sie Ihre Unternehmensstruktur in ZEP abbilden, d.h. Abteilungen, Niederlassungen oder Standorte definieren (Menüpunkt Abteilungen), Mitarbeiter und Projekte einzelnen Abteilungen zuordnen, Briefpapier hinterlegen, Abteilungsleiter definieren und Auswertungen zu Zeiten und Kosten je Abteilung erstellen.

Alle Auswertungen kann ein Administrator jeweils nach Abteilungen einschränken.

Sie erhalten im Menüpunkt Auswertungen zusätzlich den Reiter Abteilungen.

Ein Abteilungsleiter erhält seine Abteilung(en) zur Auswahl. Ein Administrator oder Controller kann alle Abteilungen selektieren. Inaktive Abteilungen werden in der Liste nicht angeboten.

Voreingestellt ist die Abteilung des angemeldeten Benutzers. Unter Administration können Sie auch angeben, dass für Administrator und Controller stattdessen "- beliebig -" voreingestellt sein soll.

Bei Einstellung einer Abteilung werden nur Kunden dieser Abteilung angezeigt. Durch die Checkbox geben Sie an, ob auch die Kunden der Unterabteilungen der selektierten Abteilung in die Kundenliste aufgenommen werden sollen.

Wenn Sie die Auswahl "- beliebig -" treffen, dann werden alle Kunden angeboten, unabhängig von Ihrer Abteilungszugehörigkeit, also auch wenn Ihre Abteilung inaktiv ist.

Wenn Sie das Modul Standorte & Abteilungen einsetzen, geben Sie zunächst ein paar grundlegende Einstellungen unter Administration > Abteilungen > Einstellungen an.

Ein Abteilungsleiter mit der Rolle User darf bei der Projektplanung Mitarbeiter/Projekte/Preise fremder Abteilungen als Kopiervorlage verwenden.

Mit dieser Einstellung können Sie angeben, wie viel ein Abteilungsleiter sehen darf bzw. ob er die entsprechenden Elemente fremder Abteilungen für seine Abteilung kopieren darf.

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Vorbemerkung: Wenn Sie als Administrator oder Abteilungsleiter diverse Auswertungen machen, haben Sie die Möglichkeit, eine Abteilung vorzuwählen. Dazu können Sie mittels einer Checkbox angeben, ob nur diese Abteilung oder auch alle ihre Unterabteilungen zu berücksichtigen sind. Je nach Unternehmensstruktur kann es sein, dass Sie immer „inkl. Unterabteilungen“ selektiert brauchen. Dann ist es lästig, bei jeder Auswertung erst noch den Haken zu setzen. Deshalb können Sie hier angeben, wie die Voreinstellung der Checkbox „inkl. Unterabteilungen“ in den Auswertungen sein soll.
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Vorbemerkung: Wenn Sie als Administrator oder Abteilungsleiter diverse Auswertungen machen, ist in den Abteilungslistenfeldern die Abteilung voreingestellt der Sie zugeordnet sind. Je nach Bedarf kann es für Sie sinnvoll sein, immer alle Abteilungen als Standardeinstellung zu verwenden. Deshalb können Sie hier angeben, ob die Voreinstellung „beliebig“ sein soll.

Ein Abteilungsleiter ist ein Administrator auf Abteilungsebene.

Er kann Mitarbeiter, Kunden und Projekte zu seiner Abteilung erfassen und verwalten, sowie Auswertungen über seine Mitarbeiter, Kunden und Projekte ausführen. Unter Administration im Untermenü eines Mitarbeiters kann ein Abteilungsleiter (genauso wie ein Administrator) Projektzeiten und ggf. Belege für diesen Mitarbeiter erfassen, ändern und löschen, allerdings kann er nur Daten seiner Mitarbeiter auf Projekte seiner Abteilungen umbuchen. Ein Abteilungsleiter, der selber die Berechtigung "User" hat, kann als Berechtigung für die Mitarbeiter seiner Abteilung lediglich "User" vergeben. Ein Abteilungsleiter mit der Berechtigung "User mit Zusatzrechten", kann als Berechtigung für die Mitarbeiter seiner Abteilung "User" und "User mit Zusatzrechten" vergeben.

Den Menüpunkt Abteilungen hat jeder Abteilungsleiter, Administrator und Controller zur Auswahl.

Als Administrator können Sie hier eine bestimmte Abteilung auswählen und bearbeiten bzw. auswerten, als Abteilungsleiter können sie hier Ihre Abteilung(en) und ggf. untergeordnete Abteilungen auswählen und bearbeiten bzw. auswerten.

Wenn Sie eine neue Abteilung anlegen, öffnet sich ein Popup, in dem Sie die allgemeinen Abteilungsdaten eingeben können:

Nachdem Sie alle Eingaben zu den Abteilungsdaten gemacht haben, bestätigen Sie Ihre Angaben mit "Speichern". Danach können Sie alle weiteren Angaben zu der Abteilung über die Auswahl des entsprechenden Untermenüpunkts machen.

Im Untermenüpunkt Daten einer Abteilung sehen Sie die Daten, die Sie beim Anlegen der Abteilung angegeben haben.

Wenn Sie eine Abteilung zum Ändern aufrufen, können Sie angeben, dass diese Abteilung inaktiv sein soll.

So lange noch Kunden, Mitarbeiter oder Projekte zu der Abteilung gehören, kann eine Abteilung nicht gelöscht werden. Mit der Option „inaktiv“ bleibt die Abteilung im System vorhanden, jedoch wird die Abteilung nicht mehr in den Auflistungen der Abteilungen aufgelistet. Dies ist z.B. dann sinnvoll, wenn eine Abteilung aufgelöst wird. Um die inaktiven Abteilungen wieder anzuzeigen, aktivieren Sie in den Suchkriterien der Abteilungsverwaltung die Option „auch inaktive Abteilungen anzeigen“.

Aktuelle Mitarbeiter, Projekte und Kunden sollten anderen Abteilungen zugeteilt werden, ehemalige Mitarbeiter und Projekte können in der inaktiven Abteilung verbleiben.

Über den Button Mitarbeiter als Abteilungsleiter zuordnen können Sie im folgenden Popup Abteilungsleiter für diese Abteilung auswählen und zuordnen.

Im Untermenüpunkt Mitarbeiter können Sie sehen welche Mitarbeiter dieser Abteilung zugeordnet sind. Mit einer entsprechenden Berechtigung können Abteilungsleiter über den Link Neuer Mitarbeiter selbst neue Mitarbeiter für ihre Abteilung anlegen. Ein Abteilungsleiter, der selber die Berechtigung "User" hat, kann als Berechtigung für die Mitarbeiter seiner Abteilung lediglich "User" vergeben. Ein Abteilungsleiter mit der Berechtigung "User mit Zusatzrechten", kann als Berechtigung für die Mitarbeiter seiner Abteilung "User" und "User mit Zusatzrechten" vergeben.

Angezeigt wird die Liste aller bezüglich ihrem Eintritts- und Austrittsdatum aktuellen Mitarbeiter.

Wenn Sie bereits so viele aktuelle Mitarbeiter angelegt haben, wie Ihnen Ihre ZEP-Lizenz maximal erlaubt, haben Sie den Button "Neuer Mitarbeiter" nicht mehr.

Vorsicht bei Anlegen von Mitarbeitern mit Eintrittsdatum in der Zukunft. Wenn dadurch zu einem späteren Zeitpunkt mehr als die lizenzierte Anzahl Mitarbeiter "aktuell" sein werden, wird ZEP das erkennen und wegen Verstoß gegen die Lizenzbedingungen den Zugriff verweigern.

Sie können die Mitarbeiterliste ist nach dem Benutzernamen sortiert. Durch Klicken auf die Spaltenüberschrift wird in der jeweils umgekehrten Reihenfolge sortiert.

Zahlen und die meisten Sonderzeichen sind vor dem A einsortiert.

Deutsche Umlaute sind nach dem Z einsortiert!

Im Untermenüpunkt Projekte werden alle Projekte dieser Abteilung in einer Tabelle aufgelistet. Über den Link Neues Projekt anlegen können Sie jederzeit von dieser Stelle aus neue Projekt der Abteilung anlegen. Mit einem Klick auf die Kurzform des Projekts, können Sie zum entsprechenden Projekt springen.

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Im Untermenüpunkt Kunden werden alle Kunden dieser Abteilung in einer Tabelle aufgelistet. Über den Link Neuen Kunden anlegen können Sie jederzeit von dieser Stelle aus neue Kunden der Abteilung anlegen. Mit einem Klick auf die Kundennummer, können Sie zum entsprechenden Kunden springen.

Wenn Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden einsetzen, können Sie für die Abteilung die Arbeitszeitenübersicht für die Mitarbeitersperren aufrufen.

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Für den ausgewählten Monat werden alle Mitarbeiter der Abteilung inkl. der Unterabteilung(en) mit ihren gearbeiteten Stunden pro Tag in einer Tabelle angezeigt. Sie können nach Mitarbeiterkategorie filtern. Samstage, Sonn- und Feiertage sind jeweils grau unterlegt, Sonntage und Feiertage (sowie ggf. auch andere Tage, an denen der Mitarbeiter die Regelarbeitszeit 0 hat) sind zusätzlich durch die rote Schrift gekennzeichnet. In dieser Übersicht erkennen Sie, ob alle Mitarbeiter "gezept" haben oder ob jemand vergessen hat, seine Zeiten zu buchen. Wenn Sie auf einen Tag klicken, werden Ihnen zusätzlich in einem kleinen Fenster alle Projektzeiten dieses Tages angezeigt.

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Sie können auch für Abteilungen eine eigene Einstellungen zu E-Mail-Kopf und -Fuß mit einem einfachen HTML-Editor eintragen.

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E-Mail-Einstellungen für Rechnungsversand

Wenn Sie die Rechnungen per E-Mail an Ihre Kunden versenden, können Sie hier eine abteilungsspezifische eigene E-Mail-Adresse eingeben (abweichend von der angegebenen Adresse unter Administration>Einstellungen>E-Mail für automatisch versendete E-Mails bzw. der unter Administration>Einstellungen>Faktura angegebenen Adresse). Geben Sie ggf. einen Absendenamen, eine Antwortadresse (Reply-To) sowie einen Antwortnamen (Reply-To) an.

​Antwortname (Reply-To) für den Rechnungsversand über E-Mail

An diesen Namen wird eine evtl. Antwort des Kunden auf die als E-Mail versendete Rechnung gesendet.

​Antwortadresse (Reply-To) für den Rechnungsversand über E-Mail

An diese E-Mail-Adresse wird eine evtl. Antwort des Kunden auf die als E-Mail versendete Rechnung gesendet.

Bitte beachten Sie:

Wenn Sie hier keine spezifische E-Mail-Adresse eingeben, gelten die globale Einstellungen.

Haben Sie hier eine E-Mail-Adresse eingetragen, gelten alle andere E-Mail-Einstellungen (Absendername, Antwortadresse, Antwortname) dieser Abteilung ebenfalls (auch wenn diese leer sind).

Im Untermenüpunkt Deckblatt erhalten Sie eine Übersicht über alle wichtigen Daten zu der Abteilung.

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Kostenübersicht Abteilung

Unter dem Menüpunkt Auswertungen > Abteilungen > Kosten wird einem Abteilungsleiter eine detaillierte Auflistung der gesamten entstandenen internen und externen Kosten seiner Abteilung pro Monat angezeigt. Ein Administrator kann alle Abteilungen auswerten.

Gemischte Projekte, die pauschale und aufwandsbezogene Vorgänge enthalten, sind mit einem * gekennzeichnet. Projekte, auf die in dem Auswertungszeitraum keine Zeiten und Belege erfasst wurden, werden nicht angezeigt.

Wenn Sie Abteilungen > [Abteilungsname] > Aktionen > Löschen aufrufen, wird Ihnen angezeigt, ob Sie die Abteilung löschen können, oder welche Elemente das Löschen der Abteilung verhindern.

Optional können Sie aber auch inaktive Abteilungen anzeigen aktivieren, um in Auswertungen eben auch die inaktiven Abteilungen wählen zu können.

Pfad: Abteilungen > [Abteilungsname] > Sonstiges

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Wenn Sie in Ihrem ZEP mehrere Unternehmen als Abteilungen abbilden, können zusätzliche Daten eingeben:

Geben Sie hier Ihre Bankverbindung an. Diese Daten werden für die Erstellung von pdf/a-ZUGFeRD-Rechnungen benötigt. Ebenso werden diese Daten als Platzhalter-Variable für das Briefpapier verwendet. D.h. wenn sich Ihre Bankverbindung ändert, können Sie die Änderung hier an dieser Stelle vornehmen (Link Neue Bankverbindung) und die aktualisierten Angaben werden automatisch in alle Ihre Briefpapiervorlagen übernommen, in denen Sie einen Platzhalter für diese Daten eingefügt haben. Die Felder Bankname, IBAN und BIC stehen auch als Dokumentvariablen für das Briefpapier zur Verfügung.

Jede Bankverbindung hat die Felder:

Für ZUGFeRD und als Platzhalter fürs Briefpapier:

Nur für das Briefpapier: