Das Modul Projektplanung bietet Ihnen:

Pfad: Projekte > [Projektname] > Allgemein > Daten & Plan

Wenn Sie eine feste Anzahl an Planstunden für das Gesamtprojekt eingeben möchten, tragen Sie diese hier ein bzw. aktivieren Sie die Checkbox "Plan Stunden fix".

Sie können auch die Anzahl Stunden je Vorgang eingeben. Wenn Sie bereits auf Vorgangsebene Planstunden vergeben haben, wird Ihnen an dieser Stelle die aggregierte (aufsummierte) Anzahl der Stunden aus den Vorgängen kursiv angezeigt. (Im Bearbeitungsfenster: mit dem Zusatz (dyn)).

Sie können hier auch sehen, ob es "Planungsdifferenzen" gibt, d.h. wenn auf den unteren Ebenen (Vorgänge) mehr Stunden geplant sind als für das Gesamtprojekt vorgegeben sind.

Pfad: Projekte > [Projektname] > Allgemein > Vorgänge > [Vorgangsname]

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Wenn Sie eine feste Anzahl an Planstunden für den Vorgang eingeben möchten, tragen Sie diese hier ein bzw. aktivieren Sie die Checkbox "Plan Stunden fix".

Wenn Sie auf einer unteren Ebene (untergeordneter Vorgang, ggf. Ticket/Teilaufgabe) planen und bereits Plan Stunden vergeben haben, wird Ihnen an dieser Stelle die aggregierte (aufsummierte) Anzahl der Stunden aus den unteren Ebenen kursiv angezeigt. (Im Bearbeitungsfenster: mit dem Zusatz (dyn)).

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Wenn Sie verhindern möchten, dass mehr Stunden gebucht werden, als Sie geplant haben, können Sie hier folgendes einstellen:

Sie können zusätzlich auch einen Überbuchungsstopp pro Tag angeben, d.h. eine Anzahl Stunden, die pro Tag nicht überschritten werden darf.

Sobald eine Zeitbuchung diese Planzahlen überschreitet, erscheint die Meldung:

"Speichern fehlgeschlagen.

Diese Zeit kann nicht gebucht werden, da dadurch die Plan Stunden des Projekts/Vorgangs überschritten würden. Der Projektleiter wurde per E-Mail informiert"

und die Zeit wird nicht gespeichert. Diese E-Mail wird an alle Projektleiter mit Budgetverantwortung versendet. Gibt es keinen Projektleiter mit Budgetverantwortung (und E-Mail-Adresse), wird die E-Mail an alle Projektleiter ohne Budgetverantwortung versendet, gibt es diese ebenfalls nicht, werden die Administratoren/Abteilungsleiter informiert.

Damit die Mitarbeiter auch wissen, wie viele Stunden sie auf ein bestimmtes Projekt bzw. Vorgang buchen dürfen, können sie bei der Projektzeiterfassung auf den i-Punkt neben dem Vorgang klicken und sich die aktuellen Plan- und Ist-Zahlen ansehen.

Wenn Sie den "Überbuchungsstopp" erst später einfügen möchten, also, wenn bereits Stunden erfasst worden sind, gibt ZEP einen Hinweis aus, wenn die Anzahl der erfassten Zeiten bereits über der Planzahl liegt: "Die Ist Stunden liegen bereits über den Plan Stunden.". Sie können diesen "Überbuchungsstopp" trotzdem setzen. Damit verhindern Sie, dass weitere Zeiten auf dieses Projekt gebucht werden können.

Geben Sie hier projektspezifisch an, ob und wann der bzw. die Projektleiter mit Budgetverantwortung benachrichtigt werden sollen, wenn ein bestimmter Prozentsatz der geplanten Stunden erreicht wird. Berücksichtigt werden je nach Einstellung nur fakturierbar gebuchte bzw. alle Stunden.

​Standardeinstellung
Es werden die Werte aus Administration > Projekt > Einstellungen verwendet
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Keine E-Mail

Spezielle Einstellung
Hier können Sie bis zu drei projektspezifische prozentuale Werte eingeben (wird nur ein Wert eingetragen, wird nur eine E-Mail versendet). Sobald eine Zeiterfassung eine dieser Marken überschreitet, erhält der bzw. die Projektleiter von ZEP eine Benachrichtigung per E-Mail, dass für das entsprechende Projekt bzw. für den Vorgang die IST-Stundenzahl den angegebenen Wert überschritten hat. Natürlich nur, wenn in der Mitarbeiterverwaltung eine E-Mail-Adresse für den Mitarbeiter angegeben ist. Wenn es keinen Projektleiter geben sollte, wird diese E-Mail an den Abteilungsleiter (mit Modul Standorte & Abteilungen) bzw. an den Administrator gesendet.

Wenn kein Projektleiter mit Budgetverantwortung und mit E-Mail-Adresse ermittelt werden kann, werden alle Projektleiter ohne Budgetverantwortung informiert. Gibt es keine Projektleiter werden ggf. alle Abteilungsleiter der Abteilung des Projekts informiert, wenn diese auch nicht ermittelt werden können (oder wenn das Modul Standorte & Abteilungen nicht lizenziert ist) werden alle Administratoren informiert.

Bei jeder Zeitbuchung wird geprüft, ob ein Prozentsatz der Planstunden auf Vorgangs- oder Projektebene erreicht wurde, d.h. es können bei jedem eingetragenen prozentualen Wert bis zu zwei E-Mails versendet werden:

Pfad: Auswertungen > Projekte > Projektstand Plan und Projekte > [Projektname] > Auswertungen > Projektstand Plan

In der Konstellation ZEP Compact und Modul Projektplanung wertet der Projektstand nach Plan aus, wie viel der geplanten Zeit für ein Projekt seit Projektstart schon verbraucht wurden.

In der Auswertung werden alle geplanten Stunden, mit den tatsächlichen bis zu diesem Zeitpunkt angefallenen Stunden verglichen.

Tagessatzprojekte mit Angaben bei Angebotene Tagessätze haben zusätzlich Spalten zu Ist- und Plan-Tagessätzen und entsprechend Plan-Ist bzw. Ist/Plan Tagessätze.

Es werden wahlweise fakturierbare und nicht fakturierbare Zeiten oder nur fakturierbare Zeiten mit den Planstunden verglichen. Wenn Sie für das Projekt alle (also fakturierbare und nicht fakturierbare) Stunden geplant haben, wählen Sie die Einstellung "fakturierbare und nicht fakturierbare Zeiten". Haben Sie nur die fakturierbaren Stunden geplant, wählen Sie hier die Einstellung "nur fakturierbare Zeiten".

Sie können zusätzlich gliedern:

Pfad: Auswertungen > Projekte > Gesamtstatus Plan

Mit dem Gesamtstatus (Plan) können einzelne, mehrere, alle, nur interne Projekte (Projekte ohne Kunde) oder nur Kundenprojekte im Überblick angesehen werden. Wenn Sie das Zusatzmodul Standorte & Abteilungen einsetzen, können Sie eine Abteilung vorgeben.

Sie können auswerten, wie viel der geplanten Zeit für die entsprechend ausgewählten Projekte seit Projektstart schon verbraucht wurde.

Die Liste der Projekte, können Sie einschränken durch die Angabe eines Projektstatus, des Projekttyps (bei Kundenprojekten, kann weiter auf die Projekte eines spezifischen Kunden eingeschränkt werden) sowie durch die Angabe eines Zeitraums bei "Projektlaufzeit". Wählen Sie optional Schlagworte aus (falls in den Stammdaten definiert). Sie können ein oder mehrere oder alle Projekte selektieren.

Es werden wahlweise fakturierbare und nicht fakturierbare Zeiten oder nur fakturierbare Zeiten mit den Planstunden verglichen. Wenn Sie für das Projekt alle (also fakturierbare und nicht fakturierbare) Stunden geplant haben, wählen Sie die Einstellung "fakturierbare und nicht fakturierbare Zeiten". Haben Sie nur die fakturierbaren Stunden geplant, wählen Sie hier die Einstellung "nur fakturierbare Zeiten".

Weiter kann gegliedert werden:

In der Auswertung werden alle geplanten Stunden, mit den tatsächlichen bis zu diesem Zeitpunkt angefallenen Stunden verglichen.
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Sie können wählen, mit welcher Art der Ist-Stunden Sie Ihre Planzahlen vergleichen wollen:
mit den fakturierbaren Zeiten oder mit den fakturierbaren und nicht fakturierbaren Zeiten (also mit allen Stunden).

Alle ausgewählten Projekte werden in je einer Zeile mit ihren jeweiligen Planstunden (ggf. angebotenen Tagessätzen) und den entsprechenden Ist-Zahlen dargestellt. Die Kennzeichnung der Projektabrechnungsart ist dabei durch folgende Abkürzung definiert: S = Stundensatz, T = Tagessatz. Zusätzlich werden interne Projekte (Projekte ohne Kunde) mit einem i gekennzeichnet.

Die Ergebnistabelle ist konfigurierbar, Sie können sich die gewünschten Spalten über Konfiguration Tabellenspalten für die Ansicht in HTML und den Export für Excel/CSV ein- und ausblenden.