Unter Projekt > [Projektname] > Abrechnungseinstellungen, können Sie steuern, wie Ihr Projekt abgerechnet werden soll.

Wenn das Projekt inkl. aller Vorgänge pauschal abgerechnet wird, gelten die hier vorgenommenen Einstellungen aus dem Bereich „Allgemein“ und „für Stundensatz-Vorgänge“ für die Auswertung Projektzeitnachweis für das Projekt.

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Die im Untermenüpunkt Format vorgenommenen Einstellungen gelten für die Projektauswertungen Projektzeitnachweis, Projektumsatz und Kundenumsatz.

Im Folgenden gehen wir Schritt für Schritt die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten für das Format durch.

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Hier steuern Sie das Aussehen und den Inhalt von Projektzeitnachweis, Projektumsatz (bzw. Kundenumsatz) für das gewählte Projekt.

Wenn Sie das Modul Rechnungsstellung einsetzen, wird auch das Format des Rechnungsanhangs hier festgelegt.

Sie können unter Detaillierter Nachweis jeweils eigene Einstellungen für den Projektumsatz, für den Projektzeitnachweis und ggf. für den Rechnungsanhang angeben.

Unter Arbeitszeit nach Stunden geben Sie weitere Formateinstellungen für Vorgänge an, die im Aufwand nach Stundensatz abgerechnet werden.

Unter Arbeitszeit nach Tagessatzanteilen geben Sie weitere Formateinstellungen für Vorgänge an, die im Aufwand nach Tagessatz abgerechnet werden.

Sie können angeben, ob bei Verpflegungsmehraufwendungen, Kilometergeld und Belegen die Bemerkungen und oder die Vorgänge angezeigt werden sollen oder nicht.

Mit Format ändern können Sie die Formateinstellungen des Projekts ändern.

Abhängig von der eingesetzten ZEP-Variante werden folgende ZEP-Auswertungen in der Sprache des Projekts dargestellt:

Zur Spracheinstellung gehört auch die sprachtypische Formatierung von Datum und Uhrzeit und Dezimalzahlen.

Wenn Sie für das Projekt als Sprache "-Standard-" einstellen, dann gilt Ihre ZEP-Standard-Sprache, die unter Administration > Meine Firma > Einstellungen eingestellt wurde.

Hier können Sie je Auswertung einstellen, wie Mitarbeiter, Arbeitszeiten, Reisekosten und Belege dargestellt werden sollen.

Die Angaben für den Projektzeitnachweis beziehen sich auch auf Projekte bzw. Vorgänge, die pauschal abgerechnet werden.

Im Dropdown-Menü zu Mitarbeiter, Arbeitszeiten, Reisekosten und Belege haben Sie verschiedene Auswahlmöglichkeiten. Hier eine kurze Erläuterung dazu:

Hier geben Sie das Abrechnungsformat für Vorgänge an, die im Aufwand nach Stundensatz abgerechnet werden:

Sie können folgende Einstellung für die Zwischensumme wählen:

Summe der fakturierbaren Reisezeiten in der Zusammenfassung extra ausgeben: Ja/Nein

Bei Einstellung "Ja", wird die Summe der fakturierbaren Reisezeiten in einer eigenen Zeile ("davon Reisezeit") aufgeführt.

​Vorgänge anzeigen: Ja/Nein
Diese Einstellung bezieht sich nur auf die Anzeige des Vorgangs als Tabellenspalte. Vorgänge werden immer angezeigt, wenn das Projekt die Einstellung "Vorgänge einzeln abrechnen" hat und sie werden auch immer angezeigt, wenn in den Abrechnungseinstellungen > Format die Option "mit Zwischensummen nach Vorgang" angegeben ist.

​Tätigkeiten anzeigen: Ja/Nein
Bei Einstellung "Ja", werden in der Spalte Tätigkeiten die jeweilige erfassten Tätigkeiten angezeigt. Bei Einstellung "Nein", wird die komplette Spalte ausgeblendet.

​Bemerkungen anzeigen: Ja/Nein
Bei Einstellung "Ja", werden die Bemerkungen der Zeitbuchungen in der Tabelle aufgeführt.

​Orte anzeigen: Ja/Nein
Bei Einstellung "Ja", werden die Orte der Zeitbuchungen in der Tabelle aufgeführt.

​Tickets: Ja/Nein (nur mit Modul Ticketsystem)
Bei Einstellung "Ja", werden die Tickets, auf die Zeiten erfasst worden sind, in der Tabelle aufgeführt.

Hier geben Sie das Abrechnungsformat für Vorgänge an, die im Aufwand nach Tagessatz abgerechnet werden:

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Wenn weder die Preistabellen des Kunden, noch die Basispreistabellen gelten sollen, dann legen Sie hier eine Projektpreistabelle an. Wenn während der Projektlaufzeit mit dem Kunden neue Preise ausgehandelt werden, können Sie mit "Neue Projektpreistabelle anlegen" eine neue Preistabelle mit entsprechendem Gültigkeitsbeginn und Bemerkung anlegen.

Sie können neben den Tages- & Stundensätzen auch spezielle Stundensätze für Tätigkeiten je Preisgruppe hinterlegen, sowie Preisfaktoren für spezielle Zeiten angeben.
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Wenn ein Projekt keine eigenen Preistabellen hat, dann gilt für Abrechnungen und Auswertungen zum Projekt die Kundenpreistabelle. Falls es auch keine Kundenpreistabelle gibt, dann gilt die Basispreistabelle des Unternehmens.

D.h. wenn Sie eine Projektpreistabelle anlegen, dann erwartet das System für die gesamte Projektlaufzeit gültige Projektpreistabelle(n). Eine Mischung aus Preistabellen unterschiedlichen Ursprungs, etwa "für das Projekt gilt seit Januar die Basispreistabelle, ab Juni (Spalte Gültig ab) hat es dann eine eigene Projektpreistabelle" funktioniert nicht!

Jede Preistabelle besteht aus vier Teilen:

Preisfaktoren sind zeitabhängige Faktoren, die an eine Preistabelle gekoppelt werden können. Wenn z.B. für Nacht- und Wochenendarbeit ein spezieller Stundensatz definiert werden soll, rufen Sie die entsprechende Preistabelle(n) (Basispreistabelle, Projekt- und/oder Kundenpreistabelle) auf und klicken Sie auf den Link Preisfaktoren hinzufügen und tragen die entsprechenden Faktoren ein. Zusätzlich können Sie auch spezielle Preisfaktoren für weitere Tätigkeiten hinzufügen.

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Wenn Sie bei einem Projekt alle Preisgruppen verwenden möchten die Sie in den Stammdaten hinterlegt haben, brauchen Sie nichts weiter zu tun.

ZEP informiert Sie in dem blauen Feld, welche Preisgruppen (Standard- bzw. Kundenpreisgruppen) in den Preistabellen und für die Mitarbeiterzuordnung zur Verfügung stehen.

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Sie können die Liste der Projektpreisgruppen begrenzen:

Klicken Sie auf den Link "Projektpreisgruppen Zuordnung ändern", aktivieren Sie anschließend die gewünschten Preisgruppen aus der Liste durch Anhaken der Checkbox und klicken Sie auf "Zuordnen".

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Geben Sie an, ob auf dieses Projekt Belege erfasst werden dürfen. Zusätzlich können Sie einstellen, ob auch Belege auf das Projekt (also ohne Vorgangszuordnung) erfasst werden dürfen.

Wenn die Einstellung: "Belegerfassung möglich: Ja" gewählt ist, können Sie weitere Spezifikationen zur Fakturierung der Belege einstellen.
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Auf jedes Projekt können die Mitarbeiter über den Menüpunkt Belege Belege erfassen (sofern unter Belegeinstellungen des Projekts angegeben ist, dass "Belegerfassung möglich" ist). Der (interne) Betrag eines Belegs wird den internen Kosten des Projekts zugerechnet. Der externe (zu fakturierende) Betrag wird dem Kunden auf der Projektabrechnung in Rechnung gestellt.

Wenn Sie bereits hier bei der Planung des Projektes wissen, dass Sie z.B. Belege dieses Projektes nie an den Kunden weiterverrechnen werden, können Sie das hier angeben und damit dem Mitarbeiter, der später die Belege erfasst, die Arbeit erleichtern.

Folgende Allgemeine Einstellungen zu Belegen sind hier möglich:

Zusätzlich können Sie "speziell zu behandelnde Belegarten" festlegen, d.h. Sie können für einzelne Belegarten jeweils individuell die Abrechnung bzw. Fakturierung definieren. Hier können Sie auch mittels Massenoperationen schnell Änderungen durchführen.

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Zu jedem Projekt können verschiedene Einstellung zur Behandlung von Reisen, Reisekosten und Verpflegungsmehraufwendungen vorgenommen werden.

Damit steuern Sie das Aussehen und den Inhalt der Abrechnung, die Sie unter Projektauswertungen > Projektabrechnung oder Projektauswertungen > Kundenabrechnung aufrufen werden.

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Geben Sie an, ob auf das Projekt gebuchtes Kilometergeld an den Kunden weiterverrechnet werden soll. Wenn ja, dann werden Kilometergelder im Projektumsatz enthalten sein und werden auch in den Auswertungen als externe Kosten berücksichtigt.

Sie können angeben, ob alle auf das Projekt gebuchten Kilometer abgerechnet werden sollen, oder nur die Kilometer, die zu einer fakturierbaren Arbeitszeit gehören.

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Wenn für das Projekt Kilometergeld abgerechnet werden soll und Sie haben mit dem Kunden eine spezielle Kilometerpauschale vereinbart, geben Sie diese Kilometerpauschale als Betrag je gefahrenem Kilometer in der Projektwährung an.

Wenn das Projekt Kilometergeld abrechnen soll, aber keine spezielle Kilometerpauschale angegeben ist, wird die interne Kilometer- und Mitfahrerpauschale weiterverrechnet. (siehe Stammdaten > Fahrzeuge).

Indem Sie hier einen Betrag eintragen, geben Sie an, dass die Projektabrechnung Anreisepauschalen enthalten soll. Sobald Sie einen Betrag eingegeben und gespeichert haben, können Sie zusätzlich Orte mit abweichendem Betrag für die Anreisepauschalen eingeben. Es gilt die Projektwährung.

Eine Anreisepauschale entsteht nur, wenn Projektzeiten mit der Angabe eines Arbeitsortes (nicht Standard und nicht Heimarbeitsort) und mit der Angabe "Ort projektrelevant" gebucht werden. Sie können einstellen, ob dies nur für fakturierbare oder für alle Arbeitszeiten gelten soll.

Wenn Sie für mehrere Projekte des gleichen Kunden an einem Tag reisen, gibt es mehrere Möglichkeiten, wie die Anreisepauschalen auf die beteiligten Projekte verteilt werden können. Das stellen Sie bitte beim Kunden unter Abrechnungseinstellungen > Reiseeinstellungen ein.

Sie entscheiden sich für dieses Projekt für eine der beiden Varianten:

Sie haben die Möglichkeit einen Ort mit abweichendem Betrag für die Anreisepauschale anzugeben. Klicken Sie auf "Ort mit abweichendem Betrag für die Anreisepauschale hinzufügen", wählen Sie einen Ort aus (Liste der Orte stammt aus Administration > Reisen > Orte bzw. aus Projektorte) und geben Sie den entsprechenden abweichenden Betrag ein.

Unter folgenden Voraussetzungen wird eine Anreisepauschale je Mitarbeiter und Reise über nicht bebuchte Zwischentage (z.B. Samstag und Sonntag) hinweg berechnet:

Wenn Sie möchten, dass trotz 4 Tage Unterbrechung die Reise nicht unterbrochen sein soll, buchen Sie eine Weiterreise (diese kann auch Dauer 0 haben) auf einen ansonsten unbebuchten Tag, so dass doch wieder maximal 3 unbebuchte Tage dazwischen liegen.​

Betrag in der Projektwährung. Abgerechnet wird nach den gleichen Regeln wie bei den internen Verpflegungsmehraufwendungen. Entscheidend für eine Abrechnung ist bei der Projektzeiterfassung die Angabe eines Arbeitsortes (nicht Standard) und die Angabe "Ort projektrelevant".

Wenn das Projekt Tagespauschalen und Abzüge abrechnen soll, aber keine speziellen Tagespauschalen und Abzüge angegeben sind, werden die internen Tagespauschalen und Abzüge des jeweiligen Ortes weiter verrechnet (siehe Stammdaten/Orte).

Alle Angaben zu Verpflegungsmehraufwendungen sind nur wirksam bei Projekt-Abrechnungsart "im Aufwand", so wie für Vorgänge mit Abrechnungsart "wie Projekt" in einem Projekt mit Abrechnungsart "im Aufwand".

Wenn Sie an einem Tag für mehr als ein Projekt mit "Ort projektrelevant" außer Haus gebucht haben, dann werden die dadurch entstandenen Verpflegungsmehraufwendungen entsprechend den Einstellungen unter Administration > Reisen > Verpflegungsmehraufwendungen auf die beteiligten Projekte verteilt (Projektanteil).

Wo sehe ich die berechneten Verpflegungsmehraufwendungen?

Verpflegungsmehraufwendungen werden bei der Kostenabrechnung des Mitarbeiters ausgewiesen und werden als interne Projektkosten in den Ertragsauswertungen berücksichtigt.

Sie haben außerdem die Möglichkeit, Verpflegungsmehraufwendungen einem Projekt weiterzuverrechnen. Das können Sie je Projekt einstellen.

Der ermittelte Betrag wird dann in der Projektabrechnung und in den Ertragsauswertungen berücksichtigt.

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Wann entstehen Verpflegungsmehraufwendungen?

Verpflegungsmehraufwendungen entstehen, wenn ein Mitarbeiter Projektzeiten an einem Arbeitsort, der nicht der "erste Tätigkeitsstätte"-Arbeitsort ist, bucht. ZEP ermittelt die Zeit, die der Mitarbeiter unterwegs war, inkl. Pausen.

Am besten geht das, wenn der Mitarbeiter jede Reise mit einer "hin"-Buchung beginnt und mit einer "rück"-Buchung abschließt. (Wenn Sie die Anweisung haben, dass die eigentliche Reisezeit keine Arbeitszeit ist, kann die hin- und Rückreise auch nur zu einem Zeitpunkt, also mit der Dauer "0" gebucht werden, so dass damit lediglich der Beginn und das Ende der Reise eindeutig gesetzt sind)

Woher kommen die Zahlen für die Berechnung der VMA?

In den "Stammdaten Orte" werden die landesspezifischen Parameter je Ort angegeben.

Zu einer Abwesenheit eines Mitarbeiters pro Kalendertag werden die Verpflegungsmehraufwendungen aus der Dauer der Abwesenheit und den Parametern des Arbeitsortes ermittelt.

Wochenende:

Unter folgenden Voraussetzungen werden für nicht bebuchte Zwischentage (z.B. Samstag und Sonntag) Verpflegungsmehraufwendungen berechnet:

Fall: Verpflegungsmehraufwand für Wochenende abrechnen

Damit wird in ZEP berücksichtigt, dass ein Mitarbeiter steuerfreie Verpflegungsmehraufwendungen erhalten kann, wenn er über das Wochenende an seinem auswärtigen Arbeitsort bleibt, auch wenn er an den Wochenend-Tagen nicht gearbeitet hat.

Wenn die Freitags- und Montags-Arbeit auf ein Projekt gebucht ist, das laut Projektplanung die Verpflegungsmehraufwendungen an den Kunden weiterverrechnet, dann werden selbstverständlich auch diese Wochenend-Verpflegungsmehraufwendungen in der Projektabrechnung berücksichtigt.

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Fall: Wochenende ohne Verpflegungsmehraufwand abrechnen

Um zu verhindern, dass für das Wochenende Verpflegungsmehraufwendungen angerechnet werden, buchen Sie am Freitag eine Rückreise. (Beispiel: ein Mitarbeiter könnte übers Wochenende auch wieder zurückreisen, möchte aber das Wochenende privat an dem auswärtigem Arbeitsort bleiben, dementsprechend soll er für diese Zeit auch keine Verpflegungsmehraufwendungen erhalten, dann bucht er am Freitag eine "Rückreise" mit der Zeit "0" und am Montag dann wieder eine "Hinreise" mit der Zeit "0". Für dieses Wochenende werden dem Mitarbeiter dann auch keine Verpflegungsmehraufwendungen angerechnet.)

Fall: Reise über mehrere Orte

Wenn eine Reise über mehrere Orte führte, ist der zuletzt besuchte Ort eines Kalendertages für die Berechnung der Verpflegungsmehraufwendungen entscheidend. Ausnahme: Wenn Sie am gleichen Tag sowohl Auslands- als auch Inlands-Orte besucht haben, ist der letzte Auslandsort entscheidend. ZEP erkennt Inlandsorte daran, dass das Wort "Inland" in der Ortsbezeichnung enthält.
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Fall: zwei getrennte Reisen an einem Kalendertag

Auch bei zwei Reisen am gleichen Tag müssen die Abwesenheitszeiten in Summe für diesen Kalendertag betrachtet werden. Auch hier gilt der zuletzt besuchte Ort, ggf. der zuletzt besuchte Auslandsort.
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Fall: Reisen über Mitternacht

Sie erfassen immer bezogen auf den Kalendertag, d.h. eine Reise über Mitternacht hinweg wird in zwei Teilen eingegeben. Beim ersten Teil „bis 24 Uhr“ muss der bis dahin erreichte Ort angegeben werden (egal ob Flug oder Bahn oder Auto). Beim zweiten Teil (Folgetag ab 0 Uhr) wird der Zielort angegeben.

Achten Sie darauf, dass die Reise insgesamt mit genau einer Hinreise beginnt und genau einer Rückreise endet. Die Reisezeiten dazwischen müssen Weiterreisen sein.

Mitternachtsregel:

Die Mitternachtsregel bedeutet, dass die Abwesenheiten von 2 Kalendertagen zusammengezogen werden dürfen, um ggf. Verpflegungsmehraufwendungen zu erhalten. Dieses darf jedoch nur dann erfolgen, wenn es keine Übernachtung gab. Die Mitternachtsregel wird angewendet, wenn:

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