Den Menüpunkt Kunden hat neben dem Administrator auch jeder Mitarbeiter mit dem Recht Controller bzw. „User mit Zusatzrechten“ oder ein Abteilungsleiter (mit dem Modul Standorte & Abteilungen) zur Auswahl.
Neue Kunden anlegen und Kunden bearbeiten kann ein Administrator, außerdem kann ein Abteilungsleiter Kunden für seine Abteilung(en) anlegen und bearbeiten.
Kundenverwaltung
Suchkriterien für die Anzeige von Kunden in der Kundentabelle. Immer nach Verändern der Filterkriterien lösen Sie den Aufbau der neuen Kundenliste aus, indem Sie auf Ausführen klicken.
Beschränken Sie die Projekte auf eine bestimmte Abteilung (nur bei Einsatz des Moduls Standorte & Abteilungen möglich).
Beschränken Sie die Kunden auf eine bestimmte Kategorie. Sie können auch mehr als eine Kategorie angeben und optional die UND bzw. ODER Verknüpfung aktivieren
Beschränken Sie die Kunden auf eine bestimmte Branche.
Geben Sie an, ob auch inaktive Kunden angezeigt werden sollen.
Geben Sie an, ob der Kundenverantwortliche angezeigt werden soll.
Sie können die Auswahl weiter einschränken, indem Sie einen Suchbegriff eingeben. Alle Kunden, die den Suchbegriff – unabhängig von Groß-/Kleinschreibung – in der Kundennummer oder im Namen enthalten, werden in die Liste aufgenommen.
Kundentabelle
Liste der Kunden, die den Suchkriterien entsprechen.
Wenn Sie auf einen der (als Link unterstrichenen) Buchstaben klicken, wird die Liste auf die Kunden eingeschränkt, die zu den gewählten Suchkriterien passen und deren Kundennummer oder Name mit diesem Buchstaben beginnen. Sie erkennen den eingestellten Buchstaben an der etwas größeren und nicht unterstrichenen Schrift in der Alphabet-Zeile. Klicken Sie auf alle, um die Einschränkung auf einen Anfangsbuchstaben aufzuheben.
Konfiguration Tabellenspalten
Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie die gewünschten Tabellenspalten für die Anzeige in HTML (im Browser) und für den Export als CSV auswählen. Legen Sie die Reihenfolge individuell fest, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol klicken und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle schieben.
Mit dem Download-Symbol können Sie die Tabelle im Format CSV exportieren (und zwar entsprechend Ihren Einstellungen unter Konfiguration>Tabellenspalten>CSV).
Sie können die Kundenliste mittels Klick auf die Spaltenüberschriften sortieren. Beim zweiten Klicken auf die Spaltenüberschrift wird in der jeweils umgekehrten Reihenfolge sortiert. Die Default-Sortierung erfolgt nach Kurzform.
Zahlen und die meisten Sonderzeichen sind vor dem A einsortiert.
Deutsche Umlaute sind nach dem Z einsortiert!
Wenn Sie auf die Kundennummer (Knr) klicken springen Sie zu dem entsprechenden Kunden.
Wenn Sie auf den Kundenverantwortlichen klicken, springen Sie ins Menü des entsprechenden Mitarbeiters
Wenn Sie auf den Namen des Ansprechpartners klicken, springen Sie zu der Ansprechpartnerauflistung des Kunden.
Neue Kunden anlegen
Klicken Sie im Menüpunkt Kunden > Verwaltung auf den Link Neuen Kunden anlegen um einen Kunden anzulegen.
Wenn Sie einen neuen Kunden anlegen, öffnet sich ein Popup, in dem Sie die allgemeinen Kundendaten eingeben können. Dieses Popup enthält alle Daten des Untermenüpunkt Daten eines ausgewählten Kunden.
Für jeden Kunden vergeben Sie eine eindeutige Kundennummer (KNr).
Legen Sie die Währung fest, in der Sie später die Preistabellen des Kunden angeben werden. Zur Auswahl stehen die Währungen, die Sie unter Administration > Preise & Belege > Wechselkurse pflegen.
Der Mehrwertsteuersatz wird für den jeweiligen Kunden hinterlegt. Voreingestellt ist der Wert, den Sie in Administration > Kunde > Einstellungen angegeben haben:
MWST = 0: Wenn als Mehrwertsteuersatz der Wert 0 für den Kunden definiert wird, erscheinen die Werte in der Auswertung Kundenumsatz und Projektumsatz ausschließlich als Nettobetrag.
MWST = x: Wenn ein Mehrwertsteuersatz, z. B. 19% eingeben wird, weisen die Auswertungen Kundenumsatz und Projektumsatz für diesen Kunden die entsprechende Mehrwertsteuer aus bzw. die Rechnungspositionen bei Einsatz des Moduls Rechnungsstellung.
Weisen Sie dem Kunden eine Branche zu, zur Auswahl stehen die Branchen, die Sie unter Administration > Kunden > Branchen pflegen.
Nur bei Einsatz des Moduls Standorte & Abteilungen: Geben Sie für jeden Kunden an, durch welche Abteilung Ihres Unternehmens er betreut wird. Abteilungsleiter dieser Abteilung mit der Rolle „User mit Zusatzrechten“ können die Kundendaten nicht nur einsehen, sondern auch ändern.
USt-IdNr.
Geben Sie den Namen des Kunden an. Dieser Name erscheint auf den Abrechnungen zu diesem Kunden, oder Projekten dieses Kunden.
Geben Sie die Adresse des Kunden an. Diese Anschrift erscheint auf den Abrechnungen zu diesem Kunden, oder Projekten dieses Kunden. Weitere Adressen können unter dem Untermenüpunkt „Adressen“ anlegen.
Machen Sie Angaben zu Telefon, Fax und Internet, sowie den Rechnungsdaten BIC und IBAN
Geben Sie optional einen Kundenverantwortlichen (ggf. mit Änderungsrechten) an.
Geben Sie optional eine Bemerkung ein.
Nachdem Sie alle Eingaben zu den Kundendaten gemacht haben, bestätigen Sie Ihre Angaben mit Speichern. Danach können Sie alle weiteren Angaben zu dem Kunden über die Auswahl des entsprechenden Untermenüpunkts machen.
Kundendaten Allgemein
Unter Kunde Allgemein sehen Sie im Untermenüpunkt Daten die allgemeinen Kundendaten, die Sie beim Anlegen angegeben haben:
Register Allgemein
KNr, Name, Namenszusatz
Branche
Abteilung (nur mit Modul Abteilungen)
Kundenverantwortlicher
ggf. Kategorien
Bemerkung
Register Kontaktdaten
Adresszeilen
Telefon/Fax
Webseite/URL
E-Mail-Adresse
Register Abrechnung
nur mit Modul Rechnungsstellung: Abrechnungsverfahren
Lieferantennummer
Bestellnummer
USt-IdNr.
GLN
Leitweg-ID
Währung
MwSt
IBAN und BIC
Sie können die KNr ändern (nur für Administratoren). Mit "Bearbeiten" können Sie die Daten zum Ändern aufrufen:
Klicken Sie auf das Stift-Symbol über der KNr.
Geben Sie die neue KNr ein und klicken Sie auf "Ausführen".
Um die Änderung zu speichern, müssen Sie auch den Dialog "Daten ändern" mit "Speichern" beenden.
Wenn Sie die KNr ändern, wird die Änderung beim Speichern sofort wirksam und ändert alle mit dem Kunden verbundenen Daten, auch in der Vergangenheit.
(nur mit Modul Rechnungsstellung): in bestehenden Rechnungen (Faktura) bleibt die alte Kundennummer erhalten. Um die neue Kundennummer in eine bestehende Rechnung zu übernehmen muss die Rechnung korrigiert und neu erstellt werden.
Kunden, für die Sie früher Projekte bearbeitet haben und die nicht mehr „aktuell“ sind, können Sie „inaktivieren“. Der Vorteil: Sie haben diesen Kunden nicht mehr in den Auswahllisten, können aber bei Bedarf wieder alle Daten zu diesem Kunden sehen, bzw. inaktive Kunden auch wieder „aktivieren“. Wenn Sie trotzdem auch "inaktive" Kunden angezeigt haben wollen, können Sie dies durch aktivieren der Checkbox "auch inaktive Kunden anzeigen" einstellen.
Kundenverantwortlicher
Weisen Sie dem Kunden optional einen Kundenverantwortlichen zu.
Wählen Sie aus der Liste aller Mitarbeiter einen Mitarbeiter aus, der für diesen Kunden verantwortlich ist. Optional können Sie dem Kundenverantwortlichen zusätzlich erlauben "Kundendaten zu ändern".
Ein Kundenverantwortlicher hat immer den Menüpunkt Kunden. Hier kann er alle Kunden, für die er als Kundenverantwortlicher eingetragen ist, aus der Tabelle auswählen. Für den gewählten Kunden hat er die Menüpunkte Allgemein mit den Unterpunkten Daten und Adressen nur dann, wenn er "Kundendaten ändern darf". Die Unterpunkte Projekte, sowie Auswertungen werden immer angezeigt.
Ein Kundenverantwortlicher darf:
alle Projekte seines Kunden sehen und auswerten (außer Gesamtstatus bzw. Projektstand Ertrag)
Rechnungspositionen für die Projekte seines Kunden anlegen und freigeben (mit Modul Rechnungsstellung)
alle Auswertungen über den Kunden ausführen (außer Gesamtstatus Ertrag)
falls er den Kunden ändern darf, so gilt das für: Daten, Adressen, Ansprechpartner
Ein Kundenverantwortlicher darf nicht:
Projekte anlegen, ändern bzw. löschen, Abrechnungseinstellungen sehen und ändern
interne Kosten sehen (Ertragsauswertung)
Unter Projekte sieht er alle Projekte, für die er als Kundenverantwortliche berechtigt ist, sowie die Projekte, die er als Projektmitarbeiter, Projektleiter oder wegen Tickets bzw. Dokumentenverwaltung hat.
Adressen
Im Untermenü Adressen können Sie für jeden Kunden mehrere Adressen hinterlegen.
In der Tabelle wird Ihnen die Standardadresse des Kunden in Fettschrift angezeigt, Sie können diese Adresse ändern, aber nicht löschen.
Wenn Sie weitere Adressen anlegen möchten, klicken Sie auf „Neuer Eintrag“ und geben hier nun die weiteren Daten ein. Nach Speichern wird die neue Adresse in der Tabelle aufgeführt.
Wenn Sie das Modul Rechnungsstellung einsetzen, können Sie zusätzlich eine der eingegebenen Adressen als "Rechnungsadresse" auswählen (Standardeinstellung: Standardadresse=Rechnungsadresse). Zusätzlich können Sie hier noch angeben, ob Sie diese "Rechnungsadresse für den Rechnungsversand über E-Mail freigeben" möchten. Tragen Sie ggf. eine E-Mail-Adresse ein.
Wählen Sie noch ein maschinenlesbares Rechnungsformat aus:
keines
ZUGFeRD
XRechnung
Swiss QR Code
Wenn Sie das Modul Rechnungsstellung oder Angebotserstellung einsetzen, können Sie zusätzlich eine Lieferadresse angeben. Diese Lieferadresse kann in Angeboten und auf Rechnungen über den dort vorhandenen Platzhalter an die gewünschte Stelle eingefügt werden.
Ansprechpartner
Im Untermenüpunkt Ansprechpartner geben Sie die Daten für die Ansprechpartner beim Kunden ein. Der erste Ansprechpartner der angelegt wird ist automatisch der primäre Ansprechpartner.
Einen neuen Ansprechpartner können Sie mit dem Link Neuen Ansprechpartner anlegen definieren.
Mit einem Klick auf den "Primären Ansprechpartner ändern" erhalten Sie die Möglichkeit einen anderen Ansprechpartner des Kunden als primären Ansprechpartner zu setzen. Es kann pro Kunde nur einen primären Ansprechpartner geben.
Ansprechpartnertabelle: Eine Liste der Ansprechpartner beim Kunden. Der primäre Ansprechpartner ist hier immer fett gedruckt.
Mit dem "Bearbeitungs-Symbol" können Sie die Daten eines Ansprechpartners ändern, mit können Sie einen Ansprechpartner löschen. Ansprechpartner können "inaktiv" gesetzt werden. Inaktive Ansprechpartner werden z.B. bei einem Projekt des Kunden nicht in der Tabelle der möglichen Ansprechpartner aufgeführt.
Klicken Sie auf den Namen des Ansprechpartners, gelangen Sie in das Menü des Kunden-Ansprechpartners, auch hier können Sie seine Daten bearbeiten. (Zurück gelangen Sie über die Verlaufsleiste mit Klick auf den Kunden.)
Folgende Angaben für einen Ansprechpartner sind möglich:
Allgemeine Daten zum Ansprechpartner wie Anrede, Titel, Name, Berufsbezeichnung, Abteilung und Kontaktdaten. Sie können mehrere E-Mailadressen je Ansprechpartner eintragen (Trennzeichen je nach Angabe unter Administration > Meine Firma > E-Mail). Sie können dem Kundenansprechpartner eine oder mehrere Kategorien zuweisen (sofern Kategorien in der Administration definiert sind). Sie können eine Ansprechpartner-Adresse wählen.
Abteilung
Wenn Sie das Modul Angebotserstellung und/oder das Modul Rechnungsstellung einsetzen:
Wenn Sie eine Abteilung eintragen, wird diese unter dem Namen des Kunden-Ansprechpartners auf Angeboten und Rechnungen in der Adresse angezeigt.
Ansprechpartner-Adresse
Wählen Sie eine Ansprechpartner-Adresse, wenn diese von der Kundenadresse abweichend sein soll. Es stehen alle Kundenadressen, die unter Kunde > Adressen angegeben sind, zur Auswahl. Diese Adresse wird unter Kunden > Allgemein > Ansprechpartner als Adresse in der Tabelle der Ansprechpartner angezeigt.
Wenn Sie das Modul Angebotserstellung einsetzen, wird die Ansprechpartner-Adresse in das Angebot übernommen (kann überschrieben werden).
Zugang ZEP Ticketsystem (nur mit dem Modul „Ticketsystem“): Wenn Ihr Ansprechpartner Zugriff auf das ZEP-Ticketsystem erhalten soll, geben Sie ihm hier einen Benutzernamen und ein Kennwort. Wie bei einem Mitarbeiter können Sie hier auswählen, in welcher Sprache ZEP für den Kunden angezeigt werden soll.
Projekte
Im Untermenüpunkt Projekte sehen Sie die Projekte des Kunden.
Administratoren, Controller und Abteilungsleiter können auch hier Projekte anlegen. Wenn in der Administration die entsprechende Einstellung vorgenommen wurde, kann hier auch ein „User mit Zusatzrechten“ Projekte anlegen. Wenn ein „User mit Zusatzrechten“ ein Projekt anlegt wird er diesem Projekt automatisch als Projektleiter zugeordnet.
Administratoren, Controller und Abteilungsleiter sehen hier die Projekte die für diesen Kunden angelegt sind. „User mit Zusatzrechten“ können hier die Projekte sehen, bei denen sie Projektleiter sind.
Wenn Sie auf einen der (als Link unterstrichenen) Buchstaben klicken, wird die Liste auf die Projekte eingeschränkt, die zu den gewählten Suchkriterien passen und deren Kurzform oder Bezeichnung mit diesem Buchstaben beginnen. Sie erkennen den eingestellten Buchstaben an der etwas größeren und nicht unterstrichenen Schrift in der Alphabet-Zeile. Klicken Sie auf alle, um die Einschränkung auf einen Anfangsbuchstaben aufzuheben.
Nur wenn Sie das Modul Rechnungsstellung einsetzen:
Sie können im Projekt unter Daten & Plan die "Rechnungsstellung an mehrere Kunden" aktivieren. D.h. Sie haben in einem solchen Fall einen primären und mindestens einen sekundären Kunden des Projekts. Daher gibt es ein zusätzliches Filterkriterium:
Primär / Sekundär zugeordneter Kunde
Wählen Sie aus, ob alle Projekte des Kunden angezeigt werden oder nur die Projekte, denen der Kunde als primärer bzw. als sekundärer Kunde zugeordnet ist.
Änderungshistorie und Löschen
Änderungshistorie
Im Untermenüpunkt Änderungshistorie können Sie die Änderungshistorie der Kundendaten aufrufen. Dieser Menüpunkt ist nur dann zu sehen, wenn Sie in Administration > Sonstiges > Änderungshistorie die Einstellung „Änderungen von Kunden aufzeichnen“ aktiviert haben.
Löschen
Wenn Sie den Untermenüpunkt Löschen aufrufen, wird Ihnen angezeigt, ob Sie den Kunden löschen können, oder welche Elemente das Löschen des Kunden verhindern.
Sie können einen Kunden nur dann löschen, wenn zu diesem Kunden keine Projekte, Dokumente (nur mit dem Modul Dokumentenmanagement) oder Rechnungspositionen/Rechnungen (nur mit dem Modul Rechnungsstellung) bestehen.
Wenn Sie einen Kunden archivieren möchten, empfehlen wir Ihnen den Kunden zu inaktivieren.
Im Menüpunkt Kunden werden im Standard nur aktive Kunden angezeigt. Wenn Sie jedoch doch noch Auswertungen zu dem Kunden vornehmen möchten, können Sie angeben, dass sie „auch inaktive Kunden“ sehen möchten.
Kundendaten Abrechnungseinstellungen
Im Untermenüpunkt Abrechnungseinstellungen, können Sie steuern, wie die Projekte des Kunden abgerechnet werden sollen: Hier geben Sie eine Kundenpreistabelle an und legen die mit dem Kunden vereinbarten Reiseeinstellungen fest.
Diese Einstellungen gelten automatisch für jedes neu angelegte Projekt für diesen Kunden solange Sie keine Projektpreistabelle für dieses Projekt anlegen. Für einen Kunden ohne Kundenpreistabelle gilt die Basispreistabelle aus den Stammdaten.
Preistabellen für Kunde
Sie können für jeden Kunden eine eigene Preistabelle anlegen. Für Projekte dieses Kunden, die keine eigenen Projekt-Preistabellen haben, gelten für alle Abrechnungen und Auswertungen die Kunden-Preistabellen. Falls es auch keine Kundenpreistabelle gibt, dann gilt die Basispreistabelle des Unternehmens.
Wenn während der Projektlaufzeit mit dem Kunden neue Preise ausgehandelt werden, können Sie mit Neue Preistabelle eine neue Preistabelle mit entsprechendem Gültigkeitsbeginn und Bemerkung anlegen.
Jede Preistabelle besteht aus vier Teilen:
Tagessätze je Preisgruppe. Für eine Abrechnung nach Tagessätzen werden diese Preise je nach Preisgruppe der Projekt-Mitarbeiter-Zuordnung verrechnet. (Wenn ein Projekt per Stundensätze abgerechnet wird, kann die Tagessatztabelle auch leer gelassen werden.)
Basis-Stundensätze je Preisgruppe. Für alle Tätigkeiten, für die kein spezieller Stundensatz definiert ist, werden die Basis-Stundensätze berechnet.
Spezielle Stundensätze je Tätigkeit und Preisgruppe. Sie könnten beispielsweise festlegen, dass für eine bestimmte Tätigkeit ein anderer Stundensatz bezahlt wird.
Preisfaktoren. Hier können Sie zusätzlich zeitabhängige Faktoren für die Abrechnung angeben.
Preisfaktoren sind zeitabhängige Faktoren, die an eine Preistabelle gekoppelt werden können. Wenn z.B. für Nacht- und Wochenendarbeit ein spezieller Stundensatz definiert werden soll, rufen Sie die entsprechende Preistabelle(n) (Basispreistabelle, Projekt- und/oder Kundenpreistabelle) auf und klicken Sie auf den Link Preisfaktoren hinzufügen und tragen die entsprechenden Faktoren ein. Zusätzlich können Sie auch spezielle Preisfaktoren für weitere Tätigkeiten hinzufügen.
Reiseinstellungen und Preisgruppen
Reiseeinstellungen
Im Menüpunkt Abrechnungseinstellungen > Reiseeinstellungen haben Sie die Möglichkeit für jedem Kunden festzulegen, wie die Anreisepauschalen für diesen Kunden berechnet werden sollen. Die Vorbelegung für neue Kunden können Sie unter Administration > Kunde > Einstellungen vornehmen.
Anreisepauschale bei einer zusammenhängenden Reise für mehrere Projekte dieses Kunden:
Bei Anreisepauschale je Tag haben Sie diese zwei Möglichkeiten:
Die Anreisepauschale wird jedem an der Reise beteiligten Projekt dieses Kunden jeweils vollständig angerechnet.
Die Anreisepauschale wird auf die an der Reise beteiligten Projekte dieses Kunden gemäß ihrem Stundenanteil verteilt. Diese Einstellung ist i.A. nur dann sinnvoll, wenn bei allen beteiligten Projekten dieses Kunden die gleiche Anreisepauschale pro Tag gilt.
Bei Anreisepauschale je Reise haben Sie diese zwei Möglichkeiten:
Die Anreisepauschale wird jedem an der Reise beteiligten Projekt dieses Kunden jeweils vollständig angerechnet.
Die Anreisepauschale wird dem ersten Projekt der Reise vollständig angerechnet; für andere an der Reise beteiligten Projekte wird keine Anreisepauschale pro Reise angerechnet.
Preisgruppen für Kunde
Wenn Sie für diesen Kunden alle implizit zugeordneten Preisgruppen erlauben wollen, brauchen Sie nichts weiter zu tun.
ZEP informiert Sie in dem blauen Feld, wenn die Standard-Preisgruppen dem Kunden zugeordnet sind.
Wenn Sie die Liste der Kundenpreisgruppen begrenzen möchten, Klicken Sie auf "Kundenpreisgruppen Zuordnung ändern". Aktivieren Sie anschließend die gewünschten Preisgruppen aus der Liste durch Anhaken der Checkbox und klicken Sie auf "Zuordnen".