Sie haben diesen Menüpunkt in Ihrem ZEP, wenn Sie ein Administrator, Abteilungsleiter oder ein Projektleiter sind. Wird das Modul Ticketsystem bzw. Dokumentenmanagement eingesetzt, haben alle ZEP-Benutzer diesen Menüpunkt, sehen dann aber je nach Berechtigungsstufe nur die entsprechenden Tickets bzw. Dokumente der Projekte.
Wenn Sie auf den Menüpunkt Projekte klicken gelangen Sie automatisch auf Übersicht Ihrer Projekte (je nach vergebener Rechte & Rollen sehen Sie hier mehr oder weniger). Hier können Sie ein bestimmtes Projekt auswählen und bearbeiten oder Sie legen mit dem Link Neues Projekt anlegen ein komplett neues Projekt an.
Projektverwaltung
Die Projektverwaltung umfasst die Erfassung und Pflege aller Projektdaten. Sie sind die Basis dafür, dass die Mitarbeiter Zeiten darauf buchen können und Basis für die verschiedenen Auswertungen.
Hier finden Sie eine schnelle Übersicht über Ihre Projekte: es werden sofort beim Aufrufen der Seite die Projekte in der Tabelle aufgelistet, die im aktuellen Monat bzgl. Start- und Ende-Datum aktuell sind.
Die Projektliste in der Projekttabelle ist je nach Ihrer Berechtigungsstufe eingeschränkt:
Wenn Sie Administrator- oder Controller-Berechtigung haben, sehen Sie alle Projekte.
Wenn Sie Abteilungsleiter sind und die von Ihnen geleitete Abteilung einstellen, sehen Sie alle Projekte dieser Abteilung. (Alternative: Als Abteilungsleiter verwenden Sie besser den Zugang über den Hauptmenüpunkt Abteilungen, gehen in Ihre Abteilung und dort auf den Untermenüpunkt Projekte.)
Sonst sehen Sie nur die Projekte, bei denen Sie als Mitarbeiter eingetragen sind. Bei diesen Projekten können Sie ggf. Ticktes und/oder die Dokumentenverwaltung sehen. Bei den Projekten, zu denen Sie als Projektleiter eingetragen sind, haben Sie mehr Rechte.
Klicken Sie auf das "Zahnrad-Symbol": unter Konfiguration Tabellenspalten können Sie die gewünschten Tabellenspalten für die Anzeige in HTML (im Browser) und für den Export als Excel/CSV auswählen. Legen Sie die Reihenfolge individuell fest, indem Sie mit dem Mauszeiger auf das Symbol klicken und mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle schieben.
Mit dem Downloadpfeil-Symbol: können Sie die Tabelle im Format Excel oder CSV exportieren (und zwar entsprechend Ihren Einstellungen unter Konfiguration > Tabellenspalten > Excel/CSV).
Sie können die Projektliste mittels Klick auf die Spaltenüberschrift nach Kurzform, Bezeichnung, Status, Fakturierbarkeit, Startdatum, Endedatum, KNr sortieren. Beim zweiten Klicken auf die Spaltenüberschrift, wird in der jeweils umgekehrten Reihenfolge sortiert. Die Default-Sortierung erfolgt nach Kurzform. Zahlen und die meisten Sonderzeichen sind vor dem A einsortiert. Deutsche Umlaute sind nach dem Z einsortiert!
Filter und Suche
Die Projektliste kann durch mehrere Filter- bzw. Suchkriterien beeinflusst werden. Nur die Projekte, die alle eingestellten Kriterien erfüllen, werden in die Liste aufgenommen.
Abteilung mit/ohne Unterabteilungen (nur wenn Sie das Zusatzmodul Standorte & Abteilungen einsetzen)
Sie können die Projektliste auf eine bestimmte Abteilung einschränken. Mit der Auswahlbox stellen Sie ein, ob einschließlich Projekte der Unterabteilung.
Zeitraum
Der Filter "Zeitraum" ist auf den aktuellen Monat voreingestellt und schränkt die Projektliste somit auf aktuelle Projekte ein. Zusätzlich können Sie angeben, ob die Projekte in diesem gewählten Zeitraum gültig sind, beginnen oder enden. Sie können den Zeitraum verändern: Alle Projekte, die irgendwann im eingestellten Zeitraum buchbar waren (und auch den restlichen eingestellten Filtern entsprechen), werden berücksichtigt. Damit können Sie sich also auch "alte" Projekte (d.h. Endedatum in der Vergangenheit) und "zukünftige" Projekte (d.h. Startdatum in der Zukunft) in die Liste holen.
Suchbegriff
Sie können die Auswahl weiter einschränken, indem Sie einen Suchbegriff eingeben. Alle Projekte, die den Suchbegriff - unabhängig von Groß-/Kleinschreibung - in der Kurzform oder in der Bezeichnung enthalten (und auch den restlichen eingestellten Filtern entsprechen), werden in die Liste aufgenommen.
Wenn Sie auf "Erweiterte Filteroptionen" klicken, können Sie die Ergebnisliste weiter einschränken:
Projektstatus
Jedes Projekt hat einen Projektstatus, nach dem Sie filtern können.
Projektkategorie
Dieses Filterkriterium haben Sie nur, wenn Sie Kategorien in der Administration definiert haben. Sie können auch mehr als eine Kategorie angeben und optional die UND bzw. ODER Verknüpfung aktivieren
Währung
Wenn Sie ausschließlich die Projekte berücksichtigen möchten, die in einer bestimmten Währung gestellt wurden, geben Sie diese Währung hier an.
Suchbegriff
Sie können die Auswahl weiter einschränken, indem Sie einen Suchbegriff eingeben. Alle Projekte, die den Suchbegriff - unabhängig von Groß-/Kleinschreibung - in der Kurzform oder in der Bezeichnung enthalten (und auch den restlichen eingestellten Filtern entsprechen), werden in die Liste aufgenommen.
Schlagworte
Dieses Filterkriterium haben Sie nur, wenn Sie Schlagworte in der Administration definiert haben. Sie können auch mehr als ein Schlagwort angeben und optional die UND bzw. ODER Verknüpfung aktivieren. Sie können auch -ohne- als Schlagwort angeben.
Alphabet
Wenn Sie auf einen der Buchstaben klicken, werden alle Projekte, deren Kurzform oder Bezeichnung mit diesem Buchstaben beginnen und den oben angegebenen Suchkriterien entsprechen, in die Liste aufgenommen. Sie erkennen den eingestellten Buchstaben an der etwas größeren und fetten Schrift in der Alphabet-Zeile.
Klicken Sie auf alle, um die Einschränkung auf einen Anfangsbuchstaben aufzuheben.
Projekttabelle
Wenn Sie auf die Projektkurzform klicken springen Sie zu dem entsprechenden Projekt:
Projekt kopieren
Die Funktion "Kopieren" haben Sie nur in Ihrer Projekttabelle, wenn Sie auch Projekte anlegen können. Damit können Sie das entsprechende Projekt aus der Tabelle komplett mit allen Planzahlen, Vorgängen, Mitarbeiterzuordnungen und Preistabellen kopieren. Optional können Zeiträume (Vorgänge, Projektmitarbeiter) und Tickets aus dem Vorlageprojekt übernommen werden.
Nach Klicken auf "Kopieren" wird ein Projekt angelegt, dessen Kurzform aus der Kurzform des ersten Projektes mit dem Zusatz „ - Kopie“ besteht und Sie werden direkt auf die Datenseite des neuen Projekts geleitet. Ändern Sie hier die Kurzform des neuen Projektes und führen Sie ggf. weitere Anpassungen aus.Wenn Sie ein bestehendes Projekt kopieren, wird der Status des Vorlage-Projekts nicht mitkopiert, sondern einem „neuen Projekt“ wird immer automatisch der erste Status der Reihenfolge zugewiesen. Das gleiche passiert bei den Projektvorgängen.
Wenn häufig ähnliche oder gleiche Projekte realisiert werden, können Sie jeweils ein „Vorlage-Projekt“ anlegen und im Bedarfsfall das Projekt komplett kopieren, mit allen Abrechnungsformaten, Vorgängen, Mitarbeitern und Preistabellen. Sie müssen dann nur noch die erforderlichen Daten, wie Kurzform und Bezeichnung, Anfang- und Enddatum, die geplanten externen Kosten usw. anpassen.
Wichtige Daten des Projekts können hier auf einen Blick erfasst werden: Plan Stunden, Ist Stunden, Plan Kosten ...
Mit dem Pfeil können Sie ein einzelnes Projekt in einen Folgestatus setzen.
optional können Sie sich hier die Kategorie(n) der Projekte anzeigen lassen, wenn Sie dies unter Administration > Projekte > Einstellungen angegeben haben.
Wenn Sie auf die Kundennummer (Knr) klicken, springen Sie zu dem entsprechenden Kunden.
Massenoperation
Selektieren Sie ein/mehrere oder alle Projekte und wählen Sie die gewünschte "Aktion":In einen anderen Status wechseln
Projektende setzen
Kategorie hinzufügen
Kategorie entfernen
klicken Sie dann auf den Button "Aktion ausführen". Die markierten Projekte werden umgebucht.
Kürzel der Abrechnungsart des jeweiligen Projekts:
T = im Aufwand nach Tagessatz
S = im Aufwand nach Stundensatz
P = Pauschalprojekt
i = internes Projekt (ohne Auftraggeberzuordnung)
* = dieses Projekt enthält sowohl Aufwands- als auch Pauschal-Vorgänge
Nach Währung filtern
Wenn Sie ausschließlich die Projekte berücksichtigen möchten, die in einer bestimmten Währung gestellt wurden, geben Sie diese Währung hier an. Optional können sich auch die Plankosten von Projekten mit einer anderen Währung in Ihre Basiswährung umrechnen lassen. Aktivieren Sie dafür die Checkbox "Plankosten in Basiswährung umrechnen". Die Plankosten in der Basiswährung werden in einer zusätzliche Spalte in der Tabelle angezeigt.
Die Plankosten werden zum Startdatum des Projekts umgerechnet.