Überblick

Den Menüpunkt Auswertungen > Abteilungen hat jeder Abteilungsleiter und Administrator zur Auswahl. Hier kann ein Administrator verschiedene Auswertungen über alle Abteilungen ausführen. Ein Abteilungsleiter kann an dieser Stelle alle Auswertungen zu seiner Abteilung/seinen Abteilungen ausführen. Wird das Modul Rechnungsstellung eingesetzt, gibt es einen weiteren Punkt Abrechnung. Dort kann ein Abteilungsleiter (oder ein Administrator) alle Auswertungen zu Rechnungen für Projekte seiner Abteilung aufrufen.

Zeitübersicht Abteilungen

Unter dem Menüpunkt Auswertungen > Abteilungen > Zeiten kann sich ein Abteilungsleiter für seine Abteilung(en) einzeln, oder jeweils mit Unterabteilungen eine monatliche Zeitübersicht anzeigen lassen. Ein Administrator kann alle Abteilungen auswerten.

Mit dieser Auswertung können Abteilungen verglichen werden, in der oberen Tabelle wird für alle Mitarbeiter einer Abteilung folgendes angezeigt:

die Arbeitsstunden aller Mitarbeiter der Abteilung

Wird das Modul Abwesenheiten & Überstunden eingesetzt, werden zusätzlich folgende Daten je Abteilung und in Summe angezeigt:

der Jahresurlaub in Tagen
die unbezahlte Fehlzeit in Tagen
die bezahlte Fehlzeit in Tagen
Summe der Überstunden

In der unteren Tabelle wird zusätzlich der Zeitaufwand für alle Projekte der ausgewählten Abteilung(en) angezeigt, unabhängig von der Abteilungszugehörigkeit der Mitarbeiter.

Kostenübersicht Abteilungen

Unter dem Menüpunkt Auswertungen > Abteilungen > Kosten wird einem Abteilungsleiter eine detaillierte Auflistung der gesamten entstandenen internen und externen Kosten seiner Abteilung pro Monat angezeigt. Ein Administrator kann alle Abteilungen auswerten.

Pauschalpreise können nicht auf die Abteilungen der Mitarbeiter aufgegliedert werden, sie werden der Abteilung des Projekts zugeordnet.

Optional können Sie die Checkbox Pauschalprojekte nach Stundensatz der Preisetabelle berechnen aktivieren, dann werden die Zeiten auf pauschale Vorgänge/Projekte für diese Auswertung mit dem Stundensatz der geltenden Preistabelle berechnet.

Für jede Abteilung wird eine detaillierte Auflistung angezeigt:

Interne Projekte (Projekte ohne Kunde) + Mitarbeiter der Abteilung mit internem Arbeitsentgelt und sonstigen Kosten
Kundenprojekte + Mitarbeiter der Abteilung mit internen und externen Kosten
Projekte der Abteilung + Mitarbeiter anderer Abteilungen
Projekte anderer Abteilungen + Mitarbeiter der Abteilung.

Gemischte Projekte, die pauschale und aufwandsbezogene Vorgänge enthalten, sind mit einem * gekennzeichnet. Projekte, auf die in dem Auswertungszeitraum keine Zeiten und Belege erfasst wurden, werden nicht angezeigt.

Kostenverrechnung intern

Die Ergebnistabelle ist wie folgt aufgebaut:

erste Spalte bzw. Zwischenüberschrift: Empfangende Abteilung, d.h. alle Abteilungen, auf deren Projekte in dem betreffenden Zeitraum durch Mitarbeiter anderer Abteilungen Zeiten oder Belege gebucht wurden
zweite Spalte, jeweils untergeordnet zu den Abteilungen der ersten Spalte: Abgebende Abteilung, d.h. die Abteilungen, deren Mitarbeiter auf Projekte der Abteilung aus der ersten Spalte gebucht haben
dritte Spalte: Anzahl Stunden, die die Mitarbeiter der Abteilung aus Spalte zwei auf die Projekte der Abteilung aus Spalte eins gebucht haben
vierte Spalte: interne Kosten für Arbeitsentgelt (d.h. Anzahl Stunden multipliziert mit dem internen Stundensatz des jeweiligen Mitarbeiters)
fünfte Spalte: sonstige interne Kosten (d.h. interner Betrag von Belegen, km-Geld, Verpflegungsmehraufwendungen)
sechste Spalte: interne Kosten gesamt (Summe aus den beiden vorherigen Spalten)
Zwischensummen jeweils für jede Abteilung aus Spalte eins

Arbeitsentgelt intern Abteilung

Die Auswertung Auswertungen > Abteilungen > Arbeitsentgelt intern ist eine Art “Kostenbilanz”: eine innerbetriebliche Leistungsverrechnung von internen Projekt-Kosten zwischen den Abteilungen. (Das Arbeitsentgelt wird errechnet durch den internen Stundensatz der jeweiligen Mitarbeiter.)

Wählen Sie eine oder mehrere bzw. alle Abteilungen und wählen Sie einen bestimmten Projekttyp aus (z.B. Sie möchten in dieser Auswertung nur die „internen Projekte“, nur die „Kunden-Projekte“ oder aber „alle“ Projekte berücksichtigen). Stellen Sie den gewünschten Auswertungszeitraum ein und klicken Sie auf „Ausführen“.

Für jede Abteilung wird aufgelistet:

für Projekte der Abteilung:

internes Arbeitsentgelt der „eigenen Mitarbeiter“

zuzüglich

internes Arbeitsentgelt der “Mitarbeiter anderer Abteilungen“

ergibt die internen Kosten, die in der Abteilung angefallen sind

für Projekte anderer Abteilungen:

internes Arbeitsentgelt der „eigenen Mitarbeiter“

denn diese Kosten sind ja nicht in der eigenen Abteilung angefallen, sondern in anderen Abteilungen.

Summe: Entspricht den internen Kosten abzüglich internes Arbeitsentgelt der „eigenen Mitarbeiter“

Beschäftigungszeiträume

Hier finden Sie eine grafische Auswertung der Beschäftigungszeiträume Ihrer Mitarbeiter. Für den eingestellten Zeitraum (voreingestellt ist Monatserster des Vormonats bis in 4 Monaten der Monatsletzte = 5 ganze Monate) werden die Beschäftigungszeiträume der einzelnen Mitarbeiter als Balken grafisch dargestellt.

Auswertung im Hintergrund ausführen und als Task einplanen

Sie können diese Auswertung auch "Im Hintergrund ausführen". Wählen Sie statt "Vorschau" Excel oder csv (CSV-Komma bzw. CSV-Semikolon) aus, dann können Sie den Button "Im Hintergrund ausführen" anklicken.

Abrechnung

Auswertungen > Abrechnung mit dem Modul Rechnungsstellung.

Einen schnellen Überblick über alle Rechnungen und Rechnungspositionen für Projekte der Abteilung gibt der Menüpunkt Abrechnung.

Ebenso werden die Auswertungen zu Offenen Posten, Zahlungseingänge und Umsatzprognose auf Abteilungsebene angeboten.

Benutzer mit dem Recht Abteilungsleiter (für die von ihnen geleiteten Abteilungen), Administrator bzw. Controller haben diesen Menüpunkt.

Rechnungspositionen

Geben Sie das Datum an, bis zu welchem die geplanten Rechnungspositionen und ab welchem Datum die abgerechneten Rechnungspositionen angezeigt werden sollen. Sie sehen Sie auf einen Blick, bei welchem Kunden und bei welchem Projekt freigegebene Rechnungspositionen auf die Abrechnung „warten“. Um eine Rechnung zu erstellen, gehen Sie „in den Kunden“, indem Sie auf die Kundennummer klicken.

Fehlende Rechnungspositionen

Hier ermitteln Sie, ob Aufwände gebucht wurden, für die noch keine Rechnungsposition geplant wurde. Durch einen Klick auf den Projektnamen werden Sie direkt in den Projekt-Untermenüpunkt Rechnungspositionen weitergeleitet, so dass Sie gleich die entsprechenden Rechnungspositionen anlegen können.

Rechnungen

Unter Rechnungen sehen Sie alle Rechnungen aus Ihrer Abteilung und können zusätzlich noch auf Rechnungen einer bestimmten Währung einschränken einschränken.

Offene Posten

Für Administratoren, Controller und Abteilungsleiter.

Mit dieser Auswertung haben Sie jederzeit im Blick wie lange welche Rechnungen noch nicht bezahlt wurden.

Sie können hier optional auch nach der Branche des Kunden filtern.

Wenn Sie nur Rechnungen mit einem überschritten Zahlungsziel sehen möchten, aktivieren Sie die Checkbox "Nur mit Zahlungsverzug anzeigen". Geben Sie an:

Die Anzahl Tage seit dem aktuellen Zahlungsziel (d.h. seit dem Zahlungsziel der Mahnung bzw. wenn es noch keine Mahnung gab,seit dem Zahlungsziel der Rechnung) oder
Wählen Sie die Anzahl Tage seit dem Zahlungsziel der Rechnung.

Sie können die Tagesintervalle welche in den Spalten der Tabelle angezeigt werden sollen, unter Administration > Abrechnung > Einstellungen definieren.

Sie finden diese Auswertung zusätzlich im Untermenü eines Kundenprojektes, im Untermenü eines Kunden und unter Abrechnung > Offene Posten.

Zahlungseingänge

Die Auswertung Zahlungseingänge gibt an, welche Zahlungseingänge in einem wählbaren Zeitraum eingegangen sind.

Sie können die Zahlungseingänge eingrenzen nach Abteilungen, nach Auswertungszeitraum, nach Kunden und nach Währung. Optional können Sie die Währung angeben bzw. ob alle Beträge in Ihre Basiswährung umgerechnet werden sollen.

In der Auswertung Offene Posten wird immer der Umrechnungskurs zum Rechnungsdatum der jeweiligen Rechnung genommen.
Wenn Sie "Alle Beträge in EUR (bzw. eine andere Basiswährung) umrechnen" nicht ankreuzen, werden die Beträge in der jeweiligen Rechnungswährung angezeigt.

Angezeigt werden Kunde, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum,Skontodatum, Zahlungsziel, Betrag netto, Betrag brutto, das Datum des Zahlungseingangs und der eingegangene Betrag, die Minderung sowie MwSt. und Bemerkung.

Ist der Betrag nicht vollständig bezahlt, bzw. liegt keine eingetragene Minderung vor, erscheint dieser Betrag in der Auswertung „Offenen Posten“.

Umsatzprognose

Mit der Umsatzprognose wird auf Basis der bei den Rechnungspositionen angegebenen Wiederholung und geplanten bzw. abgerechneten Beträgen, sowie den noch fehlenden Rechnungspositionen, der Umsatz für die nächsten Monate, Jahre oder einen beliebigen Zeitraum prognostiziert.

Sie können hier optional auch nach der Branche des Kunden filtern.

Wählen Sie eine Währung aus, wenn Sie ausschließlich die Rechnungen berücksichtigen möchten, die in einer bestimmten Währung gestellt wurden.

Sie können wählen, ob alle Beträge gegebenenfalls in Euro umgerechnet werden sollen.

Sie haben die Möglichkeit, die Rechnungspositionen nach Status einzuschränken. Außerdem geben Sie an, ob der Betrag für die noch nicht abgerechneten Rechnungspositionen „Vom geplanten Betrag“ übernommen werden soll oder ob der Betrag „Aus den aktuell gebuchten Zeiten und Belegen“ berechnet werden soll.