Erste Schritte
Vielen Dank dass Sie sich dazu entschlossen haben, ZEP kennenzulernen.
In diesem Guide zeigen wir Ihnen, wie Sie am besten vorgehen, um einen guten Einstieg in ZEP zu finden.
In ZEP können Benutzer eine der folgenden Rollen einnehmen:
Administrator (Bspw. Geschäftsleitung, Management)
Controller (Bspw. Verwaltung)
User mit Zusatzrechten (kann für zusätzliche Zugriffe berechtigt werden)
User (Mitarbeiter)
Je nach Rolle gestaltet sich die ZEP-Oberfläche mehr oder weniger umfangreich. Jeder Benutzer sieht nur die Bereiche, die für ihn relevant sind bzw. für die er berechtigt ist.
Erste Schritte für Administratoren
Als Administrator stehen Sie in ZEP an oberster Stelle. Sie sehen alles und können alles Steuern.
Durch die von Ihnen getroffenen Einstellungen in ZEP legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche und reibungslose Nutzung und Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter.
In den nachfolgenden Schritten führen wir Sie durch die ersten Einstellungen und Maßnahmen in ZEP.
Da es sich hier um eine grobe Tour der ersten Schritte handelt, empfehlen wir Ihnen, sich in jedem Fall mit den anderen, nicht genannten Menüpunkten und den entsprechenden Einstellungsmöglichkeiten vertraut zu machen.
Die untenstehende Reihenfolge der Schritte ist lediglich ein Vorschlag für Ihr Vorgehen. Wichtig ist, dass am Ende alle Mitarbeiter, Projekte und Kunden passend zugewiesen sind und die von Ihnen gewünschten Einstellungen vorgenommen wurden.
Einstellungen Menüpunkt "Administration"
Unter diesem Menüpunkt können Sie grundlegende Einstellungen für ZEP vornehmen. Je nach genutzter Module haben Sie hier mehr oder weniger Kacheln angezeigt.
Grundlegend empfehlen wir, jeden verfügbaren Menüpunkt durchzugehen und entsprechende Einstellungen und Angaben zu machen.
Im Folgenden geben wir einen groben Überblick über die einzelnen Bereiche und für den Start wichtigsten Menüpunkte.
Wenn Sie tiefgreifendere Informationen zu den einzelnen Bereichen benötigen, finden Sie diese in den anderen Guides des Help Centers.
Meine Firma
Allgemein:
Neben visueller Parameter wie Firmenlogo und Farbe von ZEP, steuern Sie die ZEP Sprache, SSL-Verbindung und ob nutzerübergreifend ein Speichern von Benutzername und Kennwort im Browser möglich ist. Außerdem können Sie Basis-Einstellungen zu Auswertungen und Exporten machen.
E-Mail:
ZEP bietet die Möglichkeit, automatisierte Mails zu versenden. Die Konfiguration des Mailservers sowie der Darstellung von Mails steuern Sie hier.
Unternehmensdaten & Bankverbindungen:
In diesen Punkten geben Sie Ihre Unternehmensdaten und alle für ZEP relevanten Bankverbindungen an. Diese Bankverbindungen werden für die Erstellung von PDF- und eRechnungen verwendet. Ebenso greifen Platzhaltervariablen des Briefpapiers darauf zu.
Briefpapier:
Sie haben die Möglichkeit in ZEP eigenes Briefpapier zu hinterlegen, auf welches ZEP div. Auswertungen sowie Angebote und Rechnungen aufdruckt. An dieser Stelle können Sie nicht nur die Briefpapiere hochladen, sondern finden auch Vorlagen und Anleitungen zur Erstellung von Briefpapieren.
Login:
Hier können Sie die Login-Möglichkeiten in ZEP verwalten. Beispielsweise, wenn Sie OAuth verwenden möchten, oder sich nur über bestimmte IP-Adressen eingeloggt werden soll.
Kennwort:
Steuern Sie die Anforderungen von ZEP an Kennwörter.
Projekte
Einstellungen:
Hier treffen Sie Einstellungen unter anderem zu den über Projekte und Vorgänge angezeigten Informationen, bestimmen, wer Projekte anlegen darf, der Anzeige-Art von Auswertungen und projektbezogenen E-Mails.
Tätigkeiten:
Legen Sie hier Tätigkeiten für Vorgänge und Projekte an.
Projekt- und Vorgangsstatus:
Projekte und Vorgänge innerhalb der Projekte können mit verschiedenen Status versehen werden. Hier legen Sie die Status entsprechend an.
Kunden
Einstellungen:
Treffen Sie Einstellungen zu Kundensortierungen, Kundennummer-Nummernkreisen und Voreinstellungen für die Anlage neuer Kunden.
Außerdem können Sie hier angeben, wer Kunden anlegen darf.
Mitarbeiter
Einstellungen:
Außerdem können Sie Voreinstellungen zu Regelarbeitszeiten, Urlauben und zugewiesenen Pausenregelungen für neue Mitarbeiter tätigen, welche automatisch bei der Anlage neuer Mitarbeiter hinterlegt werden.
Projektzeiten (& Belege)
Einstellungen:
Über die Pausenregelung steuern Sie Mindestruhezeiten, Maximale Arbeitszeiten, den automatischen Pausenabzug und das Berechnungsverfahren für fehlende Pausen.
Der automatische Pausenabzug ist per Default deaktiviert. Wenn Sie diesen nutzen möchten, müssen Sie ihn aktiv einstellen.
Außerdem können Sie hier folgendes anlegen:
Mindestpause: wie viel Pause soll nach wie viel Arbeitszeit genommen werden
Feste Pause: Macht Sinn, wenn Sie zum Beispiel Ladenschließungszeiten haben. Innerhalb des für die Pause gesetzten Zeitraums kann niemand, auch kein Admin, Zeiten eintragen.
Kernarbeitszeit: Informative Angabe, innerhalb welcher Zeit Mitarbeiter Zeiten erfassen soll.
Damit die Pausenregel wirksam wird, muss sie den Mitarbeitern zugewiesen sein.
Sollten vor Zuweisung der Pausenregelung bereits Zeiten innerhalb der Gültigkeit der Pausenregelung erfasst worden sein, muss die Pausenregelung kopiert und für einen neuen Gültigkeitszeitraum angelegt werden.
Eine Rückwirkende Änderung bzw. Zuweisung der Pausenregelung ist nicht möglich.
Sie können mehrere Pausenregelungen anlegen. Dies bietet sich an, wenn Mitarbeiter(gruppen) bestehen, bei denen die Regelungen unterschiedlich sein sollen.
Überstunden & Fehlzeiten
Diese Kachel wird Ihnen angezeigt, wenn Sie das Modul Abwesenheiten & Überstunden verwenden. Für weiterführende Informationen schauen Sie sich bitte unsere Kollektion zu dem Zusatzmodul Abwesenheiten & Überstunden an.
Einstellungen:
Hier steuern Sie grundlegend alles zum Thema Überstunden, Urlaube und Fehlzeiten.
Sie können unter anderem Angeben, wann Ihr Geschäftsjahr endet und ob das Urlaubsjahr gleich dem Geschäftsjahr ist, oder für jeden Mitarbeiter unterschiedlich. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn Ihr Unternehmenssitz in Österreich ist.
Steuern Sie, ob Fehlzeiten in die Vergangenheit erfasst werden dürfen, wer Fehlzeitenanträge erhalten soll und ob es vertraglich abgegoltene Überstunden gibt.
Außerdem können Sie steuern, ob oder ab wann Urlaubsansprüche aus Vorjahren (= Resturlaub) verfallen.
Fehlgründe:
Hier können Sie Fehlgründe einstellen, welche die Mitarbeiter entweder selbst buchen, oder beantragen können (je nach Einstellung). Neben Urlaub können dies beispielsweise Krankheit, Berufsschule, Freizeitausgleiche oder Homeoffice sein. Die Fehlgründe werden unterschiedlichen Kategorien zugewiesen. Sie können in ZEP nach diesen Fehlgründen auswerten.
Feiertage:
An dieser Stelle hinterlegen Sie Feiertagskalender und können Zuschläge für Arbeiten an den jeweiligen Feiertagen festlegen. Sie können beliebig viele Kalender anlegen. Dies macht beispielweise Sinn, wenn Ihre Belegschaft an unterschiedlichen Standorten/Bundesländern sitzt und für sie die jeweiligen Feiertage gelten sollen.
Ebenso lassen sich hier personengenau Feiertagsausnahmen definieren.
Bitte beachten Sie, dass die Feiertagskalender den Mitarbeitern unter Mitarbeiter > [Mitarbeitername] > Regelarbeitszeit zugewiesen werden müssen, um zu greifen.
System
Geräteverwaltung & RFID-Chips:
Nutzen Sie das ZEP Terminal zum Stempeln von Anwesenheiten, richten Sie hier das Terminal ein und lernen die Chips der Mitarbeiter an.
Tasks:
Hier legen Sie Automatisierungen für ZEP fest.
Über E-Mail-Benachrichtigungen zu verschiedenen Themen, über das automatische Fortschreiben von Feiertagen in Folgejahre, die Benachrichtigung zu auslaufenden Beschäftigungszeiträumen bis hin zur Übermittlung von Daten über verfügbare Schnittstellen wie HubSpot und Personio.
Sollten die Mitarbeiter ihre Zeiten stempeln, empfehlen wir Ihnen die Einrichtung der Task "Automatisches Abmelden aller Mitarbeiter" oder "Automatisches Abmelden aller Mitarbeiter nach Dauer".
Diese greifen, wenn ein Mitarbeiter vergessen hat, sich auszustempeln und beendet die Anwesenheit der entsprechenden Mitarbeiter zu einer von Ihnen festgelegten Uhrzeit oder nach festgelegter Anwesenheitsdauer.
Damit vermeiden Sie beispielsweise ungewollte Anwesenheiten über den Tageswechsel.
Je nach genutzter Module haben sie hier mehr oder weniger Tasks zur Auswahl zur Verfügung.
Kunden anlegen & Projekte zuordnen
In ZEP erfassen Sie Ihre Kunden mit Adressen, Ansprechpartner etc. und ordnen diese den einzelnen Projekten zu.
Kundenverwaltung und Kundenanlage:
Über Kunden gelangen Sie zur Kundenverwaltung. Diese zeigt einen Überblick aller Kunden, erlaubt die Auswahl eines Kunden zur Bearbeitung, sowie die Neuanlage von Kunden.
Über den Button + Neuen Kunden anlegen rufen Sie die Kundenanlage auf.
Anschließend öffnet sich ein Pop-Up Fenster in dem Sie oben genannten Daten eintragen können.
Bitte achten Sie auf das Vergeben einer in ihrem Unternehmen eindeutigen Kundennummer und den korrekten Kundennamen.
Projekte zum Kunden anlegen:
Nach dem Anlegen des Kunden werden Sie automatisch in die Übersicht zu ebendiesem Kunden weitergeleitet.
Über Allgemein > Projekte erhalten Sie eine Übersicht über die Projekte des Kunden (falls bereits vorhanden), und können auch neue Projekte anlegen. Drücken Sie nun auf den Button + Neues Projekt anlegen, öffnet sich ein Pop-Up Fenster in dem Sie die Projektdaten eintragen können. Nach dem speichern werden Sie automatisch auf die Detailseite des soeben angelegten Projektes weitergeleitet.
Sie sollten hier eine für Sie eindeutige und aussagekräftige Kurzform des Projektes vergeben.
Projekte & Vorgänge anlegen
Damit ein Mitarbeiter in ZEP Compact und ZEP Professional Zeiten buchen kann, müssen Sie zunächst Projekte anlegen und die Mitarbeiter diesen Projekten als Projektmitarbeiter zuweisen.
Zur Projektverwaltung gelangen Sie über Projekte.
Neues Projekt anlegen:
Klicken Sie den Button + Neues Projekt anlegen in der Projektverwaltung. Sie gelangen dann in die Einstellungen des neuen Projektes.
Definieren Sie zunächst die Grunddaten des Projektes.
Vorgänge anlegen:
Nachdem Sie ein Projekt angelegt haben, öffnet sich ein neues Fenster zur Projektübersicht.
In ZEP werden Arbeitszeiten und Belege auf Vorgänge gebucht. Definieren Sie daher im Projekt die Vorgänge (z. B. Projektphasen), aus denen das Projekt besteht. Diese können Sie unter Allgemein > Vorgänge anlegen.
Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster in dem Sie alle notwendigen Daten zum Vorgang eintragen können. Bitte achten Sie darauf, die von Ihnen ausgefüllten Inhalte durch Speichern zu sichern.
Wenn keine Vorgänge angelegt sind, kann das Projekt nicht zur Zeiterfassung ausgewählt werden.
Sie haben auch die Option Vorgänge von anderen Projekten zu kopieren.
Mitarbeiter zuordnen:
Damit ein Mitarbeiter Arbeitszeiten auf ein Projekt erfassen kann, muss er dem Projekt unter Allgemein > Projektmitarbeiter oder Mitarbeiter > Zuordnungen > Projekte zugeordnet werden.
Über die Projekt-Seite können Sie dem Projekt einen oder mehrere Mitarbeiter, ggf. auch zeitlich befristet, zuordnen.
Sie haben auch die Option die Mitarbeiterzuordnung von einem anderen Projekt zu kopieren.
Mitarbeiter anlegen & anpassen
Unter Mitarbeiter sehen Sie die Mitarbeiter, welche bereits in ZEP angelegt sind. Wenn Sie sich das erste Mal in ZEP angemeldet haben, sind Sie als Administrator eingeloggt.
Mitarbeiter anlegen:
Sie können nun im Ersten Schritt weitere Mitarbeiter in ZEP anlegen: Klicken Sie auf + Neuer Mitarbeiter
Bitte füllen Sie die mit einem * versehenen Informationen aus und beachten Sie die folgenden Hinweise zu den Login-Daten ihres Mitarbeiters.
Benutzername
Hierbei handelt es sich um den Namen mit dem sich der Benutzer immer im ZEP anmelden wird. Dieser muss in Ihrer Organisation eindeutig sein.
Die Verwendung der Kurzform eines Namens ist ebenso denkbar. Der Benutzername erscheint in einigen Auswertungen, wodurch sich Spitznamen nicht für die Verwendung als Benutzername eignen.
Passwort
Entweder Sie senden Ihrem Mitarbeiter einen Link zur Aufforderung der Kennwortänderung per E-Mail zu, oder Sie geben in diesem Schritt selbst ein Kennwort ein.
Wenn sie von erster Funktion Gebrauch machen, müssen Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters angeben.
Geben Sie den Vorname und den Nachname ein. Die jeweiligen Anfangsbuchstaben werden nach der Anmeldung in ZEP rechts oben in dem grauen Kreis angezeigt, sodass bei einer ZEP-Seite erkennbar ist, wer gerade angemeldet ist. Der vollständige Name wird auch in Auswertungen angezeigt.
Wählen Sie die Berechtigungsstufe des Mitarbeiters aus und geben Sie eine Standard-Preisgruppe an.
Erst mit Klick auf Speichern werden die Daten in ZEP übernommen. Sie werden dann automatisch auf die Detailseite des soeben angelegten Mitarbeiters weitergeleitet.
Alle weiteren Daten in den Reitern "Einstellungen", "Überstd. & Urlaub", "Kontaktdaten" und "Bankverbindung" sind optional.
In der Akte des Mitarbeiters unter Allgemein können Sie zudem die Beschäftigungszeiträume und Regelarbeitszeit bearbeiten:
Beschäftigungszeiträume:
Hier geben Sie den Zeitraum an, in welchem der Mitarbeiter bei Ihnen beschäftigt ist, bzw. in welchem er ZEP nutzen soll.
Zum Urlaubsanspruch:
Starten Sie unterjährig in ZEP, tragen Sie 2 Beschäftigungszeiträume ein:
Start mit ZEP bis 31.12. des aktuellen Jahres. Urlaubsanspruch in diesem Zeitraum mit den verbleibenden Urlaubstagen für das aktuelle Kalenderjahr.
01.01. des Folgejahres mit dem vertraglich vereinbarten Urlaubsanspruch pro Jahr.
Zur Regelarbeitszeit:
Geben Sie hier an, an welchen Tagen gearbeitet werden soll und wie viele Stunden je Tag/Monat entsprechend vom Mitarbeiter zu leisten sind.
Ordnen Sie den passenden Feiertagskalender und ggf. eine Pausenregelung zu.
Haben Sie einen automatischen Überstundenabgleich pro Monat aktiviert, können Sie zudem eintragen, wie viele Überstunden (in Stunden oder %) von ZEP automatisiert abgezogen werden sollen. (Nur mit Modul Abwesenheiten & Überstunden)
Die Pausenregelung und Feiertagskalender legen Sie im Übergeordneten Menü unter Administration an.
Ebenso können Sie unter Administration den automatischen Überstundenabgleich aktivieren oder deaktivieren.
Erste Schritte für Mitarbeiter
Um sich in ZEP im Browser anmelden zu können, brauchen Sie den Link zu Ihrem ZEP. Diesen Link erhalten Sie entweder als E-Mail oder von Ihrem Arbeitgeber anderweitig mitgeteilt.
Über den Link landen Sie auf der Login Seite, auf welcher Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort anmelden können.
Je nach vom Arbeitgeber gebuchtem Funktionsumfang und vergebenen Rechten stehen Ihnen in ZEP mehr oder weniger Menüpunkte zur Verfügung.
Projektzeiten:
Hier erfassen Sie die Zeiten, die Sie auf ein Projekt gearbeitet haben, sowie Reisen, die Sie getätigt haben. Dabei können Sie zwischen den Ansichten Arbeitswoche, Woche, Tag, Agenda und Formular wechseln.
In jeder dieser Ansichten außer der Formularansicht haben Sie rechts oben einen Button "Projektzeit erfassen", über welchen Sie Ihre Zeiten eintragen können. Im Formular hingegen können Sie in der Maske im oberen Bereich Angaben zu Ihren Zeiten eintragen.
Grundlegend geben Sie ein Datum, die Von- und Bis-Zeit, das Projekt auf das Sie gearbeitet haben, sowie den jeweiligen Vorgang und Tätigkeit an.
Außerdem können Sie einen Arbeitsort angeben und eine Bemerkung hinzufügen.
Reisen erfassen:
Um eine Reise zu erfassen wählen Sie die Tätigkeit „re (reisen)“ oder klicken auf den Text „reisen“ oberhalb der Liste zur Tätigkeitsauswahl.
Dadurch erweitert sich die Eingabemaske um Felder zur Eingabe aller die Reise betreffenden Daten.
Zur korrekten Berechnung von Verpflegungsmehraufwendungen (VMA) müssen Sie bei Arbeiten vor Ort bei der der Erfassung von Zeiten immer den Arbeitsort passend setzen, z. B. „- erste Tätigkeitsstätte -“).
Belege:
In diesem Menüpunkt erfassen Sie Belege wie Taxiquittungen, Bahntickets und Hotelrechnungen mit allen relevanten Daten, und ordnen diese einem Projekt zu. Optional können Sie auch den Originalbeleg als eingescanntes Bild an den Beleg anhängen. Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrem Arbeitgeber, welche Belege Sie erfassen müssen.
Informationen zur Erfassung von Belegen finden Sie in diesem YouTube-Video.
Fehlzeiten & Termine:
Hier sehen Sie Ihren Terminkalender. Je nach Freigaben können Sie zusätzlich Kalender von Kollegen einblenden lassen.
Außerdem erhalten Sie hier einen Überblick über Ihren Jahresurlaub und den Status von beantragten Fehlzeiten, wie Urlaub, sofern Ihr Arbeitgeber das entsprechende Modul freigeschalten hat.
An dieser Stelle können Sie auch Ihre Urlaube und andere Fehlzeiten erfassen und beantragen. Wie dies geht, sehen Sie in unserem YouTube-Video.
Auswertungen:
In diesem Menüpunkt finden Sie alle Auswertungen zu Ihren eigenen Daten und - je nach vergebener Rechte - zu übergeordneten Kategorien, wie Projekten und Kunden.
Sie können detaillierte Übersichten unter anderem zu Ihren Projektzeiten, Fehlzeitenübersichten und Auszahlungsdokumentationen erhalten. Zudem finden Sie hier Zeitnachweise, die vor allem zur Vorlage bei Kunden geeignet sind.
Dashboard:
Das Dashboard gibt Ihnen einen schnellen Überblick über Ihre Projektzeiten, Überstunden und Jahresurlauben. Je nach vom Arbeitgeber gebuchtem Funktionsumfang und vergebener Rechte, finden Sie hier weitere Kacheln beispielsweise zu Ihren Tickets, Angeboten und Fehlzeitenanträgen.
Das Dashboard gibt lediglich einen schnellen Überblick, für tiefgreifendere Informationen gehen Sie bitte zum Menüpunkt Auswertungen oder nutzen die Weiterleitungsoption rechts oben bei einigen der Kacheln.