Überblick
Den Menüpunkt Auswertungen > Kunden hat neben dem Administrator auch jeder Mitarbeiter mit dem Recht Controller bzw. „User mit Zusatzrechten“ oder ein Abteilungsleiter (mit dem Modul Standorte & Abteilungen) zur Auswahl.
Hier haben Sie die Möglichkeit, Kunden-Ansprechpartner nach bestimmten Filterkriterien in einer Tabelle auszugeben und als CSV zu exportieren. Sie können die Kunden-Ansprechpartner nach Kategorie filtern, wenn unter Administration > Kunden > Ansprechpartner Kategorien für die Kunden-Ansprechpartner definiert sind.
In der Tabelle werden entsprechend der Filterkriterien die Kundenansprechpartner (Anrede, Titel, Vor- und Nachname) mit Kundennummer und Kundenname, sowie der primären Adresse des Kunden aufgelistet. Diese Tabelle kann auch als CSV-Datei exportiert werden.
Kundenauswertungen - Allgemein
Kunden-Ansprechpartner
Hier haben Sie die Möglichkeit, Kunden-Ansprechpartner nach bestimmten Filterkriterien in einer Tabelle auszugeben und als Excel oder CSV zu exportieren. Sie können die Kunden-Ansprechpartner nach Kategorie filtern, wenn Sie unter dem Menüpunkt Administration > Kunden > Ansprechpartner Kategorien für Ihre Kunden-Ansprechpartner definiert haben.
Kundenverantwortliche
Liste der Kundenverantwortlichen nach bestimmten Filterkriterien in einer Tabelle. Sie können die Liste als Excel oder CSV exportieren.
Berechtigungen für Kundenzugang (nur mit Modul Ticketsystem)
Überblick über die Ticketberechtigungen der Kundenansprechpartner.
Entsprechend der eingestellten Filterkriterien werden die Kundenansprechpartner mit ihren Ticketberechtigung angezeigt: Projekt/Vorgang und die weiteren Berechtigungen.
Die Tabelle ist konfigurierbar.
Kundenauswertungen - Umsatzprognose
Pfad: Auswertungen > Kunden > Projektstand & Ertrag > Umsatzprognose
Umsatzprognose
Mit der Umsatzprognose wird auf Basis der bei den Rechnungspositionen angegebenen Wiederholung und geplanten bzw. abgerechneten Beträgen, sowie den noch fehlenden Rechnungspositionen, der Umsatz für die nächsten Monate, Jahre oder einen beliebigen Zeitraum prognostiziert. Alternativ können Sie diese Auswertung auch für einen vergangenen Zeitraum aufrufen und den Umsatz bzw. die Umsatzentwicklung nachverfolgen. Wählen Sie die Skalierung der Auswertung: Monat, Quartal oder Jahr.
Sie können optional auch nach der Branche des Kunden filtern.
Wählen Sie eine Währung aus, wenn Sie ausschließlich die Rechnungen berücksichtigen möchten, die in einer bestimmten Währung gestellt wurden.
Sie können wählen, ob alle Beträge gegebenenfalls in Euro umgerechnet werden sollen.
Sie haben die Möglichkeit, die Rechnungspositionen nach Status einzuschränken. Außerdem geben Sie an, ob der Betrag für die noch nicht abgerechneten Rechnungspositionen „Vom geplanten Betrag“ übernommen werden soll oder ob der Betrag „Aus den aktuell gebuchten Zeiten und Belegen“ berechnet werden soll.
Sie können optional wählen, wie die Rechnungspositionen/Rechnungen zeitlich einsortiert werden sollen: nach dem geplanten Rechnungsdatum oder nach dem tatsächlichen Rechnungsdatum. Optional können Sie zusätzlich auch das Zahlungsziel berücksichtigen.
Optional können Sie sich die Prognose kumuliert anzeigen lassen bzw. Grafik Details anzeigen.
Welche Zahlen kommen wie zustande?
Geplante und freigegebene Rechnungspositionen (mit geplanten Rechnungsdatum):
Der Betrag wird vom geplanten Betrag übernommen oder
Der Betrag wird aus dem aktuellem Aufwand berechnet (je nach Ihrer Einstellung)
Festpreispositionen werden mit dem geplanten Betrag berechnet
Abgerechnete (inkl. stornierte) Rechnungspositionen:
Werden mit dem echtem Betrag aufgeführt
Fehlende Aufwandspositionen:
Betrag wird immer nach dem aktuellem Aufwand berechnet
Zuschlagspositionen(%):
werden immer mit dem Planbetrag angezeigt
Kunden: Gesamtstatus Ertrag
Pfad: Auswertungen > Kunden > Projektstand & Ertrag > Gesamtstatus Ertrag
Der Gesamtstatus (Ertrag) liefert einen Überblick der entstandenen Kosten: interne Kosten zu fakturierbaren Kosten und die sich daraus ergebenen Erträge bzw. die Rentabilität. In einem frei definierbaren Zeitrahmen können alle Kundenprojekte oder nur Projekte bestimmter Kunden angezeigt werden, bei Einsatz des Abteilungsmoduls kann die Abteilung vorgegeben werden.
Stellen Sie die gewünschten Auswahlkriterien ein. In Abhängigkeit davon wird die Liste der Projekte angeboten. Alle ausgewählten Projekte werden in je einer Zeile mit ihren jeweiligen internen und externen Kosten dargestellt.
Nach Währung filtern
Wenn Sie ausschließlich die Projekte berücksichtigen möchten, die in einer bestimmten Währung gestellt wurden, geben Sie diese Währung hier an.
Alle Beträge umrechnen
Wenn Sie "Alle Beträge in EUR umrechnen" ankreuzen, werden alle Beträge in die Basiswährung EUR umgerechnet.
Wenn Sie "Alle Beträge in EUR umrechnen" nicht ankreuzen, werden alle Beträge, auch die internen Kosten, in die jeweilige Projektwährung umgerechnet.
Als Datum für den Umrechnungskurs gilt immer:
Für internes Arbeitsentgelt, km-Geld, VMA: das Datum der Projektzeit
Für Belege: das Belegdatum
Für Planbeträge (auch wenn der Planbetrag als pauschaler zu fakturierender Betrag genommen wird): das Startdatum des Projekts
Die Umrechnungskurse inkl. Gültigkeitsdatum erfassen Sie als Administrator unter Administration > Preise & Belege > Wechselkurse.
Es werden jeweils das interne und fakturierbare Entgelt, die sonstigen internen und fakturierbaren Kosten, die internen und fakturierbaren Gesamtkosten, sowie der daraus resultierende Ertrag und Rentabilität aufgeführt.
Sie können zusätzlich gliedern:
nach Vorgang:
Darstellung der internen/externen Kosten, Gewinn und Ertrag je Vorgang. Bitte beachten Sie, die Planzahl eines Vorgangs wird nur dann verwendet, wenn die Vorgangslaufzeit (Start--Ende-Datum des Vorgangs ganz oder teilweise im Auswertungszeitraum ist.)
nach Abteilung (nur mit Modul Standorte & Abteilungen):
Darstellung der internen/externen Kosten, Gewinn und Ertrag je Abteilung.
nach Mitarbeiter:
Darstellung der internen/externen Kosten, Gewinn und Ertrag je Mitarbeiter.
Die externen Kosten für Arbeitsentgelt ergeben sich aus den Projekt-Preistabellen je Zeitraum. Wenn das Projekt keine eigenen Preistabellen hat, gelten die Kundenpreistabellen. Wenn auch der Kunde des Projektes keine eigenen Preistabellen hat, gelten die Basispreistabellen. Die internen Kosten für das Arbeitsentgelt ergeben sich aus dem internen Stundensatz, der in der Mitarbeiterverwaltung je Mitarbeiter hinterlegt ist.
Kann der fakturierbare Betrag nicht aus Aufwandsvorgängen ermittelt werden, werden stattdessen die Plan-Beträge der Pauschalvorgänge eingesetzt und ggf. nach oben bis zum Projekt aufsummiert. Bitte beachten Sie: in diesem Fall werden die Plan-Zahlen von Gruppierungs-Vorgängen nicht beachtet, sondern nur die Plan-Zahlen der pauschalen untergeordneten Vorgänge. (Plan-Zahlen bei Gruppierungs-Vorgängen werden nur als echte Plan-Zahlen verwendet, sie werden nicht als Ersatz für einen fakturierbaren Betrag eingesetzt.)
Kunden: Gesamtstatus Abrechnung
mit Modul Rechnungsstellung.
Pfad: Auswertungen > Kunden > Projektstand & Ertrag > Gesamtstatus Abrechnung
Unter Gesamtstatus Abrechnung können Sie eine Auswertung der abgerechneten Leistungen in einem Zeitraum aufrufen.
Mit dem Gesamtstatus Abrechnung können entweder alle Kundenprojekte oder alle Projekte der Kunden einer bzw. mehrerer Kundenkategorien bzw. die Projekte eines Kunden im Überblick angesehen werden. Wenn Sie das Zusatzmodul Standorte & Abteilungen einsetzen, können Sie eine Abteilung vorgeben. Es wird ausgewertet, welche Zeiten und Kosten für die entsprechend ausgewählten Projekte im Auswertungszeitraum schon abgerechnet wurde. Optional können diese Zahlen mit den Planzahlen des Gesamtprojekts und ein Plan-Ist Vergleich angezeigt werden.
Die Liste der Projekte kann eingeschränkt werden durch die Angabe eines Status, des Projekttyps (bei Kundenprojekten, kann weiter auf die Projekte eines spezifischen Kunden eingeschränkt werden) sowie durch die Angabe von Monat und Jahr bei "Projektlaufzeit (bis heute)" d.h. es werden nur die Projekte angezeigt, die seit diesem Zeitpunkt laufen, keine älteren Projekte. Zusätzlich können Sie weiter nach Kategorien bzw. Schlagworten einschränken. Sie können ein oder mehrere oder alle Projekte selektieren.
Optional können Sie angeben
ob die Auswertung nach Vorgängen gegliedert werden soll (nur wirksam bei Projekten, deren Vorgänge einzeln abgerechnet werden).
ob die Auswertung zusätzlich fakturierbare Reisestunden anzeigen soll.
ob die Auswertung zusätzlich interne Kosten ausweisen soll.
ob die Planzahlen des Gesamtprojekts und Plan-Ist-Vergleich angezeigt werden sollen. In der Auswertung werden dann alle geplanten Stunden (ggf. Tagessätzen) und Kosten mit Faktura sowie den tatsächlichen im Auswertungszeitraum angefallenen Stunden und Kosten verglichen.
Die Ergebnistabelle können Sie durch die Konfiguration der Tabellenspalten beeinflussen.
Unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie die gewünschten Tabellenspalten für die Anzeige in HTML (im Browser) und für den Export als Excel/CSV auswählen. Legen Sie die Reihenfolge individuell fest, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol klicken und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle schieben.
Sie können die Tabelle im Format Excel oder CSV exportieren.
Rechnungspositionen im Auswertungszeitraum bedeutet:
berücksichtigt werden alle Rechnungspositionen, deren Leistungszeitraum ganz oder teilweise im Auswertungszeitraum liegt, auch solche, deren Laufzeit mitten im Auswertungszeitraum beginnt, aber erst später als der Auswertungszeitraum endet. Berücksichtigt werden auch solche, deren Laufzeit vor dem Auswertungszeitraum beginnt, aber mitten im Auswertungszeitraum endet.
Wenn Sie die Auswertung für einen Zeitraum aufrufen, werden die Werte wie folgt berechnet:
Fakturierbare Stunden
Plan: Gesamtplanzahl des Projekts (nur mit der Option: Planzahlen des Gesamtprojekts und Plan-Ist-Vergleich anzeigen)
Ist: fakturierbare /Ist Stunden im Auswertungszeitraum
Rest: Plan - Ist (nur mit der Option: Planzahlen des Gesamtprojekts und Plan-Ist-Vergleich anzeigen)
Ist / Plan: Verhältnis Ist / Plan (nur mit der Option: Planzahlen des Gesamtprojekts und Plan-Ist-Vergleich anzeigen)
Fakturierbare Tagessätze
Plan: Anzahl Angebotene Tagessätze des Projekts (nur mit der Option: Planzahlen des Gesamtprojekts und Plan-Ist-Vergleich anzeigen)
Ist: Ist Tagessätze (berechnet über tatsächlich gebuchte fakturierbare Stunden im Auswertungszeitraum und der entsprechend gültigen Tagessatzdefinition)
Rest: Plan - Ist (nur mit der Option: Planzahlen des Gesamtprojekts und Plan-Ist-Vergleich anzeigen)
Ist / Plan: Verhältnis Ist / Plan (nur mit der Option: Planzahlen des Gesamtprojekts und Plan-Ist-Vergleich anzeigen)
Umsatz
Plan: Gesamt Plan Arbeitsentgelt + Belege + km-Geld + VMA/Anreisepauschalen des Projekts (nur mit der Option: Planzahlen des Gesamtprojekts und Plan-Ist-Vergleich anzeigen)
Ist: Summe aus den 4 Faktura-Spalten (Abgerechnet, Geplant, Freigegeben und Fehlend) im Auswertungszeitraum
Rest: Plan - Ist (nur mit der Option: Planzahlen des Gesamtprojekts und Plan-Ist-Vergleich anzeigen)
Ist / Plan: Verhältnis Ist / Plan (nur mit der Option: Planzahlen des Gesamtprojekts und Plan-Ist-Vergleich anzeigen)
Faktura netto
Fehlend: fehlende Aufwendungen im Auswertungszeitraum
Geplant: alle geplanten Rechnungspositionen im Auswertungszeitraum.
Freigegeben: alle freigegebene Rechnungspositionen im Auswertungszeitraum.
Abgerechnet: abgerechnete Rechnungspositionen im Auswertungszeitraum.
Plan - Abgerechnet: Umsatz Plan - Faktura Abgerechnet
Abgerechnet / Plan: Verhältnis Faktura Abgerechnet / Umsatz Plan
Mit der Option Interne Kosten anzeigen:
Arbeitsentgelt intern: Alle gebuchten Stunden im Auswertungszeitraum multipliziert mit dem internen Stundensatz des Mitarbeiters
Sonstige Kosten: Alle internen Kosten (außer Arbeitsentgelt) im Auswertungszeitraum
Gesamtkosten: Endbetrag der internen Kosten
Ertrag: Faktura Abgerechnet - Gesamtkosten
Mit der Option Zahlungseingang anzeigen: Zahlungseingang brutto
Betrag erhalten: Betrag der eingetragenen Zahlungen
Minderung: Betrag der eingetragenen Minderungen
Noch offen: noch offener brutto Betrag
zusätzliche Spalte bei interne Kosten: Betrag erhalten netto - Gesamtkosten
Es werden die Rechnungspositionen bzgl. dem Auswertungszeitraum betrachtet, wenn eine Rechnungsposition ganz oder teilweise in diesen Zeitraum liegt, wird auch ein evtl. eingetragener Zahlungseingang berücksichtigt. Das Datum der Rechnung und das Datum des Zahlungseingang werden nicht berücksichtigt! Zahlungseingang bezieht sich immer auf ganze Rechnungen, auch wenn nur ein Teil der Rechnungspositionen der Rechnung aufgrund ihres Leistungszeitraums in der Auswertung bei "Abgerechnet" etc. berücksichtigt werden.